Digitale Zeiterfassung einfach & flexibel

Digitale Zeiterfassung:
Alle Zeiten flexibel festhalten

schnelle Einrichtung
flexible Anpassung an Betriebsabläufe
persönliches Onboarding & Einrichtung
für jeden Arbeitsort und jede Branche

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Die digitale Zeiterfassung, die sich unkompliziert in Ihren Betrieb integriert

Bei uns stehen Ihre individuellen Anforderungen im Mittelpunkt. Unsere Zeiterfassungslösung bietet nicht nur maximale Flexibilität, sondern auch persönlichen Service. Mit maßgeschneiderter Anpassung, einem kompetenten Onboarding-Team und einem jederzeit erreichbaren Support sind wir der verlässliche Partner an Ihrer Seite.

Flexible Anpassung an Betriebsabläufe: Jedes Unternehmen ist einzigartig – deshalb passt sich unsere Zeiterfassungssoftware präzise Ihren Vorgaben an. Ob Vergütungsregeln oder Reisekostenabrechnungen, Ihre digitale Zeiterfassung wird flexibel auf Ihre betrieblichen Anforderungen zugeschnitten.
Persönliches Onboarding & Einrichtung: Unser virtic-Kundendienst unterstützt Sie bei jedem Schritt. Von der Einrichtung Ihres Accounts bis zur Implementierung Ihrer betrieblichen Vorgaben – bei uns profitieren Sie von einer individuellen und persönlichen Betreuung.
Jederzeit für Sie erreichbar: Unser Kundenservice steht Ihnen zuverlässig zur Seite. Egal ob Fragen, Anpassungswünsche oder technische Unterstützung – wir sind immer für Sie da, damit Sie Ihre Arbeitsprozesse reibungsloser gestalten können.

Digitale Zeiterfassung für jeden Arbeitsort

Connecting...

Abfahrt zur Baustelle

Ende Störungseinsatz

Abfahrt zum Kunden

Heimfahrt vom Kunden

Gehen

Kommen

Arbeitsbeginn

Abfahrt zur Baustelle

Bereitschaftseinsatz

Beginn Kunde

Abfahrt zum Kunden

Arbeitsbeginn Baustelle

Rückfahrt zur Firma

Ankunft Baustelle

weiter zur Baustelle

Abfahrt zur Baustelle

Ankunft zuhause

Arbeitsbeginn Firma

Ankunft Hotel

weiter zum Hotel

Abfahrt zur Baustelle

Ankunft Baustelle

Störungseinsatz

Abfahrt zur Baustelle

Ende Störungseinsatz

Ankunft Baustelle

Arbeitsbeginn Praxis

Abfahrt zur Baustelle

weiter zur Baustelle

Bereitschaftseinsatz

Ankunft Baustelle

Abfahrt zum Kunden

Beginn Kunde

Arbeitsbeginn

Notdiensteinsatz

Ankunft Baustelle

Ankunft Hotel

Arbeitsbeginn Baustelle

Arbeitsbeginn

Störungseinsatz

Arbeitsbeginn

Gehen

Abfahrt vom Hotel

Weiterarbeiten

weiter zur Firma

Kommen

Abfahrt zur Baustelle

Arbeitsbeginn

Arbeitsbeginn Baustelle

Gehen

Abfahrt zur Baustelle

Arbeitsbeginn

Arbeitsbeginn Werkstatt

Ankunft Baustelle

Abfahrt zur Baustelle

weiter zur Baustelle

Arbeitsbeginn

Ankunft Baustelle

Rückfahrt zur Firma

Abfahrt zum Kunden

Gehen

Abfahrt zur Baustelle

Ankunft Baustelle

Beginn Kunde

Ende Störungseinsatz

Abfahrt zur Baustelle

weiter zur Baustelle

Ankunft Hotel

weiter zum Hotel

Weiterarbeiten

Arbeitsbeginn

Abfahrt zur Baustelle

Beginn Kunde

Abfahrt zum Kunden

Beginn Kunde

Arbeitsbeginn Werkstatt

Beginn Kunde

Arbeitsbeginn Baustelle

Ende Bereitschaft

Beginn Kunde

Abfahrt zur Baustelle

Abfahrt zum Kunden

Beginn Kunde

Ankunft Baustelle

Arbeitsbeginn

weiter zur Baustelle

Ende Bereitschaft

Kommen

Abfahrt zur Baustelle

Ende Bereitschaft

Abfahrt zur Baustelle

Abfahrt zum Kunden

Arbeitsbeginn Praxis

Merkmale der webbasierten Zeiterfassung

schnell, einfach und sicher

Schnell: Die Zeiterfassung ist mit den virtic-Apps in wenigen Sekunden erledigt.

