Digitale Zeiterfassung bei DAS FUTTERHAUS

In den beiden FUTTERHAUS-Märkten von Daniel Goldmann in Dortmund und Recklinghausen wird die virtic Zeiterfassung genutzt. Wir haben mit ihm über seine Erfahrungen gesprochen.

virtic: Sie haben in Ihren beiden FUTTERHAUS-Märkten vor einigen Jahren die virtic Zeiterfassung eingeführt. Können Sie uns kurz Ihre Märkte vorstellen?

Daniel Goldmann: Die beiden Märkte befinden sich in Dortmund und Recklinghausen. Den Dortmunder Markt habe ich 2020 in einem ausgedehnten Gewerbegebiet im Dortmunder Westen eröffnet. Der Recklinghäuser Markt besteht schon seit 18 Jahren am Rand eines Wohngebiets im Stadtzentrum, den habe ich 2020 übernommen. Heute beschäftige ich etwa zwanzig Mitarbeiter in Voll- und Teilzeit.

Warum haben Sie die virtic Zeiterfassung eingeführt?

Natürlich gab das Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 den Anstoß. Aber eigentlich verfolge ich mit der elektronischen Zeiterfassung wirtschaftliche Ziele: Ich bin ein fauler Mensch (lacht) und deshalb versuche ich immer, alle Dinge so schnell und einfach wie möglich zu lösen. Und virtic ist für mich die einfachste Lösung, die Zeiterfassung zu organisieren.

Früher haben wir mit Excel-Tabellen gearbeitet, dagegen ist virtic eine enorme Arbeitserleichterung. Und es ist auch eine kostengünstige Lösung, weil ich nicht mehr für zwanzig Mitarbeiter die Zeiten manuell pflegen, kontrollieren und abrechnen muss. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten vollkommen selbstständig und mit einem Klick sehe ich die Arbeitszeiten und die aufgelaufenen Überstunden. Und dafür muss ich auch nicht in die Märkte fahren, sondern kann das vom heimischen Schreibtisch aus machen.

Wie haben die Beschäftigten auf die digitale Zeiterfassung reagiert?

Sehr entspannt! Die Bedienung ist ja ohnehin kinderleicht: sie halten ihre Transponder morgens und abends an das Terminal und das war’s.

Und das System gibt ihnen das gute Gefühl, dass die Zeiten live erfasst werden und immer transparent sind. Sie können ihre Überstunden jederzeit nachvollziehen und das erleichtert auch die Abstimmung von Schichten innerhalb der Belegschaft, ohne dass ich mich darum kümmern muss. Das ist perfekt für die Selbstständigkeit des Teams und gut für die Stimmung. Und gut für‘s Geschäft.

Wie meinen Sie das?

Der Einzelhandel für Haustierbedarf ist unheimlich emotional. Unsere Kunden kommen häufig mit ihren Haustieren, also meistens ihren Hunden, in den Laden. Das ist für viele ein kleiner Ausflug, und erst recht, wenn die Stimmung im Geschäft gut ist. Das liegt einerseits an der freundlichen Ausstattung unseres Geschäfts. Wir versuchen, immer ein ansprechendes Sortiment anzubieten und orientieren uns bei Produktpräsentation, Sauberkeit, Erscheinungsbild und Ordnung an den Vorzeigeunternehmen des Lebensmitteleinzelhandels. Andererseits könnte es natürlich auch daran liegen, dass für die Vierbeiner schonmal ein Leckerchen abfällt.

Aber mindestens genauso wichtig ist die gute Stimmung in der Belegschaft! Die Kollegen arbeiten als Team, sehr kooperativ und meistens sogar freundschaftlich. Das wichtigste ist doch, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin gerne zur Arbeit kommt. Und die Leute, die hier arbeiten, machen das wirklich mit Herzblut. Das spüren die Kunden natürlich: wir haben Stammkunden, die aus den Nachbarstädten zu uns kommen, weil sie die Atmosphäre hier so angenehm finden. Eine Kundin hat sogar schonmal Kuchen mitgebracht.

Ich glaube, dass auch die digitale Zeiterfassung ihren kleinen positven Einfluss auf die gute Stimmung hat: die Zeiterfassung stellt nämlich sicher, dass die Zeiten korrekt erfasst werden, es also fair und gerecht zugeht. Wenn die Kollegen Schichten tauschen oder Stunden abfeiern wollen, wissen sie, dass die Arbeitszeiten korrekt erfasst und die Stände der Zeitkonten korrekt berechnet wurden.

Wie lief die Einrichtung der Zeiterfassung?

Der virtic-Kundendienst hat die Terminals und die Transponder vorbereitet. Wir mussten die Terminals in den beiden Geschäften nur montieren und ins WLAN einbinden und die Transponder an die Mitarbeiter verteilen. Alles andere hat unser Ansprechpartner im Kundendienst erledigt: Er hat die Accounts für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellt und die Arbeitszeitregeln konfiguriert. Ich musste ihm nur mitteilen, welche Regeln gelten sollen für die Arbeitszeiten, Überstunden, Pausen und Urlaubsansprüche.

Die Bedienung der Terminals ist so einfach, dafür war keine besondere Einweisung erforderlich. Die Zeiterfassung wird jetzt von einer Mitarbeiterin am PC betreut; die wurde vom Kundendienst-Mitarbeiter in das System eingewiesen. Sie checkt regelmäßig, ob alle Kollegen ihre Zeiten erfasst haben und trägt Urlaubs- und Krankheitszeiten ein. Das ist ziemlich selbsterklärend. Und wenn sie mal Fragen hat, kann sie jederzeit unseren Kundendienst-Ansprechpartner anrufen. Was den Service von virtic angeht, bin ich hundertprozentig zufrieden!