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Das FAQ mit allen wichtigen Fragen

  • Im virtic-System können beliebig viele Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden. Diese Aufgabe übernimmt der qualifizierte virtic-Kundendienst für Sie.
  • Alle Arbeitszeitmodelle werden im virtic-System durch Konfiguration hinterlegt und können deshalb angepasst werden.
  • Der Wechsel zwischen Sommer- und Winter-Arbeitszeitregelungen wird im virtic-System für Bauunternehmen regelmäßig vorgenommen. Arbeitszeitregelungen können mitarbeiterindividuell hinterlegt werden.
    Pausen können manuell erfasst oder automatisiert abgezogen werden.
  • Die Feiertagsregelungen an wechselnden Arbeitsorten (z.B. Baustellen) werden bei der automatisierten Abrechnung im virtic-System standardmäßig berücksichtigt (Territorialprinzip). Falls erforderlich, können auch andere Regelungen durch den virtic Kundendienst konfiguriert werden.
    Ergänzende Informationen: Landesinstitut für Arbeitsgestaltung NRW
  • Während des Monats können Minderstunden an einem Tag mit Mehrstunden an einem anderen Tag verrechnet werden. Falls sich am Monatsende Minderstunden ergeben, können diese ggf. vom virtic-Arbeitszeitkonto abgebucht werden.
  • Individuelle Arbeitszeitmodelle können im virtic-System auf Abteilungs-, Niederlassungs-, Gruppen- oder Mitarbeiter-Ebene definiert und zeitlich zugeordnet werden.
  • Jeder Baustelle kann im virtic-System eine Entfernungszone zugeordnet werden. Die Auslösung wird dann anhand der hinterlegten Entfernungszone ermittelt. Auslösungen werden mitarbeiterindividuell zugewiesen. Auslösungen werden nur für den Besuch der Baustelle berechnet, nicht aber für Arbeiten am Firmensitz. Die Zuordnung einer Entfernungszone zu einer Baustelle kann jederzeit geändert werden. Rückwirkende Änderungen über die Periodengrenze hinaus sind möglich, aber mit dem virtic Kundendienst abzustimmen.
  • Reisezeiten werden im Rahmen der Arbeitszeiterfassung erfasst. Dabei genügen einfache Buchungen wie „Abfahrt zur Baustelle“, „Heimfahrt zur Firma“, „Abfahrt zum Hotel“, um vollständige Reisezeiten und Reisekostenabrechnungen zu erstellen.
  • Die Arbeitszeitbuchungen des Mitarbeiters mit der Auswahl der besuchten Baustelle genügen, um Aufwandsentschädigungen zu berechnen.
  • Bei den Zulagen muss unterschieden werden zwischen solchen Zulagen, deren Anspruch sich aus bestimmten Tätigkeiten, bestimmten Arbeitszeiten oder bestimmten Arbeitsorten ableiten lässt und solchen, die sich daraus nicht ableiten lassen. Erste werden anhand der Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter automatisch ermittelt. In bestimmten Fällen wird hierzu die Erfassungslogik so erweitert, dass bestimmte Tätigkeiten über die Smartphone-App erfasst werden können. Wenn sich Zulagen nicht automatisch aus den Arbeitszeitbuchungen ableiten lassen, wird in den Zeiterfassungs-Dialog eine Erfassungsmaske für die in Frage kommenden Zulagen eingefügt, damit der Mitarbeiter seine Ansprüche manuell eintragen kann.
  • Wenn Mitarbeiter auf Baustellen buchen sollen, erhalten sie zur Auswahl eine auf sie zugeschnittene Liste, in der eine Reihe von Filtern berücksichtigt werden, um die Länge der Liste zu vermindern. Beispielsweise können die Abteilungs- oder Niederlassungszugehörigkeit des Mitarbeiters oder seine Termine berücksichtigt werden.
