Zeiterfassung

Question 1

schnell, einfach und sicher

Answer

Schnell: Die Zeiterfassung ist mit den virtic-Apps in wenigen Sekunden erledigt.

Einfach: Die Zeiterfassung ist selbsterklärend:

Smartphone: Mitarbeiter sind in der App persönlich angemeldet und stempeln in ihrem persönlichen Erfassungsdialog. ➔ vLinc21
Terminal: Mitarbeiter melden sich per NFC-Tag am Terminal an und stempeln in ihrem persönlichen Erfassungsdialog. ➔ Zeiterfassungsterminal
PC: Mitarbeiter stempeln in ihrem persönlichen Erfassungsdialog im Browser.
Kolonnen: Teamleiter oder Kolonnenführer stempeln ihre eigenen Zeiten; diese Zeiten werden auf Teammitglieder kopiert. Alternativ stempeln die Teammitglieder in der App des Kolonnenführers. ➔ Kolonnen-Zeiterfassung

Sicher: Bei der Zeiterfassung müssen die Mitarbeiter mit ihren persönlichen Zugangsdaten angemeldet sein (Ausnahme: Erfassung durch Kolonnenführer) oder sich mit dem NFC-Tag anmelden. Die Stempelzeit wird auf dem virtic-Server protokolliert und ist dadurch manipulationssicher. Änderungen bei der Prüfung durch Vorgesetzte werden aufgezeichnet.

Question 2

individuell und interaktiv

Answer

Individuell: Jeder Mitarbeiter findet sich in seiner Zeiterfassung sofort zurecht, weil sie auf seine Abläufe angepasst ist.

Beispiele:

Beschäftigte in der Verwaltung erfassen nur Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend. Falls sie auch im Homeoffice arbeiten, finden sie auch Arbeitsbeginn Homeoffice, Pause Homeoffice und Feierabend Homeoffice.
Kundendienstmonteure können die Arbeitszeiten bei ihren Kunden erfassen, die Fahrzeiten zu und von den Kunden und ggf. Arbeitszeiten in der Firma, z.B. in der Werkstatt oder im Lager.
Arbeiter und Techniker auf Baustellen finden Buchungsmöglichkeiten für die Fahrten, die Arbeiten auf den Baustellen, die Übernachtungen in Hotel oder Pension.

Diese Beispiele werden vom virtic-Kundendienst ganz individuell an die Abläufe des Unternehmens angepasst.

Interaktiv: Die Erfassung erfolgt im Dialog mit dem Server; die Mitarbeiter werden durch ihre Erfassung geführt. So ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter nur plausible Angaben machen können, dass es keine Erfassungslücken und keine Doppelerfassungen gibt.

Question 3

live

Answer

Die Zeiterfassung erfolgt immer live: die Zeitstempel werden sofort auf die Server übertragen. Das hat eine Reihe von Vorteilen:

die Stempelzeit wird vom Server gesetzt und ist dadurch vor Manipulationen geschützt,
Vorgesetzte und Disponenten kennen die aktuellen Arbeitssituationen der Kollegen,
die Zeiten können sofort von den Zeitwirtschaftsprozessen verarbeitet werden,
Datenverlust, z.B. durch den Verlust das Smartphones, ist ausgeschlossen.

Question 4

geolokalisiert

Answer

Optional können die Standortdaten des Smartphones verwendet werden: Im Moment der Arbeitszeitbuchung wird der Standort bestimmt und zum Datensatz des Zeitstempels hinzugefügt. Das System kann dann automatisch den Standort des Smartphones im Moment der Buchung mit der Adresse des angegebenen Arbeitsorts vergleichen. Bei signifikater Abweichung wird der Zeitstempel markiert, damit der Sachverhalt geprüft werden kann. Vorteile:

Versehentliche Buchungen auf den falschen Arbeitsort (z.B. falsche Baustelle) werden erkannt und können korrigiert werden.
Mutwillige Buchungen vom unzutreffenden Standort werden unterbunden.

Datenschutz: Mitarbeiter bleiben Herr ihrer Daten: sie können diese Option jederzeit deaktivieren. Standortdaten werden ausschließlich durch die Arbeitszeitbuchung, also den Mitarbeiter selbst, versendet. Weitere Hinweise: Häufige Fragen von Betriebsräten

Question 5

eingebettet und automatisiert

Answer

Eingebettet: Die webbasierte Zeiterfassung kann in den Zeitwirtschaftsprozess und die damit verbundenen IT-Systeme eingebunden werden: Termine und Stammdaten werden aus ERP-Systemen übernommen, Zeiten und Buchungssätze werden an die Lohnsoftware und die Kostenrechnung übermittelt. ➔ Schnittstellen

Automatisiert: Die erfassten Zeiten werden automatisiert zu Buchungssätzen verarbeitet. Hierzu werden die betrieblichen Regeln Ihres Unternehmens für Arbeitszeiten, Arbeitszeitkonten und für die Abrechnung von Auswärtstätigkeiten vom virtic-Kundendienst in Ihrem Account hinterlegt. ➔ Lohnabrechnung

Question 6

Warum sollte mein Unternehmen Arbeitszeiten erfassen?

Answer

Wenn Unternehmen die Arbeitszeiten der Beschäftigten erfassen, dient dies mehreren Zwecken:

Dokumentation der Arbeitszeit gemäß Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz und Arbeitsschutzgesetz.
Gesundheitsschutz: Die Regeln für Ruhezeiten, die sich aus dem Arbeitszeitgesetz und dem Arbeitsschutzgesetz ergeben, dienen dem Schutz der Gesundheit der Beschäftigten.

