virtic ist Software as a Service (SaaS)

virtic hat von Anfang an auf Software as a Service (SaaS) gesetzt, sodass unsere Zeiterfassungslösungen schon seit der Firmengründung 2004 nur webbasiert angeboten werden. Mit SaaS können auch kleine und mittelständische Unternehmen Software nutzen, die herkömmlich nur von großen Unternehmen wirtschaftlich betrieben werden kann. So genießen auch sie die hohe Leistungsfähigkeit und Funktionsvielfalt von virtic – und gewährleisten gleichzeitig die hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Datensicherheit.

Überall und jederzeit

Unsere Kunden benötigen deshalb nur PC und Smartphones, um ihre unternehmensweiten Zeiterfassungsprozesse zu betreiben. Alle berechtigten Mitarbeiter können – ihrer Rolle entsprechend – an der Zeiterfassung teilnehmen, sei es als Mitarbeiter, der seine eigenen Arbeitszeiten erfasst, als Disponent, Kostenrechner oder Lohnbuchhalter. Die Daten stehen jederzeit an jedem Ort zur Verfügung: im Büro, in der Werkstatt, in Niederlassungen, auf den Baustelle, im Homeoffice und natürlich unterwegs.

Transparente Kosten

Software as a Service macht die Kosten transparent. Bei virtic zahlen Sie nur einmalige Einrichtungs- und monatliche Zugangsgebühren, die abhängig sind vom bestellten Leistungsumfang und der Anzahl beteiligter Mitarbeiter. Die Betreuung durch unseren kompetenten Kundendienst (telefonisch, per Mail und Fax) ist in den Gebühren ebenso enthalten wie alle Lizenzgebühren. Kosten für Updates oder Softwarepflege entstehen nicht.

Qualitätsmanagement, Datenschutz und Datensicherheit

virtic ist nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert, unser Rechenzentrum (Standort: NRW) darüber hinaus nach ISO/IEC 27001, ECB-S und KV-SafeNet. Verschlüsselung, Auditing, Replikation und Backup schützen vor Datenverlust und Manipulation.

Merkmale der virtic SaaS

Webbasiert

Alle Browser

virtic läuft auf allen aktuellen Browsern, z.B. Firefox, Chrome/Iron, Safari, Edge, Opera...

Keine Installation

Um virtic zu nutzen, benötigen Sie keine Apps und keine Software. Alle Dienste laufen im Browser. Auf dem Smartphone-Browser einfach virtic.mobi und einmalig die Zugangsdaten eingeben - und los geht's. Alternativ können Sie die Android- oder iOS-App installieren.

Alle Netze

virtic läuft in allen Netzen. Und da die Zeiterfassung nur kleine Datenpakete austauscht, klappt's auch bei geringer Bandbreite auf dem Land.

Keine Wartung

Software-Wartung ist für Sie kein Thema. Über den Browser greifen Sie immer auf die aktuellste Software-Version zu.

Organisationseinheiten

Die Regelungen können je Abteilung, Niederlassung, angefahrener Baustelle und einzelnem Mitarbeiter definiert werden.

Funktion

Regelungen können von der Funktion des Mitarbeiters abhängig gemacht werden: Beispielsweise können für Obermonteure höhere Sätze berechnet werden als für Monteure.

Konfigurierbar

Konfigurierbare Reisekostenregeln

Egal ob Sie betriebliche Auslösesätze, gesetzliche Verpflegungsmehraufwände, Fahrtkostenerstattungen oder eine andere Vergütung bzw. Erstattung für Reise- und Auswärtstätigkeiten zahlen: virtic rechnet automatisch nach Ihren Regeln.

Skalierbar

virtic ist in kleinen Handwerksbetrieben und in Konzernen im Einsatz. Egal, wieviele Arbeiter, Monteure und Techniker ihre Arbeitszeiten erfassen und wieviele Disponenten, Buchhalter und Projektleiter die Daten verarbeiten: virtic wächst mit.

Gliederbar

Die virtic Zeitwirtschaft passt sich an Ihre Organisation an: Mitarbeiter werden Abteilungen, Niederlassungen und Gruppen zugeordnet. Das differenzierte Rechtemanagement schützt die Daten.

Konfigurierbare Arbeitszeitregeln

Die Arbeitszeitregeln Ihres Unternehmens wie Sollzeiten, Kernarbeitszeiten, Schichtregeln, Überstundenregelungen werden bei der automatischen Berechnung der Stundenzettel und Zeitkonten vollständig berücksichtigt.

Systemunabhängig

Die virtic Zeitwirtschaft läuft auf allen gängigen Betriebssystemen und allen modernen Browsern - auf dem PC, dem Tablet und dem Smartphone. Für Handys gibt es spezielle virtic-Software.

