Zeiterfassung für DATEV Lodas

Aktuell: DATEV-Marktplatz Expo

virtic hat an der DATEV-Marktplatz Expo am 29. November 2021 teilgenommen. Erfahren Sie, wie die webbasierte Zeiterfassung von virtic mit DATEV Lodas und DATEV Lohn & Gehalt kooperieren. Hier finden Sie ergänzende Informationen zu unserem Referat.

Wie erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten für DATEV Lodas?

Mitarbeiter auf Baustellen oder Montage erfassen ihre Arbeitszeiten mobil mit der Zeiterfassungs-App für ihr Smartphone. Mitarbeiter im Innendienst, z.B. im Büro, in der Werkstatt, Fertigung oder im Lager erfassen ihre Arbeitszeiten am Zeiterfassungs-Terminal. Alternativ verwenden sie ihren Arbeitsplatz-PC für die Zeiterfassung.

Wie werden die Zeitstempel geprüft?

Für die erfassten Arbeitszeiten steht ein konfigurierbarer Freigabeprozess zur Verfügung. In der Regel wird das 4-Augen-Prinzip angewendet: Vorgesetzte oder Kostenträgerverantwortliche (z.B. Bau- oder Projektleiter) prüfen die gebuchten Arbeits- und Reisezeiten und geben sie frei oder tragen Korrekturanweisungen ein. Anschließend prüfen z.B. Lohnbuchhalter die Korrekturanweisungen und tragen die Änderungen ein. Alle Änderungen werden protokolliert.

Wie werden Reisekosten für DATEV Lodas abgerechnet?

Aus den Zeitstempeln der Mitarbeiter berechnet virtic automatisch die Erstattungen und Vergütungen im Zusammenhang mit Reisen und Auswärtstätigkeiten. Auslösung, Fahrgeld, Kilometergeld etc. werden ermittelt und gemäß den steuerlichen Ansprüchen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschale verrechnet. Die Reisekostenabrechnung wird in Form von Lohnbuchungssätzen an DATEV Lodas übergeben.

Wie wird Urlaub beantragt und freigegeben?

Mitarbeiter beantragen Urlaub in der virtic-App auf ihrem Smartphone oder am PC. Urlaubsanträge durchlaufen danach einen konfigurierbaren Workflow. In den meisten Fällen müssen Anträge vom Vorgesetzten und der Personalverwaltung genehmigt werden.

Wie werden die Zeiterfassungsdaten abgerechnet?

Personalsachbearbeiter ergänzen und verwalten die Fehlzeiten und starten am Monatsende den automatisierten Abrechnungsprozess. Dabei werden die Zeitstempel und Fehlzeiten zu Stundenzetteln, Arbeitszeitkonten und Reisekostenabrechnungen verarbeitet. Bei dieser Abrechnung kommen alle Arbeitszeit- und Vergütungsregeln Ihres Unternehmens zur Anwendung. virtic verarbeitet die Zeitstempel der Mitarbeiter zu vollständigen Buchungssätzen für DATEV Lodas.

Wo finden die Mitarbeiter ihre Stundenzettel?

Jeder Mitarbeiter hat ein persönliches virtic-Konto. Dort kann er seine Stundenzettel herunterladen. Außerdem hat er dort Zugriff auf seinArbeitszeitkonto und seine Reisekostenabrechnung.

Wie werden virtic und DATEV Lodas verbunden?

Die in DATEV Lodas verwendeten Lohnarten und Personalnummern werden vom virtic-Kundendienst im virtic-System hinterlegt. Das System wendet diese Daten bei der automatischen Lohnvorbereitung an und erzeugt eine Exportdatei, die die Buchungssätze im DATEV-Format enthält.

Wie werden die Buchungssätze für DATEV Lodas aus virtic exportiert?

Im virtic Kundenmenü finden Sie einen Download-Link, über den Sie nach dem virtic-Monatsabschluss eine Schnittstellen-Datei im DATEV Lodas-Format herunterladen können. Diese Datei können Sie anschließend nach DATEV Lodas importieren. Damit sind die Buchungssätze aus virtic nach DATEV Lodas übertragen.