Elektroanlagen Podemski GmbH
Werner Str. 1
44388 Dortmund

Tel.: +49 231 6968712

Praxisbericht

Den Blindflug beenden

Wie Elektro Podemski von mobiler Zeitwirtschaft profitiert

Von der Lohnabrechnung bis zur Begleitkalkulation hinken viele Elektrobetriebe noch immer dem laufenden Geschäft hinterher. Der Einsatz antiquierter Stundenzettel auf Papier verzögert die Verfügbarkeit wichtiger Betriebsdaten um mehrere Tage oder Wochen. Bei der Elektroanlagen Podemski GmbH aus Dortmund ist der Blindflug seit der Einführung einer mobilen Zeitwirtschaftslösung beendet.

Ein paar Wochen nachdem Eugen Podemski in seinem Betrieb ein mobiles Zeitwirtschaftssystem zur Erfassung der Arbeitszeiten eingeführt hatte, überkam ihn noch einmal für einen kurzen Moment der Ärger: „Plötzlich habe ich mir vor den Kopf gekloppt“, erinnert sich der Geschäftsführer der Elektroanlagen Podemski GmbH heute. „Ich habe mich schlichtweg geärgert, dass ich nicht schon viel früher auf eine handybasierte Lösung umgestellt hatte. Wie viel unnötige Zettelwirtschaft ich mir hätte ersparen können!“

Jahrelang lief in dem Dortmunder Elektrobetrieb alles nach dem gleichen aufwändigen Schema ab: Podemskis 15 Installateure sind nahezu die ganze Woche auf diversen Baustellen bei hauptsächlich gewerblichen Kunden im Einsatz. Bis Ende des vergangenen Jahres schrieb jeder Mitarbeiter einen Wochen- bzw. Monatsbericht, um seine Tätigkeiten handschriftlich zu dokumentieren. Podemski breitet die Arme aus, als er sich daran erinnert: „Wenn ich mich am Wochenende an die Stundenabrechnung setzte, musste ich erstmal den ganzen Schreibtisch freiräumen. Sonst hätte ich keinen Platz für all die Zettel und Projektlisten gehabt, die ich zur Zusammenfassung der erbrachten Leistungen brauchte. Und dann ging die Telefoniererei los, um die fehlenden Informationen zusammen zu bekommen.“

Viele Unternehmen mit Nachholbedarf

Die Nachteile der Stundenzettel beschränkten sich aber bei weitem nicht nur auf die Sonderschichten, die Podemski regelmäßig am Wochenende schieben musste. Noch schlimmer wog für den Unternehmer das Projektmanagement im Blindflug: „Wir hatten einen stark verzögerten Überblick über den wirtschaftlichen Status unserer Projekte, der Verwaltungsaufwand in der Lohnabrechnung war immens, außerdem gab es ständig Ungereimtheiten und fehlende Einträge bei den Arbeitszeiten.“

Irgendwann hatte Podemski genug. Er verbannte die Zettel in den Papierkorb und führte ein mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem namens virtic ein. Die Lösung der ebenfalls in Dortmund ansässigen virtic GmbH & Co. KG ist webbasiert, die Zeitbuchungen tätigen Anwender über Eingaben in eine Smartphone-App. Die Bedienung ist simpel: Über ein intuitiv handhabbares Menü buchen die Installateure Positionen wie Arbeitsbeginn, Fahrt- und Rüstzeiten oder Pausen. Die Daten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, sodass Mitarbeiter in der Zentrale sie unverzüglich nutzen und weiterverarbeiten können.

Automatisierte Datenverarbeitung

Das System berechnet alle anfallenden Zulagen, Zuschläge und Pauschalen automatisiert auf Basis der Arbeitszeitbuchungen und liefert die zur Lohnabrechnung erforderlichen Buchungssätze. Über die Schnittstelle zur bereits im Unternehmen genutzten Lohnbuchhaltungssoftware werden die Daten übergeben und weiterverarbeitet. Sämtliche Prozesse laufen in Echtzeit, die Verwaltung hat jederzeit einen Überblick über die laufenden Projekte und die aktuell auf einer Baustelle tätigen Außenmitarbeiter. Podemski schätzt, dass sein Unternehmen allein auf Seiten der Verwaltung rund acht Stunden pro Woche an Arbeitszeit einspart, weil die Zeiterfassung seiner Mitarbeiter digital geschieht und die Daten automatisiert weiterverarbeitet werden.

