Zeiterfassung im Homeoffice

Viele Unternehmen haben die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter anlässlich der Corona-Krise ins Homeoffice verlegt. Neben vielen anderen organisatorischen und technischen Fragestellungen stellt auch die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten am ungewohnten heimischen Arbeitsplatz eine Herausforderung dar. Selbst wenn Unternehmen hier eine großzügige Regelung walten lassen, muss doch schon der gerechten Behandlung aller Beschäftigten wegen eine passende Lösung gefunden werden. Und wenn die Mitarbeiter zudem von Kurzarbeit betroffen sein sollten, ist mindestens für die Meldung der Kurzarbeitszeiten an die Agentur für Arbeit (KUG-Monatsstundennachweise) eine geeignete Lösung erforderlich.

Auf dieser Seite beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Zeiterfassung im Homeoffice mit virtic.

Wie funktioniert die Zeiterfassung im Homeoffice?

Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten über ihre virtic-App auf ihrem Smartphone oder mit dem Browser am PC oder Notebook. Die Arbeitszeitbuchungen werden online auf die virtic-Server übertragen, berechtigte Personen (z.B. Vorgesetzte) können die Buchungen einsehen. Die Buchungen laufen, wie auch alle anderen Arbeitszeitbuchungen, in die automatisierte Lohnvorbereitung.

Können Mitarbeiter sowohl im Büro als auch im Homeoffice ihre Arbeitszeiten erfassen?

Selbstverständlich: Zur Erfassung benötigen Sie nur geeignete Erfassungsgeräte. Falls Sie nachvollziehen wollen, welche Arbeitszeiten im Homeoffice und welche im Büro entstanden sind, kann das Erfassungsmenü entsprechend angepasst werden. Beispielsweise gibt es neben "Arbeitsbeginn Firma" auch "Arbeitsbeginn Büro". Aber natürlich können auch Besuche von Baustellen oder andere Arbeitszeiten in Werkstätten oder an sonstigen Orten im Erfassungsmenü hinterlegt werden, damit die Mitarbeiter jederzeit die passende Erfassungsmöglichkeit finden.

Welche Erfassungsgeräte sind erforderlich?

Die virtic Zeiterfassung läuft auf praktisch allen aktuellen Geräten:

Kann auch Kurzarbeit erfasst werden?

Wenn Mitarbeiter ihre Soll-Arbeitszeit nicht erfüllen, kann die verbleibende Zeit als Kurzarbeit erfasst werden. In diesem Fall wählen sie in der Zeiterfassungs-App anstelle von "Feierabend" den Menüpunkt "Kurzarbeit".

Wenn Kurzarbeit für ganze Tage angeordnet wurde, erfolgt die Erfassung dieser Kurzarbeitstage im Kurzarbeits-Kalender durch die Personalverwaltung.

Das System erzeugt einen KUG-Monatsstundennachweis zur Meldung bei die Agentur für Arbeit.

Wie werden die Arbeitszeiten verarbeitet?

Die gebuchten Arbeitszeiten werden (nach der Erfassung von Urlaubs- und Krankheitstagen) automatisiert zu Stundenzetteln und Buchungen auf das Arbeitszeitkonto verarbeitet. Außerdem können Lohnbuchungssätze für die Lohnsoftware ausgeleitet werden.

Wie kann ich die Homeoffice-Tage steuerlich geltend machen?

Mitarbeiter, die in den Jahren 2020 und 2021 corona-bedingt zuhause arbeiten, können einen Betrag von täglich 5 EUR geltend machen, sofern sie nicht ohnehin das häusliche Arbeitszimmer absetzen. virtic-Nutzer können die Arbeitszeiten im Homeoffice über einen Bericht in ihrem Kundenmenü ermitteln lassen, wenn sie bei der Zeiterfassung nach der Arbeit in der Firma und der Arbeit im Homeoffice unterschieden haben. Wenn der Arbeitnehmer seine Arbeit im Homeoffice für die Steuererklärung belegen will, kann er in seinem persönlichen Mitarbeitermenü seinen Stundenzettel herunterladen oder ausdrucken.