Wie funktioniert die Zeiterfassung im Außendienst?

Mitarbeitende stempeln ihre Arbeits- und Fahrzeiten direkt per App – beim Kunden, unterwegs oder im Büro. Alle Daten werden sofort ins System übertragen.

Können auch Fahrtzeiten automatisch erfasst werden?

Ja. Fahrtzeiten lassen sich dokumentieren und regelbasiert abrechnen – z. B. Wegezeitentschädigung oder Fahrgemeinschaften.

Ist die GPS-Erfassung datenschutzkonform?

Ja. GPS wird nur genutzt, wenn es für die Abrechnung erforderlich ist. Alle Daten sind DSGVO-konform und für Mitarbeitende transparent.

Wie werden Zuschläge und Bereitschaften berücksichtigt?

Rufbereitschaft, Wochenenddienste oder Überstunden werden automatisch nach den hinterlegten Regeln berechnet und verbucht.

Funktioniert die App auch ohne Netzabdeckung?

Ja. Alle Buchungen werden offline gespeichert und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Können die Zeiten direkt ins Lohnsystem exportiert werden?

Ja. Alle erfassten Zeiten und Zuschläge lassen sich direkt an Lohn- und ERP-Systeme wie DATEV, SAP oder Lexware übergeben.

Seit 2004 – verlässlicher Partner im Außendienst

Zeiterfassung für
Außendienst und Service

Die Zeiterfassung für den Außendienst von virtic läuft dort, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten – beim Kunden, unterwegs, im Servicefahrzeug. Techniker, Monteure und Serviceteams stempeln per App, Fahrtzeiten werden separat erfasst und automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet.

Ganz unverbindlich, keine Kündigung erforderlich

virtic – Top Software Auszeichnung OMR Reviews

Unternehmen aus allen Branchen vertrauen virtic

Was Außendienstunternehmen täglich Zeit kostet

Ohne virtic

Einsätze manuell dem Projekt zuordnen
Keine Echtzeitübersicht für Disponenten
Stunden manuell in Lohnsoftware übertragen
Fahrtzeiten vergessen oder falsch eingetragen
Reisekosten und Überstunden zu spät abgerechnet

Mit virtic

Disponenten sehen alle Einsätze in Echtzeit
Einsätze direkt per App dem Projekt zugeordnet
Reisekosten & Überstunden automatisch berechnet
Lohnexport automatisch – DATEV, Sage & 25+ weitere
Fahrtzeiten separat gestempelt & automatisch zugeordnet

Hier sparen Sie richtig Zeit und Arbeit

Nahtloser Export in Ihre Lohnsoftware

virtic unterstützt über 25 Lohn- und ERP-Systeme – darunter DATEV, Sage, Lexware, P&I LOGA, SAP, Addison, TAIFUN, PDS, BRZ, Nevaris, Pro-Bau/S, MOS’aik und Novaline. Der Datenaustausch ist bidirektional: Stammdaten, Projekte und Buchungssätze werden automatisch synchronisiert.

So erfassen Techniker und Monteure ihre Arbeitszeiten

Mitarbeitende öffnen die virtic-App und stempeln sich beim Kunden ein – Einsatzort, Tätigkeit und Fahrtzeit werden direkt zugeordnet.
Der Disponent sieht alle laufenden Einsätze in Echtzeit.

Für die Baustelle und den Außeneinsatz. GPS-gestützt, offline-fähig – auch ohne Netz im Tunnel, Keller oder auf ländlichen Baustellen.

→ Mobile Zeiterfassung

Werkstatt und Betrieb. NFC-Anmeldung, manipulationssicher, kein Smartphone nötig.

Für Büro und Bauleitung. Projektzeiten einsehen, Kolonnenzeiten auswerten.

App

Tablet-Terminal

Tablet

PC & Browser

PC

Zeiterfassung im Außendienst: Stempeln ist erst der Anfang

Die meisten Apps enden beim Stempeln. Bei virtic startet dort die Automatik:

1

Erfassung

Stempeln per App beim Kunden – Fahrtzeit, Einsatzzeit und Pause separat.

2

Verarbeitung

Automatische Berechnung von Fahrtzeiten, Reisekosten, Überstunden und Zuschlägen – direkt aus den Zeitdaten.

3

Export

Fertige Buchungssätze direkt an DATEV, Sage, Lexware, SAP und 25+ weitere.

