Schnittstellen für die mobile Zeiterfassung

Die virtic Zeitwirtschaft kann perfekt in die vorhandene IT-Umgebung eingebunden werden, um Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Der manuelle Aufwand wird drastisch reduziert, ebenso die Fehlerhäufigkeit und die Durchlaufzeit. In der Regel werden Stammdaten von Personal und Baustellen nach virtic importiert und die Buchungssätze für die Lohnabrechnung und die Kostenrechnung aus virtic exportiert.

Damit der Zeitwirtschaftsprozess mit so wenig manuellem Aufwand wie möglich verbunden ist, werden darüber hinaus auch viele andere Daten ausgetauscht, die der Konfiguration und Steuerung des Zeitwirtschaftsprozesses dienen. Unter anderem wird der Informationsfluss dadurch optimiert und es werden Lese- und Schreibberechtigungen festgelegt. Einige Beispiele für den Datenaustausch finden Sie unter dem Video:

Beispiele für den Datenaustausch

Personalstammdaten

Bei der Anmeldung neuer Beschäftigter werden deren Stammdaten automatisch aus der HR-Software an virtic übergeben. Dabei wird das Gebot der Datensparsamkeit berücksichtigt und es werden nur benötigte Daten übermittelt. Welche das sind, hängt davon ab, welche Daten für die automatisierte Berechnung der Lohnbuchungssätze erforderlich sind.

Baustellen- und Projektstammdaten

Bei der Anlage neuer Baustellen, Aufträge, Projekte usw. werden deren Stammdaten automatisch aus dem ERP-System an virtic übergeben. Dabei können auch die Adressen der Arbeitsorte übergeben werden, damit virtic anhand der Geodaten Entfernungen berechnen und entsprechende Ansprüche der Mitarbeiter (z.B. entfernungsabhängige Auslöse oder Wegezeitentschädigung) berechnen kann. Außerdem finden die Beschäftigten die Adresse in der Navigationsfunktion ihrer virtic-App.

Termine

Falls in der ERP-Software Termine für die Beschäftigten verwaltet werden, können diese an virtic übermittelt werden. Dort können sie in der Disposition angezeigt und bearbeitet werden. Die Beschäftigten finden ihre Termine in ihrem persönlichen Kalender in der App. Die Zeiterfassung jedes Beschäftigten kann auf die Baustellen beschränkt werden, für die ihm Termine zugewiesen wurden.

Buchungssätze für die ERP-Software

Die erfassten Zeiten werden im Rahmen des virtic-Tagesabschlusses auf die betreffenden Baustellen (bzw. Projekte, Aufträge etc.) gebucht. Die Buchungssätze können zur Kostenrechnung und für das Projektcontrolling an die ERP-Software übergeben werden.

Buchungssätze für die Lohnsoftware

Die erfassten Zeiten werden im Rahmen des virtic-Monatsabschlusses zu vollständigen Buchungssätzen für die Lohnsoftware aufbereitet. Diese Lohnbuchungssätze können anschließend ausgeleitet werden.

Abteilungen und Niederlassungen

Die Zuordnung der Mitarbeiter zu Organisationseinheiten kann aus der HR-Software an virtic übergeben werden, um Sichtberechtigungen in der Zeitwirtschaft zu definieren. Falls auch die Baustellen bestimmten Organisationseinheiten zugewiesen sind, lassen sich Buchungsberechtigungen von Beschäftigten auf die betreffenden Baustellen definieren.

Abwesenheitsanträge

Beschäftigte können ihre Urlaubsanträge in ihrer virtic-App und in ihrem Mitarbeitermenü (Employee Self Service) stellen. Diese Anträge können exportiert werden, falls die Fehlzeiten nicht in der virtic-Zeitwirtschaft verwaltet werden sollen. Umgekehrt können Abwesenheitsanträge aus Drittsystemen an die virtic Fehlzeitenverwaltung übernommen werden.

Fehlzeiten

Abwesenheitszeiten können zwischen virtic und der HR- oder Lohnsoftware ausgetauscht werden.

Fernsteuerung

Komplexe Abrechnungen, beispielsweise Tages- und Monatsabschlüsse, können über den Webservice batchJob von außen angestoßen werden. Viele Kunden führen Abrechnungen auf diese Weise automatisiert in den Nachtstunden durch.

Benutzerstammdaten

Benutzer sind Rechteinhaber im virtic-System, beispielsweise Buchhalter, Disponenten, Projektleiter. Deren Stammdaten einschließlich der ihnen zugewiesenen Rechte können an virtic übermittelt werden.

Zeiterfassungsdaten aus Fremdsystemen

Die virtic Zeitwirtschaft kann sehr komplexe Regelwerke für die Vergütung von Arbeitszeiten automatisieren. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, die Zeitstempel aus einer vorhandenen Zeiterfassung an virtic zu übermitteln, um diese Daten in die automatisierte Aufbereitung einzubeziehen.

Arbeitszeitkonten

virtic führt im Rahmen des Monatsabschlusses automatisierte Buchungen auf die Arbeitszeitkonten durch. Falls diese Informationen in der HR- oder Lohnsoftware benötigt werden, können sie mit den Lohnbuchungssätzen exportiert werden.

Betriebsdaten

Wenn innerhalb der Zeiterfassung auch Betriebsdaten erfasst werden, können diese innerhalb des Buchungssatzes für das ERP-System exportiert werden. Welcher Beschäftigte bestimmte Betriebsdaten erfassen darf, kann konfiguriert werden. Die Konfiguration der betreffenden Berechtigungen und des Erfassungsdialogs kann ebenfalls über einen Webservice gesteuert werden. So lässt sich für jede Arbeitssituation, jeden Beschäftigten und jedes Projekt individuell der Erfassungsumfang festlegen.

Teilen Feedback