Lohnabrechnung online » bequem umsetzen!✓

Online-Lohnabrechnung

Erstellen Sie die Lohnabrechnung online und nutzen Sie die Automatisierung mit virtic: Die Beschäftigten verwenden die mobile Zeiterfassung auf dem Smartphone oder das Zeiterfassungsterminal, um ihre Arbeits- und Fahrzeiten zu stempeln. Diese Zeitstempel genügen, um daraus die Zeiten und Mengen für die Lohnarten der Lohnsoftware automatisch zu berechnen. Auch die Urlaubsanträge und die sonstigen Fehlzeiten werden automatisch berücksichtigt. Die berechneten Lohnbuchungssätze werden am Monatsende über Export-Dateien oder Webservices in die Lohnsoftware übernommen.

Automatisierte Lohnvorbereitung

Nachdem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfasst haben und alle Fehlzeiten gebucht sind, starten Sie den Monatsabschluss manuell oder automatisiert. Die virtic-Services berechnen die vollständigen Buchungssätze, die Sie anschließend manuell oder automatisiert für Ihre Lohnsoftware ausleiten können.

Online-Stundenzettel

Lassen Sie die Stundenzettel automatisch berechnen - gemäß allen betrieblichen Arbeitszeit- und Vergütungsregeln. ➔ Stundenzettel

Online-Arbeitszeitkonten

Bebuchen Sie die Arbeitszeitkonten automatisiert, verwalten Sie die Konten automatisch oder manuell und exportieren Sie die Buchungssätze in Ihr Lohnprogramm. ➔ AZK

Kostenrechnung

Lassen Sie Personalzeiten und -kosten je Kostenstelle und Kostenträger automatisiert berechnen und in Ihre ERP-Software exportieren.➔ Projektcontrolling

Automatische Berechnung

Arbeitszeiten werden automatisiert vorkontiert, die Buchungssätze können Sie halbmanuell oder automatisiert in Ihr Lohnprogramm exportieren. ➔ Praxisbeispiel

Saison-KUG

Saison-KUG/Schlechtwetter können die Mitarbeiter mobil erfassen oder in der Verwaltung zentral verwaltet werden. ➔ Kurzarbeit

Urlaubsantrags-Workflow

Mitarbeiter beantragen Urlaub mobil oder stationär, Anträge durchlaufen einen konfigurierbaren Freigabe-Workflow. ➔ Urlaubsantrag

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Automatisierte Abrechnung von Auswärtstätigkeiten

Zur Abrechnung von Reisen und Auswärtstätigkeiten genügen in der Regel die erfassten Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Die Eingabe von Spesensätzen, Abwesenheitsdauern etc. ist nicht erforderlich. Nur Auslagen müssen noch erfasst werden.

Bei der Abrechnung werden u.a. folgende Parameter automatisch berücksichtigt:

Reiseentfernung

Bei der Berechnung von Auslösung und Wegezeitentschädigung wird häufig die Entfernung zum Arbeitsort berücksichtigt. Dabei kann unterschieden werden zwischen der Entfernung von der Firma und vom Wohnort. Welche Entfernung anzusetzen ist, bestimmt die Betriebsvereinbarung. Wahlweise kann entweder ein bestimmter Startort hinterlegt werden, automatisch die geringere der beiden Entfernungen oder die tatsächlich gefahrene Entfernung herangezogen werden.

Übernachtungen

Gesetzliche, tarifliche oder betrieblich vereinbarte Übernachtungspauschalen werden automatisch angewendet. Alternativ können Beträge gemäß Einzelnachweisen über das Smartphone erfasst werden.

Frühstück

Wenn im Hotel gefrühstückt wurde, ändert sich die steuerfreie Tagespauschale. Der Mitarbeiter kann bei Verlassen seines Hotels auf seinem Smartphone angeben, ob er gefrühstückt hat. Feste betriebliche Regeln hierfür können hinterlegt werden.

Abwesenheitsdauer

Grundlage der Berechnung von Reisekosten etc. ist in der Regel die Dauer der Abwesenheit gemäß der gesetzlichen Definition. Aber auch hiervon abweichende betriebliche Regeln können angewendet werden.

Organisationseinheiten

Die Regelungen können je Abteilung, Niederlassung, angefahrener Baustelle und einzelnem Mitarbeiter definiert werden.

