VIRTIC - Methoden zur Zeiterfassung im Team
Zeiterfassung im Team

Wir arbeiten als Teams oder Kolonnen.
Wie können wir unsere Arbeitszeiten optimal erfassen?

Wenn mehrere Mitarbeiter regelmäßig im Team auf einer Baustelle arbeiten, wünschen sich manche unserer neuen Kunden eine Zeiterfassung durch den Teamleiter: Der Teamleiter zeichnet die Arbeitszeiten aller Team- oder Kolonnenmitglieder auf, und seine Teammitglieder müssen sich mit der Zeiterfassung nicht beschäftigen. So spart man die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb von Smartphones und muss nicht befürchten, dass die Mitarbeiter durch die Geräte bei der Arbeit abgelenkt werden.

Andererseits verzichtet man auf die Möglichkeit der automatisierten Vorbereitung für die Kostenrechnung und die Lohnabrechnung, die eine selbstständige Erfassung durch die Mitarbeiter bietet. Denn in der Regel sind manuelle Nacharbeiten durch Vorgesetzte oder Personalsachbearbeiter erforderlich, wenn die Arbeitszeiten nicht vom Mitarbeiter selbstständig erfasst werden.

Im folgenden Beitrag werden die Varianten der Zeiterfassung im Team beschrieben, die virtic bietet:

  1. Jeder Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeiten selbstständig mit seinem Smartphone
  2. Jeder Mitarbeiter meldet sich an einem Zeiterfassungsterminal auf der Baustelle an
  3. Jeder Mitarbeiter meldet sich am Smartphone eines Kollegen / Teamleiters an
  4. Teamleiter nutzen die Teamerfassung – Arbeitszeiten werden auf Teammitglieder dupliziert
  5. Zeitbeauftragte erfassen die Arbeitszeiten jedes Teammitglieds mit der Stundenerfassung am PC

1. Jeder Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeiten selbstständig mit seinem Smartphone

Die selbstständige Erfassung der Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter ist der virtic-Standard. Dank mobiler Zeiterfassung über sein Smartphone kann der Mitarbeiter alle Arbeits- und Fahrzeiten im Tagesverlauf erfassen. So werden nicht nur die Arbeitszeiten und Pausen auf der Baustelle, sondern auch die individuellen Fahrzeiten präzise erfasst. Auch Abläufe, die vom Team abweichen, werden selbstverständlich erfasst, beispielsweise der Wechsel von einer zu anderen Baustelle, die verspätete Ankunft auf der Baustelle, der frühere Feierabend oder ein Arztbesuch.

Die so erhobenen Rohdaten erlauben eine vollautomatisierte Verarbeitung für die Kostenrechnung, die Lohnabrechnung und die steuerliche Bewertung der Auswärtstätigkeiten.

Dass die Mitarbeiter zur Zeiterfassung ein eigenes Smartphone einsetzen, hat nicht nur Einfluss auf die Zeiterfassung selbst. Mit dem eigenen Smartphone kann der Mitarbeiter Informationen erfassen, die für die automatisierte Abrechnung genutzt werden können, beispielsweise:

  • Standorte: In vielen Betriebsvereinbarungen spielen die Reiseentfernungen eine wichtige Rolle. So erhalten die Mitarbeiter in Abhängigkeit von den Entfernungen zur Baustelle eine Auslösung oder Kilometergelder. Während die Adressen des Wohnortes, der Firma und ihrer Niederlassungen sowie die Adressen der Baustellen im System bekannt sind, stehen die Adressen von Hotels nicht immer zur Verfügung. Dann werden die Geokoordinaten des Smartphones verwendet, um den Standort des Hotels zu bestimmen und daraus die Reiseentfernung zum Hotel zu berechnen.
  • Strecken: In manchen Fällen sollen die gefahrenen Kilometer nicht mithilfe eines Routenplaners kalkuliert sondern vom Tachometer des Fahrzeugs abgelesen und ins virtic-System eingegeben werden.
  • Auslagen: Wenn die Mitarbeiter Auslagen tätigen, erfassen sie diese sofort in ihrer virtic-App. Die Buchhaltung kann die eingehenden Daten unverzüglich verarbeiten und ggf. eine Erstattung veranlassen.

