Welche Reisekostenarten lassen sich abrechnen?

Auslösung, Verpflegungsmehraufwand, Wegezeitentschädigung, Fahrt- und Übernachtungskosten, Kilometergeld sowie Fahrgemeinschaftskosten.

Sind Spesen und Auslösung steuerlich korrekt?

Ja. virtic berücksichtigt automatisch steuerfreie Pauschalen und die 3-Monats-Regel. Alle Berechnungen sind revisionsfähig.

Wie wird Kilometergeld bei Fahrgemeinschaften berechnet?

virtic teilt das Kilometergeld automatisch auf Fahrer und Beifahrer auf – inklusive Projektaufteilung.

Funktioniert die Abrechnung auch bei mehreren Projekten?

Ja. Reisekosten werden automatisch auf Projekte, Aufträge oder Baustellen aufgeteilt.

Lassen sich Reisekosten direkt exportieren?

Ja. Export zu DATEV, SAP, Lexware, BRZ, Sage und P&I LOGA per Schnittstelle oder Exportdatei.

Kann virtic die 3-Monats-Regel automatisch überwachen?

Ja. virtic erkennt automatisch wenn die 3-Monats-Regel greift und passt die Berechnung an.

Funktion – Automatische Abrechnung

Reisekostenabrechnung die sich von selbst erledigt

Q: Wie funktioniert die automatische Reisekostenabrechnung mit virtic?

Alle Daten entstehen aus Zeitstempeln. Auslösung, Spesen und Kilometergeld werden vollautomatisch berechnet – ohne manuelle Eingaben.

Spesen, Auslösung und Kilometergeld entstehen vollautomatisch aus den erfassten Zeitstempeln – ohne manuelle Eingaben, ohne Excel, ohne Rückfragen. virtic berechnet alles nach Ihren individuellen Regeln und übergibt die fertigen Buchungssätze direkt an Ihre Lohnsoftware.

Ganz unverbindlich, keine Kündigung erforderlich

Darum lohnt sich die automatische Reisekostenabrechnung

Auslösung & Spesen automatisch

Fahrten, Pausen und Hotelaufenthalte reichen, virtic berechnet alles nach Ihren Regeln.

Kilometergeld & Fahrgemeinschaften

Automatische Berechnung inkl. Fahrer/Beifahrer, Privat PKW und Splitting nach Baustellen.

Übernachtungen & Pauschalen

Hotelübernachtungen, Frühstück und steuerfreie Pauschalen werden automatisch berücksichtigt

Fertige Buchungssätze

Alle Reisekosten stehen als fertige Buchungssätze für DATEV, SAP & Co. bereit.

Auslösung & Spesen automatisch

Fahrten, Pausen und Hotelaufenthalte reichen, virtic berechnet alles nach Ihren Regeln.

Kilometergeld & Fahrgemeinschaften

Automatische Berechnung inkl. Fahrer/Beifahrer, Privat PKW und Splitting nach Baustellen.

Übernachtungen & Pauschalen

Hotelübernachtungen, Frühstück und steuerfreie Pauschalen werden automatisch berücksichtigt

Fertige Buchungssätze

Alle Reisekosten stehen als fertige Buchungssätze für DATEV, SAP & Co. bereit.

Was Unternehmen an der automatischen Reisekostenabrechnung schätzen

Fahrten, Pausen und Hotelaufenthalte werden live erfasst – virtic berechnet daraus automatisch die korrekte Auslösung, Verpflegungsmehraufwand und Spesen. Keine manuelle Nacharbeit, keine Fehler.

Handwerker im Außendienst sitzt lächelnd im Service-Fahrzeug und startet zur nächsten Tour

Ob Privatfahrzeug, Fahrgemeinschaft oder Firmenwagen – virtic teilt Fahrtkosten automatisch auf Fahrer und Beifahrer auf und ordnet sie den richtigen Projekten oder Baustellen zu.