    Springer hingegen sollen grundsätzlich auf alle Baustellen buchen können, deshalb werden für sie andere Filter angewendet oder die Filter vollständig deaktiviert.
  • Disponenten müssen die Abwesenheiten der Mitarbeiter sehen können.
    In der Disposition werden Abwesenheiten im Kalender farblich hervorgehoben. Je nach Berechtigungskonzept bzw. Sichtberechtigung kann der Fehlzeitenkalender mit oder ohne Angabe der Abwesenheitsgründe in der Disposition eingeblendet werden.
  • Qualifikationen können in der virtic Mitarbeiterverwaltung ergänzt werden. Diese Qualifikationen können in der Disposition sichtbar gemacht werden, damit Disponenten den offenen Terminen geeignete Mitarbeiter zuordnen können.
  • Stammdaten (wie Kostenträger und Kostenstellen) können mittels der virtic-Webservices automatisiert oder manuell angestoßen an virtic übergeben werden. Kostenträger werden im Erfassungsdialog den betreffenden Mitarbeitern zur Bebuchung angeboten. Bei der automatisierten Auswertung werden die erfassten und ggf. automatisch aufbereiteten Zeiten den betreffenden Kostenstellen zugebucht.
  • Bei der Erfassung der Arbeitszeiten mit der virtic-Zeiterfassung können Kostenstellen und Kostenträger bebucht werden. Je nach Anwendungsfall
    • können Kostenträger und Kostenstelle dem Mitarbeiter fest zugeordnet sein
    • können die Mitarbeiter bei der Buchung den betreffenden Auftrag, die betreffende Kostenstelle bzw. Baustelle manuell auswählen oder als Zahl eingeben.
    Zur Vereinfachung der Erfassung sollte eine Abstimmung erfolgen, in welchen Situationen Kostenstellen und Kostenträger manuell erfasst werden müssen oder stattdessen aus dem Buchungszusammenhang automatisiert abgeleitet werden können.
  • Die verschiedenen Tätigkeitsschlüssel werden benannt, also z.B. „Montage“. Bei der Zeiterfassung mit der virtic-App kann der Mitarbeiter die entsprechende Tätigkeit dann manuell ausgewählen; für diese Tätigkeit ist ein Schlüssel hinterlegt, der ausgeleitet werden kann. Anstelle des Schlüssels erfasst der Mitarbeiter also die Tätigkeit, z.B. „Montage“. Dies erleichert die Erfassung für den Mitarbeiter.
  • Der virtic-Kundendienst konfiguriert die Abrechnungsregeln, zu denen auch betriebliche Arbeitszeit- und Mehrarbeitsregelungen gehören. Die genannten Regeln für Zuschläge werden im Rahmen des Monatsabschlusses automatisiert angewendet. Die Ergebnisse werden als Lohnbuchungssätze im Format des Lohnprogramms ausgeleitet.
  • Ausfallzeiten, wie Krankheit, Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Betriebsunfall, Feiertag, Schlechtwetter… müssen als Soll-Zeit ins Lohnprogramm übergeben werden. Beim Tarif Metall mit 7,7 Stunden pro Tag und beim Tarif Bau mit der tatsächlichen Soll-Zeit. Abwesenheitszeiten werden fachlich korrekt im Format des Lohnprogramms ausgeleitet.
  • Überstunden/Mehrarbeit sollen grundsätzlich erst nach Ablauf der tariflichen Frist zur Auszahlung gelangen. Alternativ soll der Vorgesetzte eingeben können, dass eine unmittelbare Auszahlung erfolgt.
    Auszahlungsregeln werden nach Maßgabe des Auftraggebers konfiguriert. Hinterlegte Auszahlungsregeln können durch manuellen Eingriff übersteuert werden, so dass durch Vorgesetzte Auszahlungen ausgelöst werden können.
  • Die im Kundenmenü und im Mitarbeitermenü angezeigten Stundenzettel werden vom virtic-Kundendienst an die Anforderungen des Kunden angepasst. Beispiele finden Sie hier.
