Berechnung der Auslösung auf Basis von Entfernungen und Zeiten

So berechnet virtic Fahrgelder und Auslösung auf Basis von Fahrzeitstaffeln

25.09.2919 - Neben vielen anderen Möglichkeiten zur Berechnung von Fahrgeldern und Auslösung können nun auch Fahrzeitstaffeln angewendet werden.

Viele Unternehmen zahlen ihren Mitarbeitern Auslösungen oder Fahrgelder für die Fahrt zur Baustelle. Zur Berechnung von Fahrgeld und Auslösung wenden diese Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Regelwerke an. Die virtic Zeitwirtschaft berechnet die Fahrgelder und Auslösen automatisiert anhand dieser Regelwerke.

Fahrgelder auf Basis von Entfernungen

Häufig ist die Entfernung vom Startpunkt (Firma oder Wohnort des Mitarbeiters) zur Baustelle für die Höhe des Fahrgeldes und der Auslösung maßgeblich, wobei Entfernungszonen oder Kilometer-Pauschalen angewendet werden:

Entfernungszonen

Es werden mehrere Entfernungszonen festgelegt, für die Auslösungs-Pauschalen gelten, wie in diesem Beispiel:

Zone		Mitfahrer	Fahrer
Zone 1	über 7 km – 20 km	8,50 €	10,65 €
Zone 2	über 20 km – 32 km	11,00 €	13,75 €
Zone 3	über 32 km – 44 km	13,75 €	17,20 €
Zone 4	über 44 km – 56 km	16,50 €	20,65 €
Zone 5	über 56 km – 68 km	19,50 €	24,40 €
Zone 6	über 68	22,25 €	27,85 €

Kilometer-Pauschalen

Die Entfernung zwischen Start und Ziel wird mit einer Kilometer-Pauschale multipliziert.

In beiden Fällen wird von virtic automatisiert die Entfernung zwischen Start und Ziel ermittelt. Dabei kann festgelegt werden, welche Entfernung angewendet werden soll:

Luftlinie: Geometrische Strecke zwischen Start und Ziel.
Route: Von Google Maps ermittelte Routenlänge von Start bis Ziel.

Als Start und Ziel können alle im virtic-System hinterlegten Orte wie

Firma
Niederlassungen
Wohnort des Mitarbeiters
Hotel
Baustelle

angewendet werden.

Falls ein Ort nicht im virtic-System erfasst wurde, können alternativ die GPS-Daten herangezogen werden, die der Mitarbeiter bei der Ankunft oder Abfahrt am bzw. vom Ort erfasst. Diese Option wird typischerweise gewählt,

wenn Mitarbeiter im Hotel übernachten und nicht jedes Hotel im virtic-System erfasst werden soll,
wenn Mitarbeiter Baustellen aufsuchen, deren Standort nicht im virtic-System erfasst wurde.

Typischerweise wird die Fahrgeld-Berechnung für die morgendliche Fahrt zur Baustelle und die abendliche Heimfahrt angewendet. Dabei kann festgelegt werden, ob als Startpunkt der Anfahrt (bzw. Endpunkt der Heimfahrt)

die Firma,
die Niederlassung des Mitarbeiters,
sein Wohnort oder
die Unterkunft, in der er übernachtet,

angewendet werden soll. Es ist auch möglich, vom System automatisch denjenigen Startpunkt (bzw. Zielpunkt) anzuwenden, für den die kürzeste Entfernung berechnet wird: Wohnt ein Mitarbeiter näher an der Baustelle und fährt er von zuhause zur Baustelle, so wird diese Strecke (Wohnort - Baustelle) angewendet; wohnt er weiter weg, wird die Strecke zwischen Firma und Baustelle angewendet.

Fahrgelder auf Basis von Fahrzeiten

Anstelle der Entfernung kann auch die von Google Maps berechnete Fahrzeit zur Fahrgeld- und Auslösungs-Berechnung herangezogen werden. Die berechnete Dauer wird mit einem Stunden- oder Minutensatz multipliziert. Bei dieser Berechnung werden Verkehrsstörungen nicht berücksichtigt.

Bei allen Berechnungen können mitarbeiter- oder funktionsbezogene Merkmale berücksichtigt werden. So können die Pauschalen mitarbeiterindividuell festgelegt werden. Außerdem ist es möglich, für Fahrer und Mitfahrer unterschiedliche Fahrgelder und Auslösen zu erstatten. Ob ein Mitarbeiter Fahrer oder Mitfahrer ist, kann im System festgelegt werden oder durch den Mitarbeiter im Zuge der Zeiterfassung am betreffenden Tag angegeben werden.

Fahrgeld gemäß realer Fahrzeit

Falls die tatsächlichen anstelle der kalkulierten Fahrzeiten für die Fahrgeld- oder Auslösungs-Berechnung genutzt werden sollen, können Fahrgeld bzw. Auslösung anhand der von den Mitarbeitern im Rahmen ihrer mobilen Zeiterfassung erfassten Zeiten berechnet werden.

Neu: Fahrzeitstaffeln

Wir haben nun auch Fahrzeitstaffeln zur Berechnung von Fahrgeldern ergänzt. Damit ist es möglich, Regeln wie die folgende anzuwenden:

Fahrtdauer	Fahrgeld
bis 30 Minuten	kein Fahrgeld
30 bis 60 Minuten	pauschal: 5 EUR
60 bis 75 minuten	1. Minimum 5 EUR 2. minutengenaue Abrechnung mit einem Minutensatz von 5,00/60 EUR (≈ 0,083 EUR/Minute) 3. Aufrunden auf volle EUR
mehr als 75 minuten	1. minutengenaue Abrechnung mit einem Minutensatz von 7,50/60 EUR (= 0,125 EUR/Minute) 2. Aufrunden auf volle EUR

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Fahrgelder oder Auslösung erstatten, sprechen Sie uns an: Wir erläutern Ihnen gerne, wie diese Berechnungen mit virtic automatisiert erfolgen können.

25. September 2019 - Michael Stausberg