Betriebsrat

Häufige Fragen der Personalvertreter

Als Betriebs- oder Personalrat haben Sie die Aufgabe, die Rechte Ihrer Kollegen zu vertreten. Damit Sie bewerten können, wie virtic funktioniert und wie virtic die Rechte der Kollegen wahrt, haben wir im folgenden die häufigsten Fragen und kurze Antworten zusammengestellt. Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsführer der virtic unter gf@virtic.com oder telefonisch unter 0231 24936-0.

Wer steckt hinter virtic GmbH & Co. KG?

Die virtic GmbH wurde 2004 von Bernd Wolff und Michael Stausberg gegründet. Sie sind heute noch im Besitz der Mehrheitsanteile, ein dritter privater Gesellschafter besitzt weitere Anteile. 2011 wurde die virtic GmbH in die virtic GmbH & Co. KG umfirmiert. Bis heute sind Bernd Wolff und Michael Stausberg die geschäftsführenden Gesellschafter. Es gibt keine Eigentumsverbindungen zu weiteren Unternehmen.

Die virtic GmbH & Co. KG hat ihren Sitz in Dortmund, alle Leistungen werden in Deutschland erbracht. Das gilt auch und insbesondere für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten.

Was ist die virtic Zeitwirtschaft?

virtic ist eine webbasierte mobile Zeitwirtschaft. Zweck unserer Dienstleistungen ist die Digitalisierung und Automatisierung der Zeitwirtschaftsprozesse, insbesondere im technischen Außendienst. Handschriftliche Stundenzettel werden abgeschafft, stattdessen erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones. Stundenzettel, Zeitkonten, Reisekosten, Auslösen usw. werden automatisch berechnet, Buchungssätze an die Lohnsoftware übergeben.

Welche Ziele werden mit virtic verfolgt?

Geschwindigkeit und Pünktlichkeit

In der Regel benötigen handschriftliche Stundenzettel mehrere Tage, manchmal sogar Wochen, bevor sie der Verwaltung vorliegen. Nicht immer treffen alle Stundenzettel pünktlich - spätestens zum Monatsende - ein und in vielen Fällen sind Nachfragen erforderlich, weil sie unvollständig, schlecht lesbar oder widersprüchlich sind. Die Prüfung der Stundenzettel und die Nacharbeiten sind aufwändig, die manuelle Übertragung in eine Lohnsoftware nimmt weitere Zeit in Anspruch und ist zudem eine Fehlerquelle.

Qualitätssicherung

Häufig müssen von den Lohnbuchhaltern individuelle Arbeitszeit- und Vergütungsregeln berücksichtigt werden, etwa um Überstunden, Zulagen oder Zuschläge oder die Vergütungen und Erstattungen im Zusammenhang mit Reise- und Auswärtstätigkeiten zu berechnen. Gerade bei umfangreichen Betriebsvereinbarungen mit komplizierten Arbeitszeit- und Vergütungsregeln kann trotz der sorgfältigen Arbeit der Lohnbuchhalter nie ausgeschlossen werden, dass sich Fehler einschleichen.

Automatisierung

Mit virtic werden die erfassten Arbeitszeiten automatisiert aufbereitet, damit sie unverzüglich zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen. Gemeinsam mit der Lohnbuchhaltung wird das Regelwerk erarbeitet und konfiguriert, damit die Datenverarbeitung beschleunigt werden kann.

Abrechnungsgerechtigkeit

Mit virtic wird ein wichtiger Beitrag zur Abrechnungsgerechtigkeit geleistet: Durch die Live-Erfassung, die Plausibilitätsprüfungen, das Rechte- und Rollen-System und das 4-Augen-Prinzip bei Korrekturen stellt virtic sicher, dass die Mitarbeiter gemäß ihrer Arbeitszeit vergütet und Bevorzugung und Benachteiligung einzelner Mitarbeiter vermieden werden.

Wie funktioniert virtic?

