Fragen und Anforderungen

Auf dieser Seite finden Sie eine Auswahl von Fragen und Anforderungen, die uns immer wieder von Interessenten gestellt oder in Angebotsanfragen formuliert werden, sowie unsere Antworten darauf. Wenn auch Sie uns Fragen stellen möchten, senden Sie sie an info@virtic.com.

Fragen zu: Arbeitszeitregeln

Kann man verschiedene Arbeitszeitmodelle anlegen?

„Es müssen verschiedene Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden können. Derzeit gibt es in unserem Unternehmen sehr viele verschiedene Arbeitszeitmodelle.“
Im virtic-System können beliebig viele Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden. Diese Aufgabe übernimmt der qualifizierte virtic-Kundendienst für Sie.

Wie werden die Arbeitszeitkonten konfiguriert?

„Es wäre gut, wenn bei den Arbeitszeitmodellen Parameter hinterlegt werden, anhand derer die Arbeitszeitmodelle erstellt und angepasst werden können – so muss nicht jedes Arbeitszeitmodell extra programmiert werden“
Alle Arbeitszeitmodelle werden durch Konfiguration hinterlegt und können deshalb angepasst werden.

Wird der Wechsel zwischen Sommer- und Winter-Regelungen berücksichtigt?

„Im Tarif Bau muss zwischen der Kernarbeitszeit im Sommer (April bis November: Montag bis Donnerstag von 07:00 bis 16:45 Uhr und am Freitag von 07:00 bis 12:15 Uhr) und der im Winter (Dezember bis März: Montag bis Donnerstag von 07:00 bis 16:00 Uhr und am Freitag von 07:00 bis 12:15 Uhr mit jeweils 15 Minuten Früh-stücks- und 30 Minuten Mittagspause) unterschieden werden. Am Freitag muss unter sechs Stunden Arbeitszeit nur die Frühstückspause berücksichtigt werden.“
Der Wechsel zwischen Sommer- und Winter-Arbeitszeitregelungen wird im virtic-System für Bauunternehmen regelmäßig vorgenommen. Arbeitszeitregelungen können mitarbeiterindividuell hinterlegt werden.
Pausen können manuell erfasst oder automatisiert abgezogen werden.

Wird das Territorialprinzip für Feiertage angewendet?

Die Feiertagsregelungen an wechselnden Arbeitsorten (z.B. Baustellen) werden standardmäßig berücksichtigt (Territorialprinzip). Falls erforderlich, können auch andere Regelungen durch den virtic Kundendienst konfiguriert werden.

Ergänzende Informationen:
Landesinstitut für Arbeitsgestaltung NRW

Wie geht das System mit Minderarbeit um?

„Werden an einem Tag zu wenige Arbeitszeiten eingegeben, müssen diese automatisch durch Gutzeitnahme bis zur Sollzeit ausgeglichen werden.“
Während des Monats können Minderstunden an einem Tag mit Mehrstunden an einem anderen Tag verrechnet werden. Falls sich am Monatsende Minderstunden ergeben, können diese ggf. vom virtic-Arbeitszeitkonto abgebucht werden.

Kann man unterschiedliche Arbeitszeitmodelle hinterlegen?

Individuelle Arbeitszeitmodelle können auf Abteilungs-, Niederlassungs-, Gruppen- oder Mitarbeiter-Ebene definiert und zeitlich zugeordnet werden.

Fragen zu: Auswärtstätigkeiten

Kann virtic unsere Auslösungsregeln automatisieren?

„Den gewerblichen Mitarbeitern wird eine Auslösung bezahlt, welche von der Entfernung der Baustelle abhängt. Die Einteilung hierbei erfolgt über Zonen 1-6, wobei Zone sechs bei einer Übernachtung eintritt und Zone eins ohne Betrag ist.
Diese Zonen müssen bei den jeweiligen Kostenträgern hinterlegt sein. Jedoch muss die Möglichkeit bestehen, diese Zonen bei der Stundenerfassung zu entfernen, da die technischen Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden zwar auf die Kostenträger erfassen, allerdings keine Auslösung bezahlt bekommen. Ebenso kommt es oftmals vor, dass Teile für eine Baustelle in der Fertigung unserer Firma vorgefertigt werden – auch hierfür wird keine Auslösung bezahlt.
Ob die Auslösung bezahlt wird oder nicht, muss von dem Zeiterfassungsprogramm automatisch errechnet und erkannt werden – ab fünf Stunden Arbeitszeit pro Tag auf einer Zone wird die Auslösung bezahlt. Hierbei wird immer die Zone bezahlt, auf der der Mitarbeiter am längsten gearbeitet hat. Bei gleicher Stundenanzahl, wird die höhere Zone bezahlt.
Die Zonen müssen für Änderungen anpassbar sein. Dies muss auch bei Rückrechnungen immer berücksichtigt werden.“
Jeder Baustelle kann eine Entfernungszone zugeordnet werden. Die Auslösung wird dann anhand der hinterlegten Entfernungszone ermittelt.
Auslösungen werden mitarbeiterindividuell zugewiesen.
Auslösungen werden nur für den Besuch der Baustelle berechnet, nicht aber für Arbeiten am Firmensitz.
Die Zuordnung einer Entfernungszone zu einer Baustelle kann jederzeit geändert werden.
Rückwirkende Änderungen über die Periodengrenze hinaus sind möglich, aber mit dem virtic Kundendienst abzustimmen.

