- Was versteht man unter mobiler Zeiterfassung?Mobile Zeiterfassung bedeutet, dass Mitarbeitende Arbeits-, Pausen-, Fahrt- oder Projektzeiten direkt unterwegs per Smartphone oder Tablet erfassen. Die Daten werden zentral synchronisiert und können anschließend ausgewertet oder für Abrechnung und Controlling weiterverarbeitet werden.
- Ist mobile Zeiterfassung Pflicht?Nein. Vorgeschrieben ist die systematische Erfassung der täglichen Arbeitszeit, Unternehmen müssen nicht speziell eine elektronische Arbeitszeiterfassung einhalten. Das Bundesarbeitsgericht verlangt, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Mehrarbeit erfasst werden. Welche Form dafür genutzt wird, ist derzeit nicht zwingend vorgegeben. Mobile Zeiterfassung ist daher vor allem für Unternehmen mit Außendienst, Handwerksbetrieben oder wechselnden Einsatzorten sinnvoll, weil Arbeitszeiten direkt dort erfasst werden können, wo sie entstehen.
- Warum sind klassische Stempeluhr und Stundenzettel aus Papier nicht mehr zeitgemäß?Klassische Stempeluhren und Papier-Stundenzettel sind unflexibel und verursachen zusätzliche Fehlerquellen und Bearbeitungsaufwände. Mit digitalen Zeiterfassungssystemen wie zum Beispiel der mobilen Zeiterfassung werden Arbeits-, Fahrt- und Projektzeiten direkt erfasst und automatisch weiterverarbeitet, statt sie später händisch zu übertragen, zuzuordnen und für Abrechnung oder Controlling aufzubereiten.
- Wann reicht eine einfache Stechuhr nicht mehr aus?Wenn Sie lediglich Beginn, Pause und Ende erfassen möchten, kann eine einfache Lösung ausreichen. Komplexer wird es, sobald zusätzlich Informationen wie diese benötigt werden:
- Projekte oder Baustellen
- Fahrt- und Reisezeiten
- Zuschläge und Zulagen
- Reisekosten und Spesen
- Kostenstellen
- unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
- Übergabe an Lohn- oder ERP-Systeme
- Funktioniert die mobile Zeiterfassung auch ohne Internet?Ja. virtic kann Buchungen der mobilen Zeiterfassung lokal zwischenspeichern. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung vorhanden ist. Das ist besonders wichtig für Branchen wie Baugewerbe, Dachdecker oder Forstbetriebe, wo kein stabiles Netz verfügbar ist.
- Darf mobile Zeiterfassung GPS nutzen?GPS kann zur Dokumentation des Standorts einer Buchung eingesetzt werden. Bei virtic findet dabei im Sinne der DSGVO-Konformität kein permanentes Tracking statt; der Standort wird nur im Zusammenhang einer GPS-basierte Arbeitszeiterfassung übertragen. Diese Lösung ist ideal für Außendienstmitarbeiter, Baustellenleiter und mobile Servicetechniker. Der GPS-Nachweis ist freiwillig konfigurierbar und kann pro Mitarbeitergruppe aktiviert oder deaktiviert werden.
- Können Mitarbeitende Zeiten bei mobiler Zeiterfassung nachträglich korrigieren?Ja. Das lässt sich über Berechtigungen und Freigabeprozesse steuern. Fehlende oder unplausible Buchungen können erkannt, geprüft und anschließend korrigiert werden. Mitarbeitende können Änderungen auch selbst beantragen, sollte es ihnen direkt auffallen.
- Kann mobile Zeiterfassung auch Projektzeiten erfassen?Ja. Geleistete Arbeitszeiten können mithilfe von Buchungstexten oder Standortdaten direkt Projekten, Baustellen, Aufträgen, Tätigkeiten oder Kostenstellen zugeordnet werden.
- Ist mobile Zeiterfassung per App für Bau- und Handwerksbetriebe geeignet?Ja. Gerade bei wechselnden Einsatzorten ist ein Zeiterfassungssystem via Browser oder App sinnvoll, weil die gesamte Arbeitszeiterfassung direkt dort gebucht werden kann, wo sie entsteht. Ohne mobile Zeiterfassung müssen Unternehmen oft auf analoge Alternativen aus Papier oder Stempeluhren zurückgreifen.
- Was kostet mobile Zeiterfassung?Die Kosten für eine mobile Zeiterfassungs-App richten sich nach Funktionsumfang und Mitarbeiterzahl. virtic bietet flexible Preismodelle für alle Unternehmensgrößen. Wer virtic erst ausprobieren möchte, kann die App kostenlos und unverbindlich testen – ohne Kreditkarte, ohne automatische Verlängerung.
- Lässt sich die mobile Zeiterfassung in bestehende Software der Buchhaltung integrieren?Ja. virtic lässt sich direkt in die gängigen Lohn- und HR-Systeme integrieren. Die erfassten Arbeitszeiten werden automatisch aufbereitet und als Exportdatei oder direkt per Schnittstelle übergeben. Das spart händische Datenübertragung und erleichtert die Lohnabrechnung und das Projektmanagement.
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Schnell: In wenigen Sekunden gestempelt – per App, Terminal oder Browser. Keine Schulung nötig.
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Individuell: Jeder Mitarbeitende sieht nur, was er braucht: die auf seine Tätigkeit angepassten Buchungsmöglichkeiten. Vom Bürojob bis zur Baustelle.
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Zeitstempel werden serverseitig protokolliert – manipulationssicher und DSGVO-konform. Änderungen durch Vorgesetzte werden lückenlos aufgezeichnet.
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Standort wird beim Stempeln automatisch erfasst und mit dem Arbeitsort abgeglichen. Fehleingaben werden erkannt, Datenschutz bleibt gewahrt – Mitarbeitende können die Option jederzeit deaktivieren.