Mobile Zeiterfassung

Mitarbeiter verwenden ein Smartphone, ein Terminal oder einen PC, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Das Erfassungsmenü wird an die betrieblichen Anforderungen angepasst, um die Erfassung so einfach wie möglich zu gestalten.

Integrierter Freigabeprozess

Die Daten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, damit berechtigte Personen (Projektleiter, Bauleiter, Controller, Lohnbuchhalter, Disponenten) darauf zugreifen können. Die Arbeitszeitbuchungen können von berechtigten Personen geprüft und freigegeben, von anderen Personen korrigiert werden.

Automatisierte Berechnung

Nach Freigabe bzw. Korrektur der Zeitbuchungen berechnet virtic automatisiert die Buchungssätze, die in der Lohnsoftware oder einem ERP-System benötigt werden, um Löhne, Gehälter, Reisekosten, Auslösen zu berechnen und die Kostenrechnung durchzuführen. Welche Regeln dabei angewendet werden, bestimmt das Unternehmen. In der Regel kommen gesetzliche, tarifliche und betriebliche Regelwerke zur Anwendung. Die Buchungssätze werden über Schnittstellen an die Lohn- und ERP-Software übertragen.

Weitere Funktionen

Der virtic-Geschäftsprozess ist sehr umfangreich und enthält weitere Funktionen wie Baustellenverwaltung, Disposition, Arbeitsmittelverwaltung u.v.m.

Warum ist virtic schneller und fehlerfrei?

virtic konfiguriert seine Dienste genau so, wie Ihr Unternehmen sie benötigt. Das betrifft die Zeiterfassung, mit der alle Mitarbeiter sofort zurechtkommen, weil sie ihre betrieblichen Abläufe wiederfinden. Das betrifft aber auch die Abrechnungsregeln; denn virtic übernimmt alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen zu Arbeitszeiten, Vergütung und Reisetätigkeiten, die bei Ihnen angewendet werden. Nach der Prüfung und Freigabe der Arbeitszeitbuchungen berechnet virtic automatisch alle Buchungssätze für Ihr Lohnprogramm und Ihr ERP-System.

Wie stellt virtic die Datenqualität sicher?

Fehlerfreie Rohdaten

Erste Voraussetzung für eine schnelle und fehlerfreie Zeitwirtschaft sind fehlerfreie Rohdaten. virtic wendet mehrere Prinzipien zur Sicherung der Rohdatenqualität an:

Serverbasierter Dialog

Der Mitarbeiter erhält auf seinem Handy nur Menüpunkte angeboten, die in seiner aktuellen Arbeitssituation sinnvoll und logisch sind. Fehleingaben werden so reduziert.

Plausibilitätsprüfungen

Die eingegangenen Daten werden auf zeitliche Plausibilität und Logik geprüft. Überlange Schichten werden genauso markiert wie unlogische Buchungen. Lohnbuchhalter können so markierte Arbeitszeitbuchungen gezielt überprüfen.

Standort-Verifizierung (Option)

Bei der Arbeitszeitbuchung vom Smartphone werden dessen aktuellen Standort-Daten mitgesendet. Die virtic-Prozesse vergleichen automatisch diese Standort-Daten mit der Baustelle, auf der sich ein Mitarbeiter angemeldet hat. Bei Übereinstimmung wird die Arbeitszeitbuchung vom System freigegeben. Bei größerem Abstand wird sie markiert, damit Vorgesetzte eine Klärung des Sachverhalts herbeiführen können. Versehentliche Zeitbuchungen auf eine unzutreffende Baustelle werden erkannt, in der Kostenrechnung werden unzutreffende Kostenträgerbelastungen vermieden.

Wer trägt Urlaubs- und Krankheitstage ein?

Urlaub, Kurzarbeit und Krankenstand werden von der Verwaltung erfasst. Saison-Kurzarbeit und Fortbildungszeiten können, sofern vom Unternehmen gewünscht, wahlweise von den Mitarbeitern oder der Verwaltung erfasst werden.

Was ist mit Abrechnungsgerechtigkeit gemeint?