Konfigurierbare Vergütungsregeln

Die gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regeln für Zulagen, Zuschläge werden bei der automatisierten Abrechnung der Löhne und Gehälter vollständig berücksichtigt.

Sicher

Hochsicheres Rechenzentrum

Ihre Daten werden auf Servern in einem hochsicheren Rechenzentrum gespeichert und verarbeitet. Frühwarnsysteme, Brandschutzwände, Rauch- und Branddetektoren, Maßnahmen zum Schutz vor eindringendem Wasser, Einbruch, Trümmerlasten und Explosionen sowie das Sicherheitsmanagement sind die Grundlage für Zertifizierungen nach ISO 27001 und ECB•S.

Auditing

Alle Zugriffe auf die virtic-Prozesse werden auditiert, also automatisch manipulationssicher aufgezeichnet. Auch alle Änderungen an Arbeitszeitbuchungen werden protokolliert, veränderte Datensätze können markiert werden.

Rechtemanagement

Jedem Benutzer wird eine Rolle zugewiesen, die mit eindeutigen Regeln verknüpft ist. So lässt sich präzise definieren, welcher Mitarbeiter welche Daten lesen kann, welche er kommentieren, freigeben oder ändern kann.

Replikation

Alle Daten sind jederzeit auf mindestens zwei Raid-Servern repliziert.

Verschlüsselung

Die Übertragung von Zeitstempeln, Stammdaten und Reports erfolgt auf allen Verbindungen stets verschlüsselt. Die Verschlüsselung der gespeicherten Daten erfolgt mit integrierten Verschlüsselungslösungen des Datenbanklieferanten Progress.

Backup

Neben der Replikation erfolgt regelmäßig ein Backup aller Datenbanken auf weitere Server. Jeder Kunde hat zusätzlich die Möglichkeit, über Webservices seine Daten zu exportieren und selbstständig Backups anzulegen.

Integrierbar

Up- und Download

Daten (z.B. Buchungssätze) können im Format der Zielanwendung (z.B. einer Lohnsoftware) heruntergeladen werden. Stammdaten können im Format einer Quellanwendung mithilfe eines Softwareadapters, der beim Kunden installiert wird, nach virtic hochgeladen werden.

Software as a Service

Alle virtic-Dienste werden als Software as a Service angeboten: Die Daten und Dienste befinden sich auf virtic-Servern, die über das Internet erreichbar sind. Für große Unternehmen (> 1.000 MA) mit eigenem Rechenzentrum und Kompetenz im Betrieb von webbasierten Lösungen bieten wir die Installation beim Kunden an.

Webservices

Webservices ermöglichen es Anwendern und Softwareentwicklern, auf die virtic Applikation fast so einfach wie auf eine lokale Datenbank zuzugreifen. SOAP Webservices sind standardisiert und werden von fast allen aktuellen Software-Entwicklungswerkzeugen unterstützt. Die Anweisungen und Daten werden im XML-Format über HTTPS übertragen.

Steuerung

Über die virtic Webservices können Prozesse gesteuert werden. Beispielsweise kann die Lohnsoftware des Kunden automatisiert bestimmte Abrechnungsprozesse auf den virtic-Servern starten und die Ergebnisse selbstständig importieren.

Datenaustausch

Über die virtic-Webservices ist der manuelle oder automatisierte Austausch von Stammdaten (z.B. Mitarbeiter, Baustellen, Termine) und Bewegungsdaten (z.B. Zeitstempel, Buchungssätze) mit jeder Software möglich.

Schnell

Schneller Support

Über 95 Prozent der Kundenanfragen an den Kundendienst werden am gleichen Tag komplett bearbeitet.

Schnelle Konfiguration

Über 90 Prozent der Konfigurationswünsche der virtic-Kunden werden vom Kundendienst am gleichen Tag umgesetzt.

Live-Zeiterfassung

Bei virtic werden Arbeitszeitbuchungen immer sofort übertragen.

Live-Disposition

Neu disponierte Termine sind sofort im Kalender der Mitarbeiter und im Auswahlmenü für die Zeiterfassung verfügbar.

Aktuelle Auswertung

Projektleiter greifen auf tagesaktuelle Zeiten und ggf. Kosten ihrer Kostenträger zu.

Schneller Zugang

In der Regel erhalten neue Nutzer ihre Zugangsdaten noch am gleichen Arbeitstag. Da keine Installationen erforderlich sind, können sie sofort mit virtic starten.