Handwerker hält Smartphone und Kaffeebecher mit „Keine Zeit hat jeder“ – mobile Zeiterfassung auf der Baustelle.

Hotelübernachtungen, Frühstücksabzüge und steuerfreie Pauschalen werden automatisch nach den geltenden gesetzlichen Regelungen berücksichtigt – immer aktuell, immer korrekt.

Auslösung & Spesen

Kilometergeld & Fahrgemeinschaften

Übernachtungen & Pauschalen

Andere erfassen Zeiten. virtic bereitet gleich die Abrechnung vor.

Viele Zeiterfassungssysteme enden beim Stempeln. virtic geht weiter: Aus denselben Zeitstempeln entstehen vollautomatisch Spesenabrechnungen, Auslösungen, Buchungssätze und Lohnvorbereitungen – ohne dass jemand Daten ein zweites Mal eingeben muss.

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Klassische Abrechnung	Mit virtic
Spesen manuell eintragen	Spesen & Auslösung vollautomatisch
Fahrten nachfragen & korrigieren	Kilometergeld & Fahrten automatisch berechnet
Excel-Listen & Papierbelege verwalten	Fertige Buchungssätze exportieren
Hoher Zeitaufwand & Fehlergefahr	Digital, schnell & fehlerfrei

Unternehmen aus allen Branchen vertrauen virtic

So funktioniert die automatische Reisekostenabrechnung

Zeiten & Fahrten erfassen

01

Mitarbeitende erfassen Abfahrten, Ankünfte, Pausen und Hotelübernachtungen per App, PC oder Terminal. Alle Fahrten werden live, manipulationssicher und revisionsfähig gespeichert.

Automatische Berechnung

02

virtic erstellt aus den Zeitstempeln vollständige Reisekostenabrechnungen – inklusive Spesen, Auslösung, Kilometergeld und Übernachtungspauschalen, exakt nach Ihren betrieblichen und steuerlichen Regeln.

Export in Ihre Lohnsoftware

03

Alle Reisekosten stehen als fertige Buchungssätze für DATEV, SAP, BRZ, P&I LOGA und weitere Systeme bereit – fehlerfrei, digital und zeitsparend.

Zeiten & Fahrten erfassen

01

Mitarbeitende erfassen Abfahrten, Ankünfte, Pausen und Hotelübernachtungen per App, PC oder Terminal. Alle Fahrten werden live, manipulationssicher und revisionsfähig gespeichert.

Automatische Berechnung

02

virtic erstellt aus den Zeitstempeln vollständige Reisekostenabrechnungen – inklusive Spesen, Auslösung, Kilometergeld und Übernachtungspauschalen, exakt nach Ihren betrieblichen und steuerlichen Regeln.

Export in Ihre Lohnsoftware

03

Alle Reisekosten stehen als fertige Buchungssätze für DATEV, SAP, BRZ, P&I LOGA und weitere Systeme bereit – fehlerfrei, digital und zeitsparend.

Rechtssicher & steuerkonform – automatisch

virtic berücksichtigt automatisch alle geltenden steuerlichen Regelungen – von der 3-Monats-Regel über steuerfreie Pauschalen bis zum korrekten Verpflegungsmehraufwand. Alle Berechnungen sind revisionsfähig und prüfungssicher.

Was Kunden über virtic Zeiterfassung sagen:

Die Entscheidung, sich für die digitale Arbeitszeiterfassung die Technik von virtic ins Haus zu holen, war schnell gefallen: ‚Dieses System ist individuell anpassbar' – das ist für uns der wichtigste Punkt. Denn die Zeiterfassung ist sehr komplex. Es gibt unterschiedliche Tätigkeitsschritte, die einzeln erfasst werden müssen.... Weiterlesen

