Ist digitale Zeiterfassung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Das geplante Arbeitszeitgesetz sieht vor, dass Arbeitszeiten täglich, manipulationssicher und elektronisch dokumentiert werden müssen. Unternehmen, die noch auf Papier oder Excel setzen, sind damit nicht mehr zukunftssicher aufgestellt. Eine digitale Zeiterfassungslösung wie virtic erfüllt diese Anforderungen von Haus aus.

Was bedeutet digitale Zeiterfassung – und wie funktioniert sie?

Digitale Zeiterfassung bedeutet, dass Arbeitszeiten elektronisch erfasst, gespeichert und ausgewertet werden – statt auf Papier oder in Excel-Tabellen. Mitarbeiter stempeln per App, Terminal oder PC ein und aus. Die Daten werden in Echtzeit gespeichert, sind jederzeit auswertbar und lassen sich direkt in die Lohnabrechnung übertragen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erfüllt die gesetzlichen Dokumentationspflichten.

Was sind die Vorteile digitaler Zeiterfassung gegenüber Stundenzetteln?

Stundenzettel sind fehleranfällig, zeitaufwendig und nicht revisionssicher. Digitale Zeiterfassung hingegen erfasst Zeiten sekundengenau, verhindert nachträgliche Manipulationen und liefert auswertbare Berichte auf Knopfdruck. Mit virtic entfällt die manuelle Übertragung komplett – Zeiten fließen automatisch in die Lohnvorbereitung, Kostenrechnung und Urlaubsverwaltung.

Für welche Branchen eignet sich digitale Zeiterfassung besonders?

Digitale Zeiterfassung ist branchenübergreifend sinnvoll – besonders aber für Betriebe mit mobilen Mitarbeitern: Handwerk, Baugewerbe, Pflege, Außendienst und Gastronomie. Überall dort, wo Mitarbeiter nicht am Schreibtisch sitzen, ist eine App-basierte Lösung ideal. virtic wird bereits von über 100.000 Nutzern in Branchen wie Bau, Handwerk, Industrie und Gesundheit eingesetzt.

Muss digitale Zeiterfassung DSGVO-konform sein?

Ja. Da Arbeitszeiten personenbezogene Daten sind, unterliegt ihre Verarbeitung der DSGVO. Das bedeutet: Daten dürfen nur zweckgebunden gespeichert werden, Mitarbeiter müssen über die Erfassung informiert sein, und die Daten müssen sicher aufbewahrt werden. virtic speichert alle Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland, ist vollständig DSGVO-konform und bietet eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) für Unternehmen an.

Lässt sich digitale Zeiterfassung mit DATEV, SAP oder Lexware verbinden?

Ja. virtic bietet direkte Schnittstellen zu den gängigsten Lohn- und ERP-Systemen – darunter DATEV, SAP, Lexware, P&I LOGA und viele weitere. Erfasste Zeiten werden automatisch aufbereitet und übergeben. Das eliminiert doppelte Dateneingabe und reduziert Fehler in der Lohnabrechnung erheblich.

Was kostet digitale Zeiterfassung für ein Unternehmen?

Die Kosten für digitale Zeiterfassung hängen von Mitarbeiterzahl und gewünschten Funktionen ab. virtic bietet flexible Preismodelle – von kleinen Betrieben mit wenigen Mitarbeitern bis hin zu größeren Unternehmen. Der Einstieg ist kostenlos möglich: virtic kann unverbindlich und ohne Kreditkarte getestet werden, um zu prüfen ob die Lösung zum eigenen Betrieb passt.

Digitale Zeiterfassung für Unternehmen jeder Größe

Mit virtic erfassen Mitarbeitende Arbeitszeiten per App, Zeiterfassungsterminal oder PC – rechtssicher, DSGVO-konform, von überall. Das System berechnet automatisch Zuschläge, Reisekosten und Lohnexport. Für kleine Betriebe in Minuten einsatzbereit – für komplexe Anforderungen beliebig skalierbar.

Ganz unverbindlich, keine Kündigung erforderlich

Digitale Zeiterfassung, die nach dem Stempeln weiterdenkt

Zeiten direkt erfassen

Stempeln per App, Terminal oder PC – in Sekunden, von überall.

Regeln automatisch anwenden

Automatische Berechnung von Zeitkonten, Überstunden, Nacht-/Sonntags-/Feiertagszuschlägen und Reisekosten.

