Mobile Zeiterfassung

Mit der webbasierten Zeiterfassung virtic erfassen Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten an allen Arbeitsorten - mobil und stationär. Für die mobile Zeiterfassung nutzen sie Apps für Android-Smartphones und iPhones. Im Büro erfolgt die Zeiterfassung am Zeiterfassungsterminal oder am Arbeitsplatz-PC. Im Homeoffice können sich Ihre Mitarbeiter ebenfalls über Smartphone oder PC ein- und ausstempeln.

Die App für Android-Smartphones

Auf ihrem Android-Smartphone verwenden Ihre Mitarbeiter unsere App vLinc. Sie melden sich einmalig an der App an und können danach mit wenigen Klicks ihre Arbeitszeiten erfassen. Dabei werden sie durch den Erfassungsdialog geführt, damit die Erfassung so einfach wie möglich ist und zügig erfolgt. Der interaktive Erfassungsdialog stellt sicher, dass dem Mitarbeiter nur logische und sinnvolle Auswahlmöglichkeiten angeboten werden - so ist die Erfassung besonders leicht und fehlerfrei. Welche Baustellen, Projekte, Kundenaufträge usw. der Mitarbeiter bebuchen kann, legen Sie fest, beispielsweise indem ihm nur disponierte Baustellen angeboten werden.

Die Arbeitszeitbuchungen werden sofort auf die virtic-Server übertragen, damit die Vorgesetzten oder die Projektleiter die Anwesenheiten verfolgen und Zeiten fakturieren können.

Damit immer korrekte Daten erfasst werden, kann die integrierte Plausibilitätsprüfung genutzt werden: War der Mitarbeiter an dem Ort der von ihm angegebenen Adresse?

Neben der interaktiven mobilen Zeiterfassung bietet sie

Dank der NFC-Funktion können Teammitglieder sich mit ihrem NFC-Tag am Smartphone des Kollegen anmelden und mit dessen Smartphone buchen.

Google Play: vLinc21
vLinc21 APK herunterladen
ab Android 6.0

Die Webapp für das iPhone

Auf ihrem iPhone verwenden Ihre Mitarbeiter unsere Webapp vLinc.

Sie verfügt über die mobile Zeiterfassung und alle anderen Funktionen wie die App für Android-Smartphones. Lediglich die NFC-Funktion steht nicht zur Verfügung.

Die App vLinc wird im Browser geöffnet, indem der Mitarbeiter die Adresse vlinc.app eingibt.

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Video: Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Fehlerfreie Erfassung durch konfigurierbaren Dialog

Die mobile Zeiterfassung mit virtic wird durch die Server gesteuert. Dadurch lassen sich auch komplexe Arbeitsabläufe leicht erfassen, weil Ihre Mitarbeiter immer durch ihre Erfassung geführt werden. Fehleingaben sind so nahezu ausgeschlossen.

Der Erfassungsdialog passt sich automatisch an die Arbeitssituation, den buchenden Mitarbeiter, den Buchungsort, die Rolle des Mitarbeiters und das für ihn anzuwendende Abrechnungsregelwerk an. Der Mitarbeiter bekommt davon nichts mit, weil er immer nur solche Buchungsmöglichkeiten erhält, die in diesem Moment relevant sind. Wie ganz nebenbei werden aber alle Informationen erfasst, die für die automatisierte Lohnvorbereitung einschließlich vollständiger Reisekostenabrechnung erforderlich sind.

Mehr Alleinstellungsmerkmale...

Mobile Arbeitszeiterfassung auf Baustellen

Damit die Arbeitszeiten auf Baustellen (oder andere Kostenträger wie Serviceaufträge, Projekte, Kunden) usw. gebucht werden können, kann der Mitarbeiter „seine“ Baustellen aus einer Liste auswählen. In großen Unternehmen kann diese Liste sehr lang werden, deshalb wird die Liste für den Mitarbeiter vorgefiltert: Er sieht dann nur

  • die Baustellen seiner Niederlassung
  • die Baustellen seiner Abteilung,
  • die Baustellen, auf die er disponiert wurde.

Springer können „ihre“ Baustellen über eine umfangreiche Suchfunktion finden und bebuchen.

So werden die Buchungen automatisch überprüft

Grundlage für eine automatisierte Lohnvorbereitung sind korrekte Rohdaten. Deshalb werden die Arbeitszeitbuchungen automatisch auf Plausibilität geprüft. Welche Prüfungen vorgenommen werden sollen, legen Sie fest. Beispiele:

  • Stimmt der Ort der Zeiterfassung mit dem bebuchten Arbeitsort überein?
  • Sind Schichten ungewöhnlich lang?
  • Wurden Ruhezeiten und Ruhepausen eingehalten?
  • Liegen für alle Tage mit Soll-Arbeitszeit Arbeitszeitbuchungen oder Fehlzeitbuchungen vor?

