Mobile Zeiterfassung
für Bau und Handwerk

Question 1

Zeiterfassung auf der Baustelle: Welche Methoden gibt es?

Answer

Wenn Bauunternehmen die Arbeitszeiten auf der Baustelle digital erfassen lassen möchte, haben sie eine Reihe von Möglichkeiten:

Mobile Zeiterfassung:	Mitarbeiter werden mit Smartphones ausgestattet, damit sie ihre Arbeitszeiten in der Zeiterfassungs-App selbst erfassen können.
Zeiterfassung durch den Vorarbeiter:	Vorarbeiter oder andere Teamleiter werden damit beauftragt, die Arbeitszeiten ihrer Kollegen mit ihrer App zu erfassen.
Zeiterfassung beim Vorarbeiter:	Mitarbeiter werden mit NFC-Tags ausgestattet, damit sie sich am Smartphone ihres Vorarbeiters zur Arbeit anmelden.
Zeiterfassung am Terminal:	Mitarbeiter werden mit NFC-Tags ausgestattet, damit sie ein auf der Baustelle montiertes Terminal zur Zeiterfassung benutzen.

Question 2

Wie erfassen wir die Arbeitszeiten auf der Baustelle?

Answer

Für die Auswahl der geeigneten Erfassungstechnik auf der Baustelle ist es schon im ersten Schritt entscheidend, ob nur die Zeiten erfasst werden müssen, die tatsächlich auf der Baustelle anfallen, oder ob auch die An- und Abfahrten und die Baustellenwechsel von Bedeutung sind.

Wenn nur die Arbeitszeiten auf der Baustelle von Bedeutung sind, kann man zwischen allen oben genannten Methoden der Zeiterfassung (mobile Zeiterfassung, stationäre Zeiterfassung, Zeiterfassung am oder durch den Vorarbeiter) wählen. Bei längerdauernden Baustellen kann es sinnvoll sein, ein Zeiterfassungsterminal im Bauwagen zu montieren. Die Mitarbeiter können sich dann mit ihren NFC-Tags an diesem Terminal an- und abmelden. Bei kürzeren Baustellen wenden sich die Mitarbeiter an ihren Vorarbeiter, und erfassen die Zeiten über dessen Smartphone. Oder der Vorarbeiter erfasst die Zeiten für seine Kollegen.

Mit dieser Erfassung decken Sie die Anforderungen ab, die sich aus der Kostenrechnung und den Dokumentationsanforderungen ergeben. (Sofern die Fahrzeit arbeitsrechtlich nicht zur Arbeitszeit gerechnet werden muss; für Fahrer kann diese Form der Zeiterfassung also nicht ausreichend sein.)

Question 3

Warum ist virtic für das Handwerk besonders gut geeignet?

Answer

Die virtic Zeiterfassung kann an die besonderen Anforderungen jedes Gewerks und jedes Unternehmens angepasst werden. Jeder Handwerker findet so immer genau die Buchungsmöglichkeiten, die in seinem Arbeitsalltag wichtig sind. Und es werden alle Informationen erfasst, die für die automatische Abrechnung von Löhnen, Gehältern, Auslösung, Spesen usw. benötigt werden.

Die automatische Aufbereitung für die Lohnabrechnung wird vom virtic-Kundendienst umfassend konfiguriert, damit genau die Regeln angewendet werden, die in dem Unternehmen gelten.

Gerade in mittelständischen Handwerksunternehmen gelten eine Vielzahl unterschiedlicher Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und individuelle Vereinbarungen. Praktisch jeder dieser Verträge, Regelungen und Vereinbarungen kann im virtic-System hinterlegt werden, damit die Lohnabrechnung so automatisch wie möglich ablaufen kann. Die berechneten Daten werden dann über Schnittstellen an das ERP-System oder die Lohnsoftware exportiert.

Question 4

Wie werden Auswärtstätigkeiten der Handwerker erfasst?

Answer

Um auch die Auswärtstätigkeiten der Mitarbeiter zu erfassen, muss man andere Erfassungsmethoden als das Zeiterfassungsterminal wählen. Denn die Abwesenheit beginnt mit der Abfahrt von der Firma oder der Abfahrt zuhause und endet jeweils dort. Es muss also eine Möglichkeit geben, diese Zeiten zu erfassen.

Wenn das Team gemeinsam die Firma verlässt, gemeinsam die Arbeit beginnt und beendet und gemeinsam wieder in der Firma eintrifft, kann eine Lösung funktionieren, bei der sich die Mitarbeiter am Smartphone des mitfahrenden Vorarbeiters an- und abmelden oder bei der ein Teamleiter die Zeiten seiner Kollegen erfasst. Dieser Ablauf entspricht aber nur in wenigen Unternehmen der Realität: Mitarbeiter wechseln die Baustelle, sie kommen zu spät, gehen zum Arzt oder früher nach Hause. In allen diesen Fällen wird die gemeinsame Erfassung Lücken aufweisen, die später im Büro korrigiert werden müssen. Also: nur wenn das Team praktisch immer zusammenbleibt, macht eine gemeinsame Zeiterfassung Sinn. Hier finden sie weitere Informationen zur Zeiterfassung in Teams.

In der Regel ist die mobile Zeiterfassung über eigene Smartphones die optimale Erfassungsmethode: Mitarbeiter erfassen alle relevanten Arbeitsschritte selbst. Sie sind selbst dafür verantwortlich und müssen sich auch dem Unternehmen gegenüber für ihre Erfassung rechtfertigen. Die Erfassung kann an die indviduellen betrieblichen Abläufe des einzelnen Mitarbeiters und die von ihm besuchten Baustellen angepasst werden. Sofern es individuelle Regelungen zur Vergütung bestimmter Arbeitszeiten oder sonstiger Sachverhalte gibt, können die bei der Erfassung berücksichigt werden.

