Webbasierte Zeitwirtschaft bei VIVAWEST

Die Einrichtung und der Betrieb einer Zeitwirtschaftslösung ist besonders anspruchsvoll, wenn die Unternehmensbereiche unterschiedliche Abläufe abbilden wollen, die Software verschiedenen Zwecken dienen soll und sie in den verschiedenen Unternehmensbereichen in unterschiedliche Drittsoftware integriert werden soll. Ein gelungenes Beispiel hierfür ist die Integration von virtic bei VIVAWEST:

VIVAWEST ist einer der führenden Wohnungsanbieter in Nordrhein-Westfalen: In 100 Kommunen im Rheinland und im Ruhrgebiet bewirtschaftet VIVAWEST 120.000 Wohnungen für 300.000 Menschen. Das Unternehmen ist aus der Evonik Immobilien GmbH und der THS Wohnen hervorgegangen, hat also eine prägende Vergangenheit im Bergbau; viele Wohnungen befinden sich auch heute noch in ehemaligen Bergbausiedlungen und auf ehemaligen Bergbau- oder Hüttenstandorten, daneben erschließt VIVAWEST viele neue Immobilienstandorte: 2022 wurden 2.000 Wohnungen und Gewerbeimmobilien neu gebaut.

VIVAWEST versteht sich als nachhaltig handelndes und sozial verantwortliches Unternehmen. So soll der Gebäudebestand bis 2045 klimaneutral sein, es werden innovative Produkte, Verfahren und Technologien zur umweltfreundlicheren Bestandsbewirtschaftung erprobt und der operative Geschäftsbetrieb in die Klimaneutralität überführt. Zu den sozialen Zielen gehören die Bereitstellung von bezahlbarem Wohnraum sowie die Steigerung der Kundenzufriedenheit und Kundenbindung, die Fortführung des gesellschaftlichen Engagements und die Sicherstellung einer hohen Arbeitgeberattraktivität für derzeitige und neue Beschäftigte*.

VIVAWEST und ihre Tochtergesellschaften beschäftigen heute etwa 2.400 Menschen, davon sind etwa 1.200 im Segment Immobiliendienstleitungen tätig:

• RHZ Handwerkszentrum: Etwa 500 Handwerker, Techniker und Monteure erbringen Handwerksdienstleistungen. Sie beseitigen Schäden in den Wohnungen, führen Sanierungen und Modernisierungen durch und sorgen dafür, dass die Wohnungen immer auf dem Stand der Technik sind.
• HVG Grünflächenmanagement: Die ca. 400 Mitarbeiter pflegen die Grünflächen, Bäume und Beete der VIVAWEST Immobilien, halten die Spielplätze in Schuss und sorgen für den Winterdienst auf den Wegen.
• SKIBATRON Mess- und Abrechnungssysteme: Die knapp 100 Beschäftigten erfassen Verbrauchswerte der Wohnungen und sorgen für eine korrekte Abrechnung der Leistungen.

VIVAWEST setzt die virtic Zeitwirtschaft seit fast 10 Jahren ein. Bei der Einrichtung war es den Verantwortlichen besonders wichtig, dass alle Beteiligten von der neuen Lösung profitieren: Mitarbeiter im Außendienst und in der Verwaltung, Kostenrechner und Lohnbuchhalter, Projektleiter und Disponenten.

Erleichterung der Zeit- und Datenerfassung

Alle Mitarbeiter sollten die Zeiterfassung als Erleichterung empfinden. Anstelle der handschriftlichen Stundenzettel sollten die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einfach per Klick erfassen – je weniger Klicks, desto besser. Deshalb hat virtic für alle Abteilungen und Funktionsbereiche individuelle Erfassungsdialoge konfiguriert, nach der Devise: so wenig wie möglich, so viel wie nötig.

Der größte Teil der Mitarbeiter im Segment Immobiliendienstleistungen ist mobil tätig; deshalb verwenden diese Kollegen die Smartphone-App vLinc zur Zeiterfassung. Die Mitarbeiter in der Verwaltung erfassen ihre Arbeitszeiten an den Zeiterfassungsterminals, die in den Eingangsbereichen der Verwaltungsstandorte montiert sind.