Ergänzende Informationen:
Aus dem virtic-Blog: So berechnet virtic Fahrgelder und Auslösung auf Basis von Fahrzeitstaffeln

Wie können Mitarbeiter ihre Reisezeiten mit dem Smartphone erfassen?

Reisezeiten werden im Rahmen der Arbeitszeiterfassung erfasst. Dabei genügen einfache Buchungen wie „Abfahrt zur Baustelle“, „Heimfahrt zur Firma“, „Abfahrt zum Hotel“, um vollständige Reisezeiten und Reisekostenabrechnungen zu erstellen.

Wie werden Aufwandsentschädigungen erfasst und verarbeitet?

Können Aufwandsentschädigungen (z.B. Tag- und Nachtgelder) und Reise- bzw. Lenkzeiten je Baustelle oder Arbeitsort aufgrund der Eingabe des Mitarbeiters („Beginn/Start Reise“) berechnet werden?
Die Arbeitszeitbuchungen des Mitarbeiters mit der Auswahl der besuchten Baustelle genügen, um Aufwandsentschädigungen zu berechnen.

Wie werden Zulagen erfasst?

Wie erfassen Mitarbeiter ihre Zulagen?
Bei den Zulagen muss unterschieden werden zwischen solchen Zulagen, deren Anspruch sich aus bestimmten Tätigkeiten, bestimmten Arbeitszeiten oder bestimmten Arbeitsorten ableiten lässt und solchen, die sich daraus nicht ableiten lassen.
Erste werden anhand der Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter automatisch ermittelt. In bestimmten Fällen wird hierzu die Erfassungslogik so erweitert, dass bestimmte Tätigkeiten über die Smartphone-App erfasst werden können.
Wenn sich Zulagen nicht automatisch aus den Arbeitszeitbuchungen ableiten lassen, wird in den Zeiterfassungs-Dialog eine Erfassungsmaske für die in Frage kommenden Zulagen eingefügt, damit der Mitarbeiter seine Ansprüche manuell eintragen kann.

Fragen zu: AV / Disposition

Welche Baustellenliste erhalten die Springer?

Erhalten Springer besondere Baustellenlisten, damit sie flexibel zwischen den Arbeitsorten wechseln können?
Wenn Mitarbeiter auf Baustellen buchen sollen, erhalten sie zur Auswahl eine auf sie zugeschnittene Liste, in der eine Reihe von Filtern berücksichtigt werden, umd die Länge der Liste zu vermindern. Beispielsweise können die Abteilungs- oder Niederlassungszugehörigkeit des Mitarbeiters oder seine Termine berücksichtigt werden.
Springer hingegen sollen grundsätzlich auf alle Baustellen buchen können, deshalb werden für sie andere Filter angewendet oder die Filter vollständig deaktiviert.

Wie können Disponenten die Abwesenheiten von Mitarbeitern erkennen?

Disponenten müssen die Abwesenheiten der Mitarbeiter sehen können.
In der Disposition werden Abwesenheiten im Kalender farblich hervorgehoben. Je nach Berechtigungskonzept bzw. Sichtberechtigung kann der Fehlzeitenkalender mit oder ohne Angabe der Abwesenheitsgründe in der Disposition eingeblendet werden.

Wie werden Qualifikationen verwaltet?

Unsere Disponenten müssen die Qualifikationen der Mitarbeiter, die sie disponieren sollen, sehen können.
Qualifikationen können in der virtic Mitarbeiterverwaltung ergänzt werden. Diese Qualifikationen können in der Disposition sichtbar gemacht werden, damit Disponenten den offenen Terminen geeignete Mitarbeiter zuordnen können.

Fragen zu: Einführung

Fragen zu: Kostenrechnung

Wie werden Stammdaten von Kostenträgern und Kostenstellen in die Zeiterfassung übernommen?