Unbestechlich

Transparenz

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinen Daten. So kann er regelmäßig prüfen, dass alle Daten korrekt gespeichert wurden und niemand unzutreffende Änderungen vorgenommen hat.

Zeiten-Plausibilisierung

Überlange Schichten, Zeitstempel außerhalb von Kernarbeitszeiten oder unplausible Buchungsfolgen werden automatisch erkannt und markiert.

Standort-Verifizierung

Die optionale Standort-Verifizierung vergleicht den Standort des Handys im Moment mit der Arbeitszeitbuchung und dem Arbeitsort. Bei Abweichung wird der Zeitstempel markiert.

Aufzeichnung (Auditierung)

Zugriffe auf die virtic-Prozesse werden automatisch manipulationssicher aufgezeichnet. Auch alle Änderungen an Arbeitszeitbuchungen werden protokolliert, veränderte Datensätze können markiert werden.

Rollen- und Rechtemanagement

Das Unternehmen legt fest, welche Mitarbeiter Lese- und Schreibrechte zu den Daten welcher Mitarbeiter bzw. welcher Baustellen oder Kostenträger erhalten sollen.

Freigabeprozess

Der Freigabeprozess wird auf die betrieblichen Abläufe abgestimmt. Häufig wird das 4-Augen-Prinzip angewandt: der Kostenstellen-Verantwortliche gibt frei oder markiert fehlerhafte Buchungen, die Lohnbuchhaltung korrigiert fehlerhafte Buchungen.

Live-Buchungen

Alle Arbeitszeitbuchungen werden live ausgeführt. Für eingehende Buchungen gilt immer die Server-Zeit, sodass sichergestellt ist, dass alle Zeiten korrekt sind.

Eigenverantwortung

Jeder Mitarbeiter ist für seine eigenen Arbeitszeitbuchungen verantwortlich. Nachlässigkeiten oder Manipulationen bei der Zeiterfassung fallen ausschließlich auf den Mitarbeiter zurück.

Serviceorientiert

Hotline

Der virtic-Kundendienst setzt Ihre Konfigurationswünsche kurzfristig um, damit Ihre betrieblichen Regeln jederzeit vollständig angewendet werden.

Updates

Sie profitieren von den Software-Updates, die wir regelmäßig auf den Servern aufspielen. So nutzen Sie immer die neuesten Funktionen für alle Module der virtic Zeitwirtschaft.

Wartung

Die virtic-Systeme werden kontinuierlich überwacht und optimiert: so stellen wir die hohe Verfügbarkeit sicher, die ein Zeitwirtschaftssystem benötigt.

Ansprechpartner

Ein persönlicher Ansprechpartner kennt Ihre Anforderungen im Detail und kann Sie so optimal bei der Einführung und Anwendung Ihrer Zeitwirtschaft betreuen.

Kundenwünsche

virtic wächst mit den Ideen und Wünsche unserer Kunden. Wenn Sie also etwas vermissen, teilen Sie es uns mit!

Individuell

Mitarbeitermenü

Jeder Mitarbeiter hat ein persönliches virtic-Konto, in dem er online seinen Stundenzettel, sein Zeitkonto, seine Reisekostenabrechnung und seine Termine abrufen kann.

Rollen- und Rechtemanagement

Jedem Benutzer wird eine Rolle zugewiesen, die mit eindeutigen Regeln verknüpft ist. So lässt sich präzise definieren, welcher Mitarbeiter welche Daten lesen kann, welche er kommentieren, freigeben oder ändern kann.

Niederlassungen, Abteilungen und Gruppen

Mitarbeiter und Ressourcen können Niederlassungen, Abteilungen und Gruppen zugeordnet werden. So lassen sich Regelwerke nach Organisationseinheiten gliedern und zuweisen.

Kalkulierbar

Kundendienst

Die Kundendienst-Hotline und alle Konfigurationsaufgaben sind in den monatlichen Zugangsgebühren enthalten.

Fixe Gebühren

virtic-Preise sind vollständig. Sie enthalten die Service-Bereitstellung, Konfiguration Ihrer Stammdaten und Regeln und den Support. Nur verbrauchsabhängige Fremdleistungen, die gesondert bestellt werden müssen, können variable Kosten verursachen.

Modulares Gebührenmodell

Die monatlichen Zugangsgebühren hängen von der Anzahl der Zeiterfasser und den bestellten Modulen (z.B. Zeiterfassung, Stundenzettel, Zeitkonten, Reisekostenabrechnung, Plausibilitätsprüfung) ab.

Aktuelle Software

Updates sind in den monatlichen Zugangsgebühren enthalten. So nutzen Sie immer die neuesten Funktionen für alle Module der virtic Zeitwirtschaft.