Alleinstellungsmerkmale

virtic unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht von herkömmlichen Zeiterfassungssystemen. Auf dieser Seite stellen wir Ihnen die wichtigsten Alleinstellungsmerkmale vor.

Der Zweck digitaler Zeiterfassung

Mit der Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung verfolgen Unternehmen in der Regel das Ziel, interne Kommunikations- und Datenverarbeitungsprozesse zu beschleunigen, Aufwände zu reduzieren und die Prozessqualität (Fehlerfreiheit) zu optimieren. Die Daten sollen über die Prozessgrenzen und zwischen den beteiligten IT-Systemen möglichst zügig und automatisiert fließen.

Die digitalisierte Arbeitszeiterfassung muss deshalb zu den Prozessen passen, die optimiert werden sollen. Das ist der Grund, warum die virtic Zeitwirtschaft an die indviduellen Anforderungen jedes Unternehmen angepasst wird. Die Kundenanforderungen ergeben sich aus dem Zweck, den die digitalisierte Arbeitszeiterfassung beim jeweiligen Kunden erfüllen soll, typischerweise:

  • Dokumentation der Arbeitszeit (gemäß ArbZG, MiLoG),
  • Entgeltabrechnung,
  • Bewertung von Auswärtstätigkeiten (Aufwandserstattung, Vergütung),
  • Kostenrechnung,
  • Buchhaltung (externes Rechnungswesen),
  • steuerliche Bewertung bestimmter Sachverhalte.
Es hängt also immer davon ab, was Sie als Kunde mit Ihrer Zeiterfassung bezwecken − entsprechend richten wir sie für Ihr Unternehmen ein.

Der dynamische Zeiterfassungsdialog

Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mit den virtic-Apps erfassen, befinden sie sich in einem Dialog mit den virtic-Servern: Wenn ein Mitarbeiter eine Arbeitszeitbuchung vornimmt, wird diese an die Server übertragen. Diese generieren sofort die nächste Buchungsmaske und senden sie zur Zeiterfassungs-App. Das geschieht so schnell, dass der Anwender den Eindruck hat, das Zeiterfassungsmenü befinde sich in seiner App, doch in Wirklichkeit wird jede Buchungsauswahl online und in Echtzeit erstellt. Aber wozu dieser Umweg über den Server?

Ganz einfach: Auf diese Weise kann der Server genau die Maske generieren, die für den Mitarbeiter in seiner aktuellen Arbeitssituation optimal passt. Dabei können viele aktuelle Informationen berücksichtigt werden, beispielsweise neue Termine des Mitarbeiters, seine geplanten Tätigkeiten, seine Zugehörigkeit zu einer bestimmten Niederlassung oder Abteilung, die ihm zugewiesenen Baustellen, Kollegen, Baumaschinen, Werkzeuge und vieles andere. Durch den serverbasierten Erfassungsdialog werden dem Mitabeiter also immer die aktuell relevanten Auswahlmöglichkeiten angeboten: die Auswahllisten werden auf diese Weise so kurz wie möglich und dadurch leicht bedienbar. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass immer alle Informationen erfasst werden müssen, die das System für seine Auswertungen benötigt.

Umfassende Zeiterfassung

Mit der virtic Zeiterfassung können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten in jeder Arbeitssituation erfassen, sei es im Büro oder in der Werkstatt mit Tablets, Terminals oder PC, auf der Baustelle, beim Kundenbesuch oder im Hotel mit dem Smartphone. Und falls die Live-Zeiterfassung an bestimmten Arbeitsorten nicht erlaubt oder möglich ist, stehen mit der Nacherfassung und der Stundenerfassung auch hierfür Lösungen zur Verfügung.

Automatisierte Lohnvorbereitung

Damit eine Lohnsoftware die Lohnabrechnung erstellen kann, benötigt sie die Mengen (Stunden) je Lohnart. Beim typischen Nine-to-five-Job ist das kein Problem. Anspruchsvoller wird die Bestimmung der Mengen je Lohnart, wenn Mitarbeiter nachts, an den Wochenenden oder an Feiertagen arbeiten. Für diese Arbeitszeiten sowie für Überstunden gelten betriebliche Zuschlagsregelungen, die steuerlich zu bewerten sind. Möglicherweise arbeiten die Mitarbeiter an wechselnden Arbeitsorten, an denen unterschiedliche Feiertagsregelungen gelten. Für bestimmte Tätigkeiten werden in vielen Unternehmen Erschwerniszulagen vergütet. Durch solche und andere Regelungen wird die Vorbereitung der Lohnabrechnung aufwändig und fehleranfällig.

