Häufige Fragen von Betriebs- und Personalräten

Geschwindigkeit und Pünktlichkeit

In der Regel benötigen handschriftliche Stundenzettel mehrere Tage, manchmal sogar Wochen, bevor sie der Verwaltung vorliegen. Nicht immer treffen alle Stundenzettel pünktlich - spätestens zum Monatsende - ein und in vielen Fällen sind Nachfragen erforderlich, weil sie unvollständig, schlecht lesbar oder widersprüchlich sind. Die Prüfung der Stundenzettel und die Nacharbeiten sind aufwändig, die manuelle Übertragung in eine Lohnsoftware nimmt weitere Zeit in Anspruch und ist zudem eine Fehlerquelle.

Qualitätssicherung

Häufig müssen von den Lohnbuchhaltern individuelle Arbeitszeit- und Vergütungsregeln berücksichtigt werden, etwa um Überstunden, Zulagen oder Zuschläge oder die Vergütungen und Erstattungen im Zusammenhang mit Reise- und Auswärtstätigkeiten zu berechnen. Gerade bei umfangreichen Betriebsvereinbarungen mit komplizierten Arbeitszeit- und Vergütungsregeln kann trotz der sorgfältigen Arbeit der Lohnbuchhalter nie ausgeschlossen werden, dass sich Fehler einschleichen.

Automatisierung

Mit virtic werden die erfassten Arbeitszeiten automatisiert aufbereitet, damit sie unverzüglich zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen. Gemeinsam mit der Lohnbuchhaltung wird das Regelwerk erarbeitet und konfiguriert, damit die Datenverarbeitung beschleunigt werden kann.

Abrechnungsgerechtigkeit

Mit virtic wird ein wichtiger Beitrag zur Abrechnungsgerechtigkeit geleistet: Durch die Live-Erfassung, die Plausibilitätsprüfungen, das Rechte- und Rollen-System und das 4-Augen-Prinzip bei Korrekturen stellt virtic sicher, dass die Mitarbeiter gemäß ihrer Arbeitszeit vergütet und Bevorzugung und Benachteiligung einzelner Mitarbeiter vermieden werden.

Umfassende Zeiterfassung

Mitarbeiter verwenden ein Smartphone, ein Tablet, ein Terminal oder einen PC, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Das Erfassungsmenü wird an die betrieblichen Anforderungen angepasst, um die Erfassung so einfach wie möglich zu gestalten.

Integrierter Freigabeprozess

Die Daten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, damit berechtigte Personen (Projektleiter, Bauleiter, Controller, Lohnbuchhalter, Disponenten) darauf zugreifen können. Die Arbeitszeitbuchungen können von berechtigten Personen geprüft und freigegeben, von anderen Personen korrigiert werden.

Automatisierte Berechnung

Nach Freigabe bzw. Korrektur der Zeitbuchungen berechnet virtic automatisiert die Buchungssätze, die in der Lohnsoftware oder einem ERP-System benötigt werden, um Löhne, Gehälter, Reisekosten, Auslösen zu berechnen und die Kostenrechnung durchzuführen. Welche Regeln dabei angewendet werden, bestimmt das Unternehmen. Die Buchungssätze werden über Schnittstellen an die Lohn- und ERP-Software übertragen.

Weitere Funktionen

Der virtic-Geschäftsprozess ist sehr umfangreich und enthält weitere Funktionen wie Baustellenverwaltung, Disposition, Arbeitsmittelverwaltung u.v.m.

Fehlerfreie Rohdaten

Erste Voraussetzung für eine schnelle und fehlerfreie Zeitwirtschaft sind fehlerfreie Rohdaten. virtic wendet mehrere Prinzipien zur Sicherung der Rohdatenqualität an:

Serverbasierter Dialog

Der Mitarbeiter erhält auf seinem Handy nur Menüpunkte angeboten, die in seiner aktuellen Arbeitssituation sinnvoll und logisch sind. Fehleingaben werden so reduziert.

Plausibilitätsprüfungen

Die eingegangenen Daten werden auf zeitliche Plausibilität und Logik geprüft. Überlange Schichten werden genauso markiert wie unlogische Buchungen. Lohnbuchhalter können so markierte Arbeitszeitbuchungen gezielt überprüfen.

