Mobile Zeiterfassung für Bauunternehmen

Question 1

Zeiterfassung auf der Baustelle: Welche Methoden gibt es?

Answer

Wenn Bauunternehmen die Arbeitszeiten auf der Baustelle digital erfassen lassen möchte, haben sie eine Reihe von Möglichkeiten:

Mobile Zeiterfassung:	Mitarbeiter werden mit Smartphones ausgestattet, damit sie ihre Arbeitszeiten in der Zeiterfassungs-App selbst erfassen können.
Zeiterfassung durch den Vorarbeiter:	Vorarbeiter oder andere Teamleiter werden damit beauftragt, die Arbeitszeiten ihrer Kollegen mit ihrer App zu erfassen.
Zeiterfassung beim Vorarbeiter:	Mitarbeiter werden mit NFC-Tags ausgestattet, damit sie sich am Smartphone ihres Vorarbeiters zur Arbeit anmelden.
Zeiterfassung am Terminal:	Mitarbeiter werden mit NFC-Tags ausgestattet, damit sie ein auf der Baustelle montiertes Terminal zur Zeiterfassung benutzen.

Question 2

Was ist der Zweck der digitalen Zeiterfassung?

Answer

Zeiterfassung erfüllt keinen Selbstzweck. Die häufigsten Zwecke sind:

die komfortable Erfüllung von Dokumentationsanforderungen: Nachfragen von Zoll und Finanzamt können mit wenigen Klicks beantwortet werden, idealerweise schon durch den Mitarbeiter mit der App auf der Baustelle.
Abrechnungsgerechtigkeit: Papier ist geduldig, die kreative Stundenzettelführung weit verbreitet. Sicherzustellen, dass die erfassten Zeiten korrekt sind, und auf diese Weise korrekte Vergütungen gezahlt werden, ist fair – sowohl zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern auch und gerade zwischen Arbeitnehmern!
Automatisierung der Lohnabrechnung: An die Stelle der manuellen Erfassung auf Stundenzetteln und deren aufwändiger Übertragung in eine Lohnsoftware und an die Stelle der umständlichen Berechnung von Zulagen und Zuschlägen für Mehrarbeit oder Arbeiten zu besonderen Zeiten tritt die automatische Lohnvorbereitung und die digitale Übergabe der Daten in die Lohnsoftware.
Automatisierung der Auslöseberechnung: Die manuelle Berechnung der Auslösung und deren steuerliche Bewertung ist sehr aufwändig. Bei der automatisierten Reisekostenabrechnung werden alle Erstattungen und Vergütungen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten berechnet.
Kostenrechnung: Wenn die Zeiten auf den Baustellen live erfasst und zügig aufbereitet werden, kann man die Nachkalkulation endlich zu einer Begleitkalkulation weiterentwickeln. Erst dann wird Kostenrechnung zu einem nützlichen Instrument der Projektsteuerung.

In vielen Bauunternehmen werden die Arbeitsschritte, die sich an die Zeiterfassung anschließen, und die erheblichen Aufwand versachen können, häufig nicht gesehen. Und deshalb auch die Möglichkeiten nicht betrachtet, dass eine Optimierung dieser Abläufe erforderlich sein könnte:

Lohnabrechnung: Die erfassten Zeiten werden in der Lohnbuchhaltung so aufbereitet, dass sie – im Unternehmen oder durch den Steuerberater – zu Lohnabrechnungen verarbeitet werden können. Je nachdem, welche Regeln dabei gelten, kann diese Aufbereitung einen erheblichen Aufwand verursachen und bei hohem manuellen Arbeitsanteil sehr fehleranfällig sein: Für Überstunden, Arbeiten zu bestimmten Tageszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen müssen die korrekten Zeiten berechnet und Lohnarten zugewiesen werden. Die Schlechtwetterzeiten müssen unter den Regeln für Saison-Kurzarbeitergeld behandelt werden.
Fahrzeiten: Wie werden die An- und Abfahrt zur Baustelle bewertet? Zahlt das Unternehmen Auslösung, erstattet es Fahrgelder? Sind diese Beträge abhängig vom Standort der Baustelle, also beispielsweise von der Entfernung von der Firma? Werden die Kilometer zur Berechnung herangezogen oder greifen Entfernungszonen-Regelungen?

