Autor: Michael Stausberg | veröffentlicht am 28. Oktober 2019 | Lesedauer: ca. 5 Minuten
Inhaltsverzeichnis
• 1. Jeder Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeiten selbstständig mit seinem Smartphone
• 2. Jeder Mitarbeiter meldet sich an einem Zeiterfassungsterminal auf der Baustelle an
• 3. Jeder Mitarbeiter meldet sich am Smartphone eines Kollegen / Teamleiters an
• 4. Teamleiter nutzen die Teamerfassung – Arbeitszeiten werden auf Teammitglieder dupliziert
• 5. Zeitbeauftragte erfassen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in der Stundenerfassung am PC
• Fazit
Wenn mehrere Mitarbeiter regelmäßig im Team auf einer Baustelle arbeiten, wünschen sich manche unserer neuen Kunden eine Zeiterfassung durch den Teamleiter: Der Teamleiter zeichnet die Arbeitszeiten aller Team- oder Kolonnenmitglieder auf, und seine Teammitglieder müssen sich mit der Zeiterfassung nicht beschäftigen. So spart man die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb von Smartphones und muss nicht befürchten, dass die Mitarbeiter durch die Geräte bei der Arbeit abgelenkt werden.
Andererseits verzichtet man auf die Möglichkeit der automatisierten Vorbereitung für die Kostenrechnung und die Lohnabrechnung, die eine selbstständige Erfassung durch die Mitarbeiter bietet. Denn in der Regel sind manuelle Nacharbeiten durch Vorgesetzte oder Personalsachbearbeiter erforderlich, wenn die Arbeitszeiten nicht vom Mitarbeiter selbstständig erfasst werden.
Im folgenden Beitrag werden die Varianten der Zeiterfassung im Team beschrieben, die virtic bietet:
Selbstständige Erfassung | NFC-Anmeldung am Terminal | NFC-Anmeldung beim Teamleiter | Team-erfassung | Stunden-erfassung | |
---|---|---|---|---|---|
Erfassung durch | Mitarbeiter | Mitarbeiter | Mitarbeiter | Teamleiter | Zeitbeauftragte |
Automatische Vorbereitung zur Lohnabrechnung möglich | ja | abhängig von der Organisation | ja | ||
Manuelle Nacharbeiten erforderlich | nein | abhängig von der Organisation | nein | ||
Standorterfassung | ja | nein | |||
Streckenerfassung | ja | abhängig von der Organisation | nein | ||
Auslagenerfassung | ja | nein | nein | ||
Arbeitsmittelerfassung | ja | nein | nein | nein | nein |
Fotofunktion | ja | nein | nein | nein | nein |
Führerscheinkontrolle | ja | ja | ja | nein | nein |
Die selbstständige Erfassung der Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter ist der virtic-Standard. Dank mobiler Zeiterfassung über sein Smartphone kann der Mitarbeiter alle Arbeits- und Fahrzeiten im Tagesverlauf erfassen. So werden nicht nur die Arbeitszeiten und Pausen auf der Baustelle, sondern auch die individuellen Fahrzeiten präzise erfasst. Auch Abläufe, die vom Team abweichen, werden selbstverständlich erfasst, beispielsweise der Wechsel von einer zu anderen Baustelle, die verspätete Ankunft auf der Baustelle, der frühere Feierabend oder ein Arztbesuch.
Die so erhobenen Rohdaten erlauben eine vollautomatisierte Verarbeitung für die Kostenrechnung, die Lohnabrechnung und die steuerliche Bewertung der Auswärtstätigkeiten.
Dass die Mitarbeiter zur Zeiterfassung ein eigenes Smartphone einsetzen, hat nicht nur Einfluss auf die Zeiterfassung selbst. Mit dem eigenen Smartphone kann der Mitarbeiter Informationen erfassen, die für die automatisierte Abrechnung genutzt werden können, beispielsweise:
Auch andere Funktionen des virtic-Systems stehen dem Mitarbeiter nur zur Verfügung, wenn er ein eigenes Smartphone nutzt:
Mitarbeiter erhalten einen NFC-Tag in Form eines Schlüsselanhängers. Damit melden sie sich zum Arbeitsbeginn am Terminal an und zum Feierabend wieder ab. Auch Pausen können durch die Erfassung am Terminal erfasst werden. Von der Erfassung ausgeschlossen sind alle Zeiten und Tätigkeiten, die außerhalb der Baustelle stattfinden, also insbesondere die Anreise zur und Abreise von der Baustelle. Voraussetzung für die Erfassung mit Terminals ist naturgemäß die Ausstattung aller Baustellen mit Terminals.