Daten prüfen und freigeben

Fertige Buchungssätze direkt an Ihre Lohnsoftware – DATEV, Sage, Lexware, SAP und 25+ weitere.

Zeiten direkt erfassen

Stempeln per App, Terminal oder PC – in Sekunden, von überall.

Regeln automatisch anwenden

Automatische Berechnung von Zeitkonten, Überstunden, Nacht-/Sonntags-/Feiertagszuschlägen und Reisekosten.

Zeiten direkt erfassen

Stempeln per App, Terminal oder PC – in Sekunden, von überall.

Was Kunden über virtic Zeiterfassung sagen:

Die Entscheidung, sich für die digitale Arbeitszeiterfassung die Technik von virtic ins Haus zu holen, war schnell gefallen: ‚Dieses System ist individuell anpassbar' – das ist für uns der wichtigste Punkt. Denn die Zeiterfassung ist sehr komplex. Es gibt unterschiedliche Tätigkeitsschritte, die einzeln erfasst werden müssen.... Weiterlesen

Melanie Kosse
Geschäftsführerin, die Zugvögel GmbH

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Für die komplexen Prozesse und die unterschiedlichen Anforderungen an die Abrechnung der verschiedenen Arbeitsbereiche in der Unternehmensgruppe war ein flexibel anpassbares System notwendig. Wir müssen jede Minute genau abrechnen. Unser Unternehmen umfasst fünf völlig unterschiedliche Bereiche, und wir wollten ein einheitliches System nutzen. Nur virtic konnte diese Anforderung erfüllen.... Weiterlesen

Kerstin Berkenbusch
Prokuristin, Berkenbusch GmbH

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Als Handwerksbetrieb muss man gerade in Zeiten des Fachkräftemangels für Mitarbeiter attraktiv sein. Wir haben hier im Haus bei unseren 20 Mitarbeitern elf verschiedene Arbeitszeitmodelle möglich gemacht. Metallkonzept musste sich um die verschiedenen Einstellungen im virtic-System nicht selbst kümmern – der virtic Kundendienst hat die individuellen Arbeitszeitmodelle für unsere Mitarbeiter nahtlos im System konfiguriert.... Weiterlesen

Hilmar Engert
Prokurist, Metallkonzept GmbH & Co KG

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Wir verwenden das System schon seit dem Jahr 2006. Weil wir damit die Arbeitsprozesse im Hintergrund stark vereinfachen konnten, stand und steht unser Kerngeschäft im Mittelpunkt. Neben vielen anderen Faktoren ist das sicher ein Punkt, der zu unserem Erfolg beigetragen hat.... Weiterlesen

Paul Müller
Geschäftsführer, DAUME Dach + Fassade GmbH & Co. KG

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Was ist digitale Zeiterfassung?

Mit digitaler Zeiterfassung ersetzen Sie Papier-Stundenzettel, Excel und manuelle Nacharbeit durch einen durchgängigen digitalen Prozess. Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen werden per App, Browser oder Terminal erfasst und zentral weiterverarbeitet. Überstunden, Zuschläge, Projekte und Kostenstellen lassen sich direkt zuordnen und an Lohn- oder ERP-Systeme übergeben. So vermeiden Sie typische Nachteile manueller Verfahren wie doppelte Dateneingaben, Übertragungsfehler und unnötigen Verwaltungsaufwand.

Für Sie bedeutet das: Einfache Bedienung ohne Schulungsaufwand, schneller Überblick über Arbeitszeiten und mehr Zeit fürs Kerngeschäft.

Seit über 20 Jahren vertrauen Kunden auf virtic

Wie funktioniert digitale Zeiterfassung mit virtic?

Elektronische Arbeitszeiterfassung per Smartphone-App

Ideal für Außendienst, Montage, Service und Baustellen: Mitarbeitende erfassen Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende sowie bei Bedarf Tätigkeiten, Projekte oder Einsatzorte direkt unterwegs.

virtic ist auch für mobile Arbeit ausgelegt und kann je nach Einsatzszenario offline und mit Standortfunktionen genutzt werden.

Digitale Zeiterfassung im Browser oder am PC

Für Büroarbeitsplätze, Verwaltung und Homeoffice können Arbeitszeiten direkt am Rechner erfasst werden. Mitarbeitende benötigen dafür kein zusätzliches Terminal.