Auch andere Funktionen des virtic-Systems stehen dem Mitarbeiter nur zur Verfügung, wenn er ein eigenes Smartphone nutzt:

  • Arbeitsmittelverwaltung: Mitarbeiter erfassen Arbeitsmittel mithilfe der NFC-Technik. So werden Geräte, Maschinen, Fahrzeuge usw. diesen Mitarbeitern, aber auch den betreffenden Baustellen zugeordnet. Die Standorte der Arbeitsmittel lassen sich nachvollziehen und die Nutzungs- und Betriebszeiten der Arbeitsmittel können in die Kostenrechnung einfließen.
  • Fotofunktion: Zur Dokumentation des Baufortschritts oder anderer Sachverhalte können die Mitarbeiter mit der virtic-App Fotos zu ihren Baustellen hochladen.
  • Führerscheinkontrolle: Unternehmen sind verpflichtet regelmäßig zu prüfen, ob ihre Kraftfahrer noch über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen. Hierzu scannen die Fahrer ihre mit NFC-Tags markierten Führerscheine regelmäßig mit dem Smartphone ein und bestätigen so ihre Fahrerlaubnis.

Demnächst stehen weitere Funktionen zur Verfügung, die der Mitarbeiter nur mit dem eigenen Smartphone nutzen kann:

  • Unterweisung: Zu Baustellen und Arbeitsmitteln werden dem Mitarbeiter Informationen angeboten, beispielsweise Bedienungsanleitungen, Sicherheitshinweise. Es ist auch möglich, zum Anwendungsbeginn eines Arbeitsmittels oder beim ersten Besuch einer Baustelle eine Unterweisung einzublenden, die er zu lesen und deren Kenntnisnahme er zu bestätigen hat.
  • Chat: Für die effizientere Kommunikation im Unternehmen wird der virtic-Chat zur Verfügung stehen.

2. Jeder Mitarbeiter meldet sich an einem Zeiterfassungsterminal auf der Baustelle an

Mitarbeiter erhalten einen NFC-Tag in Form eines Schlüsselanhängers. Damit melden sie sich zum Arbeitsbeginn am Terminal an und zum Feierabend wieder ab. Auch Pausen können durch die Erfassung am Terminal erfasst werden. Von der Erfassung ausgeschlossen sind alle Zeiten und Tätigkeiten, die außerhalb der Baustelle stattfinden, also insbesondere die Anreise zur und Abreise von der Baustelle. Voraussetzung für die Erfassung mit Terminals ist naturgemäß die Ausstattung aller Baustellen mit Terminals.

Für die automatisierte Verarbeitung für die Lohnabrechnung sind Nacharbeiten erforderlich: der Zeitpunkt der Abreise von Zuhause und der Zeitpunkt der Ankunft Zuhause müssen nachgetragen werden, um die Dauer der Abwesenheit zu ermitteln und die steuerlichen Regeln für Auswärtstätigkeiten (Verpflegungsmehraufwand) anzuwenden.

3. Jeder Mitarbeiter meldet sich am Smartphone eines Kollegen / Teamleiters an

Mitarbeiter erhalten einen NFC-Tag in Form eines Schlüsselanhängers. Damit melden sie sich um Arbeitsbeginn am Smartphone des Teamleiters (Kolonnenführers) an und zum Feierabend wieder ab. Auch Pausen können durch die Erfassung am Smartphone des Teamleiters erfasst werden. Sofern alle Teammitglieder gemeinsam zur Baustelle fahren und die Baustelle gemeinsam verlassen, können auch die Fahrzeiten erfasst werden.

Voraussetzung für die Erfassung am Teamleiter-Smartphone ist naturgemäß die Anwesenheit des Teamleiters. Der Teamleiter muss deshalb stets bereits auf der Baustelle anwesend sein, wenn der erste Mitarbeiter erscheint, und noch anwesend sein, wenn der letzte Mitarbeiter die Baustelle verlässt.

Von der Erfassung ausgeschlossen sind alle Zeiten und Tätigkeiten, die ohne die Anwesenheit eines Teamleiters erfolgen. Deshalb ist eine manuelle Nacharbeit typischerweise in diesen Fällen erforderlich:

  • Der Mitarbeiter verlässt die Baustelle für einen Arztbesuch.
  • Der Mitarbeiter fährt unabhängig von seinem Team heim.

