Tagesaktuelles
Projektcontrolling

Kollegen erfassen ihre Arbeits- und Fahrzeiten auf Projekte oder LV-Positionen. Bauleiter erhalten täglich aktuelle Auswertungen für Ihre Projekte.

Akzeptieren Sie keine langen Wartezeiten mehr, bis die Kostenträger und Kostenstellen mit den Arbeitsstunden und Arbeitskosten belastet worden sind!

Realisieren Sie tagesaktuelles oder sogar Echtzeit-Controlling, indem Sie die Zeitstempel der Mitarbeiter roh oder aufbereitet in Ihr ERP-System übernehmen,

  • als Standalone-Lösung oder
  • durch Integration in Ihr ERP-System.

virtic als Standalone-Lösung

Sie können die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeter auf ihren Baustellen (bzw. Projekten, Aufträgen oder anderen Kostenträgern) im virtic-System erfassen und auswerten. Hierzu legen Sie die Baustellen im virtic-System manuell an. Die Mitarbeiter finden die aktiven Baustellen in ihrem Zeiterfassungsdialog. Falls Sie sehr viele gleichzeitig aktive Baustellen haben und die Auswahl auf dem Smartphone unübersichtlich würde, können Sie Baustellen disponieren, also bestimmten Mitarbeitern zuweisen, damit die Auswahlliste kürzer wird.

Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle, die Fahrzeiten von und zur Baustelle, die Rüst- und Planungszeiten für die Baustelle usw. über die Zeiterfassungs-App. Die Buchungen werden sofort auf die Server übertragen, sodass Verantwortliche (z.B. Projekt- oder Bauleiter) die Zeiten sofort prüfen und freigeben können.

Sie sollten täglich einen sogenannten Tagesabschluss im virtic-System anstoßen, um die Zeiten je Kostenträger zu berechnen. Nun können die Bau- und Projektleiter die Baustellenzeiten je Mitarbeiter und je Zeitart (z.B. Arbeitszeit auf der Baustelle, Arbeitszeit in der Firma, Fahrzeit) abrufen.

Integration in Ihr ERP-System

Die Stammdaten Ihrer Baustellen, Projekte, Aufträge oder anderer Kostenträger werden über die virtic-Webservices automatisiert oder durch manuellen Anstoß an das virtic-System übergeben. Falls Sie in Ihrem ERP-System die Baustellen bestimmten Organisationseinheiten oder bestimmten Mitarbeitern zuweisen, können diese Zuweisungen oder Terminplanungen ebenfalls über die Webservices übergeben werden.

Datenfluss im virtic-System

Mitarbeiter finden die Baustellen in ihrer virtic-App und erfassen ihre Arbeitszeiten und Fahrzeiten auf die Baustelle. Die erfassten Zeiten werden von den Projektverantwortlichen geprüft und freigegeben. In größeren Unternehmen wird in der Regel ein 4-Augen-Prinzip bei der Prüfung der Zeiten realisiert: Bauleiter prüfen die Zeiten und geben sie frei, bei Korrekturbedarf tragen sie einen Kommentar ein; im nächsten Schritt nehmen Personalsachbearbeiter die gewünschten Korrekturen vor. So ist gewährleistet, dass immer zwei Personen an Änderungen beteiligt sind. Die Änderungen werden aufgezeichnet und können von den betroffenen Mitarbeitern in ihrer App nachvollzogen werden.

Durch den Tagesabschluss werden die erfassten Zeiten den Baustellen zugebucht, damit die Projektverantwortlichen die Baustellenzeiten abrufen können. Der Tagesabschluss kann über die Webservices ferngesteuert werden. Typischerweise wird der Tagesabschluss jede Nacht gestartet, und danach werden die Buchungssätze für das ERP-System über die Webservices abgeholt. So stehen die Zeiten je Mitarbeiter, Zeit-/Lohnart und Kostenträger im ERP-System zur Verfügung. Bei guter betrieblicher Organisation von Prüfung und Freigabe, Tagesabschluss und Export der Buchungssätze verfügen die Kostenträger- und Kostenstellenverantwortlichen am Folgetag über vollständige Zeiten auf ihren Kostenträgern.

Kostenrechnung in Echtzeit

Anstelle der Buchungssätze, die erst nach einem Tagesabschluss zur Verfügung stehen, können Sie die Zeitstempel der Mitarbeiter unmittelbar nach ihrer Erfassung in Ihr ERP-System übernehmen. Sie sind dann noch nicht geprüft und durch das virtic-System bewertet, aber in manchen betrieblichen und kaufmännischen Zusammenhängen kann die sofortige Verfügbarkeit der Rohdaten erforderlich sein.

Kostenrechnung für Arbeitsmittel

Neben den Zeiten der Mitarbeiter lassen sich auch die Betriebs- und Nutzungszeiten Ihrer Arbeitsmittel in Ihre Kostenrechnung übernehmen.