Tablet und digitales Zeiterfassungsterminal

In Produktion, Werkstatt oder an festen Betriebsstandorten können mehrere Mitarbeitende ein gemeinsames Gerät zur Zeiterfassung nutzen. Damit lässt sich die klassische Stempeluhr digital ersetzen, ohne dass jeder Mitarbeitende ein eigenes Smartphone benötigt.

Elektronische Arbeitszeiterfassung per Smartphone-App

Ideal für Außendienst, Montage, Service und Baustellen: Mitarbeitende erfassen Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende sowie bei Bedarf Tätigkeiten, Projekte oder Einsatzorte direkt unterwegs. virtic ist auch für mobile Arbeit ausgelegt und kann je nach Einsatzszenario offline und mit Standortfunktionen genutzt werden.

Beratungsgespräch vereinbaren

Digitale Zeiterfassung im Browser oder am PC

Für Büroarbeitsplätze, Verwaltung und Homeoffice können Arbeitszeiten direkt am Rechner erfasst werden. Mitarbeitende benötigen dafür kein zusätzliches Terminal.

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Tablet und digitales Zeiterfassungsterminal

In Produktion, Werkstatt oder an festen Betriebsstandorten können mehrere Mitarbeitende ein gemeinsames Gerät zur Zeiterfassung nutzen. Damit lässt sich die klassische Stempeluhr digital ersetzen, ohne dass jeder Mitarbeitende ein eigenes Smartphone benötigt.

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Zeiten automatisch prüfen und weiterverarbeiten

Der entscheidende Schritt folgt nach dem Auslösen der elektronischen Stechuhr. virtic verarbeitet den Zeitstempel anhand der für Ihr Unternehmen hinterlegten Regeln. Dabei können für die digitale Zeiterfassung diese Faktoren berücksichtigt werden:

Auffällige oder unvollständige Buchungen lassen sich anschließend kontrollieren und korrigieren. Statt Zeiten aus Stundenzetteln manuell nachzurechnen und erneut einzugeben, beschränkt sich die manuelle Arbeit auf Prüfung und Freigabe. Danach können fertige Buchungssätze aus der digitalen Zeiterfassung an die angebundene Lohn- oder ERP-Software übergeben werden.

Zeiterfassungspflicht ja oder nein? Diese Vorgaben macht der Gesetzgeber

Arbeitgeber müssen die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Grundlage sind die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG). Das BAG leitet aus dem Beschluss 2022 die Pflicht zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ab, die in § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz dokumentiert ist. Danach müssen Arbeitgeber für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes sorgen und die erforderlichen Mittel bereitstellen.

Ist die digitale Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Auch wenn es eine Zeiterfassungspflicht gibt, macht der Gesetzgeber bisher keine Vorschriften, dass dafür bereits heute ausschließlich ein elektronisches System einzusetzen ist. Zusätzlich enthält das Arbeitszeitgesetz eigene Vorgaben zu Arbeitsdauer, Pausen, Ruhezeiten und bestimmten Aufzeichnungspflichten.

Die Bundesregierung hat jedoch angekündigt, die elektronische Arbeitszeiterfassung gesetzlich zu regeln und dabei Übergangsregelungen für kleine und mittlere Unternehmen vorzusehen. Für Unternehmen spricht deshalb einiges dafür, die digitale Zeiterfassung frühzeitig aufzubauen, statt erst auf die endgültige gesetzliche Ausgestaltung zu warten.