  • Das Einrichten von Zugriffsberechtigungen erfolgt über verschiedene Rollen (z.B. Administrator, Fachverantwortliche, Mitarbeiter). Die Berechtigungen dieser Rollen sind anpassbar.
    Die Zuweisung von Rechten erfolgt u.a. über das Management von Rollen.
  • Der User muss den aktuellen Workflow für beantragte Abwesenheiten bzw. erfasste und freigegebene Stundenzettel einsehen können (auch bei Stornos bzw Änderungen von Abwesenheitstagen). Der Urlaubsantrags-Workflow bietet die Möglichkeit, Genehmigungsstände von Anträgen einzusehen. Stundenzetteln und Auzüge des Arbeitszeitkontos können vom Mitarbeiter in seinem Mitarbeitermenü jederzeit eingesehen werden.
  • Tagesaktuelle Auswertungsmöglichkeiten über Arbeitsstunden, Überstunden, Abwesenheiten, Urlaubsstände, Reisekosten
    Berechtigte Personen können alle genannten Berichte für andere Mitarbeiter öffnen. Mitarbeiter können ihre eigenen Berichte im Mitarbeitermenü öffnen. Reisekosten werden in der laufenden Periode als Vorschau angezeigt, die vollständige Abrechnung erfolgt zum Periodenabschluss.
  • Die im Kundenmenü und im Mitarbeitermenü angezeigten Stundenzettel werden vom virtic-Kundendienst an die Anforderungen des Kunden angepasst. Beispiele finden Sie hier.
  • Lohnbuchungssätze können im Import-Format jeder Lohnsoftware aus virtic ausgeleitet werden. Falls Ihre Lohnsoftware auch Webservices unterstützt, können die Buchungssätze auch automatisiert abgeholt werden.
  • virtic stellt Webservices für den Austausch von Stammdaten zur Verfügung. Damit kann man auch die Stammdaten von Mitarbeitern aus dem ERP-System oder der Lohnsoftware automatisiert an virtic übergeben.
  • Lohndaten müssen automatisiert in die Lohnsoftware übernommen werden.
    Lohnbuchungssätze werden nach Periodenabschluss über Webservices an die Lohnsoftware übergeben (Kommunikationsfähigkeit der Lohnsoftware vorausgesetzt).
  • Bestimmte Abwesenheitsdaten sollen täglich in das Lohnprogramm übermittelt werden.
    Der Auftraggeber kann über Webservices von ihm ausgewählte Abwesenheitszeiten automatisiert ausleiten und an sein Lohnprogramm übergeben.
  • Der Auftraggeber kann über Webservices Zeitsalden und Urlaubsansprüche automatisiert ausleiten und an seine Lohnsoftware übergeben.
    virtic verfügt darüber hinaus über Tools für die Rückstellungsprognose.
  • Erstellung von Schnittstellen für die Arbeitsstunden/Überstunden/Zulagen, Reiseabrechnungen sowie Abwesenheiten welche in die Lohnverrechnung eingespielt werden können.
    virtic bietet Schnittstellen für den Export von Lohnbuchungssätzen für alle gängigen Lohnprogramme zur Verfügung.
  • Alle Daten aus der Zeiterfassung müssen an die Lohnbuchhaltung von P&I Loga übergeben werden. Die Übergabe soll möglichst per Web-Services damit ein direkter Zugriff auf die Datenbank von P&I Loga erfolgen kann. Über Webservices können Buchungssätze für P&I Loga ausgeleitet werden.
  • Kommunikation mit unserem ERP-System muss möglich sein.
    virtic stellt über 80 Webservices für den Datenaustausch mit Fremdsystemen zur Verfügung. Über diese Webservices können Stamm- und Bewegungsdaten automatisiert oder manuell angestoßen ausgetauscht werden. Zudem können bei Bedarf Textdateien für den Im- und Export erstellt werden.