„Können Kostenträger und Kostenstellen nach virtic übertragen werden, um diese zur Arbeitszeitbuchung verwenden zu können?“
Stammdaten (wie Kostenträger und Kostenstellen) können mittels der virtic-Webservices automatisiert oder manuell angestoßen an virtic übergeben werden. Kostenträger werden im Erfassungsdialog den betreffenden Mitarbeitern zur Bebuchung angeboten. Bei der automatisierten Auswertung werden die erfassten und ggf. automatisch aufbereiteten Zeiten den betreffenden Kostenstellen zugebucht.

Wie werden Arbeitszeiten auf Kostenstellen und Kostenträger gebucht?

„Es muss eine Betriebsdatenerfassung möglich sein, d. h.:
  • Die kaufmännischen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenstellen (8-stellige Nummer) erfassen.
  • Die gewerblichen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenträger / auf Baustellen (9-stellige Nummer) sowie auf Kostenstellen (8-stellige Nummer) erfassen.
  • Die technischen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenträger / auf Baustellen und auf Kostenstellen / Abteilungen erfassen.
  • Die Mitarbeiter, die in der Kfz-Werkstatt arbeiten, müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenstelle oder auf ein jeweiliges Fahrzeug (7-stellige Nummer) schreiben; soll wie Kostenträger behandelt werden.“
Bei der Erfassung der Arbeitszeiten können Kostenstellen und Kostenträger bebucht werden. Je nach Anwendungsfall
  • können Kostenträger und Kostenstelle dem Mitarbeiter fest zugeordnet sein
  • können die Mitarbeiter bei der Buchung den betreffenden Auftrag, die betreffende Kostenstelle bzw. Baustelle manuell auswählen oder als Zahl eingeben.
Zur Vereinfachung der Erfassung sollte eine Abstimmung erfolgen, in welchen Situationen Kostenstellen und Kostenträger manuell erfasst werden müssen oder stattdessen aus dem Buchungszusammenhang automatisiert abgeleitet werden können.

Wie erfasst man den Tätigkeitsschlüssel?

„Bei der Erfassung der gewerblichen sowie technischen Mitarbeiter auf die Kostenstelle und auch Kostenträger muss ein Tätigkeitsschlüssel hinterlegt werden.
Anhand dieses Tätigkeitsschlüssels wird erkannt, welche Tätigkeit der Mitarbeiter für seine Abteilung geleistet hat.
Die Bezeichnungen der Tätigkeitsschlüssel sind Montage, Material herrichten, Aufmaß, Wagenpflege“
Die verschiedenen Tätigkeitsschlüssel werden benannt, also z.B. „Montage“. Bei der Zeiterfassung kann der Mitarbeiter die entsprechende Tätigkeit dann manuell ausgewählen; für diese Tätigkeit ist ein Schlüssel hinterlegt, der ausgeleitet werden kann. Anstelle des Schlüssels erfasst der Mitarbeiter also die Tätigkeit, z.B. „Montage“. Dies erleichert die Erfassung für den Mitarbeiter.

Fragen zu: Lohnabrechnung

Können Zuschläge automatisch berechnet werden?

„Zuschläge müssen hinterlegt sein und mit ins Lohnprogramm übergeben werden.
Zuschläge für die Tarifgruppe Metall:
  • Zuschläge für die erste und zweite tägliche Mehrarbeitsstunde: 25 %
  • Zuschläge für jede weitere tägliche Mehrarbeitsstunde: 50 %
  • Zuschläge für jede über zehn wöchentliche Mehrarbeitsstunden überschreitende Mehrarbeitsstunde: 50 %
  • Zuschläge bei Nachtarbeit zwischen 19:00 und 6:00 Uhr: 30 %
  • Zuschläge für die Mehrarbeit bei Nachtarbeit zwischen 19:00 und 6:00 Uhr: 75 %
  • Zuschläge an Samstagen bis 12:00 Uhr: 25%, ab 12:00 Uhr: 50%
  • Zuschläge an Sonntagen sowie Feiertage, die auf betrieblich regelmäßige arbeitsfreier Werktage fallen und Arbeit am 24. Sowie 31.12. nach 12:00 Uhr: 100 %
  • Zuschläge bei den gesetzlichen Feiertagen, die auf einen betrieblichen regelmäßigen Arbeitstagfallen sowie am Ostersonntag, Pfingstsonntag und an den Weihnachtsfeiertagen: 200 %
  • Bei mehreren Zuschlägen muss immer nur der höhere Zuschlag bezahlt werden. Ausnahme hierbei ist bei Nachtarbeit an Sonn- und Feiertagen – dabei muss der Nachtzuschlag zusätzlich zum Zuschlag für Sonn- und Feiertage bezahlt werden.
Der virtic-Kundendienst konfiguriert die Abrechnungsregeln, zu denen auch betriebliche Arbeitszeit- und Mehrarbeitsregelungen gehören. Die genannten Regeln für Zuschläge werden im Rahmen des Monatsabschlusses automatisiert angewendet. Die Ergebnisse werden als Lohnbuchungssätze im Format des Lohnprogramms ausgeleitet.