Gesetzgebung zur digitalen Zeiterfassung 2026 im Überblick

Thema	Rechtsgrundlage	Was bedeutet das für Unternehmen?
Zeiterfassungspflicht	§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Rechtsprechung des BAG	Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen systematisch erfasst werden.
Digitale Zeiterfassung / Referentenentwurf	noch nicht pauschal vorgeschrieben	Die Zeiterfassungspflicht gilt bereits, die konkrete Form lässt derzeit noch Spielraum, könnte aber bald kommen: Die Bundesregierung hat angekündigt, die elektronische Arbeitszeiterfassung gesetzlich zu regeln. virtic speichert erfasste Zeitstempel revisionsfest beziehungsweise manipulationssicher und verarbeitet die Daten DSGVO-konform auf Servern in Deutschland. Das eingesetzte Rechenzentrum ist nach ISO 9001, ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27018 zertifiziert.
Höchstarbeitszeit	§ 3 ArbZG	Werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden; eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur unter den gesetzlichen Ausgleichsvoraussetzungen möglich.
Pausenzeiten	§ 4 ArbZG	Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit min. 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden min. 45 Minuten Ruhepause.
Ruhezeit	§ 5 ArbZG	Zwischen zwei Arbeitseinsätzen gilt eine ununterbrochene Ruhezeit von min. elf Stunden; für bestimmte Branchen bestehen gesetzliche Abweichungsmöglichkeiten.
Schicht- und Nachtarbeit	§ 6 ArbZG	Bei Schicht- und Nachtarbeit gelten zusätzliche arbeitszeitrechtliche Anforderungen, die bei der Planung und Kontrolle berücksichtigt werden müssen.
Aufzeichnung über acht Stunden hinaus	§ 16 Abs. 2 ArbZG	Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, ist ausdrücklich aufzuzeichnen; die Nachweise sind min. zwei Jahre aufzubewahren.
Betriebsrat	§ 87 BetrVG i. V. m. BAG-Rechtsprechung	Das „Ob“ der Zeiterfassung ist gesetzlich vorgegeben. Bei der konkreten Ausgestaltung des Systems können Mitbestimmungsrechte für den Betriebsrat bestehen.

Rechtsgrundlage

§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG
Rechtsprechung des BAG

Was bedeutet das?

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen systematisch erfasst werden.

Rechtsgrundlage

noch nicht pauschal vorgeschrieben

Was bedeutet das?

Die Zeiterfassungspflicht gilt bereits, die konkrete Form lässt derzeit noch Spielraum, könnte aber bald kommen: Die Bundesregierung hat angekündigt, die elektronische Arbeitszeiterfassung gesetzlich zu regeln. virtic speichert erfasste Zeitstempel revisionsfest beziehungsweise manipulationssicher und verarbeitet die Daten DSGVO-konform auf Servern in Deutschland. Das eingesetzte Rechenzentrum ist nach ISO 9001, ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27018 zertifiziert.

Rechtsgrundlage

§ 3 ArbZG

Was bedeutet das?

Werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden; eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur unter den gesetzlichen Ausgleichsvoraussetzungen möglich.

Rechtsgrundlage

§ 4 ArbZG

Was bedeutet das?

Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit min. 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden min. 45 Minuten Ruhepause.

Rechtsgrundlage

§ 5 ArbZG

Was bedeutet das?

Zwischen zwei Arbeitseinsätzen gilt eine ununterbrochene Ruhezeit von min. elf Stunden; für bestimmte Branchen bestehen gesetzliche Abweichungsmöglichkeiten.

Rechtsgrundlage

§ 6 ArbZG

Was bedeutet das?

Bei Schicht- und Nachtarbeit gelten zusätzliche arbeitszeitrechtliche Anforderungen, die bei der Planung und Kontrolle berücksichtigt werden müssen.

Rechtsgrundlage

§ 16 Abs. 2 ArbZG

Was bedeutet das?

Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, ist ausdrücklich aufzuzeichnen; die Nachweise sind min. zwei Jahre aufzubewahren.

Rechtsgrundlage

§ 87 BetrVG
i. V. m. BAG-Rechtsprechung

Was bedeutet das?

Das „Ob“ der Zeiterfassung ist gesetzlich vorgegeben. Bei der konkreten Ausgestaltung des Systems können Mitbestimmungsrechte für den Betriebsrat bestehen.

Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung?

01

Weniger Verwaltungsaufwand

Arbeitszeiten müssen nicht mehr von Stundenzetteln in Tabellen oder Lohnprogramme übertragen werden.

02

Weniger Übertragungsfehler

Informationen werden dort erfasst, wo sie entstehen, und stehen anschließend zentral zur Verfügung.

03

Aktuelle Stundenkonten

Sollzeiten, Ist-Zeiten und Überstunden lassen sich zeitnah einsehen, statt erst am Monatsende.

04

Automatisierte Lohnvorbereitung

Aus den erfassten Zeiten entstehen die relevanten Daten für die weitere Abrechnung.

So läuft die digitale Zeiterfassung mit virtic

Ein Klick, ein Chip, fertig. Im Video sehen Sie, wie Ihre Mitarbeitenden in Sekunden stempeln – und wie virtic daraus automatisch Zuschläge, Reisekosten und den fertigen Lohnlauf macht.

