Mobile Zeiterfassung bei der Stadt Halle

Eigenbetrieb Zentrales Gebäudemanagement
Am Stadion 5
06122 Halle (Saale)

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Praxisbericht

Weniger Bürokratie im Gebäudemanagement

Die Stadt Halle spart Zeit und Geld mit einem mobilen Arbeitszeiterfassungssystem

Der hohe Verwaltungsaufwand im Gebäudemanagement deutscher Kommunen ist ein uraltes Problem: Das Ausfüllen von handschriftlichen Stundenzetteln zur Arbeitszeiterfassung ist auch in Zeiten von Smartphones und mobilem Internet noch tägliche Praxis. Gleichzeitig haben viele kommunale Betriebe vor allem mit einer verzögerten und unpräzisen Dokumentation ihrer täglichen Hausmeistereinsätze zu kämpfen. Für eine schnellere und genauere Erfassung von Arbeitszeitdaten setzt der Eigenbetrieb Zentrales Gebäudemanagement (ZGM) der Stadt Halle heute auf ein mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem.

Sie reinigen Regenrinnen, entlüften Heizkörper, überwachen Wartungsarbeiten oder legen selbst Hand für kleinere Reparaturen an: Das Tätigkeitsspektrum der Hausmeister der Stadt Halle ist vielseitig. An etwa 800 städtischen Gebäuden ist die rund 90 Mannstarke Flotte für einen ordnungsgemäßen Betrieb zuständig. Nicht nur Schulen, Sporthallen oder Verwaltungsgebäude gehören zum Einsatzgebiet der Hausmeister, auch Ärztehäuser, Gastronomiebetriebe oder Vereine haben sich in kommunalen Liegenschaften eingemietet.

Die privaten Nutzer nehmen ebenfalls die Hausmeisterleistungen des ZGM in Anspruch. Wenn es zur Abrechnung der ausgeführten Hausmeisterdienste kommt, wird es kompliziert, denn die Einzeltätigkeiten werden entsprechend des Mietgesetzes zu festgelegten Tarifen verrechnet und zu einem individuellen Prozentsatz auf den Mieter umgelegt. Außentätigkeiten beispielsweise zu einem anderen Tarif als Reparaturleistungen. Das erfordert eine aufwändige Arbeitszeitdokumentation auf Seiten des ZGM: 300.000 Datensätze wurden früher jährlich durch eine Mitarbeiterin im Büro manuell in den Computer übertragen und in Form von Aktenordnern archiviert.

Seit anderthalb Jahren ist jedoch Schluss mit der Zettelwirtschaft. Zu sehr störte Bernd Bielecke, den Leiter des Eigenbetriebs zentrales Gebäudemanagement, das alte, handschriftliche Verfahren. Das Unternehmen stellte auf ein mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem namens virtic um, bei dem die Mitarbeiter ihre täglichen Tätigkeiten über Buchungen mit ihrem Diensthandy dokumentieren. Ein erfolgreicher Schlag gegen den schleppenden Papierkram: „Mit virtic stehen uns alle relevanten Daten unmittelbar nach der Ersterfassung zur Verfügung. Das vereinfacht die Dokumentation der Hausmeistereinsätze gegenüber Mietern erheblich“, sagt Bielecke.

Hohe Ansprüche

Auf der Suche nach einer servergestützten Lösung formulierte er gemeinsam mit seinem Teamleiter Gerald Kannegießer einen Anforderungskatalog, den das neue System erfüllen sollte. Wichtig war dabei unter anderem, dass das neue System auch Mitarbeitern leicht von der Hand geht, die im Umgang mit mobilen Kommunikationsgeräten nicht unbedingt geübt sind. Außerdem sollten Datenverwaltung und -auswertung beim Dienstleistungsanbieter geschehen, ohne dass zusätzliche Kapazitäten auf Seiten des Eigenbetriebes gebunden werden.

Am Ende entschied sich die Stadt Halle für virtic. Für die Implementierung des Systems wurden alle Hausmeister mit Diensthandys und einer darauf vorinstallierten Software ausgerüstet. Durch Eingaben in ein leicht zu bedienendes Menü bucht der Mitarbeiter Eckdaten wie Arbeitsbeginn, Mittagspause, Ortswechsel oder Feierabend. Außerdem wurde das System im Fall der Stadt Halle stark an die Bedürfnisse des ZGM angepasst. So kann der Hausmeister innerhalb eines Kataloges von 13 verschiedenen Tätigkeitskategorien direkt diejenige auswählen, die er aktuell ausführt.

Dank dieser Differenzierung kann jede Tätigkeit automatisch zum richtigen Tarif für die Nebenkostenaufstellung einzelner Gebäude dokumentiert und zu einem individuellen Prozentsatz auf den Mieter umgelegt werden. Zusätzlich wurde für jedes der rund 800 Gebäude eine Objektnummer hinterlegt, damit auch das Umlageverfahren für die unterschiedlichen Bewirtschaftungskosten in privaten oder städtischen Mietverhältnissen automatisiert stattfindet.

