Mobile Zeiterfassung

Mit der webbasierten Zeiterfassung erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten an allen Arbeitsorten - mobil und stationär. Für die mobile Zeiterfassung nutzen sie Apps für Android-Smartphones und iPhones. Im Büro erfolgt die Zeiterfassung am Zeiterfassungsterminal oder am Arbeitsplatz-PC. Im Homeoffice können sich die Mitarbeiter ebenfalls über Smartphone oder PC ein- und ausstempeln.

Mobile Zeiterfassung mit dem Android-Smartphone

Auf ihrem Android-Smartphone verwenden Mitarbeiter unsere App vLinc .

Neben der interaktiven Zeiterfassung bietet sie

Dank der NFC-Funktion können Teammitglieder sich mit ihrem NFC-Tag am Smartphone des Kollegen anmelden und mit dessen Smartphone buchen.

Die App vLinc kann mit Google Play installiert oder von den virtic-Servern (ohne Google-Konto) installiert werden.

Mobile Zeiterfassung mit dem iPhone

Auf ihrem iPhone Mitarbeiter verwenden unsere Webapp vLinc.

Sie verfügt über die gleichen Funktionen wie die App für Android-Smartphones. Lediglich auf die NFC-Funktion muss aus technischen Gründen verzichtet werden.

Die App vLinc wird im Browser geöffnet, indem der Mitarbeiter die Adresse vlinc.app eingibt.

Video: Mobile Zeiterfassung im Handwerk

Dialog zur mobilen Zeiterfassung

Die webbasierte Zeiterfassung mit virtic wird durch die Server gesteuert. Dadurch lassen sich auch komplexe Arbeitsabläufe leicht erfassen, weil die Mitarbeiter immer durch ihre Erfassung geführt werden. Fehleingaben sind so nahezu ausgeschlossen.

Der Erfassungsdialog passt sich automatisch an die Arbeitssituation, den buchenden Mitarbeiter, den Buchungsort, die Rolle des Mitarbeiters und das für ihn anzuwendende Abrechnungsregelwerk an. Der Mitarbeiter bekommt davon nichts mit, weil er immer nur solche Buchungsmöglichkeiten erhält, die in diesem Moment relevant sind. Wie ganz nebenbei werden aber alle Informationen erfasst, die für die automatisierte Lohnvorbereitung einschließlich vollständiger Reisekostenabrechnung erforderlich sind.

Mehr Alleinstellungsmerkmale...

Arbeitszeitbuchung auf Baustellen

Damit die Arbeitszeiten auf Baustellen (oder andere Kostenträger wie Serviceaufträge, Projekte, Kunden) usw. gebucht werden können, kann der Mitarbeiter „seine“ Baustellen aus einer Liste auswählen. In großen Unternehmen kann diese Liste sehr lang werden, deshalb wird die Liste für den Mitarbeiter vorgefiltert: Er sieht dann nur

  • die Baustellen seiner Niederlassung
  • die Baustellen seiner Abteilung,
  • die Baustellen, auf die er disponiert wurde.
Springer können „ihre“ Baustellen über eine umfangreiche Suchfunktion finden und bebuchen.

Arbeitszeiterfassung für Baustellen, Aufträge, Kostenträger

Plausibilität der Arbeitszeiterfassung

Grundlage für eine automatisierte Lohnvorbereitung sind korrekte Rohdaten. Deshalb werden die Arbeitszeitbuchungen automatisch auf Plausibilität geprüft. Welche Prüfungen vorgenommen werden sollen, legen Sie fest. Beispiele:

  • Stimmt der Ort der Zeiterfassung mit dem bebuchten Arbeitsort überein?
  • Sind Schichten ungewöhnlich lang?
  • Wurden Ruhezeiten und Ruhepausen eingehalten?
  • Liegen für alle Tage mit Soll-Arbeitszeit Arbeitszeitbuchungen oder Fehlzeitbuchungen vor?

GPS-Funktion bei mobiler Zeiterfassung

Bei der mobilen Arbeitzeiterfassung können die Standortdaten des Smartphones im Moment der Arbeitszeitbuchung mit der Adresse des Arbeitsorts verglichen werden. Bei signifikanten Abweichungen wird der Zeitstempel markiert, damit Vorgesetzte den Sachverhalt klären können. So wird sichergestellt, dass nicht versehentlich eine falsche Baustelle bebucht wird. Und natürlich wird so auch Arbeitszeitbetrug erschwert.

Die Nutzung der GPS-Funktion ist optional. Sie kann auf bestimmte Arbeitszeitbuchungen beschränkt werden - typischerweise erfolgt z.B. beim Ende einer Heimfahrt (= Ankunft am Wohnort) keine Standorterfassung. Der Mitarbeiter kann jederzeit sehen, ob Standortdaten übertragen werden, und er kann die Übertragung jederzeit unterbinden.

Erfahren Sie mehr zur Plausibilitätsprüfung mit Geodaten...

Mobiler Urlaubsantrag

Mitarbeiter können ihren Urlaub komfortabel in der virtic-App auf ihrem Android-Smartphone, dem iPhone, am Zeiterfassungs-Terminal oder in ihrem Mitarbeiterkonto beantragen. Die Anträge werden in der App aufgelistet und enthalten Informationen über den Genehmigungsstatus.

Erfahren Sie mehr über die Urlaubsverwaltung...