Question 3

Wie erfassen wir die Arbeitszeiten auf der Baustelle?

Answer

Für die Auswahl der geeigneten Erfassungstechnik auf der Baustelle ist es schon im ersten Schritt entscheidend, ob nur die Zeiten erfasst werden müssen, die tatsächlich auf der Baustelle anfallen, oder ob auch die An- und Abfahrten und die Baustellenwechsel von Bedeutung sind.

Wenn nur die Arbeitszeiten auf der Baustelle von Bedeutung sind, kann man zwischen allen oben genannten Methoden der Zeiterfassung (mobile Zeiterfassung, stationäre Zeiterfassung, Zeiterfassung am oder durch den Vorarbeiter) wählen. Bei längerdauernden Baustellen kann es sinnvoll sein, ein Zeiterfassungsterminal im Bauwagen zu montieren. Die Mitarbeiter können sich dann mit ihren NFC-Tags an diesem Terminal an- und abmelden. Bei kürzeren Baustellen wenden sich die Mitarbeiter an ihren Vorarbeiter, und erfassen die Zeiten über dessen Smartphone. Oder der Vorarbeiter erfasst die Zeiten für seine Kollegen.

Mit dieser Erfassung decken Sie die Anforderungen ab, die sich aus der Kostenrechnung und den Dokumentationsanforderungen ergeben. (Sofern die Fahrzeit arbeitsrechtlich nicht zur Arbeitszeit gerechnet werden muss; für Fahrer kann diese Form der Zeiterfassung also nicht ausreichend sein.)

Question 4

Wie werden Auswärtstätigkeiten der Bauarbeiter erfasst?

Answer

Um auch die Auswärtstätigkeiten zu erfassen, muss man andere Erfassungsmethoden wählen. Denn die Abwesenheit beginnt mit der Abfahrt von der Firma oder der Abfahrt zuhause und endet jeweils dort. Es muss also eine Möglichkeit geben, diese Zeiten zu erfassen.

Wenn das Team gemeinsam die Firma verlässt, gemeinsam die Arbeit beginnt und beendet und gemeinsam wieder in der Firma eintrifft, kann eine Lösung funktionieren, bei der sich die Mitarbeiter am Smartphone des mitfahrenden Vorarbeiters an- und abmelden oder bei der ein Teamleiter die Zeiten seiner Kollegen erfasst. Dieser Ablauf entspricht aber nur in wenigen Unternehmen der Realität: Mitarbeiter wechseln die Baustelle, sie kommen zu spät, gehen zum Arzt oder früher nach Hause. In allen diesen Fällen wird die gemeinsame Erfassung Lücken aufweisen, die später im Büro korrigiert werden müssen. Also: nur wenn das Team praktisch immer zusammenbleibt, macht eine gemeinsame Zeiterfassung Sinn. Hier finden sie weitere Informationen zur Zeiterfassung in Teams.

In der Regel ist die mobile Zeiterfassung über eigene Smartphones die optimale Erfassungsmethode: Mitarbeiter erfassen alle relevanten Arbeitsschritte selbst. Sie sind selbst dafür verantwortlich und müssen sich auch dem Unternehmen gegenüber für ihre Erfassung rechtfertigen. Die Erfassung kann an die indviduellen betrieblichen Abläufe des einzelnen Mitarbeiters und die von ihm besuchten Baustellen angepasst werden. Sofern es individuelle Regelungen zur Vergütung bestimmter Arbeitszeiten oder sonstiger Sachverhalte gibt, können die bei der Erfassung berücksichigt werden.

Mit dem eigenen Smartphone stehen dem Mitarbeiter auch eine Reihe weiterer Funktionen zur Verfügung: Er kann seine eigenen Buchungen jederzeit nachvollziehen, seine Termine abrufen, sich erforderlichenfalls per Navigation zur Baustelle führen lassen. Und natürlich kann er nur mit der eigenen App einen Urlaubsantrag stellen und die weiteren Funktionen nutzen wie Fotofunktion und Arbeitsmittelerfassung.

Question 5

Wie werden die Zeitstempel geprüft?

Answer

Bei der Zeiterfassung mit virtic werden die Arbeitszeitbuchungen der Arbeiter online und live auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Bau- und Projektleiter, Vorgesetzte oder Disponenten können diese Daten nun live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu lenken.