Funktion

Regelungen können von der Funktion des Mitarbeiters abhängig gemacht werden: Beispielsweise können für Obermonteure höhere Sätze berechnet werden als für Monteure.

Entfernungszonen

Wenn Unternehmen Entfernungszonen für die Berechnung der Auslösung definiert haben, werden diese Zonen herangezogen. Die Entfernungszonen werden manuell zugewiesen oder automatisch aus der Entfernung zur Baustelle berechnet.

Auslagen

Mitarbeiter können Auslagen (z.B. ausgelegte Hotelkosten, Flug- oder Fahrscheine, Parkgebühren, Bewirtungen, Materialien) über ihr Smartphone erfassen. Diese Daten werden in der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen.

Privat-Kfz, Kilometergeld

Für die dienstliche Nutzung von Privat-Kfz können entfernungsabhängige Sätze angewendet werden. Die gefahrene Entfernung kann vom Mitarbeiter über sein Smartphone erfasst oder automatisiert anhand von Start und Ziel berechnet werden.

3-Monatsregel

Wenn ein Mitarbeiter länger als 3 Monate am gleichen Arbeitsort tätig ist, entfällt die Steuerfreiheit der Reisekostenvergütungen. virtic markiert solche Sachverhalte.

Splitting

Die anfallenden Reisekosten können automatisch den besuchten Baustellen zugebucht werden. Wenn an einem Tag mehr als eine Baustelle besucht wurde, können die Reisekosten automatisch gesplittet werden.

Fahrgemeinschaften

Wenn Mitarbeiter mit dem Dienstfahrzeug zur Baustelle fahren, einzelne Mitarbeiter aber erst später zusteigen, ergeben sich unterschiedliche Reiseentfernungen mit dem Dienstfahrzeug. virtic berücksichtigt solche Sachverhalte bei der Berechnung.

Fahrer oder Beifahrer

Auslösen können, wie auch die Lohnart, davon abhängig gemacht werden, ob ein Mitarbeiter selbst gefahren oder Beifahrer gewesen ist.

Export

Alle Berechnungen von Reisekosten, Spesen, Auslösen etc. können als Buchungssätze an Lohnprogramme übergeben werden.

Steuerliche Regelungen

Auf alle Reisekosten, Auslösen, Spesen und Verpflegungsmehraufwände können die gesetzlichen Regelungen für die Voll-Versteuerung, Pauschal-Versteuerung und Steuerfreiheit automatisch angewendet werden.

Beispiel im Video

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Konfiguration

Jedes Unternehmen hat individuelle Betriebsabläufe und eigene Regeln für die Vergütung und die Reisekostenabrechnung. virtic wird präzise an diese betrieblichen Abläufe angepasst.

➔ Customizing

Smart Onboarding

Keine Sorge vor komplizierter Einrichtung: Der virtic-Kundendienst richtet Ihren Account genau nach Ihren Vorgaben ein. Mit allen betrieblichen Regeln für Überstunden, Zulagen, Zuschläge, Auslösung, Wegezeitentschädigung, Fahrtkostenerstattung usw.

Ihr persönlicher Servicebetreuer führt Sie ausführlich in die Bedienung der virtic Zeitwirtschaft ein.

➔ Onboarding

Kundenservice inklusive

Der virtic-Kundendienst begleitet Sie bei der Nutzung des virtic Zeitwirtschaftssystems. Er steht Ihnen bei Fragen zur Verfügung und führt Konfigurationsanpassungen für Sie aus.

➔ Support-Flatrate

Datenaustausch und Fernsteuerung

Import

Stammdaten und Regelwerke können über die virtic-Webservices automatisiert an virtic übergeben werden.

Export

Buchungssätze für die Lohn- oder ERP-Software können über die virtic-Webservices automatisiert ausgeleitet werden.

Fernsteuerung

Die Abrechnungsprozesse können automatisiert aus Ihrer Lohn- oder ERP-Software heraus angestoßen und gesteuert werden.

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Häufige Fragen

Was versteht man unter „automatischer Lohnvorbereitung”?