Navigation zur Baustelle

Wenn die Mitarbeiter über die virtic-Disposition Termine zugewiesen bekommen haben, finden sie diese Termine in ihrer Zeiterfassungs-App. Im Termin ist unter anderem auch die Adresse der Baustelle angegeben sowie ein Link zur Navigationssoftware des Smartphones. So genügt ein Klick auf diesen Link, um sich zur Baustelle führen zu lassen.

Terminkalender

Wenn Sie die Disposition nutzen, finden die Mitarbeiter ihre Termine und ihre Baustellen in dem Terminkalender in ihrer virtic-App. Sie können in den Terminen ergänzende Informationen eintragen, beispielsweise Ansprechpartner, benötigte Hilfsmittel oder Arbeitsanweisungen.

Mitarbeiter können über ihre virtic-App auch eigene Termine eintragen und, sofern freigeschaltet, auch Termine für Kollegen anlegen.

Transparenz

Mitarbeiter müssen jederzeit uneingeschränkten Zugang zu ihren Arbeitszeitbuchungen haben. Insbesondere müssen sie Korrekturen an ihren Arbeitszeiten nachvollziehen können, die beispielsweise Vorgesetzte vorgenommen haben. In der virtic-App können die Mitarbeiter einen Bericht ihrer Arbeitszeitbuchungen sowie der sich daraus ergebenden Arbeitszeiten abrufen. (Ergebnisse automatischer Berechnungen von Zulagen, Zuschlägen, Auslösung usw. finden sie in den Berichten in ihrem Mitarbeitermenü.)

In dem Bericht der Arbeitszeitbuchungen werden auch die Änderungen an den Buchungen angezeigt.

Mobile Zeiterfassung für Arbeitsmittel

Die mobile Zeiterfassung kann auch auf Arbeitsmittel wie Baumaschinen, Werkzeuge und Geräte angewendet werden. Dabei wird die Erfassungsmethode an die Arbeitsabläufe und den Erfassungszweck angepasst. Beispiele:

  • Sie möchten jederzeit den letzten Standort eines Arbeitsmittel kennen.
  • Sie möchten die Betriebszeiten des Arbeitsmittels erfassen und auf einen Kostenträger und/oder eine Kostenstelle buchen.
  • Sie möchten die Nutzungszeiten erfassen und verbuchen.

Um die Arbeitsmittel-Zeiterfassung perfekt in die Arbeitsabläufe einzubinden, stehen mehrere Erfassungsmethoden zur Verfügung:

  • Mitlaufende Erfassung der Nutzungszeiten,
  • Inventur-Erfassung der Arbeitsmittel,
  • Nacherfassung der Betriebszeiten,
  • Übernahme der Nutzungszeiten aus der Disposition,
  • Übernahme aus externen Telematiksystemen der Baumaschinen.
Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung für Arbeitsmittel...

Fotofunktion

Mitarbeiter machen auf den Baustellen Fotos und laden sie auf die virtic-Server hoch. Dabei werden sie automatisch dem betreffenden Projekt und dem fotografierenden Mitarbeiter zugewiesen. Im Büro können Bauleiter auf die Fotodokumentation zugreifen.

Erfahren Sie mehr über die Fotofunktion...

Export der Lohnbuchungssätze

Aus den Arbeitszeitbuchungen werden automatisiert vollständige Buchungssätze für Ihre Lohnsoftware. Bei dieser automatischen Lohnvorbereitung werden alle betrieblichen Arbeitszeitregeln und zu Vergütungen und Erstattungen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten berücksichtigt.

Erfahren Sie mehr über die automatisierte Lohnvorbereitung...

Rechts sind einige Programme genannt, zu denen virtic Lohnbuchungssätze übergibt. Auch zu jeder anderen kommunikationsfähigen Software können Lohnbuchungssätze ausgeleitet werden.

Erfahren Sie mehr über die Integration von virtic...

Addison

Ariba (RED)

Bau-SU

Bedasoft

BRZ

Büro2000

C.A.T.S. Waricum

CpPro

CSK (Hapak)

CSS eGecko

Dataflor

Datev Lodas

Datev Lohn und Gehalt

Greenware

iBS Bausoftware

Handicraft

KWP

Labelwin

P&I Loga

Lohn As

Lohndirekt (SBS)

Lexware Lohn&Gehalt

Lohn XL (exact)

Moser: Mos'aik

M-Soft

Navision

Nevaris Bau Financials

Nevaris Bau für Windows

Novaline

PDS

Probau/S

Sage HR

Sage New Classic Lohn

SAP

SBS Lohn Plus

Streit

Taifun

Uni Electronic

WS Zeit

Mobile Zeiterfassung für Ihre Branche

Anlagenbau

Monteure erfassen ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones. Wenn sie in Bereichen mit Mobilfunkverbot arbeiten, kommen die mobile Nacherfassung oder die Stundenerfassung zum Einsatz.

Industrieservice

Bei der Wartung von Industrieanlagen erfassen Servicetechniker und Monteure ihre Fahr- und Arbeitszeiten über ihre Smartphones.

Bauunternehmen

Auf Baustellen erfassen Arbeiter, Poliere, Techniker und Ingenieure ihre Arbeitszeiten über ihre Smartphones oder mobile Terminals. Im Büro buchen sie die Zeiten am PC.

Generalunternehmer

Laden Sie Ihre Subunternehmer zur Zeiterfassung über Ihre Terminals ein. So schaffen Sie Transparenz und Rechtssicherheit. Mehr erfahren...

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