Häufige Fragen von Betriebs- und Personalräten

Die virtic GmbH wurde 2004 von Bernd Wolff und Michael Stausberg gegründet. Sie sind heute noch im Besitz der Mehrheitsanteile, ein dritter privater Gesellschafter besitzt weitere Anteile. 2011 wurde die virtic GmbH in die virtic GmbH & Co. KG umfirmiert. Bis heute sind Bernd Wolff und Michael Stausberg die geschäftsführenden Gesellschafter. Es gibt keine Eigentumsverbindungen zu weiteren Unternehmen. Die virtic GmbH & Co. KG hat ihren Sitz in Dortmund, alle Leistungen werden in Deutschland erbracht. Das gilt auch und insbesondere für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten.

virtic ist eine webbasierte mobile Zeitwirtschaft. Zweck unserer Dienstleistungen ist die Digitalisierung und Automatisierung der Zeitwirtschaftsprozesse, insbesondere im technischen Außendienst. Handschriftliche Stundenzettel werden abgeschafft, stattdessen nutzen die Mitarbeiter die mobile Zeiterfassung über ihre Smartphones. Stundenzettel, Zeitkonten, Reisekosten, Auslösen usw. werden automatisch berechnet, Buchungssätze an die Lohnsoftware übergeben.

Geschwindigkeit und Pünktlichkeit

In der Regel benötigen handschriftliche Stundenzettel mehrere Tage, manchmal sogar Wochen, bevor sie der Verwaltung vorliegen. Nicht immer treffen alle Stundenzettel pünktlich - spätestens zum Monatsende - ein und in vielen Fällen sind Nachfragen erforderlich, weil sie unvollständig, schlecht lesbar oder widersprüchlich sind. Die Prüfung der Stundenzettel und die Nacharbeiten sind aufwändig, die manuelle Übertragung in eine Lohnsoftware nimmt weitere Zeit in Anspruch und ist zudem eine Fehlerquelle.

Qualitätssicherung

Häufig müssen von den Lohnbuchhaltern individuelle Arbeitszeit- und Vergütungsregeln berücksichtigt werden, etwa um Überstunden, Zulagen oder Zuschläge oder die Vergütungen und Erstattungen im Zusammenhang mit Reise- und Auswärtstätigkeiten zu berechnen. Gerade bei umfangreichen Betriebsvereinbarungen mit komplizierten Arbeitszeit- und Vergütungsregeln kann trotz der sorgfältigen Arbeit der Lohnbuchhalter nie ausgeschlossen werden, dass sich Fehler einschleichen.

Automatisierung

Mit virtic werden die erfassten Arbeitszeiten automatisiert aufbereitet, damit sie unverzüglich zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen. Gemeinsam mit der Lohnbuchhaltung wird das Regelwerk erarbeitet und konfiguriert, damit die Datenverarbeitung beschleunigt werden kann.

Abrechnungsgerechtigkeit

Mit virtic wird ein wichtiger Beitrag zur Abrechnungsgerechtigkeit geleistet: Durch die Live-Erfassung, die Plausibilitätsprüfungen, das Rechte- und Rollen-System und das 4-Augen-Prinzip bei Korrekturen stellt virtic sicher, dass die Mitarbeiter gemäß ihrer Arbeitszeit vergütet und Bevorzugung und Benachteiligung einzelner Mitarbeiter vermieden werden.

Umfassende Zeiterfassung

Mitarbeiter verwenden ein Smartphone, ein Tablet, ein Terminal oder einen PC, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Das Erfassungsmenü wird an die betrieblichen Anforderungen angepasst, um die Erfassung so einfach wie möglich zu gestalten.

Integrierter Freigabeprozess

Die Daten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, damit berechtigte Personen (Projektleiter, Bauleiter, Controller, Lohnbuchhalter, Disponenten) darauf zugreifen können. Die Arbeitszeitbuchungen können von berechtigten Personen geprüft und freigegeben, von anderen Personen korrigiert werden.

Automatisierte Berechnung

Nach Freigabe bzw. Korrektur der Zeitbuchungen berechnet virtic automatisiert die Buchungssätze, die in der Lohnsoftware oder einem ERP-System benötigt werden, um Löhne, Gehälter, Reisekosten, Auslösen zu berechnen und die Kostenrechnung durchzuführen. Welche Regeln dabei angewendet werden, bestimmt das Unternehmen. Die Buchungssätze werden über Schnittstellen an die Lohn- und ERP-Software übertragen.

Weitere Funktionen

Der virtic-Geschäftsprozess ist sehr umfangreich und enthält weitere Funktionen wie Baustellenverwaltung, Disposition, Arbeitsmittelverwaltung u.v.m.

Fehlerfreie Rohdaten

Erste Voraussetzung für eine schnelle und fehlerfreie Zeitwirtschaft sind fehlerfreie Rohdaten. virtic wendet mehrere Prinzipien zur Sicherung der Rohdatenqualität an:

Serverbasierter Dialog

Der Mitarbeiter erhält auf seinem Handy nur Menüpunkte angeboten, die in seiner aktuellen Arbeitssituation sinnvoll und logisch sind. Fehleingaben werden so reduziert.

Plausibilitätsprüfungen

Die eingegangenen Daten werden auf zeitliche Plausibilität und Logik geprüft. Überlange Schichten werden genauso markiert wie unlogische Buchungen. Lohnbuchhalter können so markierte Arbeitszeitbuchungen gezielt überprüfen.

Standort-Verifizierung (Option)

Bei der Arbeitszeitbuchung vom Smartphone werden dessen aktuellen Standort-Daten mitgesendet. Die virtic-Prozesse vergleichen automatisch diese Standort-Daten mit der Baustelle, auf der sich ein Mitarbeiter angemeldet hat. Bei Übereinstimmung wird die Arbeitszeitbuchung vom System freigegeben. Bei größerem Abstand wird sie markiert, damit Vorgesetzte eine Klärung des Sachverhalts herbeiführen können. Versehentliche Zeitbuchungen auf eine unzutreffende Baustelle werden erkannt, in der Kostenrechnung werden unzutreffende Kostenträgerbelastungen vermieden. Mehr Informationen finden Sie weiter unten.

Mitarbeiter können Urlaub über ihre Smartphone-App beantragen; Kurzarbeit und Krankenstand werden von der Verwaltung erfasst. Saison-Kurzarbeit und Fortbildungszeiten können, sofern vom Unternehmen gewünscht, wahlweise von den Mitarbeitern oder der Verwaltung erfasst werden.