VIRTIC - Alleinstellungsmerkmale

Alleinstellungsmerkmale

virtic unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von herk├Âmmlichen Zeiterfassungssystemen. Auf dieser Seite stellen wir Ihnen die wichtigsten Alleinstellungsmerkmale vor.

Der Zweck digitaler Zeiterfassung

Mit der Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung verfolgen Unternehmen in der Regel das Ziel, interne Kommunikations- und Datenverarbeitungsprozesse zu beschleunigen, Aufw├Ąnde zu reduzieren und die Prozessqualit├Ąt (Fehlerfreiheit) zu optimieren. Die Daten sollen ├╝ber die Prozessgrenzen und zwischen den beteiligten IT-Systemen m├Âglichst z├╝gig und automatisiert flie├čen.

Die digitalisierte Arbeitszeiterfassung muss deshalb zu den Prozessen passen, die optimiert werden sollen. Das ist der Grund, warum die virtic Zeitwirtschaft an die indviduellen Anforderungen jedes Unternehmen angepasst wird. Die Kundenanforderungen ergeben sich aus dem Zweck, den die digitalisierte Arbeitszeiterfassung beim jeweiligen Kunden erf├╝llen soll, typischerweise:

  • Dokumentation der Arbeitszeit (gem├Ą├č ArbZG, MiLoG),
  • Entgeltabrechnung,
  • Bewertung von Ausw├Ąrtst├Ątigkeiten (Aufwandserstattung, Verg├╝tung),
  • Kostenrechnung,
  • Buchhaltung (externes Rechnungswesen),
  • steuerliche Bewertung bestimmter Sachverhalte.
Es h├Ąngt also immer davon ab, was Sie als Kunde mit Ihrer Zeiterfassung bezwecken − entsprechend richten wir sie f├╝r Ihr Unternehmen ein.

Der dynamische Zeiterfassungsdialog

Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mit den virtic-Apps erfassen, befinden sie sich in einem Dialog mit den virtic-Servern: Wenn ein Mitarbeiter eine Arbeitszeitbuchung vornimmt, wird diese an die Server ├╝bertragen. Diese generieren sofort die n├Ąchste Buchungsmaske und senden sie zur Zeiterfassungs-App. Das geschieht so schnell, dass der Anwender den Eindruck hat, das Zeiterfassungsmen├╝ befinde sich in seiner App, doch in Wirklichkeit wird jede Buchungsauswahl online und in Echtzeit erstellt. Aber wozu dieser Umweg ├╝ber den Server?

Ganz einfach: Auf diese Weise kann der Server genau die Maske generieren, die f├╝r den Mitarbeiter in seiner aktuellen Arbeitssituation optimal passt. Dabei k├Ânnen viele aktuelle Informationen ber├╝cksichtigt werden, beispielsweise neue Termine des Mitarbeiters, seine geplanten T├Ątigkeiten, seine Zugeh├Ârigkeit zu einer bestimmten Niederlassung oder Abteilung, die ihm zugewiesenen Baustellen, Kollegen, Baumaschinen, Werkzeuge und vieles andere. Durch den serverbasierten Erfassungsdialog werden dem Mitabeiter also immer die aktuell relevanten Auswahlm├Âglichkeiten angeboten: die Auswahllisten werden auf diese Weise so kurz wie m├Âglich und dadurch leicht bedienbar. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass immer alle Informationen erfasst werden m├╝ssen, die das System f├╝r seine Auswertungen ben├Âtigt.

Umfassende Zeiterfassung

Mit der virtic Zeiterfassung k├Ânnen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten in jeder Arbeitssituation erfassen, sei es im B├╝ro oder in der Werkstatt mit Tablets, Terminals oder PC, auf der Baustelle, beim Kundenbesuch oder im Hotel mit dem Smartphone. Und falls die Live-Zeiterfassung an bestimmten Arbeitsorten nicht erlaubt oder m├Âglich ist, stehen mit der Nacherfassung und der Stundenerfassung auch hierf├╝r L├Âsungen zur Verf├╝gung.

Automatisierte Lohnvorbereitung

Damit eine Lohnsoftware die Lohnabrechnung erstellen kann, ben├Âtigt sie die Mengen (Stunden) je Lohnart. Beim typischen Nine-to-five-Job ist das kein Problem. Anspruchsvoller wird die Bestimmung der Mengen je Lohnart, wenn Mitarbeiter nachts, an den Wochenenden oder an Feiertagen arbeiten. F├╝r diese Arbeitszeiten sowie f├╝r ├ťberstunden gelten betriebliche Zuschlagsregelungen, die steuerlich zu bewerten sind. M├Âglicherweise arbeiten die Mitarbeiter an wechselnden Arbeitsorten, an denen unterschiedliche Feiertagsregelungen gelten. F├╝r bestimmte T├Ątigkeiten werden in vielen Unternehmen Erschwerniszulagen verg├╝tet. Durch solche und andere Regelungen wird die Vorbereitung der Lohnabrechnung aufw├Ąndig und fehleranf├Ąllig.

