Infografik: Datenfluss in der virtic Zeitwirtschaft

Datenfluss in der virtic Zeitwirtschaft

Mit der virtic Zeitwirtschaft digitalisieren und automatisieren Sie die Prozesse der Zeiterfassung und Lohnvorbereitung. Viele manuelle Tätigkeiten werden automatisiert und dadurch beschleunigt.

Arbeitsvorbereitung

Baustellenverwaltung

Damit die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf Kostenträger (Baustellen, Aufträge, Projekte etc.) buchen können, müssen diese Kostenträger zuvor angelegt und verwaltet werden. virtic bietet eine komfortable und detaillierte Baustellenverwaltung. Baustellenstammdaten können über die virtic Webservices automatisch aus Ihrer ERP-Software importiert werden.

Disposition

Disponenten nutzen das Dispo-Tool, um den Mitarbeitern Termine zuzuweisen. Per einfachem Drag and Drop werden Baustellen Mitarbeiter zugewiesen oder umgekehrt. Termine können über die virtic Webservices automatisch aus Ihrer ERP-Software importiert werden.

Steuerung der Zeiterfassung

Dialogserver

Dafür, dass auf dem Erfassungsgerät des Mitarbeiters immer die passenden Menüpunkte angezeigt werden, sorgt der Dialogserver: Nach dem Eingang der Arbeitszeitbuchung eines Mitarbeiter ermittelt der Dialogserver automatisch, wie das neue Zeiterfassungsmenü für den Mitarbeiter aussehen muss. Dabei berücksichtigt er die Abteilung und Niederlassung des Mitarbeiters; die Schicht, in der er sich befindet; ob er unterwegs ist, im Hotel, in der Firma oder auf der Baustelle; die aktuelle Uhrzeit und noch viele weitere individuellen Aspekte. Die betrieblichen Abläufe Ihres Unternehmens werden präzise berücksichtigt. Das so dynamisch zusammengestellte Menü wird aufs Smartphone oder andere Erfassungsgeräte geschickt. Der Mitarbeiter bekommt von dem komplexen Ablauf nichts mit, denn zwischen dem Versand einer Arbeitszeitbuchung und dem Erscheinen des neuen Menüs vergeht nicht einmal eine Sekunde.

Verifizierungsdienst

Grundlage der automatisierten Verarbeitung von Zeitstempeln für die Lohnabrechnung und damit die Abrechnungsgerechtigkeit sind fehlerfreie Rohdaten (Zeitstempel und andere erfasste Daten). Der virtic-Verifizierungsdienst führt automatisch einige Plausibilitätsprüfungen durch, etwa die Prüfung, ob der Standort des Smartphones im Moment der Arbeitszeitbuchung zur Adresse passt, auf der sich der Mitarbeiter gerade eingebucht hat. Daneben werden Prüfungen auf überlange Schichten und Reisen und auf unlogische Abfolgen von Buchungen durchgeführt. Zeitstempel, die unplausibel sind, werden markiert. Hierdurch wird die manuelle Prüfung erheblich erleichtert.

Mobile und stationäre Zeiterfassung

Smartphone

Mitarbeiter verwenden ihre Smartphones, um Arbeitszeiten zu erfassen. Der Buchungsdialog wird über Apps hergestellt. Für Android-Smartphones steht eine App im Play Store bereit, auf iPhones wird eine Web-App verwendet, die im Browser läuft.

PC und Notebook

Mitarbeiter können ihre Arbeitsplatz-PCs oder ihre Notebooks verwenden, um Arbeitszeiten zu erfassen. Der Buchungsdialog wird über eine Web-App hergestellt, die im Browser des PC bzw. Notebook läuft.

Terminal

An stationären Arbeitsorten wie Büros, Lager- und Fertigungsbereiche, Bauhöfe oder längerdauernden Baustellen können Terminals installiert werden, an denen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen.

Stundenerfassung

Wenn es nicht möglich ist, die Arbeitszeiten live zu erfassen, können die Arbeitszeiten am PC in einer Kalenderoberfläche nacherfasst werden.

Externe Zeiterfassung

Stempelzeiten aus fremden Zeiterfassungssystemen können über die virtic Webservices importiert werden. Es ist zu beachten, dass der virtic-Verifizierungsdienst auf diese importierten Daten nicht angewendet werden kann.