Was Serviceteams und Außendienstler an virtic schätzen

Fahrtzeiten automatisch erfassen

Anfahrt, Einsatzzeit und Abfahrt werden separat gestempelt und automatisch dem richtigen Kunden oder Projekt zugeordnet. Keine manuelle Nacharbeit.

Live-Übersicht für Disponenten

Disponenten und Teamleiter sehen in Echtzeit welcher Techniker wo im Einsatz ist – direkt per App oder Browser. Planungsänderungen können sofort kommuniziert werden.

GPS & Offline

Auch ohne Netz beim Kunden – die App arbeitet offline und synchronisiert automatisch. GPS dokumentiert den Einsatzort ohne Dauerüberwachung.

Reisekosten vollautomatisch

Fahrgeld, Spesen und Verpflegungsmehraufwand werden automatisch berechnet – steuerlich korrekt, direkt aus den Zeitdaten.

Ob 5 oder 200 Mitarbeitende – virtic passt sich an

1-49 Mitarbeitende

Schnellstart für kleine Serviceteams

50-500+ Mitarbeitende

Volle Automatisierung für größere Serviceteams

Von der Zeiterfassung direkt in die Lohnabrechnung

virtic überträgt fertige Buchungssätze automatisch – darunter DATEV, Sage, Lexware, SAP und 25+ weitere Systeme.

Was Serviceteams über virtic sagen

Die Entscheidung, sich für die digitale Arbeitszeiterfassung die Technik von virtic ins Haus zu holen, war schnell gefallen: ‚Dieses System ist individuell anpassbar' – das ist für uns der wichtigste Punkt. Denn die Zeiterfassung ist sehr komplex. Es gibt unterschiedliche Tätigkeitsschritte, die einzeln erfasst werden müssen

Melanie Kosse

Geschäftsführerin, die Zugvögel GmbH

virtic im Außendienst – von Technik bis Service

virtic wird täglich eingesetzt von Technikern, Monteuren, Serviceteams, Wartungsdiensten und Außendienstmitarbeitenden überall dort, wo Mitarbeitende täglich zu Kunden fahren und Fahrtzeiten, Projektzeiten und Reisekosten korrekt erfasst und abgerechnet werden müssen.

Für kleine Teams ist virtic in Minuten einsatzbereit. Wenn die Anforderungen wachsen, wächst virtic mit – ohne Systemwechsel.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung im Außendienst

Wie funktioniert die Zeiterfassung im Außendienst?
Mitarbeitende stempeln per App beim Kunden – Einsatzort und Tätigkeit werden direkt zugeordnet. GPS dokumentiert den Standort. Auch ohne Internetverbindung funktioniert die App offline.
Können Fahrtzeiten separat erfasst werden?
Ja. Fahrtzeiten werden separat gestempelt und automatisch dem richtigen Kunden oder Projekt zugeordnet – ohne manuelle Eingabe.
Haben Disponenten eine Echtzeitübersicht?
Ja. Disponenten und Teamleiter sehen in Echtzeit welcher Mitarbeitende wo im Einsatz ist – direkt per App oder Browser.
Werden Reisekosten automatisch berechnet?
Ja. Fahrgeld, Spesen und Verpflegungsmehraufwand werden automatisch berechnet – steuerlich korrekt, direkt aus den erfassten Zeitdaten.
Funktioniert die App auch ohne Internetverbindung?
Ja. Die App arbeitet offline und synchronisiert automatisch sobald wieder eine Verbindung besteht.
Welche Lohnsoftware wird unterstützt?
Über 25 Systeme – darunter DATEV, Sage, Lexware, SAP und P&I LOGA. Der Export läuft automatisch.
Ist virtic für kleine Serviceteams geeignet?
Ja. virtic ist ab 5 Mitarbeitenden in wenigen Minuten einsatzbereit – keine Schulung nötig.

Deine Branche ist (noch) nicht dabei?

Kein Grund zur Sorge!

Unsere Zeiterfassungs-App wird laufend weiterentwickelt und passt sich flexibel an unterschiedlichste Anforderungen an.

Testen Sie virtic – 30 Tage kostenlos

In wenigen Minuten eingerichtet. Alle Funktionen, kein Risiko. Persönlicher Ansprechpartner inklusive – kein Chatbot.

Ganz unverbindlich, keine Kündigung erforderlich

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