Falls die Mitarbeiter getrennt zur Baustelle anreisen, müssen deren Reisezeiten (Abfahrt von Zuhause, Ankunft Zuhause) nachgetragen werden, um die Dauer der Abwesenheit zu ermitteln, die steuerlichen Regeln für Auswärtstätigkeiten (Verpflegungsmehraufwand) anzuwenden und die Lohnabrechnung automatisiert vorbereiten zu können.

4. Teamleiter nutzen die Teamerfassung – Arbeitszeiten werden auf Teammitglieder dupliziert

Die virtic-App bietet die Teamerfassung. Damit kann der Teamleiter diejenigen Mitarbeiter auswählen, die in seinem Team arbeiten. Solange ein Mitarbeiter zu seinem Team gehört, werden die Arbeitszeitbuchungen des Teamleiters automatisch auch als Arbeitszeitbuchungen jedes Teammitglieds dupliziert. Die Herausforderung für den Teamleiter besteht darin, sorgfältig die Teamzusammensetzung zu pflegen. Sobald ein Mitarbeiter später zur Arbeit erscheint, darf er zunächst nicht im Team angemeldet sein, damit die Arbeitszeitbuchung des Teamleiters nicht auf ihn dupliziert wird. Das Gleiche gilt bei früherem – oder späterem – Feierabend oder bei Arztbesuchen. Der Mitarbeiter muss dann jeweils aus dem Team abgemeldet werden.

Sofern Teams über längere Zeit gemeinsam tätig sind, kann die Teamerfassung eine Vereinfachung sein. Große Aufmerksamkeit ist bei Teamwechseln, Abwesenheiten und Verspätungen erforderlich. Versehentliche Arbeitszeitbuchungen für Mitarbeiter, die sich nicht mehr im Team befinden, machen manuelle Nacharbeiten erforderlich.

5. Zeitbeauftragte erfassen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in der Stundenerfassung am PC

Für die regelmäßige nachträgliche Arbeitszeiterfassung wurde die Stundenerfassung entwickelt. Sie eignet sich für Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten typischerweise nicht selbst erfassen können, beispielsweise weil die Nutzung von Smartphones an ihren Arbeitsorten untersagt ist wie in chemischen oder atomaren Anlagen.

Zeitbeauftragte erfassen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter anhand eines interaktiven Kalenders. Eine Vielzahl von Vorlagen erleichtert die Erfassung, wiederkehrende Abläufe können kopiert werden.

Mit der Stundenerfassung wird der Erfassungsaufwand vollständig an Zeitbeauftragte übertragen.

Fazit

virtic stellt viele Methoden zur Arbeitszeiterfassung in Teams und Kolonnen zur Verfügung. Die Erfahrung lehrt, dass die selbstständige Erfassung durch jeden Mitarbeiter die zuverlässigste Methode ist: Der Mitarbeiter bleibt für seine Buchungen selbst verantwortlich, er kann sie unabhängig von der Anwesenheit anderer Personen erfassen und ohne die vorherige Installation von Hardware an jeder Baustelle. Manuelle Nacharbeiten durch Vorgesetzte oder Personalsachbearbeiter werden vermieden und die Kostenrechnung und Vorbereitung zur Lohnabrechnung können automatisiert durchgeführt werden.

Zudem können die meisten Funktionen des virtic-Systems nur mit dem eigenen Smartphone genutzt werden. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Möglichkeiten:

Selbstständige Erfassung NFC-Anmeldung am Terminal NFC-Anmeldung beim Teamleiter Team-erfassung Stunden-erfassung
Erfassung durch Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Teamleiter Zeitbeauftragte
Automatische Vorbereitung zur Lohnabrechnung möglich ja nein möglicher-weise nein ja
Manuelle Nacharbeiten erforderlich nein ja möglicher-weise ja nein
Standorterfassung ja nein nein nein nein
Streckenerfassung ja möglicher-weise möglicher-weise nein nein
Auslagenerfassung ja nein nein nein nein
Arbeitsmittelverwaltung ja nein nein nein nein
Fotofunktion ja nein nein nein nein
Führerscheinkontrolle ja ja ja nein nein
Unterweisung ja nein nein nein nein
Chat ja nein nein nein nein