  • virtic ist Software as a Service: Wir stellen webbasierte Dienste zur Verfügung, die Sie über Smartphones, Tablets, Terminals, PC und Notebook nutzen. Dafür berechnen wir eine einmalige Einrichtungsgebühr und monatliche Zugangsgebühren. In den Einrichtungs- und Zugangsgebühren sind die Kosten für die Konfiguration Ihres Accounts und Ihres Abrechnungsregelwerks durch den virtic-Kundendienst und den Support über Telefon und E-Mail, die regelmäßigen Updates, die Kosten für Wartung und die Rechenzentren, die Backups und andere Datensicherheitsmaßnahmen enthalten.
  • Die kaufmännischen Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten im virtic-System über Terminals erfassen. Sie erhalten hierzu NFC-Tags für die Anmeldung am Gerät.
    Alternativ können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten am PC erfassen oder ihr Smartphone dazu nutzen.
  • Bei der Erfassung der Arbeitszeiten mit der virtic-Zeiterfassung können Kostenstellen und Kostenträger bebucht werden. Je nach Anwendungsfall
    • können Kostenträger und Kostenstelle dem Mitarbeiter fest zugeordnet sein
    • können die Mitarbeiter bei der Buchung den betreffenden Auftrag, die betreffende Kostenstelle bzw. Baustelle manuell auswählen oder als Zahl eingeben.
    Zur Vereinfachung der Erfassung sollte eine Abstimmung erfolgen, in welchen Situationen Kostenstellen und Kostenträger manuell erfasst werden müssen oder stattdessen aus dem Buchungszusammenhang automatisiert abgeleitet werden können.
  • Die verschiedenen Tätigkeitsschlüssel werden benannt, also z.B. „Montage“. Bei der Zeiterfassung mit der virtic-App kann der Mitarbeiter die entsprechende Tätigkeit dann manuell ausgewählen; für diese Tätigkeit ist ein Schlüssel hinterlegt, der ausgeleitet werden kann. Anstelle des Schlüssels erfasst der Mitarbeiter also die Tätigkeit, z.B. „Montage“. Dies erleichert die Erfassung für den Mitarbeiter.
  • Der Mitarbeiter kann Abwesenheiten über die virtic-App oder in seinem Mitarbeitermenü beantragen. Für die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen gibt es einen konfigurierbaren Workflow für zwei Genehmiger. Sichtberechtigungen in die genannten Daten werden individuell für die Benutzer konfiguriert. Mitarbeiter können ihre eigenen Daten im Mitarbeitermenü einsehen. Die genannten Daten werden dem Mitarbeiter bei seiner Antragstellung und den Genehmigern bei der Antragsprüfung angezeigt.
  • Je nach Vergütungsmodell müssen die Rufbereitschaftszeiten und die Bereitschaftseinsatzzeiten über erfasst werden. Wie wird das gelöst?
    Die mobile Zeiterfassung erfolgt im interativen Dialog. Dieser Dialog kann, je nach Vergütungsmodell, um verschiedene Erfassungsmöglichkeiten erweitert werden, beispielsweise:
    • Nach der Feierabendbuchung kann der Beginn der Rufbereitschaft erfasst werden. Diese Buchung wird mit einer Lohnpauschale verknüpft, falls der Mitarbeiter für jede Rufbereitschaft pauschal vergütet wird.
    • Falls die Rufbereitschaft nach ihrer Dauer vergütet wird, werden Beginn und Ende der Rufbereitschaft erfasst.
    • Der Beginn und das Ende von Bereitschaftseinsätzen wird über Arbeitszeitbuchungen innerhalb der Rufbereitschaft erfasst.
    Der Erfassungsdialog wird so konfiguriert, dass Fahrzeiten, Arbeitszeiten, Aufenthaltsorte, Einsatzorte vollständig erfasst werden und eine automatisierte Lohnvorbereitung möglich ist.