Weitere Informationen zur mobilen Zeiterfassung mit GPS

GPS unterstützt bei Zeiterfassung, Prüfung und Arbeitsmittelverwaltung

Die GPS-Funktion der Smartphones unterstützt an vielen Stellen im Zeitwirtschaftsprozess:

Die Adressen der Baustellen, der Firma und ihrer Niederlassungen und - sofern erforderlich - auch die Privatadressen der Mitarbeiter sind im virtic-System hinterlegt. So können automatisch die Entfernungen von Fahrten ermittelt werden, um daraus Auslösung, Fahrgelder etc. zu berechnen. Wenn in manchen Fällen eine Adresse hinterlegt wurde, kann die App automatisch auf die GPS-Daten des Smartphones zugreifen. Diese Funktion kommt beispielsweise bei Übernachtungen in Hotels, bei arbeitsmedizinischen Untersuchungen, bei Meetings an nicht hinterlegten Orten etc. zur Anwendung. So ersparen sich die Mitarbeiter die Erfassung der besuchten Adressen.

Bei der mobilen Arbeitzeiterfassung können die Standortdaten des Smartphones im Moment der Arbeitszeitbuchung mit der Adresse des Arbeitsorts verglichen werden. Bei signifikanten Abweichungen wird der Zeitstempel markiert, damit Vorgesetzte den Sachverhalt klären können. So wird sichergestellt, dass nicht versehentlich eine falsche Baustelle bebucht wird. Und natürlich wird so auch Arbeitszeitbetrug erschwert.

Wenn Mitarbeiter Arbeitsmittel übernehmen, kann dabei auch der Standort erfasst werden. So kann nachvollzogen werden, an welchem Ort ein Arbeitsmittel übernommen wurde.

Die Nutzung der GPS-Funktion ist optional. Sie kann auf bestimmte Arbeitszeitbuchungen beschränkt werden - typischerweise erfolgt z.B. beim Ende einer Heimfahrt (= Ankunft am Wohnort) keine Standorterfassung. Ihr Mitarbeiter kann jederzeit sehen, ob Standortdaten übertragen werden, und er kann die Übertragung jederzeit unterbinden.

Weitere Informationen zur mobilen Zeiterfassung mit GPS

Mobiler Urlaubsantrag

Ihre Mitarbeiter können den Urlaub komfortabel in der virtic-App auf ihrem Android-Smartphone, dem iPhone, am Zeiterfassungs-Terminal oder in ihrem Mitarbeiterkonto beantragen. Die Urlaubsanträge werden in der App aufgelistet und enthalten Informationen über den Genehmigungsstatus.

Erfahren Sie mehr über die Urlaubsverwaltung...

Navigation zur Baustelle

Wenn die Mitarbeiter über die virtic-Disposition Termine zugewiesen bekommen haben, finden sie diese Termine in ihrer Zeiterfassungs-App. Im Termin ist unter anderem auch die Adresse der Baustelle angegeben sowie ein Link zur Navigationssoftware des Smartphones. So genügt ein Klick auf diesen Link, um sich zur Baustelle führen zu lassen.

Terminkalender

Wenn Sie die Disposition nutzen, finden die Mitarbeiter ihre Termine und ihre Baustellen in dem Terminkalender in ihrer virtic-App. Sie können in den Terminen ergänzende Informationen eintragen, beispielsweise Ansprechpartner, benötigte Hilfsmittel oder Arbeitsanweisungen.

Mitarbeiter können über ihre virtic-App auch eigene Termine eintragen und, sofern freigeschaltet, auch Termine für Kollegen anlegen.

Transparenz

Mitarbeiter müssen jederzeit uneingeschränkten Zugang zu ihren Arbeitszeitbuchungen haben. Insbesondere müssen sie Korrekturen an ihren Arbeitszeiten nachvollziehen können, die beispielsweise Vorgesetzte vorgenommen haben. In der virtic-App können die Mitarbeiter einen Bericht ihrer Arbeitszeitbuchungen sowie der sich daraus ergebenden Arbeitszeiten abrufen. (Ergebnisse automatischer Berechnungen von Zulagen, Zuschlägen, Auslösung usw. finden sie in den Berichten in ihrem Mitarbeitermenü.)

In dem Bericht der Arbeitszeitbuchungen werden auch die Änderungen an den Buchungen angezeigt.

Mobile Zeiterfassung für Arbeitsmittel

Die virtic-Zeiterfassung kann auch auf Arbeitsmittel wie Baumaschinen, Werkzeuge und Geräte angewendet werden. Sie läuft auf Android-Smartphones und wird an die Arbeitsabläufe und den Erfassungszweck angepasst. Beispiele:

  • Sie möchten jederzeit den letzten Standort eines Arbeitsmittel kennen.
  • Sie möchten die Betriebszeiten des Arbeitsmittels erfassen und auf einen Kostenträger und/oder eine Kostenstelle buchen.
  • Sie möchten die Nutzungszeiten erfassen und verbuchen.