Wie werden Fehlzeiten ins Lohnprogramm übergeben?

Ausfallzeiten, wie Krankheit, Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Betriebsunfall, Feiertag, Schlechtwetter… müssen als Soll-Zeit ins Lohnprogramm übergeben werden. Beim Tarif Metall mit 7,7 Stunden pro Tag und beim Tarif Bau mit der tatsächlichen Soll-Zeit.
Abwesenheitszeiten werden fachlich korrekt im Format des Lohnprogramms ausgeleitet.

Wie werden Überstunden ausgezahlt?

Überstunden/Mehrarbeit sollen grundsätzlich erst nach Ablauf der tariflichen Frist zur Auszahlung gelangen.
Alternativ soll der Vorgesetzte eingeben können, dass eine unmittelbare Auszahlung erfolgt.
Auszahlungsregeln werden nach Maßgabe des Auftraggebers konfiguriert.
Hinterlegte Auszahlungsregeln können durch manuellen Eingriff übersteuert werden, so dass durch Vorgesetzte Auszahlungen ausgelöst werden können.

Wie können die Stundenzettel gestaltet werden?

Unsere bisherigen Stundenzettel enthalten bestimmte Informationen. Können Sie die ih Ihren Stundenzetteln anzeigen?
Die im Kundenmenü und im Mitarbeitermenü angezeigten Stundenzettel werden vom virtic-Kundendienst an die Anforderungen des Kunden angepasst. Beispiele finden Sie hier.

Fragen zu: Organisation

Zugriffsberechtigungen

Das Einrichten von Zugriffsberechtigungen erfolgt über verschiedene Rollen (z.B. Administrator, Fachverantwortliche, Mitarbeiter). Die Berechtigungen dieser Rollen sind anpassbar.
Die Zuweisung von Rechten erfolgt u.a. über das Management von Rollen.

Welche Rechte haben Vorgesetzte im virtic-System?

„Haben vorgesetzte Ebenen andere Lese- und Informationsrechte?“
Die Rechte (Lesen, Schreiben) können benutzerindividuell zugewiesen bzw. eingeschränkt werden.

Workflow: Transparenz

Der User muss den aktuellen Workflow für beantragte Abwesenheiten bzw. erfasste und freigegebene Stundenzettel einsehen können (auch bei Stornos bzw Änderungen von Abwesenheitstagen).
Der Urlaubsantrags-Workflow bietet die Möglichkeit, Genehmigungsstände von Anträgen einzusehen. Stundenzetteln und Auzüge des Arbeitszeitkontos können vom Mitarbeiter in seinem Mitarbeitermenü jederzeit eingesehen werden.

Tagesaktualität

Tagesaktuelle Auswertungsmöglichkeiten über Arbeitsstunden, Überstunden, Abwesenheiten, Urlaubsstände, Reisekosten
Berechtigte Personen können alle genannten Berichte für andere Mitarbeiter öffnen. Mitarbeiter können ihre eigenen Berichte im Mitarbeitermenü öffnen. Reisekosten werden in der laufenden Periode als Vorschau angezeigt, die vollständige Abrechnung erfolgt zum Periodenabschluss.

Fragen zu: Reporting

Wie können die Stundenzettel gestaltet werden?

Unsere bisherigen Stundenzettel enthalten bestimmte Informationen. Können Sie die ih Ihren Stundenzetteln anzeigen?
Die im Kundenmenü und im Mitarbeitermenü angezeigten Stundenzettel werden vom virtic-Kundendienst an die Anforderungen des Kunden angepasst. Beispiele finden Sie hier.

Fragen zu: Schnittstellen

Gibt es eine Schnittstelle zur Lohnsoftware?

„Ist eine Schnittstelle zu unserem Lohnprogramm vorhanden, um die erfassten Arbeitszeiten abrechnen und somit die Lohnabrechnung erstellen zu können?“
Lohnbuchungssätze können im Import-Format jeder Lohnsoftware aus virtic ausgeleitet werden. Falls Ihre Lohnsoftware auch Webservices unterstützt, können die Buchungssätze auch automatisiert abgeholt werden.

Wie werden Mitarbeiterdaten importiert?

virtic stellt Webservices für den Austausch von Stammdaten zur Verfügung. Damit kann man auch die Stammdaten von Mitarbeitern aus dem ERP-System oder der Lohnsoftware automatisiert anv virtic übergeben.