Einfach: Die Zeiterfassung ist selbsterklärend:

Smartphone: Mitarbeiter sind in der App persönlich angemeldet und stempeln in ihrem persönlichen Erfassungsdialog. ➔ vLinc21
Terminal: Mitarbeiter melden sich per NFC-Tag am Terminal an und stempeln in ihrem persönlichen Erfassungsdialog. ➔ Zeiterfassungsterminal
PC: Mitarbeiter stempeln in ihrem persönlichen Erfassungsdialog im Browser.
Kolonnen: Teamleiter oder Kolonnenführer stempeln ihre eigenen Zeiten; diese Zeiten werden auf Teammitglieder kopiert. Alternativ stempeln die Teammitglieder in der App des Kolonnenführers. ➔ Kolonnen-Zeiterfassung

Sicher: Bei der Zeiterfassung müssen die Mitarbeiter mit ihren persönlichen Zugangsdaten angemeldet sein (Ausnahme: Erfassung durch Kolonnenführer) oder sich mit dem NFC-Tag anmelden. Die Stempelzeit wird auf dem virtic-Server protokolliert und ist dadurch manipulationssicher. Änderungen bei der Prüfung durch Vorgesetzte werden aufgezeichnet.

individuell und interaktiv

Individuell: Jeder Mitarbeiter findet sich in seiner Zeiterfassung sofort zurecht, weil sie auf seine Abläufe angepasst ist.

Beispiele:

Beschäftigte in der Verwaltung erfassen nur Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend. Falls sie auch im Homeoffice arbeiten, finden sie auch Arbeitsbeginn Homeoffice, Pause Homeoffice und Feierabend Homeoffice.
Kundendienstmonteure können die Arbeitszeiten bei ihren Kunden erfassen, die Fahrzeiten zu und von den Kunden und ggf. Arbeitszeiten in der Firma, z.B. in der Werkstatt oder im Lager.
Arbeiter und Techniker auf Baustellen finden Buchungsmöglichkeiten für die Fahrten, die Arbeiten auf den Baustellen, die Übernachtungen in Hotel oder Pension.

Diese Beispiele werden vom virtic-Kundendienst ganz individuell an die Abläufe des Unternehmens angepasst.

Interaktiv: Die Erfassung erfolgt im Dialog mit dem Server; die Mitarbeiter werden durch ihre Erfassung geführt. So ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter nur plausible Angaben machen können, dass es keine Erfassungslücken und keine Doppelerfassungen gibt.

live

Die Zeiterfassung erfolgt immer live: die Zeitstempel werden sofort auf die Server übertragen. Das hat eine Reihe von Vorteilen:

die Stempelzeit wird vom Server gesetzt und ist dadurch vor Manipulationen geschützt,
Vorgesetzte und Disponenten kennen die aktuellen Arbeitssituationen der Kollegen,
die Zeiten können sofort von den Zeitwirtschaftsprozessen verarbeitet werden,
Datenverlust, z.B. durch den Verlust das Smartphones, ist ausgeschlossen.

geolokalisiert

Optional können die Standortdaten des Smartphones verwendet werden: Im Moment der Arbeitszeitbuchung wird der Standort bestimmt und zum Datensatz des Zeitstempels hinzugefügt. Das System kann dann automatisch den Standort des Smartphones im Moment der Buchung mit der Adresse des angegebenen Arbeitsorts vergleichen. Bei signifikater Abweichung wird der Zeitstempel markiert, damit der Sachverhalt geprüft werden kann. Vorteile:

Versehentliche Buchungen auf den falschen Arbeitsort (z.B. falsche Baustelle) werden erkannt und können korrigiert werden.
Mutwillige Buchungen vom unzutreffenden Standort werden unterbunden.

Datenschutz: Mitarbeiter bleiben Herr ihrer Daten: sie können diese Option jederzeit deaktivieren. Standortdaten werden ausschließlich durch die Arbeitszeitbuchung, also den Mitarbeiter selbst, versendet. Weitere Hinweise: Häufige Fragen von Betriebsräten

eingebettet und automatisiert

Eingebettet: Die webbasierte Zeiterfassung kann in den Zeitwirtschaftsprozess und die damit verbundenen IT-Systeme eingebunden werden: Termine und Stammdaten werden aus ERP-Systemen übernommen, Zeiten und Buchungssätze werden an die Lohnsoftware und die Kostenrechnung übermittelt. ➔ Schnittstellen

Automatisiert: Die erfassten Zeiten werden automatisiert zu Buchungssätzen verarbeitet. Hierzu werden die betrieblichen Regeln Ihres Unternehmens für Arbeitszeiten, Arbeitszeitkonten und für die Abrechnung von Auswärtstätigkeiten vom virtic-Kundendienst in Ihrem Account hinterlegt. ➔ Lohnabrechnung

30 Tage kostenlos testen

So funktioniert’s: Das kann die digitale Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung mit virtic ist intuitiv und effizient. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten bequem per Smartphone, Tablet, Terminal oder PC – schnell, sicher und überall. Automatische Prüfungen gewährleisten korrekte Eingaben, während Urlaubstage direkt mobil beantragt werden können. Dank Geolokalisierung erhalten Sie transparente Informationen, die Vertrauen und Übersicht fördern. Alle Daten sind in Echtzeit verfügbar und können nahtlos in bestehende Systeme integriert werden. Unsere Software passt sich präzise Ihren individuellen Unternehmensanforderungen an und unterstützt Sie dabei, Zeit- und Kostenpläne einzuhalten.