Prüfung der Zeitstempel

Prüfung und Freigabe

Vorgesetzte oder Projektleiter prüfen die Zeiten, die die Mitarbeiter gebucht haben. Das System unterstützt sie dabei, indem es unplausible Zeitstempel markiert. Der Vorgesetzte bzw. Projektleiter gibt die Zeiten frei oder er fügt Kommentare ein, die von der Lohnbuchhaltung umgesetzt werden. So wird das 4-Augen-Prinzip gewahrt.

Korrektur

Nachdem die Zeitstempel von Vorgesetzten oder Projektleitern geprüft wurden, werden möglicherweise Korrekturen erforderlich. Dort, wo Zeiten nicht freigegeben, sondern Kommentare (Änderungshinweise) eingefügt wurden, nimmt eine hierzu berechtigte Person (z.B. die Lohnbuchhaltung) die erforderliche Korrektur der Zeiten vor.

Abwesenheiten

Urlaubsantrag

Mitarbeiter können über ihr Smartphone und in ihrem Mitarbeitermenü Abwesenheiten (z.B. Urlaub) beantragen. Der Antrag durchläuft einen Workflow, bei dem alle relevanten Personen ihre Freigabe erteilen müssen.

Fehlzeiten

Urlaubstage werden aus den Urlaubsanträgen übernommen oder manuell vom Backoffice ins virtic-System eingetragen. Andere Abwesenheitszeiten werden manuell eingetragen; dabei können nach Kundenwunsch beliebige Fehlzeiten unterschieden werden, z.B. Urlaub, Sonderurlaub (nach Gründen unterschieden), Arbeitszeitausgleich, Krankheit, Fortbildung (intern/extern). Auch Kurzarbeit und Saison-Kurzarbeit werden vom Backoffice erfasst. Saison-Kurzarbeit kann auf Wunsch alternativ vom Mitarbeiter über sein Smartphone erfasst werden.

Wenn Fehlzeiten nicht in virtic, sondern in der Lohnsoftware erfasst werden sollen, können diese Daten nach virtic importiert werden, damit sie in den Buchungsläufen berücksichtigt und im virtic-Stundenzettel ausgegeben werden können.

Abschlüsse und Auswertungen

Abschluss

Aus den Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter werden automatisch vollständige Stundenzettel, Buchungen für die Zeitkonten und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt. Bei dieser Verarbeitung werden die Regelwerke Ihres Unternehmens vollständig umgesetzt. virtic setzt auch die betrieblichen Regelungen zur Abrechnung von Auswärtstätigkeiten vollständig um.

Berichte und Auswertungen

virtic stellt eine Vielzahl unterschiedlicher Reports zur Verfügung. Neben Stundenzettel, Zeitkonto-Bericht, Reisekostenabrechnung und kostenträgerbezogenen Auswertungen, die für jeden Kunden individuell konfiguriert werden, stehen viele weitere Reports für Controlling und Analyse zur Verfügung.

Schnittstellen

ERP-System

Die aufbereiteten Daten werden als kostenstellenbezogene Zeiten für die ERP-Software bereitgestellt. Für die Übernahme der Zeiten werden in der Regel die virtic-Webservices verwendet. Falls die Fremdsoftware Webservices nicht nutzen kann, stellt virtic Exportdateien im erforderlichen Format zur Verfügung.

Lohnsoftware

Die aufbereiteten Daten werden als Buchungssätze für die Lohnsoftware zur Verfügung gestellt. Für die Übernahme der Buchungssätze werden in der Regel die virtic-Webservices verwendet. Falls die Lohnsoftware Webservices nicht nutzen kann, stellt virtic Exportdateien im erforderlichen Format zur Verfügung. Lohnbuchungssätze werden in der Regel monatlich übergeben, oft kostenträgergenau zur Übergabe der in der Lohnabrechnung ermittelten Ist-Kosten an die Kostenrechnung, wobei die im Laufe des Monats übernommenen kalkulatorischen Projektkosten ersetzt werden.

Zeitstempel

Unverarbeitete Zeitstempel können sofort ausgeleitet werden, damit Fremdsoftware diese Daten unverzüglich nutzen kann.

Stammdaten und Termine

Stammdaten der Baustellen (bzw. Projekte, Aufträge etc.), Mitarbeiter, Ihrer Organisationseinheiten können über die virtic-Webservices nach virtic importiert werden. Auch Termine lassen sich so übergeben. Sie können unverarbeitet verwendet oder in der Disposition nachgepflegt werden.