Übergabe von Lohnbuchungssätzen

Lohndaten müssen automatisiert in die Lohnsoftware übernommen werden.
Lohnbuchungssätze werden nach Periodenabschluss über Webservices an die Lohnsoftware übergeben (Kommunikationsfähigkeit der Lohnsoftware vorausgesetzt).

Abwesenheiten exportieren

Bestimmte Abwesenheitsdaten sollen täglich in das Lohnprogramm übermittelt werden.
Der Auftraggeber kann über Webservices von ihm ausgewählte Abwesenheitszeiten automatisiert ausleiten und an sein Lohnprogramm übergeben.

Zeitsalden und Resturlaubstage

„Zu festgelegten Zeitpunkten soll eine Übertragung der Zeitsalden sowie der Resturlaubstage an die Lohnsoftware erfolgen.“
Der Auftraggeber kann über Webservices Zeitsalden und Urlaubsansprüche automatisiert ausleiten und an seine Lohnsoftware übergeben.
virtic verfügt darüber hinaus über Tools für die Rückstellungsprognose.

Welche Schnittstellen für den Lohnexport stehen zur Verfügung?

Erstellung von Schnittstellen für die Arbeitsstunden/Überstunden/Zulagen, Reiseabrechnungen sowie Abwesenheiten welche in die Lohnverrechnung eingespielt werden können.
virtic bietet Schnittstellen für den Export von Lohnbuchungssätzen für alle gängigen Lohnprogramme zur Verfügung.

Export nach P&I Loga

Alle Daten aus der Zeiterfassung müssen an die Lohnbuchhaltung von P&I Loga übergeben werden. Die Übergabe soll möglichst per Web-Services damit ein direkter Zugriff auf die Datenbank von P&I Loga erfolgen kann.
Über Webservices können Buchungssätze für P&I Loga ausgeleitet werden.

Allgemein

Kommunikation mit unserem ERP-System muss möglich sein.
virtic stellt über 80 Webservices für den Datenaustausch mit Fremdsystemen zur Verfügung. Über diese Webservices können Stamm- und Bewegungsdaten automatisiert oder manuell angestoßen ausgetauscht werden. Zudem können bei Bedarf Textdateien für den Im- und Export erstellt werden.

Fragen zu: Service

Was kostet die mobile Zeiterfassung?

virtic ist Software as a Service: Wir stellen webbasierte Dienste zur Verfügung, die Sie über Smartphones, Tablets, Terminals, PC und Notebook nutzen. Dafür berechnen wir eine einmalige Einrichtungsgebühr und monatliche Zugangsgebühren.
In den Einrichtungs- und Zugangsgebühren sind die Kosten für die Konfiguration Ihres Accounts und Ihres Abrechnungsregelwerks durch den virtic-Kundendienst und den Support über Telefon und E-Mail, die regelmäßigen Updates, die Kosten für Wartung und die Rechenzentren, die Backups und andere Datensicherheitsmaßnahmen enthalten. Weiterlesen...

Fragen zu: Zeiterfassung

Wie werden Arbeitszeiten im Innendienst erfasst?

„Wie können unsere kaufmännischen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten im Büro erfassen?“
Die kaufmännischen Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über Terminals oder Tablets mit der virtic-App für die stationäre Zeiterfassung erfassen. Sie erhalten hierzu NFC-Tags für die Anmeldung am Gerät.
Alternativ können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten am PC erfassen oder ihr Smartphone dazu nutzen.

Wie werden Arbeitszeiten auf Kostenstellen und Kostenträger gebucht?

„Es muss eine Betriebsdatenerfassung möglich sein, d. h.:
  • Die kaufmännischen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenstellen (8-stellige Nummer) erfassen.
  • Die gewerblichen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenträger / auf Baustellen (9-stellige Nummer) sowie auf Kostenstellen (8-stellige Nummer) erfassen.
  • Die technischen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenträger / auf Baustellen und auf Kostenstellen / Abteilungen erfassen.
  • Die Mitarbeiter, die in der Kfz-Werkstatt arbeiten, müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenstelle oder auf ein jeweiliges Fahrzeug (7-stellige Nummer) schreiben; soll wie Kostenträger behandelt werden.“
Bei der Erfassung der Arbeitszeiten können Kostenstellen und Kostenträger bebucht werden. Je nach Anwendungsfall
  • können Kostenträger und Kostenstelle dem Mitarbeiter fest zugeordnet sein
  • können die Mitarbeiter bei der Buchung den betreffenden Auftrag, die betreffende Kostenstelle bzw. Baustelle manuell auswählen oder als Zahl eingeben.
Zur Vereinfachung der Erfassung sollte eine Abstimmung erfolgen, in welchen Situationen Kostenstellen und Kostenträger manuell erfasst werden müssen oder stattdessen aus dem Buchungszusammenhang automatisiert abgeleitet werden können.