Was ändert sich mit der digitalen Zeiterfassung von virtic für Unternehmen?

Kriterium	Digitale Zeiterfassung	Excel	Papier
Arbeitszeiterfassung	direkt	häufig manuell	manuell
Zentrale Auswertung	automatisierbar	manuell	kaum
Überstunden	automatisch berechenbar	Formeln / Handarbeit	Handarbeit
Mobile Nutzung	flexibel	eingeschränkt	eingeschränkt
Zuschläge und Regeln	automatisierbar	aufwendig	manuell
Lohn-/ERP-Schnittstellen	möglich	eingeschränkt	nein
Doppelte Dateneingabe	vermeidbar	häufig notwendig	notwendig
Aktuelle Stundenkonten	direkt verfügbar	abhängig von Pflege	kaum

Digital

direkt

Excel

häufig manuell

Papier

manuell

Digital

automatisierbar

Excel

manuell

Papier

kaum

Digital

automatisch berechenbar

Excel

Formeln / Handarbeit

Papier

Handarbeit

Digital

flexibel

Excel

eingeschränkt

Papier

eingeschränkt

Digital

automatisierbar

Excel

aufwendig

Papier

manuell

Digital

möglich

Excel

eingeschränkt

Papier

nein

Digital

vermeidbar

Excel

häufig notwendig

Papier

notwendig

Digital

direkt verfügbar

Excel

abhängig von Pflege

Papier

kaum

Wann wird der Wechsel des Zeiterfassungssystems besonders interessant?

Spätestens wenn Arbeitszeiterfassung nicht mehr nur aus „Kommen und Gehen“ besteht. Dann geht es nicht mehr nur darum, Zeiten digital zu sammeln. Die erfassten Daten müssen anschließend richtig interpretiert und verarbeitet werden.

Typische Beispiele, in denen sich die digitale Zeiterfassung besonders lohnt, sind mehrere Arbeitszeit- oder Schichtmodelle, unterschiedliche Zuschlagsregeln, Tarifverträge, Außendienst, wechselnde Baustellen, Fahrzeiten, Reisekostenabrechnungen, mehrere Standorte oder die automatisierte Übergabe an die Lohnabrechnung.

Wann wird der Wechsel des Zeiterfassungssystems besonders interessant?

Welche digitale Zeiterfassung passt zu Ihrem Unternehmen?

Wichtig sind transparente Stundenkonten, unterschiedliche Arbeitsmodelle sowie eine einfache Verwaltung von Abwesenheiten.

Arbeitszeiterfassung per Browser oder App
Aktuelle Stundenkonten im Blick
Unterschiedliche Arbeitsmodelle abbilden
Pausen und Überstunden automatisch berücksichtigen
Abwesenheiten und Fehlzeiten einfach verwalten
Flexibel im Büro und Homeoffice einsetzbar

➜ Lösung für kleine Betriebe ➜ Lösung für größere Unternehmen

Die elektronische Stechuhr eignet sich besonders für Schichtbetriebe mit festem Standort, in denen verschiedene Arbeitsmodelle berücksichtigt werden müssen.

Digitale Zeiterfassung per Terminal oder Tablet
Ideal für feste Standorte und Schichtbetriebe
Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle abbildbar
Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge automatisch berechnen
Arbeitszeit- und Ruhezeitregelungen berücksichtigen
Zentrale Erfassung für mehrere Mitarbeitende

➜ Lösung für kleine Betriebe ➜ Lösung für größere Unternehmen

Hier muss die Erfassung der Arbeitsstunden dort funktionieren, wo die Arbeit stattfindet. Baustellen, Projekte, Kostenstellen und Fahrzeiten werden direkt beim Einsatz zugeordnet.

Mobile Erfassung der Arbeitsstunden per App
Offlinefähig für wechselnde Einsatzorte
Baustellen, Projekte und Kostenstellen direkt zuordnen
Fahrzeiten, Auslösung und Reisekosten erfassen
GPS-Funktionen je nach Einsatzszenario verfügbar

➜ Lösung für kleine Betriebe ➜ Lösung für größere Unternehmen

Mehrere Standorte, Tarifverträge, unterschiedliche Zuschläge, Arbeitszeitkonten oder individuelle Abrechnungsmodelle erhöhen schnell den manuellen Aufwand.

