Als Betriebs- oder Personalrat haben Sie die Aufgabe, die Rechte Ihrer Kollegen zu vertreten. Damit Sie bewerten können, wie virtic funktioniert und wie virtic die Rechte der Kollegen wahrt, haben wir im folgenden die häufigsten Fragen und kurze Antworten zusammengestellt. Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsführer der virtic unter gf@virtic.com oder telefonisch unter 0231 941 590-0.
Die virtic GmbH wurde 2004 von Bernd Wolff und Michael Stausberg gegründet. Sie sind heute noch im Besitz der Mehrheitsanteile, ein dritter privater Gesellschafter besitzt weitere Anteile. 2011 wurde die virtic GmbH in die virtic GmbH & Co. KG umfirmiert. Bis heute sind Bernd Wolff und Michael Stausberg die geschäftsführenden Gesellschafter. Es gibt keine Eigentumsverbindungen zu weiteren Unternehmen.
Die virtic GmbH & Co. KG hat ihren Sitz in Dortmund, alle Leistungen werden in Deutschland erbracht. Das gilt auch und insbesondere für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten.
virtic ist eine webbasierte mobile Zeitwirtschaft. Zweck unserer Dienstleistungen ist die Digitalisierung und Automatisierung der Zeitwirtschaftsprozesse, insbesondere im technischen Außendienst. Handschriftliche Stundenzettel werden abgeschafft, stattdessen erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones. Stundenzettel, Zeitkonten, Reisekosten, Auslösen usw. werden automatisch berechnet, Buchungssätze an die Lohnsoftware übergeben.
In der Regel benötigen handschriftliche Stundenzettel mehrere Tage, manchmal sogar Wochen, bevor sie der Verwaltung vorliegen. Nicht immer treffen alle Stundenzettel pünktlich - spätestens zum Monatsende - ein und in vielen Fällen sind Nachfragen erforderlich, weil sie unvollständig, schlecht lesbar oder widersprüchlich sind. Die Prüfung der Stundenzettel und die Nacharbeiten sind aufwändig, die manuelle Übertragung in eine Lohnsoftware nimmt weitere Zeit in Anspruch und ist zudem eine Fehlerquelle.
Mit virtic werden die erfassten Arbeitszeiten automatisiert aufbereitet, damit sie unverzüglich zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen. Gemeinsam mit der Lohnbuchhaltung wird das Regelwerk erarbeitet und konfiguriert, damit die Datenverarbeitung beschleunigt werden kann.
Mit virtic wird ein wichtiger Beitrag zur Abrechnungsgerechtigkeit geleistet: Durch die Live-Erfassung, die Plausibilitätsprüfungen, das Rechte- und Rollen-System und das 4-Augen-Prinzip bei Korrekturen stellt virtic sicher, dass die Mitarbeiter gemäß ihrer Arbeitszeit vergütet und Bevorzugung und Benachteiligung einzelner Mitarbeiter vermieden werden.
Mitarbeiter verwenden ein Smartphone, ein Tablet, ein Terminal oder einen PC, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Das Erfassungsmenü wird an die betrieblichen Anforderungen angepasst, um die Erfassung so einfach wie möglich zu gestalten.
Die Daten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, damit berechtigte Personen (Projektleiter, Bauleiter, Controller, Lohnbuchhalter, Disponenten) darauf zugreifen können. Die Arbeitszeitbuchungen können von berechtigten Personen geprüft und freigegeben, von anderen Personen korrigiert werden.
Nach Freigabe bzw. Korrektur der Zeitbuchungen berechnet virtic automatisiert die Buchungssätze, die in der Lohnsoftware oder einem ERP-System benötigt werden, um Löhne, Gehälter, Reisekosten, Auslösen zu berechnen und die Kostenrechnung durchzuführen. Welche Regeln dabei angewendet werden, bestimmt das Unternehmen. Die Buchungssätze werden über Schnittstellen an die Lohn- und ERP-Software übertragen.