Darauf können Sie zählen:

Schnell, einfach & sicher Zeiten festhalten
Automatische Überprüfung der eingetragenen Zeiten
Mobile Urlaubsbeantragung, wann und wo Sie möchten
Geolokalisierung erfasster Daten für mehr Transparenz
Auf allen Geräten verfügbar, vom Smartphone bis zum Terminal
Genaueste Anpassung an Ihre betrieblichen Vorgaben

Smarte Funktionen für Ihre digitale Zeiterfassung

Testen Sie selbst, wie einfach und effizient digitale Zeiterfassung sein kann! Mit den cleveren Tools von virtic optimieren Sie Ihre Abläufe, sparen Zeit und gewinnen Klarheit – jederzeit und überall.

Automatische Datenübertragung in Echtzeit

Erfassen Sie Arbeitszeiten, die sofort zentral verfügbar sind. Keine Verzögerungen, keine Datenverluste – Ihre Projekte bleiben immer im Fluss.

Individuelle Benutzerrollen und Zugriffsrechte

Legen Sie fest, wer welche Daten einsehen und bearbeiten kann. So behalten Sie die Kontrolle und schützen sensible Informationen.

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

virtic verbindet sich reibungslos mit ERP- und Lohnabrechnungsprogrammen. Einfache Schnittstellen ermöglichen einen automatisierten Datenaustausch ohne Umwege.

Benutzerfreundliche Bedienung

Intuitive Oberflächen und klar strukturierte Funktionen machen die digitale Zeiterfassung kinderleicht – für Büro, Baustelle und unterwegs.

Kundenbewertungen

„Wir sind eine Baufirma mit 45 Mitarbeitern und nutzen die Zeiterfassung seit November 2022. Innerhalb von 2 Monaten war die Testphase abgeschlossen, sodass wir ab Januar 2023 ohne große Mühen die App nutzen konnten.”

- Martin Berenbold

„Wir haben virtic in unseren 10 Augenzentren eingeführt und sind sehr zufrieden. Virtic hat die Einrichtung komplett übernommen, super Schulungen durchgeführt und bietet bei allen Fragen und Problemen einen TOP Service.”

- Marc Driesen

„Wir nutzen virtic seit 2018 und können die Software und den super Support uneingeschränkt weiterempfehlen. Alle Anpassungen werden passgenau umgesetzt, Änderungen sind in kürzester Zeit erledigt. Die Schnittstellen funktionieren einwandfrei. 5 Sterne plus!”

- Kathrin Möller

„Nicht nur, dass das System unsere Buchhaltung sehr entlastet - auch der Support steht immer mit Rat und Tat zur Seite. Wir haben die Umsetzung der Digitalisierung mit der Firma virtic nie bereut.”

- SasDa

„Dank virtic haben wir nun eine Software, die uns im Lohnbüro viel Arbeit abnimmt. Ob bei der Berechnung der Fahrtkosten, Spesen oder der Lohnabrechnung. Daher empfehlen wir virtic gern weiter.”

- Jacqueline Reichert

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Zeiterfassung

Wie werden die Zeitstempel in der digitalen Zeiterfassung geprüft?

Die Zeitstempel werden mit GPS-Daten und automatischen Prüfmechanismen abgesichert. Zusätzlich kann die Verwaltung die erfassten Zeiten nachträglich überprüfen. Das verhindert Manipulationen und stellt sicher, dass die Arbeitszeiten korrekt und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Wie unterstützt die digitale Zeiterfassung das Controlling von Projekten und Bauvorhaben?

virtic liefert Echtzeitdaten zu Arbeitszeiten und Fortschritten, die direkt Projekten zugeordnet werden. Bauleiter erhalten so einen tagesaktuellen Überblick, können Kosten präziser planen und frühzeitig auf Abweichungen reagieren – für ein effizientes Projektmanagement.

Welche Schnittstellen zwischen virtic und anderer Software sind möglich?

virtic lässt sich problemlos mit Systemen wie SAP, DATEV und anderen ERP- oder Lohnabrechnungsprogrammen verbinden. Diese Schnittstellen sorgen für einen automatisierten Datenaustausch, wodurch Arbeitszeiten, Löhne und relevante Informationen direkt weiterverarbeitet werden können.

Wie werden Urlaubszeiten verwaltet?

Urlaubsanträge lassen sich bequem über die virtic-App einreichen. Nach der Genehmigung werden die Daten automatisch im System aktualisiert, sodass Mitarbeiter und Verwaltung den aktuellen Urlaubsstatus jederzeit einsehen können.

Wie können Auswärtstätigkeiten von Handwerkern erfasst werden?

Handwerker erfassen ihre Arbeitszeiten und Einsatzorte direkt in der mobilen App zur digitalen Zeiterfassung. Dabei werden die Daten mithilfe von GPS punktgenau zugeordnet, sodass die Dokumentation einfach und transparent bleibt und alle relevanten rechtlichen Absicherungen eingehalten werden können.