VIRTIC - Mobile Zeiterfassung über Smartphone und Tablet

Mobile Zeiterfassung

Die Zeiterfassungs-App läuft auf allen Smartphones und jedem PC. Die mobile Zeiterfassung erfolgt immer in Echtzeit, logisch und plausibel - ganz egal wie kompliziert Ihre Arbeitszeitregeln sind.

Aktuell: Kurzarbeit erfassen

Die aktuelle Lage zwingt viele Unternehmen dazu, für ihre Mitarbeiter Kurzarbeit anzuordnen. Wir hoffen natürlich, dass möglichst wenige Unternehmen betroffen sind, aber leider haben uns viele Kunden bereits mitgeteilt, dass sie Kurzarbeit anordnen müssen. Hierzu schalten wir für die betroffenen Kunden das Kurzarbeits-Modul frei, das im Umfang der virtic-Zeiterfassung bereits enthalten ist.

Zur Erfassung von Kurzarbeit stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Die Mitarbeiter können, wenn sie im Laufe des Tages in Kurzarbeit geschickt werden, anstelle von „Feierabend“ eine „Kurzarbeit“-Buchung vornehmen. Die zur Soll-Arbeitszeit fehlende Zeit wird vom System automatisch berechnet und als Kurzarbeit gebucht. Wenn für ganze Tage Kurzarbeit angeordnet wird, kann diese Kurzarbeit im Büro in einem Kalender verwaltet werden.

Digitale Zeiterfassung live per App

Mit nur wenigen Klicks auf dem Smartphone erfassen Mitarbeiter ihre aktuelle Tätigkeit.

Ihre Disponenten sehen jederzeit, wer aktuell an welchem Projekt arbeitet, wer auf welcher Baustelle ist, wer gerade unterwegs ist und wer Feierabend gemacht hat. Immer live. Projektleiter haben tagesaktuelle Daten für ihre Projekte. Lohnbuchhalter erstellen ihre Lohn-, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen mit einem Mausklick.

Dialogbasierte Zeiterfassung

Die mobile Zeiterfassung erfolgt immer im Dialog mit dem Server. So erhalten die Mitarbeiter nur sinnvolle Buchungsmöglichkeiten, die zu ihrer aktuellen Arbeitssituation passenn. Doppelbuchungen sind ausgeschlosssen, unzutreffende Buchungen sind minimiert. Mitarbeiter finden sich sofort zurecht und erledigen ihre Zeiterfassung meist mit nur einem Klick.

Der Erfassungsdialog wird an die betrieblichen Abläufe Ihres Unternehmens angepasst, damit die Mitarbeiter sich sofort zurechtfinden. Er kann für Abteilungen, Niederlassungen, Berufsgruppen oder für einzelne Mitarbeiter unterschiedlich gestaltet werden.

Intelligente Auswahl der Kostenträger

In vielen Fällen sollen die Arbeitszeiten auf Kostenträger (Baustellen, Projekte, Kunden, Aufträge) gebucht werden. Für die Auswahl der betreffenden Kostenträger wird dem Mitarbeiter eine dynamische Auswahlliste angeboten, die ihm Kostenträger der Firma, seiner Niederlassung oder seiner Abteilung enthalt oder solche Kostenträger, für die er zuvor in der virtic-Dispositon eingeteilt worden ist.

Plausibilitätsprüfung

Bei der mobilen Zeiterfassung können auch die aktuellen Standortdaten des Smartphones übermittelt werden. Diese Daten werden automatisiert mit der Adresse des Arbeitsortes (Firma, Niederlassung, Baustelle, Kunde etc.) verglichen. So wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter seine Arbeitszeit am korrekten Ort erfasst hat.

Automatisierte Abrechnung

Obwohl die Mitarbeiter nur wenige Zeitbuchungen erfassen müssen, erhalten Sie automatisiert vollständige Abrechnungen für die Lohnabrechnung, Reisekostenabrechnung und Kostenrechnung. Auswärtstätigkeiten werden automatisch erkannt und mit den korrekten Regeln für Auslösung, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtung etc. abgerechnet.

Jedes Betriebssystem

Die Zeiterfassungs-App läuft auf jedem aktellen Smartphone. Android-Nutzer verwenden die virtic-App aus Google Play (steht auch ohne Google-Konto zur Verfügung), auf iPhones wird die Webapp genutzt.

Urlaubsanträge

Mit der virtic-App können Mitarbeiter ihren Urlaub beantragen. Die Anträge durchlaufen einen konfigurierbaren Workflow. Nach der Genehmigung oder Ablehnung erhält der Mitarbeiter eine eMail sowie eine entsprechende Nachricht in der App.

Geprüfte und verifizierte Arbeitszeiten

Alle Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter durchlaufen eine Reihe von Plausibilitätsprüfungen: Sind Schichten ungewöhnlich lang; ist die Fahrzeit plausibel; liegt der Arbeitsbeginn vor der Kernzeit und viele weitere Prüfungen?

Die wichtigste Plausibilitätsprüfung betrifft den Standort im Moment der Arbeitszeitbuchung: Befindet sich das Smartphone des Mitarbeiters am Ort der Baustelle, an der sich der Mitarbeiter gerade anmeldet? So wird verhindert, dass versehentliche Buchungen auf die falsche Baustelle oder mutwillige Buchungen unzutreffender Arbeitszeiten unbemerkt bleiben. (Mehr Infos zu den Plausibilitätsprüfungen)

Teams

Smartphones mit NFC-Funktion können für Teams eingesetzt werden: Der Teamleiter führt ein solches Smartphone mit sich, die Mitarbeiter führen ihre persönlichen NFC-Tags an das Gerät heran und melden sich so an. Mehr erfahren

Nacherfassung

Auf manchen Baustellen dürfen Sie keine Smartphones einsetzen, beispielsweise in chemischen Anlagen oder anderen gefährlichen Bereichen. Kein Problem: Nutzen Sie die virtic Nacherfassung, bei der die Zeiten am Schichtende erfasst werden.