Betriebliche und tarifliche Vorgaben abbilden
Automatische Zuschlagsberechnung
Reisekosten: Auslösung, Spesen, VMa
Individuelle Abrechnungslogiken
25+ Lohn- & ERP-Schnittstellen
Persönliches Onboarding

➜ Lösung für kleine Betriebe ➜ Lösung für größere Unternehmen

Welche Funktionen sollte eine digitale Zeiterfassung bieten?

Die Anforderungen Ihres Unternehmen sind individuell, nicht jedes Feature der am Markt angebotenen Zeiterfassungssysteme benötigen Sie auch. Vor der Auswahl lohnt sich deshalb ein Blick auf die Prozesse, die tatsächlich digitalisiert werden sollen. Das kann Ihnen dabei helfen Kosten zu sparen und Prozesse effizient zu halten. Die entscheidende Frage zur digitalen Zeiterfassung lautet deshalb nicht: Welche Zeiterfassungssoftware hat die längste Funktionsliste? Sondern: Welche Zeiterfassungssoftware kann unsere tatsächlichen Arbeitszeit- und Abrechnungsprozesse möglichst ohne manuelle Umwege abbilden?

Erfassung

Arbeitszeit

Abrechnung

Integration

Sicherheit

So gelingt die Einführung digitaler Zeiterfassung

01

Anforderungen definieren

Ein neues Zeiterfassungssystem muss zu Ihren Abläufen passen – nicht umgekehrt. Gemeinsam werden Arbeitszeitmodelle, Pausen, Zuschläge, Reisekosten, Projekte und benötigte Schnittstellen definiert.

02

Daten übernehmen

Mitarbeiter- und Stammdaten können übernommen bzw. importiert werden, es muss nicht alles neu angelegt werden. Damit für Sie alles stressfrei und rund läuft begleitet virtic die Einrichtung Ihrer neuen digitalen Zeiterfassung persönlich. Auch nach dem Onboarding steht Ihnen ein Ansprechpartner zur Verfügung.

03

Regeln & Schnittstellen konfigurieren

Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten, Zuschläge, Reisekostenregeln und weitere Abrechnungslogiken werden in virtic eingerichtet. Die dafür notwendigen Logiken sind bereits Bestandteil des Systems und müssen nicht aufwändig und teuer neu programmiert werden. Benötigte Lohn- oder ERP-Schnittstellen werden passend zum jeweiligen Prozess eingerichtet.

Was kostet digitale Zeiterfassung?

Die Kosten für digitale Zeiterfassung hängen vor allem von der Anzahl der Nutzer, dem benötigten Funktionsumfang und dem Aufwand der Einrichtung ab.

Basis

ab € 4,50*

zzgl. gesetzl. MwSt.

Für klassische Arbeitszeiterfassung mit Funktionen wie:

Professional

ab € 8,50*

zzgl. gesetzl. MwSt.

Für komplexere Anforderungen, beispielsweise:

Kosten für Einrichtung, Updates und unseren Kundenservice

Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr. Deren Höhe richtet sich nach dem Konfigurationsaufwand, beispielsweise für Regelwerke, Tarifverträge oder Schnittstellen. Support und laufende Updates rund um unsere digitale Zeiterfassung sind im Monatspreis enthalten.

Noch unsicher? Digitale Zeiterfassung live ausprobieren

Wir wissen, dass der Umstieg auf eine neue Zeiterfassungssoftware für die Arbeitszeiterfassung oft mit der Sorge vor einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden ist. Deshalb können Sie die digitale Zeiterfassung mit virtic 30 Tage kostenlos testen. Sehen Sie selbst, wie Ihre Mitarbeitenden Zeiten erfassen und wie daraus automatisch Arbeitszeitkonten, Zuschläge und vorbereitete Lohndaten entstehen.

Ganz unverbindlich, keine Kündigung erforderlich

Noch unsicher? Digitale Zeiterfassung live ausprobieren

Nahtloser Export in Ihre Lohnsoftware

Nahtloser Export in Ihre Lohnsoftware Die digitale Zeiterfassung von virtic unterstützt über 25 Lohn- und ERP-Systeme – darunter DATEV, Sage, Lexware, P&I LOGA, SAP, Addison, TAIFUN, PDS, BRZ, Nevaris, Pro-Bau/S, MOS'aik und Novaline. Der Datenaustausch ist bidirektional: Stammdaten, Projekte und Buchungssätze werden automatisch synchronisiert.