Die Daten werden in Echtzeit auf einen Server übertragen und sind für die Verwaltung über ein internetbasiertes Portal sofort einsehbar. Auch der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, online nachzuschauen, wie viele Stunden er geleistet hat. Das sorgt für Transparenz und Abrechnungsgerechtigkeit auf beiden Seiten.

Individuelle Lösungen notwendig

„Im hektischen Arbeitsalltag, in dem die Hausmeister viele verschiedene Einzeltätigkeiten ausführen müssen, fehlt meist einfach die Zeit, jede Handlung schriftlich festzuhalten“, weiß Bernd Wolff, Geschäftsführer des Systemanbieters virtic GmbH & Co. KG. Eine automatische Buchung über das Mobiltelefon löse einerseits dieses Zeitproblem und eröffne andererseits viele Möglichkeiten zur beschleunigten Weiterverarbeitung der Daten, beispielsweise in der Lohnabrechnung oder Kostenstellenkalkulation.

Damit die neuen technischen Hilfsmittel auch tatsächlich zu einer umfassenden Prozessoptimierung beitragen, leistet das Dortmunder Unternehmen eine höchst individuelle Anpassung an die Bedürfnisse des Kunden. „Dabei kommt es auf einen geringen Erfassungs- und Aufbereitungsaufwand an. Außerdem sind eine zügige Verfügbarkeit und Korrektheit der Daten entscheidend“, sagt Wolff.

Auch die Disposition der Hausmeister erleichtert virtic durch ein Tool, das vor allem kurzfristige Änderungen im Einsatzplan erheblich vereinfacht. Im sogenannten „Cockpit“, der internetbasierten Dispositions- und Kommunikationszentrale des Systems, hat Teamleiter Gerald Kannegießer immer im Blick, welcher seiner Mitarbeiter sich an welchem Objekt eingebucht hat. So lässt sich ein Hausmeister mit möglichst kurzem Anfahrtsweg zum neuen Einsatzort gezielt umdisponieren, wenn es eine zeitkritische Serviceanfrage erfordert. „Früher waren oft mehrere Telefongespräche notwendig, um in einem solchen Fall den richtigen Mitarbeiter ausfindig zu machen“, erinnert sich Kannegießer. Eine große Stecktafel hinter seinem Schreibtisch an der Wand zeugt vom alten Dispositionsverfahren bei der Stadt Halle.

Um die virtic-Dienstleistungen nutzen zu können, musste der städtische Eigenbetrieb nicht in neue Software investieren. Neben der Beschaffung der Diensthandys waren für den städtischen Eigenbetrieb keine Hardware-Anschaffungen notwendig. Um die „Software-as-a-Service“-Lösung nutzen zu können, genügen eine Internetverbindung und ein Browser. Die Unternehmen können die Services entweder über das Internet nutzen und Stundenzettel, Kostenstellen-Reports oder Reisekostenabrechnungen über ihren Browser aufrufen. Oder sie nutzen die Schnittstellen zu anderen Programmen wie SAP, DATEV oder Excel, wo eine automatische Weiterverarbeitung der Daten zur Lohnabrechnung und Nachkalkulation vorgenommen werden kann.

Positives Fazit

Bei der Stadt Halle ist die Bilanz nach über einem Jahr der mobilen Zeitdokumentation positiv: „Durch das neue System ersparen wir der Verwaltung eine Menge überflüssiger und zeitraubender Zettelwirtschaft. Außerdem erleichtert virtic die Mitarbeiterdisposition, wenn aufgrund von kurzfristigen Serviceanfragen Änderungen im Einsatzplan vorzunehmen sind“, sagt Bielecke. Vor der Einführung von virtic hatte die Zentrale erst etwa neun Monate später einen präzisen Überblick über ausgeführte Leistungen der einzelnen Mitarbeiter im Außendienst. Wenn ein Mieter beim Blick in die Nebenkostenabrechnungen zum Beispiel in Rechnung gestellte, aber nicht ausgeführte Leistungen, ausmachte, war ein vermeintlicher Fehler für die Verwaltung nur anhand von Tausenden von Zetteln nachvollziehbar.

Diese Probleme sind vom Tisch: Heute hat man beim Eigenbetrieb Zentrales Gebäudemanagement die Nebenkostenabrechnung für alle 800 Gebäude sofort parat, wenn die Immobilienabteilung nach die Bewirtschaftungsdaten fragt. Durch die Einführung von virtic können zudem diejenigen Mitarbeiter, die früher mit der händischen Eingabe von Arbeitszeitdaten befasst waren, für andere Aufgaben eingesetzt werden. Für die Stadt Halle bedeutet das einen spürbaren Mehrwert und eine erhebliche Reduktion des bürokratischen Aufwands.