  • Voraussetzung für die automatisierte Lohnvorbereitung ist die fehlerfreie Erfassung der Arbeitszeiten und Auswärtstätigkeiten. Deshalb setzt virtic eine Reihe von Methoden und Technologien ein, um die Fehlerfreiheit der Buchungen zu fördern.
    • Erfassung im konfigurierten Dialog: Die Buchungsmöglichkeiten jedes Mitarbeiters werden online in Echtzeit zusammengestellt. So wird sichergestellt, dass er nur sinnvolle Buchungsmöglichkeiten erhält, abhängig von seiner aktuellen Arbeitssituation. So werden unsinnige Buchungen ausgeschlossen.
    • Zuweisung von Kostenträgern: Eine Vielzahl von Metoden stellt sicher, dass der Mitarbeiter nur solche Baustellen (bzw. Projekte, Aufträge etc.) bebuchen kann, für die er eingeteilt ist. Beispielsweise werden ihm nur Baustellen der eigenen Abteilung oder der eigenen Niederlassung angeboten oder er findet in seiner Auswahl nur Baustellen, für die er disponiert wurde. Die Zuweisung kann über die virtic Webservices automatisiert aus dem ERP-System übernommen werden.
    • Plausibiliätsprüfung mit Geodaten: Bei Arbeitszeitbuchungen kann der Standort des Smartphones erfasst und übermittelt werden. Wenn dieser Standort nennenswert von der Adresse des bebuchten Arbeitsorts abweicht, wird der betreffende Zeitstempel markiert, damit Vorgesetzte den Sachverhalt klären können.
    • Vollständigkeitsprüfung: Vor der Aufbereitung der erfassten Arbeits- und Fehlzeiten für die Lohnabrechnung führt das System eine Vollständigkeitsprüfung durch. Dabei wird geprüft, ob für jeden Tag, an dem der Mitarbeiter Sollarbeitszeiten gemäß seinem im virtic-System hinterlegten Arbeitsvertrag und den Arbeitszeitregeln hat, Zeiten erfasst wurden.
  • Der Auftraggeber legt fest, ob die Auswahl von Zulagen durch den Mitarbeiter und/oder das Backoffice erfolgen soll. Falls der Mitarbeiter die Auswahl vornehmen soll, wird innerhalb des Zeiterfassungsdialogs eine entsprechende Auswahl angeboten.
  • Beschäftigte können ihre Arbeitszeiten an Zeiterfassungs-Terminals erfassen, die beispielsweise am Eingang angebracht sind. Sie melden sich mit ihren NFC-Tags an den Terminal an und buchen ihre Zeiten im Dialog mit den virtic-Servern. Die Buchungen werden sofort übertragen, sodass An- und Abwesenheiten von berechtigten Personen live verfolgt werden können. Mitarbeiter mit eigenem Arbeitsplatz-PC können ihren PC zur Arbeitszeiterfassung verwenden. Mitarbeiter, die auch auswärts tätig werden, können die stationäre Zeiterfassung mit der mobilen Zeiterfassung kombinieren und außer Haus mit ihrem Smartphone buchen.
  • Alle Abwesenheiten wie Krankheitstage, Urlaub, Freizeitausgleich, Elternzeit usw. können vom Backoffice (z.B. Personalbuchhaltung) erfasst werden. Planbare Abwesenheiten wie Urlaub können stattdessen einen Beantragungs-Workflow durchlaufen: Mitarbeiter stellen ihren Urlaubsantrag in ihrer virtic-App oder im Mitarbeitermenü. Vorgesetzte und optional Personalsachbearbeiter genehmigen den Antrag oder lehnen ihn ab. Nach der Genehmigung wird er automatisch in die Fehlzeitenverwaltung übernommen. Mitarbeiter können die aktuellen Genehmigungsstati und ihre Urlaubsansprüche im Mitarbeitermenü und ihrer App einsehen.