Für die automatisierte Lohnvorbereitung mit virtic werden alle betrieblichen Arbeitszeit- und Vergütungsregeln im virtic-System hinterlegt, damit am Periodenende im virtic-Monatsabschluss die Arbeitszeitkonten automatisch bebucht und die Lohnbuchungssätze für die Lohnsoftware automatisch berechnet werden. Damit sind Sie in der Lage, innerhalb kürzester Zeit Ihren Monatsabschluss fehlerfrei durchzuführen.

Automatisierte Bewertung von Auswärtstätigkeiten

Wenn Mitarbeiter Auswärtstätigkeiten erbringen, z.B. auf Baustellen arbeiten oder Kunden besuchen, stehen ihnen häufig betriebliche Erstattungen oder Vergütungen (Auslösung, Spesen, Fahrgelder, Trennungsgeld u.v.m.) zu, außerdem haben sie steuerliche Ansprüche (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale). Normalerweise erfasst entweder der Mitarbeiter selbst oder ein Mitarbeiter im Backoffice die Randbedingungen der Auswärtstätigkeit (Abwesenheitsdauer, Reiseziel, Erstattungsanspruch).

Mit virtic sind solche manuellen Erfassungen nicht erforderlich, weil sich alle benötigten Daten aus den im System hinterlegten Informationen und den Arbeitszeitbuchungen des Mitarbeiters ergeben. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter − abgesehen von der Erfassung von Barauslagen − keine manuellen Angaben machen muss, damit am Periodenende im Rahmen des virtic-Monatsabschlusses alle Ansprüche berechner und eine Reisekostenabrechnung erstellt werden kann. Selbst komplexe Regelwerke, beispielsweise auf Basis des Bundesmontagetarifvertrags, werden von virtic automatisiert − und damit schnell und fehlerfrei − angewendet!

Konfiguration durch den virtic Kundendienst

Die Konfigurationsmöglichkeiten, die im virtic-System zur Verfügung stehen, sind so umfangreich, dass eine Konfiguration durch unsere Kunden nicht möglich ist. Diese anspruchsvolle Aufgabe übernehmen unsere qualifizierten Kundendienstmitarbeiter und -mitarbeiterinnen für Sie: Bei der Einrichtung eines neuen virtic-Kunden erfolgt eine umfassende Bestandsaufnahme, meist durch Checklisten und die Aufnahme von Betriebsvereinbarungen und tariflichen Regelwerken. Je nach Komplexität der Anforderungen erfolgt die Aufnahme aber auch beim Kunden vor Ort: gemeinsam mit den Fachabteilungen aus Personalverwaltung, Entgeltabrechnung, Kostenrechnung, Buchhaltung, IT und Disposition werden die Anforderungen detailliert aufgenommen. Der virtic-Kundendienst setzt sie durch eine detaillierte Konfiguration im virtic-System um.

Nach der Einrichtung ergibt sich dann folgende − vereinfacht dargestellte − Aufgabenteilung zwischen Kunde und Kundendienst: Der Kunde pflegt die Stammdaten von Baustellen (Arbeitsorten, Kunden) und legt Termine für seine Mitarbeiter an. Er prüft die Arbeitszeitbuchungen, erfasst Fehlzeiten und verarbeitet die Daten, startet die Tages- und Monatsabschlüsse und steuert den Im- und Export von Daten. Der virtic-Kundendienst betreut die Systemkonfiguration und pflegt erforderlichenfalls Änderungen ein (z.B. neue Arbeitszeitvereinbarungen). Und selbstverständlich stellen die virtic-Administratoren den zuverlässigen Betrieb der Server und Programme sicher.

Schnittstellen zu Ihrer IT-Umgebung

Die virtic-Webservices ermöglichen die vollständige Integration: Alle in der virtic-Zeitwirtschaft genutzten Daten (z.B. Stammdaten von Mitarbeitern, Organisationseinheiten, Baustellen, Arbeitsmitteln sowie Termine) können aus Fremdsystemen automatisiert übernommen werden, Buchungssätze können aus virtic für Ihr ERP-System, Ihre Branchensoftware oder Ihre Lohnsoftware ausgeleitet werden.

Fernsteuerung aus Ihrer IT-Umgebung

Über die virtic Webservices können die Verarbeitungsprozesse auf den virtic-Servern automatisiert gesteuert werden. Beispielsweise lassen sich so nächtliche Aufbereitungen anstoßen und die berechneten Buchungssätze für die Kostenrechnung oder die Fakturierung anschließend automatisiert in das ERP-System übernehmen. So ist sichergestellt, dass die entsprechenden Fachabteilungen und Projektverantwortlichen am Folgetag über aktuelle Daten verfügen.

Lernen Sie virtic kennen

Gerne stellen wir Ihnen die vielen weiteren Vorteile der virtic-Zeitwirtschaft persönlich vor.