Anwesenheitsübersicht: Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, die aktuell besetzten Baustellen, welcher Mitarbeiter eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an.

Liste der Zeitbuchungen: Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Mitarbeiters werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Buchungen prüfen und freigeben: Ereignisbearbeitung

Verantwortliche Mitarbeiter wie Bauleiter oder Vorgesetzte können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen ihrer Mitarbeiter überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Sie werden dabei unterstützt durch Symbole, die ihnen sofort anzeigen, wenn Buchungen unplausibel sind, beispielsweise weil der Standort eines Arbeiters bei der Buchung nicht zur Adresse der gebuchten Baustelle passt. Mitarbeiter in der Verwaltung übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor.

Question 6

Wie unterstützt die Zeiterfassung das Controlling von Projekten und Bauvorhaben?

Answer

Wenn Bau- und Projektleiter für ihre Projekte verantwortlich sein sollen, dann benötigen sie aktuelle und verlässliche Informationen. Mit virtic wissen sie immer live, ob ihre Baustellen besetzt sind und ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten gearbeitet wurden.

Kontrolle und Freigabe

Projektverantwortliche können die Stempelzeiten der Arbeiter, Techniker und Ingenieure verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit vor der Übergabe an die Lohnsoftware eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess wird so konfiguriert, wie Sie es in Ihrem Bauunternehmen benötigen. Mit einer konfigurierbaren Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt.

Kostenrechnung

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für die Kostenrechnung aufbereitet, die Buchungssätze können tagesaktuell in die Branchen- oder ERP-Software exportiert werden, um ein tagesaktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren.

Question 7

Wie werden den Bauarbeitern Ihre Termine zugewiesen?

Answer

Im Dispo-Tool sind alle Termine klar nach Mitarbeiter oder wahlweise nach Baustellen und Projekten gegliedert. Auf einen Blick sehen Sie, wer wann wo eingeteilt ist und welche Baustellen mit welchem Personal ausgestattet sind. Ein Zug mit der Maus genügt, um einen neuen Termin anzulegen. Der wird dem Arbeiter auf seinem Smartphone sofort angeboten, damit er darauf buchen kann. So einfach disponieren Sie online mit dem Dispo-Tool: mit der Maus ziehen Sie Arbeiter in den Kalender und ordnen sie so den Baustellen bzw. Projekten zu. Oder umgekehrt: Ziehen Sie Baustellen hinein und ordnen sie so den Arbeitern zu.

Mitarbeiter sind informiert

Jeder Arbeiter kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen, entweder über sein Mitarbeitermenü am PC oder in seiner Smartphone-App. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.

Integrieren Sie Ihr ERP-System

Sie planen Ihre Baustellen, Projekte und Termine in einer anderen Software? Dann können Sie Ihre Planungsdaten über Webservices automatisiert und live in die virtic-Terminverwaltung übergeben, damit die Mitarbeiter immer sofort die passenden Informationen auf ihrem Smartphone haben.

Question 8

Wie rechnen wir den Baulohn der Mitarbeiter ab?

Answer

Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können Sie die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Bauunternehmen zur Anwendung kommen, beispielsweise:

Karenzzeiten und Rundungen: Arbeitszeitbuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit können nach individuellen Regelungen verarbeitet werden. Arbeitszeitbuchungen können automatisch auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume korrigiert werden.

Pausenzeiten: Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Mehrarbeitszulagen: Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.

Zeitzuschläge: Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.

Zulagenregelungen: Sonstige Zulagen, z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.

Urlaubs- und Krankheitszeiten: Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.

Berufsschul- und Fortbildungszeiten: Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.

Durch die automatisierte Aufbereitung der Daten werden Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt.

Export in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.

Question 9

Wie werden Auslösung und Spesen berechnet?

Answer

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung von Auswärtstätigkeiten in Ihrem Bauunternehmen definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Arbeiter, Monteure, Techniker und Ingenieure, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen oder die Wegezeitentschädigungen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise

Abwesenheitsdauern,
Reiseentfernungen,
Entfernungszonen,
Nah- und Fernauslösen,
Regeln für Bundesländer oder das Ausland,
die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten,
Auslagen,
Fahrtkostenabgeltungen,
Kostenträgersplitting,
Wegezeitentschädigung
Verpflegungszuschüsse
Wochenendheimfahrten
besondere Regeln für bestimmte Baustellen oder Projekte,
steuerliche Regelungen.