Der virtic-Geschäftsprozess ist sehr umfangreich und enthält weitere Funktionen wie Baustellenverwaltung, Disposition, Arbeitsmittelverwaltung u.v.m.
virtic konfiguriert seine Dienste genau so, wie Ihr Unternehmen sie benötigt. Das betrifft die Zeiterfassung, mit der alle Mitarbeiter sofort zurechtkommen, weil sie ihre betrieblichen Abläufe wiederfinden. Das betrifft aber auch die Abrechnungsregeln; denn virtic übernimmt alle betrieblichen Regelungen zu Arbeitszeiten, Vergütung und Reisetätigkeiten, die bei Ihnen angewendet werden. Nach der Prüfung und Freigabe der Arbeitszeitbuchungen berechnet virtic automatisch alle Buchungssätze für Ihr Lohnprogramm und Ihr ERP-System.
Erste Voraussetzung für eine schnelle und fehlerfreie Zeitwirtschaft sind fehlerfreie Rohdaten. virtic wendet mehrere Prinzipien zur Sicherung der Rohdatenqualität an:
Der Mitarbeiter erhält auf seinem Handy nur Menüpunkte angeboten, die in seiner aktuellen Arbeitssituation sinnvoll und logisch sind. Fehleingaben werden so reduziert.
Die eingegangenen Daten werden auf zeitliche Plausibilität und Logik geprüft. Überlange Schichten werden genauso markiert wie unlogische Buchungen. Lohnbuchhalter können so markierte Arbeitszeitbuchungen gezielt überprüfen.
Bei der Arbeitszeitbuchung vom Smartphone werden dessen aktuellen Standort-Daten mitgesendet. Die virtic-Prozesse vergleichen automatisch diese Standort-Daten mit der Baustelle, auf der sich ein Mitarbeiter angemeldet hat. Bei Übereinstimmung wird die Arbeitszeitbuchung vom System freigegeben. Bei größerem Abstand wird sie markiert, damit Vorgesetzte eine Klärung des Sachverhalts herbeiführen können. Versehentliche Zeitbuchungen auf eine unzutreffende Baustelle werden erkannt, in der Kostenrechnung werden unzutreffende Kostenträgerbelastungen vermieden.
Mehr Informationen finden Sie hier.
Mitarbeiter können Urlaub über ihre Smartphone-App beantragen; Kurzarbeit und Krankenstand werden von der Verwaltung erfasst. Saison-Kurzarbeit und Fortbildungszeiten können, sofern vom Unternehmen gewünscht, wahlweise von den Mitarbeitern oder der Verwaltung erfasst werden.
Wer seinen Stundenzettel erst am Ende der Woche ausfüllt, der kann keine präzisen Angaben machen. Alles sofort aufzuschreiben, ist in der Praxis aber auch kaum möglich. Also haben sich alle Beteiligten mit Ungenauigkeiten auf Stundenzetteln arrangiert. Die Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten akkurat erfassen, werden gegenüber den weniger sorgfältigen Kollegen systematisch benachteiligt. Schon kleine Ungenauigkeiten von wenigen Minuten können sich zu Abweichungen von mehreren Stunden pro Mitarbeiter und Monat summieren.
Mit virtic wird jeder Mitarbeiter gemäß seiner tatsächlichen Arbeitszeit auf den Cent genau gerecht entlohnt. virtic ist eine faire Lösung, mit der die persönlichen Arbeitsleistungen transparent und fehlerlos dokumentiert werden.
Nein. Eine Arbeitszeitbuchung auf dem Smartphone ist in wenigen Sekunden erledigt und wird nach wenigen Tagen zur Selbstverständlichkeit.
Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort kann er seinen Stundenzettel, seine Reisekostenabrechnung, seine Termine und ggf. weitere Informationen einsehen. Das Konto kann er über jeden Internet-Browser erreichen.
virtic hat ein umfangreiches Rechtemanagement, in dem jedem Mitarbeiter Organisationseinheiten (Abteilungen, Niederlassungen, Gruppen) und Rechte (Lesen, Schreiben, Löschen) zugewiesen werden können.
