Verfahrensverzeichnis gemäß § 4 e Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt im § 4 g vor, dass der für den Datenschutz Zuständige jedermann in geeigneter Weise die folgenden Angaben entsprechend § 4 e verfügbar zu machen hat:

1. Name der verantwortlichen Stelle

virtic GmbH & Co. KG

2. Leiter / Inhaber

Geschäftsführende Gesellschafter:
Bernd Wolff, Michael Stausberg

3. Anschrift der verantwortlichen Stelle

Rheinlanddamm 199, 44139 Dortmund

4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

4.1 Zweck des Unternehmens ist die Automatisierung von Prozessen der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung und Kostenrechnung.

4.2 Der Gegenstand des Unternehmens ist die Bereitstellung von Internet-Dienstleistungen zur Erfassung von Arbeitszeit- und damit verbundenen Daten, deren automatisierte Aufbereitung (Vorkontierung) für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung und Kostenrechnung sowie die Bereitstellung ergänzender Dienstleistungen zur Disposition.

4.3 Neben der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten im Auftrag als Hauptzweck werden u. a. personenbezogene Daten im Rahmen der Kunden-, Lieferanten- und Personalverwaltung sowie für sonstige Zwecke (z. B. Geschäftspartner- und Interessentenbetreuung) erhoben, verarbeitet oder genutzt.

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Wir arbeiten nach dem Prinzip der Datensparsamkeit. Im Wesentlichen werden zu folgenden Personengruppen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt:

  • Kunden: Daten, die im Auftrag des Kunden erhoben werden; Adressdaten, Identifikationsdaten, Vertragsdaten, soweit zur Vertragsabwicklung erforderlich, Steuerungsdaten ggf. sonstige Daten, soweit sie für die ordnungsgemäße und sachgerechte Abwicklung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind, z.B. Abrechnungsdaten,
  • Besucher unserer Webseiten: Personenbezogene Daten werden nur gespeichert, wenn diese freiwillig angegeben werden, z. B. im Rahmen einer Kontaktanfrage. Standardmäßig werden zum Zweck der Systemsicherheit Verbindungsdaten (IP-Adresse, besuchte Webseiten, Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem) erhoben.
  • Mitarbeiterdaten, Bewerberdaten: Personaldaten zur Personalverwaltung und -steuerung,
  • externe Dienstleister: zur Verwaltung und Steuerung, zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen, Bankverbindungen, Abrechnungs- und Leistungsdaten,
  • Lieferanten: Adress- und Funktionsdaten

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

  • Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (Kundendienst, Entwicklung und Rechnungswesen),
  • Kunden, in deren Auftrag Daten erfasst und verarbeitet werden
  • Mobilfunkprovider im Rahmen von LBS-Ortung, soweit diese vom Kunden beauftragt wurde
  • Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen), gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigten Interesse zulässig ist.

7. Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und Fristen erlassen. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die Geschäftszwecke wegfallen.

Hiervon ausgenommen sind Daten, die im Auftrag des Kunden erhoben werden. Deren Löschung erfolgt nach Aufforderung durch den Kunden.

8. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Eine Übermittlung an Drittstaaten erfolgt nur im Auftrag des Kunden.

9. Allgemeine Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die Maßnahmen nach § 9 zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind

Die durch die virtic GmbH verwalteten Daten sind durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen geschützt. Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

10. Cookies

virtic legt höchsten Wert auf Datenschutz. Deshalb verzichten wir auf Cookies, wo dies nicht erforderlich ist. Insbesondere verzichten wir auf Cookies, die zu Marketingzwecken eingesetzt werden, wie Tracker. Auf dieser Website www.virtic.com werden Cookies lediglich aus technischen Gründen wie zur Verwaltung von Formularen verwendet oder um die Einbindung von Videodateien zu ermöglichen.

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Stand: Juli 2015

Der Datenschutzbeauftragte