In vielen Unternehmen sind betriebswirtschaftliche Erwägungen bei der Entscheidung für eine Zeiterfassung wichtig:

Kostenrechnung und Projektsteuerung: Die digitale Arbeitszeiterfassung erlaubt eine tagesaktuelle Bewertung von Projektfortschritten und ist eine wichtige Grundlage für ein effektives Projektcontrolling.
Optimierung in der Entgeltabrechnung: Die digitale Arbeitszeiterfassung ist die Grundlage für eine automatisierte Abrechnung von Löhnen, Gehältern und Auswärtstätigkeiten (Auslösung, Spesen, Fahrtkosten etc.)

Question 7

Gibt es eine Pflicht zur Zeiterfassung?

Answer

Die Pflicht zur Zeiterfassung ergibt sich aus mehreren Rechtsgrundlagen. Das Arbeitszeitgesetz und das Mindestlohngesetz fordern Arbeitszeiterfassung unter bestimmten Voraussetzungen bzw. für bestimmte Branchen.

Arbeitszeitgesetz, § 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise

(2) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Mindestlohngesetz, §17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten

(1) Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen [?] beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

Darüber hinaus hat das Bundesarbeitsgericht aus dem Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 und dem Arbeitsschutzgesetz die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung abgeleitet: Aus §3 Abs. 2 Nr.1 Arbeitsschutzgesetz

(1) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dabei hat er eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten anzustreben.
(2) Zur Planung und Durchführung der Maßnahmen nach Absatz 1 hat der Arbeitgeber unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten
1. für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen sowie
2. Vorkehrungen zu treffen, daß die Maßnahmen erforderlichenfalls bei allen Tätigkeiten und eingebunden in die betrieblichen Führungsstrukturen beachtet werden und die Beschäftigten ihren Mitwirkungspflichten nachkommen können.

und dem EuGH-Urteil

Um die nützliche Wirkung der von der Arbeitszeitrichtlinie und der Charta verliehenen Rechte zu gewährleisten, müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

ergibt sich die Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten zum Zwecke des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten. Der erste Leitsatz des Urteils lautet:

1. Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, für die der Gesetzgeber nicht auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG (juris: EGRL 88/2003) eine von den Vorgaben in Art. 3, 5 und 6 Buchst. b dieser Richtlinie abweichende Regelung getroffen hat.

Fazit

Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz haben Vorgaben für die Zeiterfassung bei Überstunden und für bestimmte Branchen gemacht. Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts ist Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen verpflichtend geworden. Das kann erst durch ein davon abweichendes Gesetz geändert werden. Das ist aber derzeit nicht absehbar. Das für das Frühjahr 2024 angekündigte Gesetz ist bislang nicht im Gesetzgebungsverfahren, und es ist kaum zu erwarten, dass in der laufenden Legislatur noch eine Verabschiedung erfolgt.

Weiterführende Links

BMAS: Dokumentationspflicht

IHK-Merkblatt: Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz

Jörn-Philipp Klimburg: Arbeitszeitgesetz – Wie Sie Bußgelder vermeiden

Question 8

Was passiert, wenn ich keine Arbeitszeiten erfasse?

Answer

Derzeit sind das Arbeitszeitgesetz, das Mindestlohngesetz, das Arbeitnehmer-Entsendegesetz und das Arbeitsschutzgesetz Rechtsgrundlagen für die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung.

Der Bußgeldkatalog sieht ein Bußgeld vor, wenn gegen die Aufzeichnungspflicht gemäß §22 Arbeitszeitgesetz verstoßen wird. Das Bußgeld beträgt 1.600 EUR je Arbeitnehmer*in.

Question 9

Wie ist der aktuelle Stand beim neuen Arbeitszeitgesetz?

Answer

Das Bundesarbeitsgericht hat Ende 2022 geurteilt, dass sich aus dem Urteil des EuGH vom Mai 2019 und dem Arbeitsschutzgesetz die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ableitet, solange der Gesetzgeber keine neue Regelung schafft.

Diese neue Regelung, eine Novellierung des Arbeitszeitgesetzes, war für das Frühjahr 2024 angekündigt, zeichnet sich aber derzeit (Stand 22.05.24) nicht ab. Bislang wurde im Frühjahr 2023 nur ein Referentenentwurf bekannt, der zwar eine allgemeine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung vorsah, aber auch viele Ausnahme- und Übergangsregelungen, vor allem für kleine Unternehmen enthielt.

Ein wesentlicher Grund für die Verzögerung der Novellierung dürften die unterschiedlichen Vorstellungen der Koalitionspartner darüber sein, ob mit ihr auch eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten verbunden sein soll. Insbesondere die FDP strebt eine Veränderung der Gesetzgebung an: weg von der täglichen Höchstarbeitszeit hin zu einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit.

Am 14. März 2024 fand im Bundestag eine Aussprache zum Thema „Flexibilisierung der Arbeitszeit” statt. Hier sind einige Debattenbeiträge eingebettet oder verlinkt:

Beate Müller-Gemmeke (B90/Grüne)

anklicken, um Youtube zu laden

Jan Dieren (SPD)

anklicken, um Youtube zu laden

Video mit allen Beiträgen

Das Video mit allen Debattenbeiträgen können Sie hier ansehen:

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