So kann sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter (z.B. Bauleiter, Abteilungsleiter, Niederlassungsleiter etc.) nur die Daten "seiner" Baustelle, Abteilung oder Niederlassung sehen kann. Außerdem ist klar geregelt, wer Arbeitszeiten prüfen (lesen, kommentieren und freigeben) darf und wer Korrekturen vornehmen darf. In der Regel wird ein 4-Augen-Prinzip eingerichtet: Projektverantwortliche prüfen die Zeiten, können sie aber nicht selbstständig korrigieren. Sie geben Zeitstempel frei oder tragen Kommentare ein, falls Zeiten geändert werden müssen. Die Korrektur führt dann meist ein Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durch. So ist gewährleistet, dass immer zwei Personen an der Prüfung und Korrektur beteiligt sind.
Mit der virtic Zeitwirtschaft erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, indem sie den Beginn eines bestimmten Zeitabschnitts „stempeln“, z.B. „Arbeitsbeginn Baustelle / Baustelle Meierstraße“. Diese Information, nämlich der Datensatz aus ID des Mitarbeiters, Ereignis (hier: Arbeitsbeginn Baustelle) und Baustelle (hier: Meierstraße), wird sofort auf die virtic-Server übertragen. Der Server speichert den Datensatz und ergänzt die exakte Uhrzeit.
Die „Plausibilitätsprüfung mit Geodaten" ist eine Option, bei der das virtic-System automatisiert prüft, ob sich der Standort des Mitarbeiters bei der Arbeitszeitbuchung mit dem vom Mitarbeiter angegebenen Arbeitsort deckt. Weichen die beiden Orte deutlich voneinander ab, wird dies in den Berichten kenntlich gemacht, damit Vorgesetzte den Sachverhalt mit dem Mitarbeiter klären können.
Wenn die Option „Plausibilitätsprüfung mit Geodaten“ bestellt ist, wird der oben beschriebene Datensatz ergänzt um die aktuellen Standortdaten des Smartphones. Es werden also immer nur genau in dem Moment der Arbeitszeitbuchung die aktuellen Standortdaten des Smartphones an die virtic-Server übermittelt. Der Mitarbeiter selbst bestimmt also, zu welchem Zeitpunkt er seine Standortdaten übermittelt.
Zu bestimmten Ereignissen (z.B. „Abfahrt von zuhause“, „Ankunft zuhause“) haben die Standortdaten in der Regel keine Relevanz, zudem berühren sie die Privatsphäre des Mitarbeiters. Deshalb werden beim Eingang betreffender Datensätze die ggf. mitgesendeten Standortdaten vom Server unverzüglich (vor jedem Speichervorgang) verworfen. Abweichungen von dieser Regel können aus abrechnungstechnischen Gründen (z.B. die Ermittlung der Fahrzeit für die Heimfahrt) erforderlich sein, werden dann aber vom Kunden (seinem Arbeitgeber) explizit beauftragt.
Möchte der Mitarbeiter die von seinem Smartphone ermittelten Standortdaten nicht übermitteln, so kann er die Standortbestimmung seines Smartphones vollständig oder in der App abschalten/sperren. Die Funktion der Zeiterfassung ist dadurch nicht eingeschränkt, die Prüfung durch die Vorgesetzten wird allerdings erschwert. Da der Mitarbeiter mit seiner Arbeitszeitbuchung („Arbeitsbeginn Baustelle – Baustelle Meierstraße“) seinen Aufenthaltsort ohnehin preisgibt, würde ein Abschalten bzw. eine Sperrung der Standortermittlung seinen Aufenthaltsort nicht verschleiern – sofern er Arbeitszeitbuchungen korrekt vornimmt.
Der Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang (Mitarbeitermenü) zu seinen bei virtic gespeicherten Informationen. So kann er beispielsweise seine Arbeitszeitbuchungen und seinen Stundenzettel online abrufen. Sofern vom Kunden (seinem Arbeitgeber) gewünscht, können in diesen Berichten auch die gespeicherten Standortdaten ausgegeben werden. Der Mitarbeiter kann sich also online selbstständig darüber informieren, welche Standortdaten über ihn gespeichert wurden.