„Diese Zahlen sprechen für sich“, sagt virtic-Geschäftsführer Michael Stausberg und wundert sich, dass immer noch viele Unternehmen aus der Elektrobranche auf den Stundenzettel mit all seinen Nachteilen setzen. virtic ist als Pionier bereits seit über zehn Jahren auf dem Markt aktiv und kennt die Bedürfnisse der Unternehmen genau. Heute werden laut Stausberg noch die Dinge nachgefragt, die auch schon damals wichtig waren: Abrechnungsgenauigkeit auf die Minute, Manipulationssicherheit durch die automatischen Plausibilitätsprüfungen und Vermeidung bzw. Minimierung der Nachbereitung im Büro. Die individuelle Anpassung der Software an die Bedürfnisse eines Unternehmens ist aus seiner Sicht unerlässlich: „Eine mobile Zeitwirtschaftslösung muss modular aufgebaut sein, um die erforderliche hohe Anpassungsfähigkeit an individuelle Kundenbedürfnisse zu besitzen. Der Tiefbauer mit 50 Angestellten hat andere Anforderungen als das international tätige Großunternehmen mit 1000 Leuten im Außendienst.“ Diese Flexibilität böten jedoch nur wenige Anbieter.

Mindestlohn sorgte für Unruhe

Zu Beginn des laufenden Jahres, unmittelbar nach der Einführung des flächendeckenden Mindestlohns in Deutschland, verzeichneten Stausberg und sein Co-Geschäftsführer Bernd Wolff eine verstärkte Nachfrage: „Viele Unternehmen waren verunsichert und wollten sich angesichts der neuen Dokumentationspflichten umständlich mit Excel behelfen“, erklärt Stausberg. „Dieses Beispiel zeigt, wie hoch der Nachholbedarf ist. Mit Systemen wie dem unsrigen sind Unternehmen nicht nur beim Mindestlohn auf der sicheren Seite.“ Denn eine mobile Zeitwirtschaftslösung wie virtic bietet neben der bequemen Erfassungsmethodik, der unmittelbaren Verfügbarkeit präziser Arbeitszeitdaten und der komfortablen Begleitkalkulation laufender Projekte einen weiteren angenehmen Nebeneffekt: Die Aufzeichnungs-Anforderungen des Mindestlohngesetzes werden praktisch nebenbei erfüllt.

Für Arbeitgeber stellen die zusätzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten im Zuge des Mindestlohngesetztes einen erheblichen bürokratischen und zeitlichen Mehraufwand dar. Wer die Arbeitszeiten noch manuell auf Stundenzetteln erfasst, kann diese zusätzlichen Dokumentationsanforderungen nur schwer bewältigen. Wer allerdings gegen die neue Regelung verstößt, dem drohen hohe Bußgelder. Bis zu 30.000 Euro können bei einer Nichtbeachtung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht verhängt werden.

Bislang bestand die Verpflichtung zur Erfassung von Arbeitszeiten (mit Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit) nur für ausgewählte Branchen gemäß Arbeitnehmerentsendegesetz und für Einsatzbetriebe von Zeitarbeitern (Entleihfirmen). Seit dem 01.01.2015 sind viele weitere Unternehmen in Deutschland zur Dokumentation verpflichtet. So gelten die neuen Pflichten für alle Branchen, die in §2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannt werden. Auch geringfügig und kurzfristig Beschäftigte gem. §8 Abs. 1 SGB IV müssen ihre Arbeitszeiten künftig genau dokumentieren.

Positives Fazit

Ein knappes Jahr nach Einführung von virtic in seinem Betrieb ist die mobile Zeiterfassung für Eugen Podemski nicht mehr wegzudenken: „Die Zeitersparnis ist immens, die wir durch das Wegfallen der aufwendigen Prüfung und Korrektur der Stundenzettel erzielen. Der Verwaltungsaufwand rund um die Zeiterfassung ist dank virtic auf etwa eine halbe Stunde pro Woche geschrumpft.“ Nicht nur für Podemski, sondern auch für seine Mitarbeiter sind die Wochenenden seither frei von nachträglichen Dokumentationspflichten. Das System beschleunige zugleich die Weiterverarbeitung der Daten für die Lohnabrechnung sowie die Rechnungsstellung gegenüber Auftraggebern.

Als weiteren entscheidenden Vorteil führt der Unternehmer die präzise Begleitkalkulation der laufenden Projekte an: „Wir wissen heute auf Knopfdruck, wie viele Stunden wir für jede einzelne Baustelle bislang verbraucht haben.“ Diese tagesaktuelle Transparenz erleichtere die unternehmerische Steuerung erheblich. Mit virtic hat Podemski heute alle relevanten Daten jederzeit parat. Ärgerliche Fehler, Nachprüfungen und Korrekturen in den Stundenzetteln gehören nun der Vergangenheit an.