Mobile Zeiterfassung
Die flexibelste Zeiterfassung für Ihre automatische Abrechnung
Auf ihrem Android-Smartphone verwenden Ihre Mitarbeiter unsere App vLinc. Sie melden sich einmalig an der App an und können danach mit wenigen Klicks ihre Arbeitszeiten erfassen.
Dabei werden sie durch den Erfassungsdialog geführt, der vom virtic-Kundendienst an Ihre betrieblichen Abläufe angepasst wird. So ist sichergestellt, dass die Erfassung so einfach wie möglich ist und zügig erfolgen kann. Der interaktive Erfassungsdialog stellt sicher, dass dem Mitarbeiter nur logische und sinnvolle Auswahlmöglichkeiten angeboten werden – dadurch ist die Erfassung besonders leicht und fehlerfrei. Welche Baustellen, Projekte, Kundenaufträge usw. der Mitarbeiter bebuchen kann, legen Sie fest, beispielsweise indem ihm nur disponierte Baustellen oder Projekte angeboten werden.
Die Arbeitszeitbuchungen werden sofort auf die virtic-Server übertragen, damit die Vorgesetzten oder die Projektleiter die Anwesenheiten verfolgen und Zeiten fakturieren können.
Damit immer korrekte Daten erfasst werden, kann die integrierte Plausibilitätsprüfung genutzt werden: War der Mitarbeiter an dem Ort der von ihm angegebenen Adresse?
Neben der interaktiven mobilen Zeiterfassung bietet sie
- die Liste der eigenen Arbeitszeitbuchungen,
- eine Kurzfassung des Stundenzettels,
- eine Terminverwaltung mit Kalender,
- die Urlaubsverwaltung mit Antragsformular,
- die Fotofunktion.
Dank der NFC-Funktion können Teammitglieder sich mit ihrem NFC-Tag am Smartphone des Kollegen anmelden und mit dessen Smartphone buchen.
Auf ihrem iPhone verwenden Ihre Mitarbeiter unsere Webapp vLinc.
Sie verfügt über die mobile Zeiterfassung und alle anderen Funktionen wie die App für Android-Smartphones. Lediglich die NFC-Funktion steht nicht zur Verfügung.
Die App vLinc wird im Browser geöffnet, indem der Mitarbeiter die Adresse vlinc.app eingibt.
Zur Zeiterfassung an stationären Arbeitsorten wie Büro, Werkstatt, Lager, Fertigung etc. werden Terminals eingesetzt. Mitarbeiter melden sich mit ihren NFC-Tags an und erfassen Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend. Mitarbeiter, die auch mobil tätig sind, können ergänzend ihre Smartphones verwenden.
Zur stationären Zeiterfassung... ›Wenn Mitarbeiter an ihren Arbeitsorten keine Smartphones einsetzen dürfen oder wenn Zeiten nur nachträglich erfasst werden können, ist die Stundenerfassung meist ein gutes Werkzeug. Sie findet im Gegensatz zu den meisten anderen Zeiterfassungsmethoden bei virtic nicht live statt, sondern kann zu jeder Zeit genutzt werden. Sie wird von den Mitarbeitern selbst oder von Zeitbeauftragten genutzt, die Zeiten für ihre Kollegen erfassen.
Zur Stundenerfassung... ›Die mobile Zeiterfassung mit virtic wird durch die Server gesteuert. Dadurch lassen sich auch komplexe Arbeitsabläufe leicht erfassen, weil Ihre Mitarbeiter immer durch ihre Erfassung geführt werden. Fehleingaben sind so nahezu ausgeschlossen.
Die Erfassung wird vom virtic-Kundendienst an Ihre betrieblichen Abläufe und an die Anforderungen Ihrer Lohn- und Reisekostenabrechnung angepasst.
Der Erfassungsdialog wird abhängig von der aktuellen Arbeitssituation, dem buchenden Mitarbeiter, dem Buchungsort, der Rolle des Mitarbeiters und dem für ihn anzuwendende Abrechnungsregelwerk in Echtzeit von den virtic-Servern generiert. Der Mitarbeiter bekommt davon nichts mit, weil er in seiner App immer nur solche Buchungsmöglichkeiten erhält, die in diesem Moment relevant sind. Wie ganz nebenbei werden aber alle Informationen erfasst, die für die automatisierte Lohnvorbereitung einschließlich vollständiger Reisekostenabrechnung erforderlich sind.
Damit die Arbeitszeiten auf Baustellen (oder andere Kostenträger wie Serviceaufträge, Projekte, Kunden) usw. gebucht werden können, kann der Mitarbeiter „seine“ Baustellen aus einer Liste auswählen. In großen Unternehmen kann diese Liste sehr lang werden, deshalb wird die Liste für den Mitarbeiter vorgefiltert: Er sieht dann nur
- die Baustellen seiner Niederlassung
- die Baustellen seiner Abteilung,
- die Baustellen, auf die er disponiert wurde.
Springer können „ihre“ Baustellen über eine umfangreiche Suchfunktion finden und bebuchen.
Grundlage für eine automatisierte Lohnvorbereitung sind korrekte Rohdaten. Deshalb werden die Arbeitszeitbuchungen automatisch auf Plausibilität geprüft. Welche Prüfungen vorgenommen werden sollen, legen Sie fest. Beispiele:
- Stimmt der Ort der Zeiterfassung mit dem bebuchten Arbeitsort überein?
- Sind Schichten ungewöhnlich lang?
- Wurden Ruhezeiten und Ruhepausen eingehalten?
