Schnell: Die Zeiterfassung ist mit den virtic-Apps in wenigen Sekunden erledigt. Einfach: Die Zeiterfassung ist selbsterklärend:

• Smartphone: Mitarbeiter sind in der App persönlich angemeldet und stempeln in ihrem persönlichen Erfassungsdialog. ➔ vLinc21
• Terminal: Mitarbeiter melden sich per NFC-Tag am Terminal an und stempeln in ihrem persönlichen Erfassungsdialog. ➔ Zeiterfassungsterminal
• PC: Mitarbeiter stempeln in ihrem persönlichen Erfassungsdialog im Browser.
• Kolonnen: Teamleiter oder Kolonnenführer stempeln ihre eigenen Zeiten; diese Zeiten werden auf Teammitglieder kopiert. Alternativ stempeln die Teammitglieder in der App des Kolonnenführers. ➔ Kolonnen-Zeiterfassung

Sicher: Bei der Zeiterfassung müssen die Mitarbeiter mit ihren persönlichen Zugangsdaten angemeldet sein (Ausnahme: Erfassung durch Kolonnenführer) oder sich mit dem NFC-Tag anmelden. Die Stempelzeit wird auf dem virtic-Server protokolliert und ist dadurch manipulationssicher. Änderungen bei der Prüfung durch Vorgesetzte werden aufgezeichnet.

Individuell: Jeder Mitarbeiter findet sich in seiner Zeiterfassung sofort zurecht, weil sie auf seine Abläufe angepasst ist. Beispiele:

• Beschäftigte in der Verwaltung erfassen nur Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend. Falls sie auch im Homeoffice arbeiten, finden sie auch Arbeitsbeginn Homeoffice, Pause Homeoffice und Feierabend Homeoffice.
• Kundendienstmonteure können die Arbeitszeiten bei ihren Kunden erfassen, die Fahrzeiten zu und von den Kunden und ggf. Arbeitszeiten in der Firma, z.B. in der Werkstatt oder im Lager.
• Arbeiter und Techniker auf Baustellen finden Buchungsmöglichkeiten für die Fahrten, die Arbeiten auf den Baustellen, die Übernachtungen in Hotel oder Pension.

Diese Beispiele werden vom virtic-Kundendienst ganz individuell an die Abläufe des Unternehmens angepasst. Interaktiv: Die Erfassung erfolgt im Dialog mit dem Server; die Mitarbeiter werden durch ihre Erfassung geführt. So ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter nur plausible Angaben machen können, dass es keine Erfassungslücken und keine Doppelerfassungen gibt.

Die Zeiterfassung erfolgt immer live: die Zeitstempel werden sofort auf die Server übertragen. Das hat eine Reihe von Vorteilen:

• die Stempelzeit wird vom Server gesetzt und ist dadurch vor Manipulationen geschützt,
• Vorgesetzte und Disponenten kennen die aktuellen Arbeitssituationen der Kollegen,
• die Zeiten können sofort von den Zeitwirtschaftsprozessen verarbeitet werden,
• Datenverlust, z.B. durch den Verlust das Smartphones, ist ausgeschlossen.

Optional können die Standortdaten des Smartphones verwendet werden: Im Moment der Arbeitszeitbuchung wird der Standort bestimmt und zum Datensatz des Zeitstempels hinzugefügt. Das System kann dann automatisch den Standort des Smartphones im Moment der Buchung mit der Adresse des angegebenen Arbeitsorts vergleichen. Bei signifikater Abweichung wird der Zeitstempel markiert, damit der Sachverhalt geprüft werden kann. Vorteile:

• Versehentliche Buchungen auf den falschen Arbeitsort (z.B. falsche Baustelle) werden erkannt und können korrigiert werden.
• Mutwillige Buchungen vom unzutreffenden Standort werden unterbunden.

Datenschutz: Mitarbeiter bleiben Herr ihrer Daten: sie können diese Option jederzeit deaktivieren. Standortdaten werden ausschließlich durch die Arbeitszeitbuchung, also den Mitarbeiter selbst, versendet. Weitere Hinweise: Häufige Fragen von Betriebsräten

Eingebettet: Die webbasierte Zeiterfassung kann in den Zeitwirtschaftsprozess und die damit verbundenen IT-Systeme eingebunden werden: Termine und Stammdaten werden aus ERP-Systemen übernommen, Zeiten und Buchungssätze werden an die Lohnsoftware und die Kostenrechnung übermittelt. ➔ Schnittstellen Automatisiert: Die erfassten Zeiten werden automatisiert zu Buchungssätzen verarbeitet. Hierzu werden die betrieblichen Regeln Ihres Unternehmens für Arbeitszeiten, Arbeitszeitkonten und für die Abrechnung von Auswärtstätigkeiten vom virtic-Kundendienst in Ihrem Account hinterlegt. ➔ Lohnabrechnung