Automatische Lohnvorbereitung
Stundenzettel, Zeitkontobuchungen und alle Buchungssätze berechnen lassen
Automatisierte Lohnvorbereitung
Nachdem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfasst haben und alle Fehlzeiten gebucht sind, starten Sie den Monatsabschluss manuell oder automatisiert. Die virtic-Services berechnen die vollständigen Buchungssätze, die Sie anschließend manuell oder automatisiert für Ihre Lohnsoftware ausleiten können.
Stundenzettel
Lassen Sie die Stundenzettel automatisch berechnen - gemäß allen betrieblichen Arbeitszeit- und Vergütungsregeln.
Arbeitszeitverwaltung
Bebuchen Sie die Arbeitszeitkonten automatisiert, verwalten Sie die Konten automatisch oder manuell und exportieren Sie die Buchungssätze in Ihr Lohnprogramm.
Kostenrechnung
Lassen Sie Personalzeiten und -kosten je Kostenstelle und Kostenträger automatisiert berechnen und in Ihre ERP-Software exportieren.
Vorkontierung
Arbeitszeiten werden automatisiert vorkontiert, die Buchungssätze können Sie halbmanuell oder automatisiert in Ihr Lohnprogramm exportieren.
Saison-KUG
Saison-KUG/Schlechtwetter können die Mitarbeiter mobil erfassen oder in der Verwaltung zentral verwaltet werden.
Urlaubsanträge
Mitarbeiter beantragen Urlaub mobil oder stationär, Anträge durchlaufen einen konfigurierbaren Freigabe-Workflow.
Automatisierte Abrechnung von Auswärtstätigkeiten
Zur Abrechnung von Reisen und Auswärtstätigkeiten genügen in der Regel die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Die Eingabe von Spesensätzen, Abwesenheitsdauern etc. ist nicht erforderlich. Nur Auslagen müssen noch erfasst werden.
Bei der Abrechnung werden u.a. folgende Parameter automatisch berücksichtigt:
Reiseentfernung
Bei der Berechnung von Auslösung und Wegezeitentschädigung wird häufig die Entfernung zum Arbeitsort berücksichtigt. Dabei kann unterschieden werden zwischen der Entfernung von der Firma und vom Wohnort. Welche Entfernung anzusetzen ist, bestimmt die Betriebsvereinbarung. Wahlweise kann entweder ein bestimmter Startort hinterlegt werden, automatisch die geringere der beiden Entfernungen oder die tatsächlich gefahrene Entfernung herangezogen werden.
Übernachtungen
Gesetzliche, tarifliche oder betrieblich vereinbarte Übernachtungspauschalen werden automatisch angewendet. Alternativ können Beträge gemäß Einzelnachweisen über das Smartphone erfasst werden.
Frühstück
Wenn im Hotel gefrühstückt wurde, ändert sich die steuerfreie Tagespauschale. Der Mitarbeiter kann bei Verlassen seines Hotels auf seinem Smartphone angeben, ob er gefrühstückt hat. Feste betriebliche Regeln hierfür können hinterlegt werden.
Abwesenheitsdauer
Grundlage der Berechnung von Reisekosten etc. ist in der Regel die Dauer der Abwesenheit gemäß der gesetzlichen Definition. Aber auch hiervon abweichende betriebliche Regeln können angewendet werden.
Organisationseinheiten
Die Regelungen können je Abteilung, Niederlassung, angefahrener Baustelle und einzelnem Mitarbeiter definiert werden.
Funktion
Regelungen können von der Funktion des Mitarbeiters abhängig gemacht werden: Beispielsweise können für Obermonteure höhere Sätze berechnet werden als für Monteure.
Entfernungszonen
Wenn Unternehmen Entfernungszonen für die Berechnung der Auslösung definiert haben, werden diese Zonen herangezogen. Die Entfernungszonen werden manuell zugewiesen oder automatisch aus der Entfernung zur Baustelle berechnet.
Auslagen
Mitarbeiter können Auslagen (z.B. ausgelegte Hotelkosten, Flug- oder Fahrscheine, Parkgebühren, Bewirtungen, Materialien) über ihr Smartphone erfassen. Diese Daten werden in der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen.
Privat-Kfz, Kilometergeld
Für die dienstliche Nutzung von Privat-Kfz können entfernungsabhängige Sätze angewendet werden. Die gefahrene Entfernung kann vom Mitarbeiter über sein Smartphone erfasst oder automatisiert anhand von Start und Ziel berechnet werden.
3-Monatsregel
Wenn ein Mitarbeiter länger als 3 Monate am gleichen Arbeitsort tätig ist, entfällt die Steuerfreiheit der Reisekostenvergütungen. virtic markiert solche Sachverhalte.
Splitting
Die anfallenden Reisekosten können automatisch den besuchten Baustellen zugebucht werden. Wenn an einem Tag mehr als eine Baustelle besucht wurde, können die Reisekosten automatisch gesplittet werden.
Fahrgemeinschaften
Wenn Mitarbeiter mit dem Dienstfahrzeug zur Baustelle fahren, einzelne Mitarbeiter aber erst später zusteigen, ergeben sich unterschiedliche Reiseentfernungen mit dem Dienstfahrzeug. virtic berücksichtigt solche Sachverhalte bei der Berechnung.
Fahrer oder Beifahrer
Auslösen können, wie auch die Lohnart, davon abhängig gemacht werden, ob ein Mitarbeiter selbst gefahren oder Beifahrer gewesen ist.
Export
Alle Berechnungen von Reisekosten, Spesen, Auslösen etc. können als Buchungssätze an Lohnprogramme übergeben werden.
Steuerliche Regelungen
Auf alle Reisekosten, Auslösen, Spesen und Verpflegungsmehraufwände können die gesetzlichen Regelungen für die Voll-Versteuerung, Pauschal-Versteuerung und Steuerfreiheit automatisch angewendet werden.
Beispiel im Video
Premium-Support
Präzise Aufnahme
Der virtic-Kundendienst nimmt Ihre betrieblichen Arbeitszeit-, Vergütungs- und Reisekostenregeln mit Checklisten präzise auf. Komplexe Regelwerke werden vor Ort aufgenommen.
Konfiguration
Der virtic-Kundendienst konfiguriert Ihre betrieblichen Arbeitszeit-, Vergütungs- und Reisekostenregeln in Ihrem virtic-Konto. Diese Regeln werden dann automatisiert angewendet.
Pflege
Wenn sich die Regeln in Ihrem Unternehmen ändern, informieren Sie Ihren virtic-Kundenbetreuer. Er hinterlegt die neuen Regeln für Sie.
Datenaustausch und Fernsteuerung
Import
Stammdaten und Regelwerke können über die virtic-Webservices automatisiert an virtic übergeben werden.
Export
Buchungssätze für die Lohn- oder ERP-Software können über die virtic-Webservices automatisiert ausgeleitet werden.
Fernsteuerung
Die Abrechnungsprozesse können automatisiert aus Ihrer Lohn- oder ERP-Software heraus angestoßen und gesteuert werden.