Egal welche Branche – virtic passt sich an

Baugewerbe

Handwerk

Verwaltung & Büro

Service & Außendienst

Gesundheit & Soziales

Gastronomie & Events

Industrie & Produktion

Kostenfreies Kennenlerngespräch zur digitalen Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassung, die wirklich passt. Im Gespräch mit unseren Experten. In wenigen Minuten klären wir gemeinsam:

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Zeiterfassung

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die Zeiterfassung.

Was ist digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung bedeutet, dass Arbeitszeiten elektronisch erfasst, gespeichert und ausgewertet werden. Erfasst werden typische Arbeitsstunden, aber auch Abweichungen und Sonderregelungen:
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende
- Pausenzeiten
- Überstunden und Höchstarbeitszeit
- Soll- und Ist-Zeiten
- Tätigkeiten und Projekte
- Kostenstellen oder Baustellen
- je nach Unternehmen auch Fahr- und Reisezeiten
Die Daten stehen über eine digitale Zeiterfassung zentral zur Verfügung und können unmittelbar weiterverarbeitet werden.
Ist digitale Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Nein, eine digitale Form ist derzeit nicht vorgeschrieben. Pflicht ist die systematische Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit. Das hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden. Wie erfasst wird, legt das Gesetz bisher nicht fest. Die Bundesregierung plant, die elektronische Erfassung im Arbeitszeitgesetz zu regeln.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassungspflicht und digitaler Zeiterfassung?
Der EuGH hat 2019 verlangt, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit bereitstellen. Das BAG hat diese Vorgaben später über § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG für Deutschland konkretisiert. ABER: Eine allgemeine gesetzliche Verpflichtung, für sämtliche Unternehmen ausschließlich ein elektronisches Zeiterfassungssystem zu verwenden, lässt sich aus dem BAG-Urteil nicht ableiten. Unabhängig davon bietet eine digitale Zeiterfassung jedoch praktische Vorteile: Arbeitszeiten lassen sich nachvollziehbar dokumentieren, zentral auswerten und mit weiteren Personal- und Abrechnungsprozessen verbinden.
Was besagt der Referentenentwurf zur Arbeitszeiterfassung?
Der Referentenentwurf zur digitalen Zeiterfassung (Gesetzentwurf, noch kein gültiges Recht!) sieht vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch zu erfassen. Damit soll die bereits bestehende Zeiterfassungspflicht gesetzlich konkreter geregelt werden. Das Bundesarbeitsministerium arbeitet an der Konkretisierung der elektronischen Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz. Für Unternehmen könnte der Referentenentwurf bedeuten, dass Zeiterfassungssysteme künftig ausschließlich elektronisch zu führen sind. Die grundsätzliche Zeiterfassungspflicht gilt jedoch bereits heute aufgrund der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht.
Muss digitale Zeiterfassung DSGVO-konform sein?
Ja. Da Arbeitszeiten personenbezogene Daten sind, unterliegt ihre Verarbeitung der DSGVO. Das bedeutet: Daten dürfen nur zweckgebunden gespeichert werden, Mitarbeiter müssen über die Erfassung informiert sein, und die Daten müssen sicher aufbewahrt werden. virtic speichert alle Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland, ist vollständig DSGVO-konform und bietet eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) für Unternehmen an.
Reicht Excel zum Stundentracking?
Entscheidend ist nicht das Programm allein, sondern ob das eingesetzte Zeiterfassungssystem die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen zuverlässig erfüllt. Praktisch stößt Excel vor allem dann an Grenzen, wenn Daten von vielen Angestellten zusammengeführt, Überstunden berechnet, Freigaben organisiert oder Daten an die Lohnabrechnung übertragen werden müssen. Hier sind Sie mit automatisierten Prozessen einer digitalen Zeiterfassung deutlich im Vorteil.
Was sind Herausforderungen bei der Projektzeiterfassung?
Herausfordernd in der digitalen Zeiterfassung von Projekten ist vor allem die korrekte Zuordnung von Projektzeiten, Aufträgen und Kostenstellen. Häufige Tätigkeitswechsel, fehlende Angaben oder nachträgliche Buchungen erhöhen den Aufwand und erschweren Controlling und Abrechnung. Eine elektronische Projektzeiterfassung sollte diese Zuordnung deshalb direkt bei der Erstellung des Zeitstempels ermöglichen.
Darf Arbeitszeit per Smartphone erfasst werden?
Ja. Mobile Arbeitszeiterfassung bietet sich insbesondere für Außendienst, Baustellen, Service und Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz an. Wichtig sind für die digitale Zeiterfassung dabei unter anderem Datenschutz, Berechtigungen und eine für den jeweiligen Einsatz geeignete Erfassung.
Funktioniert digitale Zeiterfassung im Homeoffice?
Ja. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit beispielsweise per Browser oder Smartphone erfassen. Dadurch können Büro, Homeoffice und mobile Arbeit innerhalb desselben Systems zur digitalen Zeiterfassung dokumentiert werden.
Welche Daten der digitalen Zeiterfassung dürfen Arbeitgeber sehen?
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten und müssen entsprechend der DSGVO verarbeitet werden. Welche Mitarbeitenden oder Verantwortlichen Zugriff erhalten, sollte über Rollen und Berechtigungen festgelegt und auf den jeweiligen Zweck begrenzt werden.
Funktioniert digitale Zeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeit?
Ja. Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung schließen sich nicht grundsätzlich aus. Mitarbeitende können weiterhin Verantwortung für die Gestaltung ihrer Arbeitszeit haben, während Beginn und Ende der Arbeitszeit über eine digitale Zeiterfassung dokumentiert werden.
Funktioniert digitale Zeiterfassung auch bei Gleitzeit?
Ja. Gleitzeit und digitale Zeiterfassung lassen sich problemlos kombinieren. Angestellte können Beginn, Ende, Abwesenheiten und Pausenzeiten innerhalb des vereinbarten Rahmens der Gleitzeit flexibel erfassen. Das Zeiterfassungssystem dokumentiert die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und kann daraus automatisch Zeitkonten sowie Plus- und Minusstunden berechnen.