Um die Arbeitsmittel-Zeiterfassung perfekt in die Arbeitsabläufe einzubinden, stehen mehrere Erfassungsmethoden zur Verfügung:

  • Mitlaufende Erfassung der Nutzungszeiten,
  • Inventur-Erfassung der Arbeitsmittel,
  • Nacherfassung der Betriebszeiten,
  • Übernahme der Nutzungszeiten aus der Disposition,
  • Übernahme aus externen Telematiksystemen der Baumaschinen.

Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung für Arbeitsmittel...

Fotofunktion

Mitarbeiter machen auf den Baustellen Fotos und laden sie auf die virtic-Server hoch. Dabei werden sie automatisch dem betreffenden Projekt und dem fotografierenden Mitarbeiter zugewiesen. Im Büro können Bauleiter auf die Fotodokumentation zugreifen.

Erfahren Sie mehr über die Fotofunktion...

Mobile Zeiterfassung für Ihre Branche

Anlagenbau

Monteure erfassen ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones. Wenn sie in Bereichen mit Mobilfunkverbot arbeiten, kommen die mobile Nacherfassung oder die Stundenerfassung zum Einsatz.

Industrieservice

Bei der Wartung von Industrieanlagen erfassen Servicetechniker und Monteure ihre Fahr- und Arbeitszeiten über ihre Smartphones.

Bauunternehmen

Auf Baustellen erfassen Arbeiter, Poliere, Techniker und Ingenieure ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones oder mobile Terminals. Im Büro buchen sie die Zeiten am PC.

Generalunternehmer

Laden Sie Ihre Subunternehmer zur Zeiterfassung über Ihre Terminals ein. So schaffen Sie Transparenz und Rechtssicherheit.

Weitere Branchen

Export der Lohnbuchungssätze

Aus den Arbeitszeitbuchungen werden automatisiert vollständige Buchungssätze für Ihre Lohnsoftware. Bei dieser automatischen Lohnvorbereitung werden alle betrieblichen Arbeitszeitregeln und zu Vergütungen und Erstattungen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten berücksichtigt.

Erfahren Sie mehr über die automatisierte Lohnvorbereitung...

Rechts sind einige Programme genannt, zu denen virtic Lohnbuchungssätze übergibt. Auch zu jeder anderen kommunikationsfähigen Software können Lohnbuchungssätze ausgeleitet werden.

Erfahren Sie mehr über die Integration von virtic...

Häufige Fragen

Wie funktioniert die mobile Zeiterfassung?

Mitarbeiter nutzen die virtic-App auf ihrem Smartphone für ihre Arbeitszeiterfassung. Die Zeiterfassung wird durch die virtic-Server gesteuert und kann deshalb für jeden Mitarbeiter angepasst werden. Die Mitarbeiter finden sich sofort zurecht, weil sie in der App genau ihren betrieblicher Ablauf wiederfinden. Sie buchen Arbeitszeiten, Fahrzeiten, bestimmte Tätigkeiten, Übernachtungen und viele andere Informationen, falls diese für die Lohnabrechnung oder die Abrechnung der Auswärtstätigkeiten benötigt werden. Die Buchungen werden sofort auf die virtic-Server übertragen und können sofort weiter verarbeitet werden.

Wie funktioniert der Zeiterfassungs-Dialog?

Wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitszeiten erfasst, findet er stets passende Auswahlmöglichkeiten in seiner Zeiterfassungs-App. Das stellen die virtic-Server sicher, die immer passende Auswahlen zusammenstellen: Wenn der Mitarbeiter morgens zur Arbeit erscheint, kann er nur Arbeitsbeginn buchen. Wenn er im Laufe des Tages auf einer Baustelle arbeitet, kann er dort zur nächsten Baustelle fahren, zur Firma fahren, nach Hause fahren oder eine Pause buchen. Diese und alle anderen Auswahlmöglichkeiten werden vom virtic-Kundendienst nach der Vorgabe des Kunden konfiguriert, damit immer genau die Zeiten erfasst werden, die für die Lohnvorbereitung unterschieden werden müssen.

Was ist die Plausibilitätsprüfung mit Geodaten?

Wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitsbeginn oder sein Arbeitsende erfasst, können die Standortdaten seines Smartphones dazu verwendet werden, die Plausibilität seiner Buchung zu überprüfen. Hierzu werden die Standortdaten des Smartphones im Moment der Arbeitszeitbuchung mit den Adressdaten des von ihm besuchten Arbeitsorts verglichen. Wenn es einen erheblichen Abstand zwischen Standort und Arbeitsort gibt, wird die Arbeitszeitbuchung markiert, damit Vorgesetzte den Sachverhalt prüfen können. So werden versehentliche oder absichtliche Buchungen auf den falschen Arbeitsort oder zur falschen Uhrzeit erkannt.

Kann man die mobile Zeiterfassung mit der stationären Zeiterfassung kombinieren?

Ja, Mitarbeiter können unterwegs ihr Smartphone zur Arbeitszeiterfassung verwenden und im Büro am Zeiterfassungsterminal buchen. Alternativ können sie zudem den Arbeitsplatz-PC verwenden oder die Vorarbeiter-Zeiterfassung nutzen. mehr erfahren...