  • In virtic können alle Abwesenheitsarten verwaltet werden, die auch in der Lohnsoftware unterschieden werden. Für jede Abwesenheitsart können unterschiedliche und mitarbeiter-individuelle Ansprüche definiert werden.
  • Das System muss so gestaltet sein, dass eine arbeitstägliche Erfassung von Arbeitsnachweisen „erzwungen“ wird.
    Die Zeiterfassung erfolgt dialogbasiert, sodass der Mitarbeiter in jeder Arbeitssituation nur plausible Buchungsmöglichkeiten zur Auswahl erhält. Deshalb ist die Zeiterfassung besonders einfach anzuwenden. Die Buchungen werden online auf die virtic-Server übertragen, sodass die Zeit des Buchungseingangs auf dem Server gespeichert wird.
  • Es steht ein Workflow für die Beantragung und Genehmigung von Urlaub, Behördenwege und Zeitausgleich zur Verfügung. Arztbesuche können in die Erfassungslogik integriert werden. Krankenstand wird durch das Backoffice, z.B. die Personalbuchhaltung, erfasst.
  • Pausen können
    • manuell erfasst oder
    • automatisch berücksichtigt
    werden. Dabei sind
    • feste Pausenzeiten (von - bis)
    • feste Pausenlängen
    • feste Pausenlängen in Abhängigkeit von der geleisteten Arbeitszeit
    möglich. Auch Kombinationen sind möglich.
  • Die Zeiterfassung erfolgt in einem interaktiven Dialog. Mitarbeiter erhalten nur solche Buchungsmöglichkeiten angeboten, die zu ihrer aktuellen Arbeitssituation passen. Die Logik der Buchungsmöglichkeiten wird an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst. Auf diese Weise finden sich Mitarbeiter sofort zurecht, Fehlbuchungen werden nahezu ausgeschlossen.
  • Die virtic-Zeiterfassung ist serverbasiert, deshalb spielt das Erfassungsgerät (fast) keine Rolle. Mitarbeiter können beispielsweise am Zeiterfassnungs-Terminal ihren Arbeitsbeginn erfassen, im Laufe des Tages am PC ihre Projektzeiten eintragen und anschließend ihren Kundenbesuch über ihr Smartphone erfassen.
  • Mitarbeiter im Homeoffice können ihre Arbeitszeiten über die virtic-App auf ihrem Smartphone oder über einen PC bzw. ein Notebook erfassen. Mehr erfahren Sie hier.
  • Im virtic-System können beliebig viele Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden. Diese Aufgabe übernimmt der qualifizierte virtic-Kundendienst für Sie.
  • Alle Arbeitszeitmodelle werden im virtic-System durch Konfiguration hinterlegt und können deshalb angepasst werden.
  • Die im Kundenmenü und im Mitarbeitermenü angezeigten Stundenzettel werden vom virtic-Kundendienst an die Anforderungen des Kunden angepasst.
  • Der Auftraggeber legt fest, ob die Auswahl von Zulagen durch den Mitarbeiter und/oder das Backoffice erfolgen soll. Falls der Mitarbeiter die Auswahl vornehmen soll, wird innerhalb des Zeiterfassungsdialogs eine entsprechende Auswahl angeboten.
  • Bei den Zulagen muss unterschieden werden zwischen solchen Zulagen, deren Anspruch sich aus bestimmten Tätigkeiten, bestimmten Arbeitszeiten oder bestimmten Arbeitsorten ableiten lässt und solchen, die sich daraus nicht ableiten lassen. Erste werden anhand der Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter automatisch ermittelt. In bestimmten Fällen wird hierzu die Erfassungslogik so erweitert, dass bestimmte Tätigkeiten über die Smartphone-App erfasst werden können. Wenn sich Zulagen nicht automatisch aus den Arbeitszeitbuchungen ableiten lassen, wird in den Zeiterfassungs-Dialog eine Erfassungsmaske für die in Frage kommenden Zulagen eingefügt, damit der Mitarbeiter seine Ansprüche manuell eintragen kann.
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