Kurzarbeit und Saison-KUG

Wenn Kurzarbeit bei Ihnen ein Thema ist oder krisenbedingt geworden ist bzw. in Erwägung gezogen werden muss, kann Sie das KUG-Modul der virtic Zeiterfassung wirksam unterstützen. Die Ermittlung der KUG-Zeiten ist nahtlos in die Software zur Zeiterfassung und Lohnabrechnung integriert. virtic erstellt den KUG-Monatsstundennachweis für die Agentur für Arbeit und übermittelt die zur Verbuchung und Berechnung des Kurzarbeitergeldes notwendigen Daten an die Lohn- & Gehaltsabrechnung.

Bauwirtschaft: Die virtic Zeiterfassung mit spezieller Funktionalität zur Disposition und Erfassung von konjunktureller Kurzarbeit kann in der Schlechtwetterzeit (1. Dezember bis 31. März) auch zusammen mit der Abwicklung des Saison-Kurzarbeitergeldes (Saison-KUG, Schlechtwettergeld) eingesetzt werden.

Die virtic Zeiterfassung vereinfacht die Abrechnung des Kurzarbeitergeldes, und kann – Vergangenheitsdaten vorausgesetzt – bereits bei der Beantragung helfen.

Erfassung durch Mitarbeiter

Die Erfassung von Kurzarbeitszeiten kann in die mobile Zeiterfassung integriert werden. Anstelle von „Feierabend“ buchen die Mitarbeiter „KUG-Beginn“, wenn im Laufe des Tages Kurzarbeit angeordnet wird. Das System berechnet automatisch die Kurzabeitszeit auf Basis der bereits gearbeiteten Zeit und der im System hinterlegten Soll-Arbeitszeit.

Erfassung durch Personalverwaltung

Über tatsächlich angefallene sowie geplante Kurzarbeit geben im Web-Browser abrufbare kalendarische Übersichten detailliert Auskunft. Zugangsberechtigte Disponenten und Lohnbuchhalter können diese Daten direkt in der Kalenderansicht bearbeiten.

Die Erfassung von Kurzarbeit ist denkbar einfach. Im KUG-Modul Ihres Kundenmenüs wählen Sie den Mitarbeiter aus sowie den Zeitraum, für den Sie Kurzarbeit erfassen möchten. Die Kurzarbeit wird dann auf Basis der im System hinterlegten Soll-Arbeitszeit berechnet. Falls der Mitarbeiter an den betreffenden Tagen bereits gearbeitet hat, wird die zur Sollzeit fehlende Zeit als Kurzarbeit berechnet.

Im KUG-Kalender finden Sie die geplante und die bereits stattgefundene Kurzarbeit.

An Tagen mit einem grünen Haken wurde die Kurzarbeit bereits in die Zeiterfassung übernommen. An Tagen mit einem roten Kreuz ist die Kurzarbeit geplant, aber noch nicht in die Zeiterfassung übernommen worden (Kurzarbeit kann nur für die Vergangenheit erfasst werden!). An Tagen, die rot umrandet sind, haben sich Fehlstunden ergeben.

Automatische Berechnung der Kurzarbeits-Zeiten

virtic ermittelt die KUG-Stunden an Tagen mit (partieller) Ausfallzeit für alle Mitarbeiter, die an der Zeiterfassung teilnehmen. Stundenweise Ausfälle erfassen die Mitarbeiter mit der virtic-App auf dem Smartphone oder im Web-Browser. Absehbare Kurzarbeits-Zeiträume werden in einer speziellen KUG-Disposition vorerfasst, und je Lohnabrechnungsperiode mit der Fehl- und Arbeitszeiterfassung abgeglichen, bevor anhand der hinterlegten Arbeitszeitmodelle die KUG-Zeiten jedes betroffenen Mitarbeiters minutengenau berechnet werden.

Transparente Zeitkonten

Arbeitszeitkonten werden bei virtic sehr detailliert geführt. Es ist ersichtlich, ob das Zeitkonto-Guthaben eines Mitarbeiters ganz oder teilweise älter als ein Jahr ist, also vor Inanspruchnahme von Kurzarbeitergeld nicht (bzw. nur teilweise) aufgelöst werden muss. Alternativ zu Druckausgaben können die AZK-Bewegungen per Schnittstelle auch an beliebige Programme abgegeben werden.

Für jeden Mitarbeiter kann ein Online-Konto freigeschaltet werden, über das die Kurzarbeits-Zeiten einsehbar sind. Die Software läuft in jedem aktuellen Browser, die Installation von Plugins oder anderen Zusatz-Komponenten ist nicht notwendig.

KUG-Monatsstundennachweise

Die Zeitnachweise für die Agentur für Arbeit (Monatsstundennachweis, Leistungsnachweis) enthalten detailliert alle Fehl-, Arbeits- und Kurzarbeits-Zeiten sowie optional den Zeitanteil der Kurzarbeit zu den Sollzeiten. Die KUG-Zeitnachweise können wie Stundenzettel individuell so konfiguriert werden, dass alle von der Agentur für Arbeit geforderten branchenüblichen Angaben (z.B. Baustelle, Uhrzeiten ...) enthalten sind, auch wenn sie nicht lohnrelevant sind (wie z.B. unbezahlte An- und Abfahrtszeiten, Pausen usw.).

Beispiel

Das folgende Bild ist ein Auszug aus einem Monatsstundennachweis. In diesem Beispiel ist bis zum 20.03.20 bereits eine Kurzarbeit in die Zeiterfassung übernommen worden. Ab dem 23.03.20 ist die Kurzarbeit bislang nur geplant (der Bericht wurde am 20.03.20 erstellt, die Kurzarbeit ab dem 21.03.20 konnte daher bisher nur geplant werden):

Die Spalten haben diese Bedeutung:

  • Anz. Stunden: Dauer des betreffenden Zeitabschnitts
  • Arb. Stunden: Dauer des betreffenden Zeitabschnitts, wenn dieser Zeitabschnitt vergütet wird
  • Soll Std.: Sollstunden gemäß hinterlegtem Arbeitszeitmodell
  • Pause: Erfasste Pausendauer
  • ÜberStd.: Differenz von Arb. Stunden und Soll Std.
  • Kug-Std.: Kurzarbeits-Stunden

Falls Kurzarbeit auf Baustellen gebucht wurde, werden am Ende des Stundenzettels die Stunden je Baustelle ausgewiesen.

Export für das Lohnpogramm

Zusammen mit den komplett kontierten Fehl- und Arbeitszeiten exportiert virtic die KUG-Zeiten mit der entsprechenden Lohnart an Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes. Für die Übertragung der Lohn-Buchungssätze stehen etliche Schnittstellen zu gängigen L&G-Programmen (und z.B. im DATEV-Format zur Übergabe an den Steuerberater) zur Verfügung. Mittels offener Webservices können ERP-Systeme den Datenaustausch mit virtic vollständig automatisieren.