Zeiterfassungsdialoge

Damit jeder Mitarbeiter sich sofort in seiner Erfassungslogik in der App oder am Terminal zurechtfindet und so wenig Daten wie möglich erfassen muss, wurde die Zeiterfassung an die Abläufe und Anforderungen jeder Abteilung angepasst. Beispiele:

• Handwerker der RHZ können bei der Zeiterfassung die Fahr- und Arbeitszeiten auf bestimmte Wohnungen erfassen. Das ermöglicht einerseits die Kostenrechnung mit Bezug zu einzelnen Immobilien, andererseits ist das aber auch die Grundlage für die automatisierte Berechnung der Fahrgelder der Handwerker, die von der Entfernung oder genauer: der Entfernungszone, abhängt.
• Im Grünflächenmanagement finden die Mitarbeiter in ihrem Zeiterfassungsdialog auch die Möglichkeit, unterschiedliche Erschwerniszulagen, zu erfassen, beispielsweise für Höhenarbeiten, Arbeiten mit Säuren, Arbeiten mit Erschütterungen, Teer- und Bitumenarbeiten uvm.
• Im Winterdienst werden die Räum- und Streuzeiten an den Immobilien präzise dokumentiert.
• Für ausgewählte Mitarbeiter ist der Zeiterfassungsdialog um die Erfassung von Rufbereitschaftszeiten und Bereitschaftseinsätzen erweitert worden.

Zügige Abrechnung und Kostenrechnung

Ein wichtiges Ziel von VIVAWEST war es, die Fachabteilungen zu unterstützen und zu entlasten. Deshalb sollten Kostenrechnung und Fakturierung die erfassten Zeiten zügig, zuverlässig und möglichst bereits aufbereitet erhalten, um den manuellen Aufwand zu mindern. Für Zuverlässigkeit und Tempo sorgen die integrierten Plausibilitätsprüfungen und die automatisierte Aufbereitung auf den virtic-Servern, die nächtlich aus den Zeitstempeln Buchungssätze für SAP ERP machen. Dadurch können die Controller und Buchhalter bereits am Folgetag mit den Daten arbeiten und den wirtschaftlichen Betrieb sicherstellen.

Entlastung für Personalbuchhalter

Personalbuchhalter müssen nicht nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auswerten und für die Lohnabrechnung aufbereiten, sondern auch die Ansprüche erfassen und bewerten, die sich aus den Fahrten der Handwerker, Techniker, Landschaftsgärtner usw. zu den Immobilien ergeben. Falls Mitarbeiter unter Staub, Lärm, in der Höhe usw. gearbeitet haben, stehen ihnen zudem Erschwerniszulagen zu. Und nicht zuletzt muss die Personalabrechnung sicherstellen, dass Fehlzeiten wie Urlaub und Krankheit korrekt erfasst und verarbeitet werden.

Mit der Einführung einer digitalen Zeitwirtschaft sollten diese Sachverhalte möglichst einfach erfasst und automatisiert bearbeitet werden. virtic hat in enger Abstimmung mit der VIVAWEST-Personalbuchhaltung die automatische Lohnvorbereitung konfiguriert. Nun werden monatlich die erfassten Arbeits- und Fahrzeiten und die Fehlzeiten automatisch zu Buchungssätzen für SAP HCM aufbereitet. Auch die Ansprüche aus den Fahrten und die Erschwerniszulagen werden in den Buchungssätzen erfasst und an SAP übermittelt.

Einfache Planung von Aufträgen

Projektleiter und Disponenten sollten auch nach der Einführung der neuen Zeitwirtschaftslösung optimale Planungstools nutzen können; die Mitarbeiter im Außendienst sollten ihre aktuellen Termine in der App erfahren. Deshalb wurde entschieden, dass einzelne Abteilungen mit ihren bewährten Lösungen weiterarbeiten und andere Abteilungen die virtic-internen Planungstools nutzen. So wurden für einige Abteilungen Schnittstellen eingerichtet, mit denen Termine aus einer bestehenden Planungssoftware nach virtic importiert werden. Andere Abteilungen nutzen die Disposition der virtic-Zeitwirtschaft. In beiden Fällen finden die Mitarbeiter ihre Termine in der virtic-App.

Servicequalität

Besonders wichtig war VIVAWEST eine hohe Verfügbarkeit der Zeitwirtschaft, damit alle Mitarbeiter stets ihre Zeiten erfassen können und die erfassten Zeiten verzögerungsfrei verarbeitet werden können. Außerdem sollte ein kompetenter Kundendienst stets erreichbar sein. Der virtic-Kundendienst versteht sich als „verlängerte Werkbank“ der Fachabteilungen, insbesondere der Personalbuchhaltung. Er übernimmt das Setup der Dienste und führt Änderungen durch. Wenn beispielsweise für einen Mitarbeiter andere Regeln für Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Fahrgelder o.ä. gelten sollen, nimmt der virtic Kundendienst solche Anpassungen im Auftrag der Fachabteilung vor.

Anpassungsfähigkeit

Die Zeitwirtschaft sollte in der Lage sein, an künftige Änderungen der VIVAWEST-IT angepasst zu werden. Dank der virtic-Webservices sind solche Anpassungen jederzeit möglich: Derzeit werden Stammdaten aus Sage ERP und SAP HCM importiert, Termine aus FLS importiert und Buchungssätze nach SAGE und SAP HCM exportiert. Künftig werden Stammdaten und Buchungssätze auch mit SAP ERP ausgetauscht.