Industrieservice

Question 1

Zeiterfassung am Arbeitsort beim Kunden: Welche Methoden gibt es?

Answer

Wenn Monteure und Techniker ihre Arbeitszeiten beim Kunden digital erfassen möchten, verwenden sie typischerweise die virtic-App auf ihrem Smartphone. Damit erfassen sie ihre Arbeitszieten live oder - z.B. bei schlechtem Mobilfunkempfang oder wenn Mobiltelefone am Arbeitsort nicht zugelassen sind - nachträglich.

Question 2

Was ist der Zweck der digitalen Zeiterfassung?

Answer

Zeiterfassung erfüllt keinen Selbstzweck. Die häufigsten Zwecke sind:

die komfortable Erfüllung von Dokumentationsanforderungen: Nachfragen von Zoll und Finanzamt können mit wenigen Klicks beantwortet werden, idealerweise schon durch den Mitarbeiter mit der App auf der Baustelle.
Abrechnungsgerechtigkeit: Papier ist geduldig, die kreative Stundenzettelführung allgemein bekannt. Sicherzustellen, dass die erfassten Zeiten korrekt sind, und auf diese Weise korrekte Vergütungen gezahlt werden, ist fair – sowohl zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern auch und gerade zwischen Arbeitnehmern!
Automatisierung der Lohnabrechnung: An die Stelle der manuellen Erfassung auf Stundenzetteln und deren aufwändiger Übertragung in eine Lohnsoftware und an die Stelle der umständlichen Berechnung von Zulagen und Zuschlägen für Mehrarbeit oder Arbeiten zu besonderen Zeiten tritt die automatische Lohnvorbereitung und die digitale Übergabe der Daten in die Lohnsoftware.
Automatisierung der Auslöseberechnung: Die manuelle Berechnung der Auslösung und deren steuerliche Bewertung ist sehr aufwändig. Bei der automatisierten Reisekostenabrechnung werden alle Erstattungen und Vergütungen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten berechnet.
Kostenrechnung: Wenn die Zeiten an den Montage- und Serviceorten live erfasst und zügig aufbereitet werden, kann man die Nachkalkulation endlich zu einer Begleitkalkulation weiterentwickeln. Erst dann wird Kostenrechnung zu einem nützlichen Instrument der Projektsteuerung.

In vielen Unternehmen werden die Arbeitsschritte, die sich an die Zeiterfassung anschließen, und die erheblichen Aufwand versachen können, häufig nicht gesehen. Und deshalb auch die Möglichkeiten nicht betrachtet, dass eine Optimierung dieser Abläufe erforderlich sein könnte:

Lohnabrechnung: Die erfassten Zeiten werden in der Lohnbuchhaltung so aufbereitet, dass sie – im Unternehmen oder durch den Steuerberater – zu Lohnabrechnungen verarbeitet werden können. Je nachdem, welche Regeln dabei gelten, kann diese Aufbereitung einen erheblichen Aufwand verursachen und bei hohem manuellen Arbeitsanteil sehr fehleranfällig sein: Für Überstunden, Arbeiten zu bestimmten Tageszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen müssen die korrekten Zeiten berechnet und Lohnarten zugewiesen werden. Die Schlechtwetterzeiten müssen unter den Regeln für Saison-Kurzarbeitergeld behandelt werden.
Fahrzeiten: Wie werden die An- und Abfahrt zum Arbeitsort bewertet? Zahlt das Unternehmen Auslösung, erstattet es Fahrgelder? Sind diese Beträge abhängig von der Adresse des Kunden, also beispielsweise von der Entfernung von der Firma? Werden die Kilometer zur Berechnung herangezogen oder greifen Entfernungszonen-Regelungen?

Question 3

Wie erfassen wir die Arbeitszeiten beim Kunden?

Answer

Für die Auswahl der geeigneten Erfassungstechnik ist es schon im ersten Schritt entscheidend, ob nur die Zeiten erfasst werden müssen, die tatsächlich am Montage- oder Servceort anfallen, oder ob auch die An- und Abfahrten und die Wechsel der Arbeitsorte von Bedeutung sind.

Wenn nur die Arbeitszeiten an den Arbeitsorten von Bedeutung sind, kann man zwischen allen oben genannten Methoden der Zeiterfassung (mobile Zeiterfassung, stationäre Zeiterfassung, Zeiterfassung am oder durch den Vorarbeiter) wählen. Bei längerdauernden Bauvorhaben kann es sinnvoll sein, ein Zeiterfassungsterminal beim Kunden oder im Firmenfahrzeug zu montieren. Die Mitarbeiter können sich dann mit ihren NFC-Tags an diesem Terminal an- und abmelden.

Question 4

Wie werden die Zeitstempel geprüft?

Answer

Bei der Zeiterfassung mit virtic werden die Arbeitszeitbuchungen der Techniker und Monteure online und live auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Projektleiter, Vorgesetzte oder Disponenten können diese Daten nun live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu lenken.

Anwesenheitsübersicht: Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, die aktuell besuchten Kunden oder Arbeitsorte; welcher Mitarbeiter eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an.

Liste der Zeitbuchungen: Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Mitarbeiters werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Buchungen prüfen und freigeben: Ereignisbearbeitung

Verantwortliche Mitarbeiter wie Projektleiter oder Vorgesetzte können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen ihrer Mitarbeiter überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Sie werden dabei unterstützt durch Symbole, die ihnen sofort anzeigen, wenn Buchungen unplausibel sind, beispielsweise weil der Standort eines Mitarbeiters bei der Buchung nicht zur Adresse des gesuchten Kunden oder Arbeitsortes passt. Mitarbeiter in der Verwaltung übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor.

Question 5

Wie unterstützt die Zeiterfassung das Controlling von Projekten und Bauvorhaben?

Answer

Wenn Projektleiter für ihre Projekte verantwortlich sein sollen, dann benötigen sie aktuelle und verlässliche Informationen. Mit virtic wissen sie immer live, ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten geleistet wurden.

Kontrolle und Freigabe

Projektverantwortliche können die Stempelzeiten der Techniker, Monteure und Ingenieure verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit vor der Übergabe an die Lohnsoftware eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess wird so konfiguriert, wie Sie es in Ihrem Unternehmen benötigen. Mit einer konfigurierbaren Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt.

Kostenrechnung

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für die Kostenrechnung aufbereitet, die Buchungssätze können tagesaktuell in die Branchen- oder ERP-Software exportiert werden, um ein tagesaktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren.

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Disposition

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Zeiterfassung

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Zeiterfassung durch den Vorarbeiter

Zeiterfassung beim Vorarbeiter

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Kundenbeispiel

Zeiterfassung im Industrieservice

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Automatische Lohnvorbereitung

Automatische Lohnabrechnung

Auslösung und Fahrtkosten

Objektcontrolling

Integration