Melanie Kosse
Geschäftsführerin, die Zugvögel GmbH

Mehr Rezensionen
Für die komplexen Prozesse und die unterschiedlichen Anforderungen an die Abrechnung der verschiedenen Arbeitsbereiche in der Unternehmensgruppe war ein flexibel anpassbares System notwendig. Wir müssen jede Minute genau abrechnen. Unser Unternehmen umfasst fünf völlig unterschiedliche Bereiche, und wir wollten ein einheitliches System nutzen. Nur virtic konnte diese Anforderung erfüllen.... Weiterlesen

Kerstin Berkenbusch
Prokuristin, Berkenbusch GmbH

Mehr Rezensionen
Als Handwerksbetrieb muss man gerade in Zeiten des Fachkräftemangels für Mitarbeiter attraktiv sein. Wir haben hier im Haus bei unseren 20 Mitarbeitern elf verschiedene Arbeitszeitmodelle möglich gemacht. Metallkonzept musste sich um die verschiedenen Einstellungen im virtic-System nicht selbst kümmern – der virtic Kundendienst hat die individuellen Arbeitszeitmodelle für unsere Mitarbeiter nahtlos im System konfiguriert.... Weiterlesen

Hilmar Engert
Prokurist, Metallkonzept GmbH & Co KG

Mehr Rezensionen
Wir verwenden das System schon seit dem Jahr 2006. Weil wir damit die Arbeitsprozesse im Hintergrund stark vereinfachen konnten, stand und steht unser Kerngeschäft im Mittelpunkt. Neben vielen anderen Faktoren ist das sicher ein Punkt, der zu unserem Erfolg beigetragen hat.... Weiterlesen

Paul Müller
Geschäftsführer, DAUME Dach + Fassade GmbH & Co. KG

Mehr Rezensionen

Kostenfreies Kennenlerngespräch

Zeiterfassung, die wirklich passt. Im Gespräch mit unseren Experten.

In wenigen Minuten klären wir gemeinsam:

Häufig gestellte Fragen zur virtic Zeiterfassung

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die Zeiterfassung.

Wie funktioniert die automatische Reisekostenabrechnung mit virtic?
Alle erforderlichen Daten entstehen aus den erfassten Zeitstempeln. Auslösung, Spesen, Fahrtkosten und Übernachtungspauschalen werden vollautomatisch berechnet – ohne manuelle Eingaben.
Welche Reisekostenarten lassen sich abrechnen?
Mit virtic erfassen und berechnen Sie Auslösung, Verpflegungsmehraufwand, Wegezeitentschädigung, Fahrt- und Übernachtungskosten, Kilometergeld sowie Spesen und Fahrgemeinschaftskosten.
Sind Spesen und Auslösung steuerlich korrekt?
Ja. virtic berücksichtigt automatisch die geltenden steuerlichen Regelungen – von steuerfreien Pauschalen bis zur 3-Monats-Regel. Alle Berechnungen sind revisionsfähig und prüfungssicher.
Wie wird Kilometergeld bei Fahrgemeinschaften berechnet?
virtic teilt das Kilometergeld automatisch auf Fahrer und Beifahrer auf – inklusive korrekter Berechnung für Privatfahrzeuge. Fahrten können Projekten, Baustellen oder Kostenstellen zugeordnet werden.
Funktioniert die Reisekostenabrechnung auch bei mehreren Projekten?
Ja. Reisekosten können automatisch aufgeteilt und den jeweiligen Projekten, Aufträgen oder Baustellen zugeordnet werden – live bei der Erfassung oder nachträglich.
Lassen sich die Reisekosten direkt in Lohnsoftware exportieren?
Ja. Alle Abrechnungen werden per Schnittstelle oder Exportdatei direkt an Lohn- oder ERP-Software übergeben – darunter DATEV, SAP, Lexware, BRZ, Sage und P&I LOGA.
Kann virtic auch die 3-Monats-Regel automatisch überwachen?
Ja. virtic erkennt automatisch wenn die 3-Monats-Regel greift und wechselt die Berechnungsgrundlage entsprechend – ohne manuelle Eingriffe.

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