Für die automatisierte Verarbeitung für die Lohnabrechnung sind Nacharbeiten erforderlich, wenn die Abwesenheitsdauer aus steuerlichen Gründen relevant ist: der Zeitpunkt der Abreise von Zuhause und der Zeitpunkt der Ankunft Zuhause müssen dann nachgetragen werden, um die Dauer der Abwesenheit zu ermitteln und die steuerlichen Regeln für Auswärtstätigkeiten (Verpflegungsmehraufwand) anzuwenden.
Mitarbeiter erhalten einen NFC-Tag in Form eines Schlüsselanhängers. Damit melden sie sich zu Arbeitsbeginn am Smartphone des Teamleiters (Kolonnenführers) an und zum Feierabend wieder ab. Auch Pausen können durch die Erfassung am Smartphone des Teamleiters erfasst werden. Sofern alle Teammitglieder gemeinsam zur Baustelle fahren und die Baustelle gemeinsam verlassen, können auch die Fahrzeiten erfasst werden.
Voraussetzung für die Erfassung am Teamleiter-Smartphone ist naturgemäß die Anwesenheit des Teamleiters. Der Teamleiter muss deshalb stets bereits auf der Baustelle anwesend sein, wenn der erste Mitarbeiter erscheint, und noch anwesend sein, wenn der letzte Mitarbeiter die Baustelle verlässt.
Von der Erfassung ausgeschlossen sind alle Zeiten und Tätigkeiten, die ohne die Anwesenheit eines Teamleiters erfolgen. Deshalb ist eine manuelle Nacharbeit typischerweise in diesen Fällen erforderlich:
Falls die Mitarbeiter getrennt zur Baustelle anreisen, müssen deren Reisezeiten (Abfahrt von Zuhause, Ankunft Zuhause) nachgetragen werden, um die Dauer der Abwesenheit zu ermitteln, die steuerlichen Regeln für Auswärtstätigkeiten (Verpflegungsmehraufwand) anzuwenden und die Lohnabrechnung automatisiert vorbereiten zu können.
Die virtic-App bietet die Teamerfassung. Damit kann der Teamleiter diejenigen Mitarbeiter auswählen, die in seinem Team arbeiten. Solange ein Mitarbeiter zu seinem Team gehört, werden die Arbeitszeitbuchungen des Teamleiters automatisch auch als Arbeitszeitbuchungen jedes Teammitglieds dupliziert.
Die Herausforderung für den Teamleiter besteht darin, sorgfältig die Teamzusammensetzung zu pflegen. Sobald ein Mitarbeiter später zur Arbeit erscheint, darf er zunächst nicht im Team angemeldet sein, damit die Arbeitszeitbuchung des Teamleiters nicht auf ihn dupliziert wird. Das Gleiche gilt bei früherem – oder späterem – Feierabend oder bei Arztbesuchen. Der Mitarbeiter muss dann jeweils aus dem Team abgemeldet werden.
Sofern Teams über längere Zeit gemeinsam tätig sind, kann die Teamerfassung eine Vereinfachung sein. Große Aufmerksamkeit ist bei Teamwechseln, Abwesenheiten und Verspätungen erforderlich. Versehentliche Arbeitszeitbuchungen für Mitarbeiter, die sich nicht mehr im Team befinden, machen manuelle Nacharbeiten erforderlich.
Für die regelmäßige nachträgliche Arbeitszeiterfassung wurde die Stundenerfassung entwickelt. Sie eignet sich für Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten typischerweise nicht selbst erfassen können, beispielsweise weil die Nutzung von Smartphones an ihren Arbeitsorten untersagt ist wie in chemischen oder atomaren Anlagen.
Zeitbeauftragte erfassen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anhand eines interaktiven Kalenders. Eine Vielzahl von Vorlagen erleichtert die Erfassung, wiederkehrende Abläufe können kopiert werden.
Mit der Stundenerfassung wird der Erfassungsaufwand vollständig an Zeitbeauftragte übertragen.
virtic stellt viele Methoden zur Arbeitszeiterfassung in Teams und Kolonnen zur Verfügung. Die Erfahrung lehrt, dass die selbstständige Erfassung durch jeden Mitarbeiter die zuverlässigste Methode ist: Der Mitarbeiter bleibt für seine Buchungen selbst verantwortlich, er kann sie unabhängig von der Anwesenheit anderer Personen erfassen und ohne die vorherige Installation von Hardware an jeder Baustelle. Manuelle Nacharbeiten durch Vorgesetzte oder Personalsachbearbeiter werden vermieden und die Kostenrechnung und Vorbereitung zur Lohnabrechnung können automatisiert durchgeführt werden. Zudem können viele Funktionen des virtic-Systems nur mit dem eigenen Smartphone genutzt werden.