Wer seinen Stundenzettel erst am Ende der Woche ausfüllt, der kann keine präzisen Angaben machen. Alles sofort aufzuschreiben, ist in der Praxis aber auch kaum möglich. Also haben sich alle Beteiligten mit Ungenauigkeiten auf Stundenzetteln arrangiert. Die Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten akkurat erfassen, werden gegenüber den weniger sorgfältigen Kollegen systematisch benachteiligt. Schon kleine Ungenauigkeiten von wenigen Minuten können sich zu Abweichungen von mehreren Stunden pro Mitarbeiter und Monat summieren.

Mit virtic wird jeder Mitarbeiter gemäß seiner tatsächlichen Arbeitszeit auf den Cent genau gerecht entlohnt. virtic ist eine faire Lösung, mit der die persönlichen Arbeitsleistungen transparent und fehlerlos dokumentiert werden.

Behindert virtic die Mitarbeiter bei der Arbeit?

Nein. Eine Arbeitszeitbuchung auf dem Smartphone ist in wenigen Sekunden erledigt und geht nach wenigen Tagen „in Fleisch und Blut“ über.

Wie kann der Mitarbeiter sehen, welche Daten erfasst wurden?

Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort kann er seinen Stundenzettel, seine Reisekostenabrechnung, seine Termine und ggf. weitere Informationen einsehen. Das Konto kann er über jeden Internet-Browser erreichen.

Welche Rechte hat welcher Mitarbeiter?

virtic hat ein umfangreiches Rechtemanagement, in dem jedem Mitarbeiter Organisationseinheiten (Abteilungen, Niederlassungen, Gruppen) und Rechte (Lesen, Schreiben, Löschen) zugewiesen werden können.

So kann sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter (z.B. Bauleiter, Abteilungsleiter, Niederlassungsleiter etc.) nur die Daten "seiner" Baustelle, Abteilung oder Niederlassung sehen kann. Außerdem ist klar geregelt, wer Arbeitszeiten prüfen (lesen, kommentieren und freigeben) darf und wer Korrekturen vornehmen darf. In der Regel wird ein 4-Augen-Prinzip eingerichtet: Projektverantwortliche prüfen die Zeiten, können sie aber nicht selbstständig korrigieren. Sie geben Zeitstempel frei oder tragen Kommentare ein, falls Zeiten geändert werden müssen. Die Korrektur führt dann meist ein Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durch. So ist gewährleistet, dass immer zwei Personen an der Prüfung und Korrektur beteiligt sind.

Wie funktioniert die Standort-Verifizierung?

Mit der virtic Zeitwirtschaft erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, indem sie den Beginn eines bestimmten Zeitabschnitts „stempeln“, z.B. „Arbeitsbeginn Baustelle / Baustelle Meierstraße“. Diese Information, nämlich der Datensatz aus ID des Mitarbeiters, Ereignis (hier: Arbeitsbeginn Baustelle) und Baustelle (hier: Meierstraße), wird sofort auf die virtic-Server übertragen. Der Server speichert den Datensatz und ergänzt die exakte Uhrzeit.

Die „Plausibilitätsprüfung mit Geodaten" ist eine Option, bei der das virtic-System automatisiert prüft, ob sich der Standort des Mitarbeiters bei der Arbeitszeitbuchung mit dem vom Mitarbeiter angegebenen Arbeitsort deckt. Weichen die beiden Orte deutlich voneinander ab, wird dies in den Berichten kenntlich gemacht, damit Vorgesetzte den Sachverhalt mit dem Mitarbeiter klären können.

Wenn die Option „Plausibilitätsprüfung mit Geodaten“ bestellt ist, wird der oben beschriebene Datensatz ergänzt um die aktuellen Standortdaten des Smartphones. Es werden also immer nur genau in dem Moment der Arbeitszeitbuchung die aktuellen Standortdaten des Smartphones an die virtic-Server übermittelt. Der Mitarbeiter selbst bestimmt also, zu welchem Zeitpunkt er seine Standortdaten übermittelt.