Wie erfasst man den Tätigkeitsschlüssel?

„Bei der Erfassung der gewerblichen sowie technischen Mitarbeiter auf die Kostenstelle und auch Kostenträger muss ein Tätigkeitsschlüssel hinterlegt werden.
Anhand dieses Tätigkeitsschlüssels wird erkannt, welche Tätigkeit der Mitarbeiter für seine Abteilung geleistet hat.
Die Bezeichnungen der Tätigkeitsschlüssel sind Montage, Material herrichten, Aufmaß, Wagenpflege“
Die verschiedenen Tätigkeitsschlüssel werden benannt, also z.B. „Montage“. Bei der Zeiterfassung kann der Mitarbeiter die entsprechende Tätigkeit dann manuell ausgewählen; für diese Tätigkeit ist ein Schlüssel hinterlegt, der ausgeleitet werden kann. Anstelle des Schlüssels erfasst der Mitarbeiter also die Tätigkeit, z.B. „Montage“. Dies erleichert die Erfassung für den Mitarbeiter.

Wie ist der Workflow für den Urlaubsantrag?

„Die Beantragung und Erfassung von Urlaub oder Gutzeitnahme/Überstundenausgleich muss durch den Mitarbeiter selbst möglich sein.
Die Genehmigung muss durch zwei Instanzen erfolgen, d.h. es muss einen Workflow geben, welcher den beantragten Urlaub des Mitarbeiters zur Genehmigung dem direkten Vorgesetzten und letztendlich zum Abteilungsleiter weiterleitet.
Es muss möglich sein, dass der Mitarbeiter selbst, Vorgesetzte, Abteilungsleiter sowie Personalabteilung Einblick in die Übersicht des Urlaubs / der Gutzeiten der Mitarbeiter / Krankheiten / Schulzeiten und Weiterbildung haben. Der Mitarbeiter selbst darf nur einen Einblick in seine eigene Übersicht bekommen.
Es muss erkannt werden, wie viele Tage Urlaub die jeweiligen Mitarbeiter zum Beantragungszeitraum haben und wie viel beantragt werden darf. Wird zu viel Urlaub beantragt als möglich, muss eine Fehlermeldung auftauchen.“
Der Mitarbeiter kann Abwesenheiten über die Smartphone-App oder in seinem Mitarbeitermenü beantragen.
Für die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen gibt es einen konfigurierbaren Workflow für zwei Genehmiger.
Sichtberechtigungen in die genannten Daten werden individuell für die Benutzer konfiguriert.
Mitarbeiter können ihre eigenen Daten im Mitarbeitermenü einsehen.
Die genannten Daten werden dem Mitarbeiter bei seiner Antragstellung und den Genehmigern bei der Antragsprüfung angezeigt.

Wie werden Bereitschaftszeiten und Rufbereitschaft erfasst?

Je nach Vergütungsmodell müssen die Rufbereitschaftszeiten und die Bereitschaftseinsatzzeiten über erfasst werden. Wie wird das gelöst?
Die mobile Zeiterfassung erfolgt im interativen Dialog. Dieser Dialog kann, je nach Vergütungsmodell, um verschiedene Erfassungsmöglichkeiten erweitert werden, beispielsweise:
  • Nach der Feierabendbuchung kann der Beginn der Rufbereitschaft erfasst werden. Diese Buchung wird mit einer Lohnpauschale verknüpft, falls der Mitarbeiter für jede Rufbereitschaft pauschal vergütet wird.
  • Falls die Rufbereitschaft nach ihrer Dauer vergütet wird, werden Beginn und Ende der Rufbereitschaft erfasst.
  • Der Beginn und das Ende von Bereitschaftseinsätzen wird über Arbeitszeitbuchungen innerhalb der Rufbereitschaft erfasst.
Der Erfassungsdialog wird so konfiguriert, dass Fahrzeiten, Arbeitszeiten, Aufenthaltsorte, Einsatzorte vollständig erfasst werden und eine automatisierte Lohnvorbereitung möglich ist.

Wie wird sichergestellt, dass alle Arbeitszeitbuchungen korrekt sind?