Digitale Zeiterfassung für Unternehmen jeder Größe

Digitale Zeiterfassung, die nach dem Stempeln weiterdenkt

Zeiten direkt erfassen

Regeln automatisch anwenden

Daten prüfen und freigeben

Zeiten direkt erfassen

Regeln automatisch anwenden

Zeiten direkt erfassen

Was Kunden über virtic Zeiterfassung sagen:

Was ist digitale Zeiterfassung?

Seit über 20 Jahren vertrauen Kunden auf virtic

Wie funktioniert digitale Zeiterfassung mit virtic?

Elektronische Arbeitszeiterfassung per Smartphone-App

Digitale Zeiterfassung im Browser oder am PC

Tablet und digitales Zeiterfassungsterminal

Elektronische Arbeitszeiterfassung per Smartphone-App

Digitale Zeiterfassung im Browser oder am PC

Tablet und digitales Zeiterfassungsterminal

Zeiten automatisch prüfen und weiterverarbeiten

Zeiterfassungspflicht ja oder nein? Diese Vorgaben macht der Gesetzgeber

Ist die digitale Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Gesetzgebung zur digitalen Zeiterfassung 2026 im Überblick

Welche Vorteile bietet digitale Zeiterfassung?

Weniger Verwaltungsaufwand

Weniger Übertragungsfehler

Aktuelle Stundenkonten

Automatisierte Lohnvorbereitung

So läuft die digitale Zeiterfassung mit virtic

Was ändert sich mit der digitalen Zeiterfassung von virtic für Unternehmen?

Wann wird der Wechsel des Zeiterfassungssystems besonders interessant?

Welche digitale Zeiterfassung passt zu Ihrem Unternehmen?

Welche Funktionen sollte eine digitale Zeiterfassung bieten?

Erfassung

Arbeitszeit

Abrechnung

Integration

Sicherheit

So gelingt die Einführung digitaler Zeiterfassung

Anforderungen definieren

Daten übernehmen

Regeln & Schnittstellen konfigurieren

Was kostet digitale Zeiterfassung?

Basis

Professional

Noch unsicher? Digitale Zeiterfassung live ausprobieren

Nahtloser Export in Ihre Lohnsoftware

Egal welche Branche – virtic passt sich an

Kostenfreies Kennenlerngespräch zur digitalen Zeiterfassung

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassung bereits bei 100.000+ Nutzern im Einsatz.