F├╝r die automatisierte Lohnvorbereitung mit virtic werden alle betrieblichen Arbeitszeit- und Verg├╝tungsregeln im virtic-System hinterlegt, damit am Periodenende im virtic-Monatsabschluss die Arbeitszeitkonten automatisch bebucht und die Lohnbuchungss├Ątze f├╝r die Lohnsoftware automatisch berechnet werden. Damit sind Sie in der Lage, innerhalb k├╝rzester Zeit Ihren Monatsabschluss fehlerfrei durchzuf├╝hren.

Automatisierte Bewertung von Ausw├Ąrtst├Ątigkeiten

Wenn Mitarbeiter Ausw├Ąrtst├Ątigkeiten erbringen, z.B. auf Baustellen arbeiten oder Kunden besuchen, stehen ihnen h├Ąufig betriebliche Erstattungen oder Verg├╝tungen (Ausl├Âsung, Spesen, Fahrgelder, Trennungsgeld u.v.m.) zu, au├čerdem haben sie steuerliche Anspr├╝che (Verpflegungsmehraufwand, ├ťbernachtungspauschale). Normalerweise erfasst entweder der Mitarbeiter selbst oder ein Mitarbeiter im Backoffice die Randbedingungen der Ausw├Ąrtst├Ątigkeit (Abwesenheitsdauer, Reiseziel, Erstattungsanspruch).

Mit virtic sind solche manuellen Erfassungen nicht erforderlich, weil sich alle ben├Âtigten Daten aus den im System hinterlegten Informationen und den Arbeitszeitbuchungen des Mitarbeiters ergeben. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter − abgesehen von der Erfassung von Barauslagen − keine manuellen Angaben machen muss, damit am Periodenende im Rahmen des virtic-Monatsabschlusses alle Anspr├╝che berechner und eine Reisekostenabrechnung erstellt werden kann. Selbst komplexe Regelwerke, beispielsweise auf Basis des Bundesmontagetarifvertrags, werden von virtic automatisiert − und damit schnell und fehlerfrei − angewendet!

Konfiguration durch den virtic Kundendienst

Die Konfigurationsm├Âglichkeiten, die im virtic-System zur Verf├╝gung stehen, sind so umfangreich, dass eine Konfiguration durch unsere Kunden nicht m├Âglich ist. Diese anspruchsvolle Aufgabe ├╝bernehmen unsere qualifizierten Kundendienstmitarbeiter und -mitarbeiterinnen f├╝r Sie: Bei der Einrichtung eines neuen virtic-Kunden erfolgt eine umfassende Bestandsaufnahme, meist durch Checklisten und die Aufnahme von Betriebsvereinbarungen und tariflichen Regelwerken. Je nach Komplexit├Ąt der Anforderungen erfolgt die Aufnahme aber auch beim Kunden vor Ort: gemeinsam mit den Fachabteilungen aus Personalverwaltung, Entgeltabrechnung, Kostenrechnung, Buchhaltung, IT und Disposition werden die Anforderungen detailliert aufgenommen. Der virtic-Kundendienst setzt sie durch eine detaillierte Konfiguration im virtic-System um.

Nach der Einrichtung ergibt sich dann folgende − vereinfacht dargestellte − Aufgabenteilung zwischen Kunde und Kundendienst: Der Kunde pflegt die Stammdaten von Baustellen (Arbeitsorten, Kunden) und legt Termine f├╝r seine Mitarbeiter an. Er pr├╝ft die Arbeitszeitbuchungen, erfasst Fehlzeiten und verarbeitet die Daten, startet die Tages- und Monatsabschl├╝sse und steuert den Im- und Export von Daten. Der virtic-Kundendienst betreut die Systemkonfiguration und pflegt erforderlichenfalls ├änderungen ein (z.B. neue Arbeitszeitvereinbarungen). Und selbstverst├Ąndlich stellen die virtic-Administratoren den zuverl├Ąssigen Betrieb der Server und Programme sicher.

Schnittstellen zu Ihrer IT-Umgebung

Die virtic-Webservices erm├Âglichen die vollst├Ąndige Integration: Alle in der virtic-Zeitwirtschaft genutzten Daten (z.B. Stammdaten von Mitarbeitern, Organisationseinheiten, Baustellen, Arbeitsmitteln sowie Termine) k├Ânnen aus Fremdsystemen automatisiert ├╝bernommen werden, Buchungss├Ątze k├Ânnen aus virtic f├╝r Ihr ERP-System, Ihre Branchensoftware oder Ihre Lohnsoftware ausgeleitet werden.

Fernsteuerung aus Ihrer IT-Umgebung

├ťber die virtic Webservices k├Ânnen die Verarbeitungsprozesse auf den virtic-Servern automatisiert gesteuert werden. Beispielsweise lassen sich so n├Ąchtliche Aufbereitungen ansto├čen und die berechneten Buchungss├Ątze f├╝r die Kostenrechnung oder die Fakturierung anschlie├čend automatisiert in das ERP-System ├╝bernehmen. So ist sichergestellt, dass die entsprechenden Fachabteilungen und Projektverantwortlichen am Folgetag ├╝ber aktuelle Daten verf├╝gen.

Lernen Sie virtic kennen

Gerne stellen wir Ihnen die vielen weiteren Vorteile der virtic-Zeitwirtschaft pers├Ânlich vor.