- Liegen für alle Tage mit Soll-Arbeitszeit Arbeitszeitbuchungen oder Fehlzeitbuchungen vor?
Weitere Informationen zur mobilen Zeiterfassung mit GPS
Die GPS-Funktion der Smartphones unterstützt an vielen Stellen im Zeitwirtschaftsprozess:
Die Adressen der Baustellen, der Firma und ihrer Niederlassungen und - sofern erforderlich - auch die Privatadressen der Mitarbeiter sind im virtic-System hinterlegt. So können automatisch die Entfernungen von Fahrten ermittelt werden, um daraus Auslösung, Fahrgelder etc. zu berechnen. Wenn in manchen Fällen eine Adresse hinterlegt wurde, kann die App automatisch auf die GPS-Daten des Smartphones zugreifen. Diese Funktion kommt beispielsweise bei Übernachtungen in Hotels, bei arbeitsmedizinischen Untersuchungen, bei Meetings an nicht hinterlegten Orten etc. zur Anwendung. So ersparen sich die Mitarbeiter die Erfassung der besuchten Adressen.
Bei der mobilen Arbeitzeiterfassung können die Standortdaten des Smartphones im Moment der Arbeitszeitbuchung mit der Adresse des Arbeitsorts verglichen werden. Bei signifikanten Abweichungen wird der Zeitstempel markiert, damit Vorgesetzte den Sachverhalt klären können. So wird sichergestellt, dass nicht versehentlich eine falsche Baustelle bebucht wird. Und natürlich wird so auch Arbeitszeitbetrug erschwert.
Wenn Mitarbeiter Arbeitsmittel übernehmen, kann dabei auch der Standort erfasst werden. So kann nachvollzogen werden, an welchem Ort ein Arbeitsmittel übernommen wurde.
Die Nutzung der GPS-Funktion ist optional. Sie kann auf bestimmte Arbeitszeitbuchungen beschränkt werden - typischerweise erfolgt z.B. beim Ende einer Heimfahrt (= Ankunft am Wohnort) keine Standorterfassung. Ihr Mitarbeiter kann jederzeit sehen, ob Standortdaten übertragen werden, und er kann die Übertragung jederzeit unterbinden.
Weitere Informationen zur mobilen Zeiterfassung mit GPS
Ihre Mitarbeiter können den Urlaub komfortabel in der virtic-App auf ihrem Android-Smartphone, dem iPhone, am Zeiterfassungs-Terminal oder in ihrem Mitarbeiterkonto beantragen. Die Urlaubsanträge werden in der App aufgelistet und enthalten Informationen über den Genehmigungsstatus.
Wenn die Mitarbeiter über die virtic-Disposition Termine zugewiesen bekommen haben, finden sie diese Termine in ihrer Zeiterfassungs-App. Im Termin ist unter anderem auch die Adresse der Baustelle angegeben sowie ein Link zur Navigationssoftware des Smartphones. So genügt ein Klick auf diesen Link, um sich zur Baustelle führen zu lassen.
Wenn Sie die Disposition nutzen, finden die Mitarbeiter ihre Termine und ihre Baustellen in dem Terminkalender in ihrer virtic-App. Sie können in den Terminen ergänzende Informationen eintragen, beispielsweise Ansprechpartner, benötigte Hilfsmittel oder Arbeitsanweisungen.
Mitarbeiter können über ihre virtic-App auch eigene Termine eintragen und, sofern freigeschaltet, auch Termine für Kollegen anlegen.
Mitarbeiter müssen jederzeit uneingeschränkten Zugang zu ihren Arbeitszeitbuchungen haben. Insbesondere müssen sie Korrekturen an ihren Arbeitszeiten nachvollziehen können, die beispielsweise Vorgesetzte vorgenommen haben. In der virtic-App können die Mitarbeiter einen Bericht ihrer Arbeitszeitbuchungen sowie der sich daraus ergebenden Arbeitszeiten abrufen. (Ergebnisse automatischer Berechnungen von Zulagen, Zuschlägen, Auslösung usw. finden sie in den Berichten in ihrem Mitarbeitermenü.)
In dem Bericht der Arbeitszeitbuchungen werden auch die Änderungen an den Buchungen angezeigt.
Die virtic-Zeiterfassung kann auch auf Arbeitsmittel wie Baumaschinen, Werkzeuge und Geräte angewendet werden. Sie läuft auf Android-Smartphones und wird an die Arbeitsabläufe und den Erfassungszweck angepasst. Beispiele:
- Sie möchten jederzeit den letzten Standort eines Arbeitsmittel kennen.
- Sie möchten die Betriebszeiten des Arbeitsmittels erfassen und auf einen Kostenträger und/oder eine Kostenstelle buchen.
- Sie möchten die Nutzungszeiten erfassen und verbuchen.
Um die Arbeitsmittel-Zeiterfassung perfekt in die Arbeitsabläufe einzubinden, stehen mehrere Erfassungsmethoden zur Verfügung:
- Mitlaufende Erfassung der Nutzungszeiten,
- Inventur-Erfassung der Arbeitsmittel,
- Nacherfassung der Betriebszeiten,
- Übernahme der Nutzungszeiten aus der Disposition,
- Übernahme aus externen Telematiksystemen der Baumaschinen.
Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung für Arbeitsmittel...
Mitarbeiter machen auf den Baustellen Fotos und laden sie auf die virtic-Server hoch. Dabei werden sie automatisch dem betreffenden Projekt und dem fotografierenden Mitarbeiter zugewiesen. Im Büro können Bauleiter auf die Fotodokumentation zugreifen.