Ein Tracking findet zu keinem Zeitpunkt statt. virtic bietet keine technische Möglichkeit, Standortdaten vom Smartphone „abzurufen“. Der einzige Weg, Standortdaten an die virtic-Server zu übermitteln, ist die oben beschriebene Arbeitszeitbuchung durch den Benutzer.
Zusammengefasst:
Die virtic Zeitwirtschaft nutzt die Arbeitszeitbuchungen auch für eine automatisierte Berechnung aller Vergütungen und Erstattungen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten. Eine besondere Rolle spielen dabei Auslösungen, deren Höhe sich häufig nicht nur aus Fahrzeiten oder Abwesenheitsdauern ergibt, sondern auch von Entfernungen abhängig ist, etwa von der Reise- oder Luftlinienentfernung von der Firma zur Baustelle, von der Baustelle zum Hotel oder zu einem Sammelpunkt für Fahrgemeinschaften.
Zur Berechnung der Entfernungen sind die Start- und Zielorte erforderlich. Während die Adressen der Firma, der Niederlassungen, der Baustellen und meist auch die Wohnorte der Mitarbeiter im System hinterlegt sind, fehlen solche Angaben häufig für Unterkünfte und Sammelpunkte. Deren Adressen oder Geodaten müssen dann vom buchenden Mitarbeiter erfasst werden. Hierzu bietet das virtic-System zwei Möglichkeiten:
In der Regel wird die automatisierte Ermittlung anhand der Standortdaten des Smartphones genutzt, weil die manuelle Erfassung durch den Mitarbeiter deutliche Nachteile hat:
In der Praxis erleben wir eine hohe Fehlerhäufigkeit bei der manuellen Eingabe und daraus folgend eine hohe Reklamationsrate von Mitarbeitern, die sich wegen fehlerhafter oder ausgebliebener Reisekostenabrechnungen bei ihrer Personalabteilung beschweren. Die manuelle Erfassung wird von vielen Mitarbeitern als lästig empfunden. Deshalb empfehlen wir dringend die zuverlässigere automatische Standortermittlung mithilfe der Smartphone-Geodaten.
Hier finden Sie ergänzende Informationen über die Verwendung von GPS-Daten im virtic-System.Ja, falls Standort-Daten erhoben wurden, sind sie im virtic-Konto jedes Unternehmens einsehbar. Mitarbeiter können ihre eigenen Standortdaten in ihrem Mitarbeitermenü ansehen. Zugriff können zudem berechtigte Personen, z.B. Betriebsräte erhalten.
virtic speichert keine biometrischen Daten.
Die Erfassung und Verarbeitung von Daten erfolgt auf Servern, die in einem westdeutschen Hochleistungs-Rechenzentrum installiert sind. Das Rechenzentrum ist nach DIN/IEC 27001, DIN EN ISO 9001 und ECB-S zertifiziert.
Alle Daten werden zwischen mehreren Servern repliziert (in Echtzeit auf mehrere Server verteilt). Zusätzlich finden regelmäßig Backups statt.
Fordern Sie die aktuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen hier an: datenschutz@virtic.com.
Die ersten Reaktionen in den Medien waren von geringer Sachkenntnis geprägt. Sehen Sie Interviews aus ARD und ZDF.
Juristen, Unternehmer und Satiriker haben das Urteil fachkundig und ironisch kommentiert. Sehen Sie Videos von Phoenix, BR, ARD und anderen.
Erfahren Sie, wie die virtic-Zeiterfassung umfassend eingesetzt wird.
Wie finden Sie eine geeignete Zeiterfassungslösung für Ihr Unternehmen? Laden Sie hier unsere Checkliste herunter.
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Geschäftsführer Bernd Wolff oder Michael Stausberg:
virtic GmbH & Co. KG
Freie-Vogel-Straße 367
44269 Dortmund
Tel: +49 231 941 590-0
Fax: +49 231 941 590-20
e-Mail: gf@virtic.com
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