Zu bestimmten Ereignissen (z.B. „Abfahrt von zuhause“, „Ankunft zuhause“) haben die Standortdaten in der Regel keine Relevanz, zudem berühren sie die Privatsphäre des Mitarbeiters. Deshalb werden beim Eingang betreffender Datensätze die ggf. mitgesendeten Standortdaten vom Server unverzüglich (vor jedem Speichervorgang) verworfen. Abweichungen von dieser Regel können aus abrechnungstechnischen Gründen (z.B. die Ermittlung der Fahrzeit für die Heimfahrt) erforderlich sein, werden dann aber vom Kunden (seinem Arbeitgeber) explizit beauftragt.

Möchte der Mitarbeiter die von seinem Smartphone ermittelten Standortdaten nicht übermitteln, so kann er die Standortbestimmung seines Smartphones vollständig oder in der App abschalten/sperren. Die Funktion der Zeiterfassung ist dadurch nicht eingeschränkt, die Prüfung durch die Vorgesetzten wird allerdings erschwert. Da der Mitarbeiter mit seiner Arbeitszeitbuchung („Arbeitsbeginn Baustelle – Baustelle Meierstraße“) seinen Aufenthaltsort ohnehin preisgibt, würde ein Abschalten bzw. eine Sperrung der Standortermittlung seinen Aufenthaltsort nicht verschleiern – sofern er Arbeitszeitbuchungen korrekt vornimmt.

Der Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang (Mitarbeitermenü) zu seinen bei virtic gespeicherten Informationen. So kann er beispielsweise seine Arbeitszeitbuchungen und seinen Stundenzettel online abrufen. Sofern vom Kunden (seinem Arbeitgeber) gewünscht, können in diesen Berichten auch die gespeicherten Standortdaten ausgegeben werden. Der Mitarbeiter kann sich also online selbstständig darüber informieren, welche Standortdaten über ihn gespeichert wurden.

Ein Tracking findet zu keinem Zeitpunkt statt. virtic bietet keine technische Möglichkeit, Standortdaten vom Smartphone „abzurufen“. Der einzige Weg, Standortdaten an die virtic-Server zu übermitteln, ist die oben beschriebene Arbeitszeitbuchung durch den Benutzer.

Zusammengefasst:

  • Der Mitarbeiter bestimmt, wann er Standortdaten an virtic übermittelt.
  • Er kann die Standortbestimmung jederzeit abschalten.
  • Nicht erforderliche Standortdaten werden sofort verworfen.
  • Eine Abschaltung / Sperre der Standortbestimmung durch den Mitarbeiter verhindert nicht die Zeiterfassung.
  • Der Mitarbeiter hat Kenntnis über die erhobenen Daten.
Sind die Standort-Erfassungen nachvollziehbar?

Ja, falls Standort-Daten erhoben wurden, sind sie im virtic-Konto jedes Unternehmens einsehbar. Mitarbeiter können ihre eigenen Standortdaten in ihrem Mitarbeitermenü ansehen. Zugriff können zudem berechtigte Personen, z.B. Betriebsräte erhalten.

Wie stellt virtic die Datensicherheit sicher?

Hochsicherheitsrechenzentrum

Die Erfassung und Verarbeitung von Daten erfolgt auf Servern, die in einem westdeutschen Hochleistungs-Rechenzentrum installiert sind. Das Rechenzentrum ist nach DIN/IEC 27001, DIN EN ISO 9001 und ECB-S zertifiziert.

Replikation und Backup

Alle Daten werden zwischen mehreren Servern repliziert (in Echtzeit auf mehrere Server verteilt). Zusätzlich finden regelmäßig Backups statt.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Fordern Sie die aktuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen hier an: datenschutz@virtic.com.

Kontakt

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Geschäftsführer Bernd Wolff oder Michael Stausberg:

virtic GmbH & Co. KG
Rheinlanddamm 199
44139 Dortmund

Tel: +49 231 24936-0
Fax: +49 231 24936-20
e-Mail: info@virtic.com