Bei der automatischen Lohnvorbereitung werden die Zeitstempel aus der digitalen Zeiterfassung automatisch verarbeitet, um Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für eine Lohnsoftware zu berechnen. Lohnbuchhalter werden dadurch von manuellen Tätigkeiten entlastet. Sie können sich darauf beschränken, solche Sachverhalte zu erfassen, die sich nicht automatisch aus Zeitstempeln ableiten lassen.

Was wird bei der „automatischen Lohnvorbereitung” berechnet?

Die automatische Lohnvorbereitung mit virtic wird vom virtic Kundendienst so konfiguriert, dass die betrieblichen Regeln des Kunden vollständig berücksichtigt werden. Die häufigsten Regeln, die dabei angewendet werden, sind:

Zubuchung der Zeiten zu Zeitarten und Lohnarten, z.B. Arbeitszeit, bezahlte / unbezahlte Fahrzeit, bezahlte Pausen, unbezahlte Pausen
Zeitzuschläge: Zuschläge für die Arbeit zu bestimmten Zeiten (z.B. Nachtarbeit) oder an bestimmten Tagen (Feiertagszuschlag, Sonntagszuschlag),
Mehrarbeitszuschläge: Zuschläge für Überstunden / Mehrarbeit,
Abwesenheitszeiten, die beim Kunden unterschieden werden, z.B. Urlaubstage, unbezahlte Urlaubstage, Krank mit Lohnfortzahlung, Krank ohne Lohnfortzahlung, Arztbesuch, Kur, Freizeitausgleich, Überstundenabbau, Krankengeldbezug, Betreuungszeiten, Elternzeit, Mutterschutz, unbezahlte Urlaubstage.

Wie läuft die „automatische Lohnvorbereitung” ab?

Die Zeitstempel der Beschäftigten werden von den Vorgesetzten während des laufenden Monats geprüft. Bis zum Ende der Abrechnungsperiode (meistens: Kalendermonat) prüfen die Lohnbuchhalter die Urlaubsanträge und Fehlzeiten auf Vollständigkeit, dabei werden sie durch eine automatische Vollständigkeitsprüfung unterstützt.

Anschließend stoßen Lohnbuchhalter den virtic-Monatsabschluss an, in dem die hinterlegten Regeln auf die Zeitstempel und Fehlzeiten angewendet werden. Bei großen Unternehmen wird der Monatsabschluss nächtlich automatisiert durchgeführt.

Ergebnis des Monatsabschlusses sind typischerweise:

Stundenzettel mit Zeiten, Überstunden und ergänzenden Informationen nach Maßgabe des Kunden (Beispiele siehe hier),
Buchungen auf die bzw. von den Arbeitszeitkonten gemäß den betrieblichen Regeln für Arbeitszeitkonten,
Erzeugung von Buchungssätzen für die Lohnsoftware.

Wie werden Reisekosten bei der „automatisierten Lohnvorbereitung” berücksichtigt?

Beschäftigte, die (auch) außerhalb des eigenen Unternehmens tätig sind, haben Ansprüche aufgrund dieser Auswärtstätigkeiten, die sich aus Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen ergeben. Beispiele für diese Ansprüche sind:

Auslösung
Wegezeitentschädigung
Verpflegungszuschuss
Fahrtkostenabgeltungen, Kilometergelder
Fahrtkostenerstattungen für Wochenendheimfahrten
Übernachtungsgelder
und viele mehr...

Diese Ansprüche hängen typischerweise davon ab,

wie lang die Abwesenheit gedauert hat und
wie weit der Arbeitsort bzw. das Reiseziel von der Firma, der Niederlassung und/oder dem Wohnort der Beschäftigten entfernt ist,
in welchem Land der Arbeitsort bzw. das Reiseziel liegt.

Die Ansprüche werden anschließend steuerlich bewertet, also mit den steuerfreien Beträgen auf Verpflegungsmehraufwand und Übernachungspauschalen verrechnet.

Beim virtic-Monatsabschuss werden die Zeitstempel automatisch so ausgewertet, dass die Abwesenheitsdauern, die Entfernungen und das besuchte Land ermittelt und daraus die Ansprüche der Beschäftigten und die steuerfreien, pauschal zu versteuernden bzw. steuerpflichtigen Beträge berechnet werden. Diese Ansprüche werden in die Buchungssätze für die Lohnsoftware übernommen.