Voraussetzung für die automatisierte Lohnvorbereitung ist die fehlerfreie Erfassung der Arbeitszeiten und Auswärtstätigkeiten. Deshalb setzt virtic eine Reihe von Methoden und Technologien ein, um die Fehlerfreiheit der Buchungen zu fördern.
  • Erfassung im konfigurierten Dialog: Die Buchungsmöglichkeiten jedes Mitarbeiters werden online in Echtzeit zusammengestellt. So wird sichergestellt, dass er nur sinnvolle Buchungsmöglichkeiten erhält, abhängig von seiner aktuellen Arbeitssituation. So werden unsinnige Buchungen ausgeschlossen.
  • Zuweisung von Kostenträgern: Eine Vielzahl von Metoden stellt sicher, dass der Mitarbeiter nur solche Baustellen (bzw. Projekte, Aufträge etc.) bebuchen kann, für die er eingeteilt ist. Beispielsweise werden ihm nur Baustellen der eigenen Abteilung oder der eigenen Niederlassung angeboten oder er findet in seiner Auswahl nur Baustellen, für die er disponiert wurde. Die Zuweisung kann über die virtic Webservices automatisiert aus dem ERP-System übernommen werden.
  • Plausibiliätsprüfung mit Geodaten: Bei Arbeitszeitbuchungen kann der Standort des Smartphones erfasst und übermittelt werden. Wenn dieser Standort nennenswert von der Adresse des bebuchten Arbeitsorts abweicht, wird der betreffende Zeitstempel markiert, damit Vorgesetzte den Sachverhalt klären können.
  • Vollständigkeitsprüfung: Vor der Aufbereitung der erfassten Arbeits- und Fehlzeiten für die Lohnabrechnung führt das System eine Vollständigkeitsprüfung durch. Dabei wird geprüft, ob für jeden Tag, an dem der Mitarbeiter Sollarbeitszeiten gemäß seinem im virtic-System hinterlegten Arbeitsvertrag und den Arbeitszeitregeln hat, Zeiten erfasst wurden.

Wie werden Erschwerniszulagen erfasst?

Der Auftraggeber legt fest, ob die Auswahl von Zulagen durch den Mitarbeiter und/oder das Backoffice erfolgen soll. Falls der Mitarbeiter die Auswahl vornehmen soll, wird innerhalb des Zeiterfassungsdialogs eine entsprechende Auswahl angeboten.

Wie erfolgt die stationäre Zeiterfassung?

Beschäftigte können ihre Arbeitszeiten an Zeiterfassungs-Terminals erfassen, die beispielsweise am Eingang angebracht sind. Sie melden sich mit ihren NFC-Tags an den Terminal an und buchen ihre Zeiten im Dialog mit den virtic-Servern. Die Buchungen werden sofort übertragen, sodass An- und Abwesenheiten von berechtigten Personen live verfolgt werden können.
Mitarbeiter mit eigenem Arbeitsplatz-PC können ihren PC zur Arbeitszeiterfassung verwenden.
Mitarbeiter, die auch auswärts tätig werden, können die stationäre Zeiterfassung mit der mobilen Zeiterfassung kombinieren und außer Haus mit ihrem Smartphone buchen.

Wie werden Abwesenheiten erfasst?

Alle Abwesenheiten wie Krankheitstage, Urlaub, Freizeitausgleich, Elternzeit usw. können vom Backoffice (z.B. Personalbuchhaltung) erfasst werden.
Planbare Abwesenheiten wie Urlaub können stattdessen einen Beantragungs-Workflow durchlaufen: Mitarbeiter stellen ihren Urlaubsantrag in ihrer virtic-App oder im Mitarbeitermenü. Vorgesetzte und optional Personalsachbearbeiter genehmigen den Antrag oder lehnen ihn ab. Nach der Genehmigung wird er automatisch in die Fehlzeitenverwaltung übernommen.
Mitarbeiter können die aktuellen Genehmigungsstati und ihre Urlaubsansprüche im Mitarbeitermenü und ihrer App einsehen.

Kann man verschiedene Arten von Sonderurlaub unterscheiden?

„Unterschiedliche Formen von Sonderurlaub müssen separat gepflegt werden können (gesonderter Anspruch bei Schwerbehinderung sowie sonstige individuelle Zusatzkontingente, bei Zusatzkontingenten sollte die Eingabe einer näheren Bezeichnung möglich sein).“
In virtic können alle Abwesenheitsarten verwaltet werden, die auch in der Lohnsoftware unterschieden werden. Für jede Abwesenheitsart können unterschiedliche und mitarbeiter-individuelle Ansprüche definiert werden.

Wie ist die Benutzerführung bei der Zeiterfassung gestaltet?

Das System muss so gestaltet sein, dass eine arbeitstägliche Erfassung von Arbeitsnachweisen „erzwungen“ wird.
Die Zeiterfassung erfolgt dialogbasiert, sodass der Mitarbeiter in jeder Arbeitssituation nur plausible Buchungsmöglichkeiten zur Auswahl erhält. Deshalb ist die Zeiterfassung besonders einfach anzuwenden. Die Buchungen werden online auf die virtic-Server übertragen, sodass die Zeit des Buchungseingangs auf dem Server gespeichert wird.