Mit dem eigenen Smartphone stehen dem Mitarbeiter auch eine Reihe weiterer Funktionen zur Verfügung: Er kann seine eigenen Buchungen jederzeit nachvollziehen, seine Termine abrufen, sich erforderlichenfalls per Navigation zur Baustelle führen lassen. Und natürlich kann er nur mit der eigenen App einen Urlaubsantrag stellen und die weiteren Funktionen nutzen wie Fotofunktion und Arbeitsmittelerfassung.

Question 5

Wie werden die Zeitstempel geprüft?

Answer

Bei der Zeiterfassung mit virtic werden die Arbeitszeitbuchungen der Arbeiter online und live auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Bau- und Projektleiter, Vorgesetzte oder Disponenten können diese Daten nun live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu lenken.

Anwesenheitsübersicht: Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, die aktuell besetzten Baustellen, welcher Mitarbeiter eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an.

Liste der Zeitbuchungen: Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Mitarbeiters werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Buchungen prüfen und freigeben: Ereignisbearbeitung

Verantwortliche Mitarbeiter wie Bauleiter oder Vorgesetzte können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen ihrer Mitarbeiter überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Sie werden dabei unterstützt durch Symbole, die ihnen sofort anzeigen, wenn Buchungen unplausibel sind, beispielsweise weil der Standort eines Arbeiters bei der Buchung nicht zur Adresse der gebuchten Baustelle passt. Mitarbeiter in der Verwaltung übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor.

Question 6

Wie unterstützt die Zeiterfassung das Controlling von Projekten und Bauvorhaben?

Answer

Wenn Bau- und Projektleiter für ihre Projekte verantwortlich sein sollen, dann benötigen sie aktuelle und verlässliche Informationen. Mit virtic wissen sie immer live, ob ihre Baustellen besetzt sind und ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten gearbeitet wurden.

Kontrolle und Freigabe

Projektverantwortliche können die Stempelzeiten der Arbeiter, Techniker und Ingenieure verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit vor der Übergabe an die Lohnsoftware eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess wird so konfiguriert, wie Sie es in Ihrem Bauunternehmen benötigen. Mit einer konfigurierbaren Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt.

Kostenrechnung

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für die Kostenrechnung aufbereitet, die Buchungssätze können tagesaktuell in die Branchen- oder ERP-Software exportiert werden, um ein tagesaktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren.

Question 7

Wie werden den Handwerkern ihre Termine zugewiesen?

Answer

Im Dispo-Tool sind alle Termine klar nach Mitarbeiter oder wahlweise nach Baustellen und Projekten gegliedert. Auf einen Blick sehen Sie, wer wann wo eingeteilt ist und welche Projekte mit welchem Personal ausgestattet sind. Ein Zug mit der Maus genügt, um einen neuen Termin anzulegen. Der wird dem Handwerker auf seinem Smartphone sofort angeboten, damit er darauf buchen kann. So einfach disponieren Sie online mit dem Dispo-Tool: mit der Maus ziehen Sie Handwerker in den Kalender und ordnen sie so den Baustellen bzw. Projekten zu. Oder umgekehrt: Ziehen Sie Projekte hinein und ordnen sie so den Handwerkern zu.

Mitarbeiter sind informiert

Jeder Mitarbeiter kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen, entweder über sein Mitarbeitermenü am PC oder in seiner Smartphone-App. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.

Integrieren Sie Ihr ERP-System

Sie planen Ihre Baustellen, Projekte und Termine in einer anderen Software? Dann können Sie Ihre Planungsdaten über Webservices automatisiert und live in die virtic-Terminverwaltung übergeben, damit die Mitarbeiter immer sofort die passenden Informationen auf ihrem Smartphone haben.

Question 8

Wie werden Auslösung und Spesen berechnet?

Answer

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung von Auswärtstätigkeiten in Ihrem Bauunternehmen definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Arbeiter, Monteure, Techniker und Ingenieure, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen oder die Wegezeitentschädigungen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise

Abwesenheitsdauern,
Reiseentfernungen,
Entfernungszonen,
Nah- und Fernauslösen,
Regeln für Bundesländer oder das Ausland,
die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten,
Auslagen,
Fahrtkostenabgeltungen,
Kostenträgersplitting,
Wegezeitentschädigung
Verpflegungszuschüsse
Wochenendheimfahrten
besondere Regeln für bestimmte Baustellen oder Projekte,
steuerliche Regelungen.

Export der Reisekosten in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.

Lesen Sie unbedingt auch die Hinweise zu den Bautarifen 2023.

Question 9

Wie wird Urlaub verwaltet?

Answer

Die virtic-Urlaubsverwaltung umfasst diese Funktionen:

Urlaub beantragen: Mitarbeiter erfassen ihren Urlaubsantrag in ihrer Zeiterfassungs-App oder am PC.

Antrag prüfen: Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese am PC.

Antrag übernehmen: Freigegebene Anträge fließen in die Fehlzeitenverwaltung ein und werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.

Urlaub verwalten: Mitarbeiter haben einen Zugang zu ihrem Urlaubskonto in ihrem Mitarbeitermenü. Lohnbuchhalter können über das Kundenmenü auf die Urlaubskonten zugreifen.

Question 10

Welche Schnittstellen bietet virtic an?

Answer

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

Stammdaten der Baustellen, Projekte und Kunden
Stammdaten der Mitarbeiter
Stammdaten der Fahrzeuge und Baumaschinen
Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben.

Export

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Zeitstempel der Mitarbeiter)
Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
Arbeitszeiten auf Baustellen und Projekten
kundenspezifische Daten

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