Standort-Verifizierung (Option)

Bei der Arbeitszeitbuchung vom Smartphone werden dessen aktuellen Standort-Daten mitgesendet. Die virtic-Prozesse vergleichen automatisch diese Standort-Daten mit der Baustelle, auf der sich ein Mitarbeiter angemeldet hat. Bei Übereinstimmung wird die Arbeitszeitbuchung vom System freigegeben. Bei größerem Abstand wird sie markiert, damit Vorgesetzte eine Klärung des Sachverhalts herbeiführen können. Versehentliche Zeitbuchungen auf eine unzutreffende Baustelle werden erkannt, in der Kostenrechnung werden unzutreffende Kostenträgerbelastungen vermieden.

Mehr Informationen finden Sie hier.

Mit der virtic Zeitwirtschaft erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, indem sie den Beginn eines bestimmten Zeitabschnitts „stempeln“, z.B. „Arbeitsbeginn Baustelle / Baustelle Meierstraße“. Diese Information, nämlich der Datensatz aus ID des Mitarbeiters, Ereignis (hier: Arbeitsbeginn Baustelle) und Baustelle (hier: Meierstraße), wird sofort auf die virtic-Server übertragen. Der Server speichert den Datensatz und ergänzt die exakte Uhrzeit.

Die „Plausibilitätsprüfung mit Geodaten" ist eine Option, bei der das virtic-System automatisiert prüft, ob sich der Standort des Mitarbeiters bei der Arbeitszeitbuchung mit dem vom Mitarbeiter angegebenen Arbeitsort deckt. Weichen die beiden Orte deutlich voneinander ab, wird dies in den Berichten kenntlich gemacht, damit Vorgesetzte den Sachverhalt mit dem Mitarbeiter klären können.

Wenn die Option „Plausibilitätsprüfung mit Geodaten“ bestellt ist, wird der oben beschriebene Datensatz ergänzt um die aktuellen Standortdaten des Smartphones. Es werden also immer nur genau in dem Moment der Arbeitszeitbuchung die aktuellen Standortdaten des Smartphones an die virtic-Server übermittelt. Der Mitarbeiter selbst bestimmt also, zu welchem Zeitpunkt er seine Standortdaten übermittelt.

Zu bestimmten Ereignissen (z.B. „Abfahrt von zuhause“, „Ankunft zuhause“) haben die Standortdaten in der Regel keine Relevanz, zudem berühren sie die Privatsphäre des Mitarbeiters. Deshalb werden beim Eingang betreffender Datensätze die ggf. mitgesendeten Standortdaten vom Server unverzüglich (vor jedem Speichervorgang) verworfen. Abweichungen von dieser Regel können aus abrechnungstechnischen Gründen (z.B. die Ermittlung der Fahrzeit für die Heimfahrt) erforderlich sein, werden dann aber vom Kunden (seinem Arbeitgeber) explizit beauftragt.

Möchte der Mitarbeiter die von seinem Smartphone ermittelten Standortdaten nicht übermitteln, so kann er die Standortbestimmung seines Smartphones vollständig oder in der App abschalten/sperren. Die Funktion der Zeiterfassung ist dadurch nicht eingeschränkt, die Prüfung durch die Vorgesetzten wird allerdings erschwert. Da der Mitarbeiter mit seiner Arbeitszeitbuchung („Arbeitsbeginn Baustelle – Baustelle Meierstraße“) seinen Aufenthaltsort ohnehin preisgibt, würde ein Abschalten bzw. eine Sperrung der Standortermittlung seinen Aufenthaltsort nicht verschleiern – sofern er Arbeitszeitbuchungen korrekt vornimmt.

Der Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang (Mitarbeitermenü) zu seinen bei virtic gespeicherten Informationen. So kann er beispielsweise seine Arbeitszeitbuchungen und seinen Stundenzettel online abrufen. Sofern vom Kunden (seinem Arbeitgeber) gewünscht, können in diesen Berichten auch die gespeicherten Standortdaten ausgegeben werden. Der Mitarbeiter kann sich also online selbstständig darüber informieren, welche Standortdaten über ihn gespeichert wurden.

Ein Tracking findet zu keinem Zeitpunkt statt. virtic bietet keine technische Möglichkeit, Standortdaten vom Smartphone „abzurufen“. Der einzige Weg, Standortdaten an die virtic-Server zu übermitteln, ist die oben beschriebene Arbeitszeitbuchung durch den Benutzer.

Zusammengefasst:

• Der Mitarbeiter bestimmt, wann er Standortdaten an virtic übermittelt.
• Er kann die Standortbestimmung jederzeit abschalten.
• Nicht erforderliche Standortdaten werden sofort verworfen.
• Eine Abschaltung / Sperre der Standortbestimmung durch den Mitarbeiter verhindert nicht die Zeiterfassung.
• Der Mitarbeiter hat Kenntnis über die erhobenen Daten.