Wie kann man Arztstunden, Behördenwege, Ersatzruhe sowie Krankenstand erfassen?

Es steht ein Workflow für die Beantragung und Genehmigung von Urlaub, Behördenwege und Zeitausgleich zur Verfügung. Arztbesuche können in die Erfassungslogik integriert werden. Krankenstand wird durch das Backoffice, z.B. die Personalbuchhaltung, erfasst.

Wie werden Pausenzeiten erfasst?

Pausen können
  • manuell erfasst oder
  • automatisch berücksichtigt
werden. Dabei sind
  • feste Pausenzeiten (von - bis)
  • feste Pausenlängen
  • feste Pausenlängen in Abhängigkeit von der geleisteten Arbeitszeit
möglich. Auch Kombinationen sind möglich.

Ist virtic einfach zu bedienen?

Die Zeiterfassung erfolgt in einem interaktiven Dialog. Mitarbeiter erhalten nur solche Buchungsmöglichkeiten angeboten, die zu ihrer aktuellen Arbeitssituation passen. Die Logik der Buchungsmöglichkeiten wird an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst. Auf diese Weise finden sich Mitarbeiter sofort zurecht, Fehlbuchungen werden nahezu ausgeschlossen.

Kann man mobile und stationäre Zeiterfassung kombinieren?

Die virtic-Zeiterfassung ist serverbasiert, deshalb spielt das Erfassungsgerät (fast) keine Rolle. Mitarbeiter können beispielsweise am Zeiterfassnungs-Terminal ihren Arbeitsbeginn erfassen, im Laufe des Tages am PC ihre Projektzeiten eintragen und anschließend ihren Kundenbesuch über ihr Smartphone erfassen.

Wie kann man die Arbeitszeiten im Homeoffice erfassen?

Mitarbeiter im Homeoffice können ihre Arbeitszeiten über die virtic-App auf ihrem Smartphone oder über einen PC bzw. ein Notebook erfassen. Mehr erfahren Sie hier.

Fragen zu: Zeitkonten

Kann man verschiedene Arbeitszeitmodelle anlegen?

„Es müssen verschiedene Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden können. Derzeit gibt es in unserem Unternehmen sehr viele verschiedene Arbeitszeitmodelle.“
Im virtic-System können beliebig viele Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden. Diese Aufgabe übernimmt der qualifizierte virtic-Kundendienst für Sie.

Wie werden die Arbeitszeitkonten konfiguriert?

„Es wäre gut, wenn bei den Arbeitszeitmodellen Parameter hinterlegt werden, anhand derer die Arbeitszeitmodelle erstellt und angepasst werden können – so muss nicht jedes Arbeitszeitmodell extra programmiert werden“
Alle Arbeitszeitmodelle werden durch Konfiguration hinterlegt und können deshalb angepasst werden.

Wie können die Stundenzettel gestaltet werden?

Unsere bisherigen Stundenzettel enthalten bestimmte Informationen. Können Sie die ih Ihren Stundenzetteln anzeigen?
Die im Kundenmenü und im Mitarbeitermenü angezeigten Stundenzettel werden vom virtic-Kundendienst an die Anforderungen des Kunden angepasst. Beispiele finden Sie hier.

Fragen zu: Zulagen und Zuschläge

Wie werden Erschwerniszulagen erfasst?

Der Auftraggeber legt fest, ob die Auswahl von Zulagen durch den Mitarbeiter und/oder das Backoffice erfolgen soll. Falls der Mitarbeiter die Auswahl vornehmen soll, wird innerhalb des Zeiterfassungsdialogs eine entsprechende Auswahl angeboten.

Wie werden Zulagen erfasst?

Wie erfassen Mitarbeiter ihre Zulagen?
Bei den Zulagen muss unterschieden werden zwischen solchen Zulagen, deren Anspruch sich aus bestimmten Tätigkeiten, bestimmten Arbeitszeiten oder bestimmten Arbeitsorten ableiten lässt und solchen, die sich daraus nicht ableiten lassen.
Erste werden anhand der Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter automatisch ermittelt. In bestimmten Fällen wird hierzu die Erfassungslogik so erweitert, dass bestimmte Tätigkeiten über die Smartphone-App erfasst werden können.
Wenn sich Zulagen nicht automatisch aus den Arbeitszeitbuchungen ableiten lassen, wird in den Zeiterfassungs-Dialog eine Erfassungsmaske für die in Frage kommenden Zulagen eingefügt, damit der Mitarbeiter seine Ansprüche manuell eintragen kann.

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