Export der Reisekosten in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.

Lesen Sie unbedingt auch die Hinweise zu den Bautarifen 2023.

Question 10

Wie wird Urlaub verwaltet?

Answer

Die virtic-Urlaubsverwaltung umfasst diese Funktionen:

Urlaub beantragen: Mitarbeiter erfassen ihren Urlaubsantrag in ihrer Zeiterfassungs-App oder am PC.

Antrag prüfen: Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese am PC.

Antrag übernehmen: Freigegebene Anträge fließen in die Fehlzeitenverwaltung ein und werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.

Urlaub verwalten: Mitarbeiter haben einen Zugang zu ihrem Urlaubskonto in ihrem Mitarbeitermenü. Lohnbuchhalter können über das Kundenmenü auf die Urlaubskonten zugreifen.

Question 11

Wie werden Baumaschinen, Geräte, Fahrzeuge usw. verwaltet?

Answer

Die virtic-Arbeitsmittelverwaltung besteht aus mehreren Modulen, die Sie in Ihre virtic-Prozesse integrieren können:

Dispo-Tool

Sie können das Dispo-Tool so erweitern, dass nicht nur Arbeiter, sondern auch Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge damit verplant werden können.

Zeiterfassung

Für die Erfassung der Betriebs- und Nutzungszeiten stellt virtic verschiedene Methoden bereit: manuelle Zuweisung mit der Smartphone-App, manuelle Zählerstandserfassung und Erfassung über GPS-Module.

GPS-Module:

GPS-Module werden fest in Fahrzeuge oder Baumaschinen eingebaut. Sie übermitteln dann in regelmäßigen Abständen ihre Position und ausgewählte Betriebszustände an die virtic-Server, die in der Arbeitsmittelverwaltung ausgewertet werden.

Standortübersicht:

In der Standortübersicht werden die aktuellen Orte aller Arbeitsmittel angezeigt. Dafür werden sowohl die GPS-Ortungen als auch die manuellen Erfassungen durch die Mitarbeiter genutzt.

Nutzungszeiten:

Die erfassten Zeiten werden im Nutzungszeiten-Bericht ausgegeben. Die Zeiten sind auf Kostenträger gebucht.

Question 12

Wie werden Baumaschinen und Geräte zwischen den Baustellen koordiniert?

Answer

Die virtic-Arbeitsmittellogistik schafft Transparenz über die Nutzung und die Standorte von Arbeitsmitteln: Bauleiter bestellen online Arbeitsmittel. Lager- oder Platzmeister nehmen die Bestellungen entgegen und stellen die Lieferungen zusammen. Per NFC werden die Geräte exakt erfasst. Fahrer finden die Lieferungen auf ihrem Smartphone. Bauleiter (oder andere Mitarbeiter vor Ort) nehmen die eintreffenden Lieferungen auf der Baustelle entgegen.

Auf diese Weise stehen diese Informationen jederzeit zur Verfügung:

Wo befindet sich ein bestimmtes Arbeitsmittel?

Welche Arbeitsmittel befinden sich auf einer bestimmten Baustelle (Baustellenbestand)?

Welcher Mitarbeiter "besitzt" aktuell welche Arbeitsmittel?

Wer hatte in der Vergangenheit ein bestimmtes Arbeitsmittel in Besitz und auf welchen Baustellen wurde es eingesetzt (Historie)?

Diese Daten sind die Grundlage für eine interne Verrechnung der Arbeitsmittelnutzung.

Question 13

Welche Schnittstellen bietet virtic an?

Answer

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

Stammdaten der Baustellen, Projekte und Kunden
Stammdaten der Mitarbeiter
Stammdaten der Fahrzeuge und Baumaschinen
Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben.

Export

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Zeitstempel der Mitarbeiter)
Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
Arbeitszeiten auf Baustellen und Projekten
kundenspezifische Daten

Mobile Zeiterfassung für Bauunternehmen

Zeiterfassung

Lohnvorbereitung

Disposition

Projektcontrolling

Mobile Zeiterfassung

Zeiterfassung für jede Situation