Erfassung von Betriebsdaten

Die virtic Betriebsdatenerfassung ist eine Erweiterung der webbasierten Zeiterfassung. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeits- und Fahrzeiten über ihre Android-Smartphones oder iPhones, zusätzlich können sie auch Betriebsdaten erheben, die zu anderen Zwecken benötigt werden. Diese Betriebsdaten stehen anschließend zur weiteren Verarbeitung in anderen Systemen, beispielsweise in Ihrer ERP-Software, zur Verfügung.

Wenn Mitarbeiter mit virtic ihre Arbeitszeiten erfassen, werden sie dabei durch einen interaktiven Dialog geleitet: Jede Buchungsmaske, die der Mitarbeiter auf seinem Smartphone-Display sieht, wird auf den virtic-Servern live erstellt. So ist es möglich, den Zeiterfassungsdialog sehr individuell an die einzelnen Mitarbeitergruppen und ihre betrieblichen Tätigkeiten anzupassen. Typischerweise können Büroangestellte nur zwischen „Arbeitsbeginn“, „Pause“ und „Feierabend“ wählen, während von Monteuren auch ihre Fahr- und Reisezeiten, ihre Arbeitszeiten auf den Baustellen, die Übernachtungen und die Auslagen erfasst werden.

Der Erfassungsdialog wurde nun um die Erfassung sonstiger Betriebsdaten erweitert, wir sprechen hier von Betriebsdaten. Die Erfassungsmasken, mit denen Betriebsdaten erfasst werden, werden an geeigneter Stelle innerhalb des Erfassungsdialogs eingefügt. Um welche Daten es sich dabei handelt, ist für die virtic Zeitwirtschaft irrelevant. Denn im Gegensatz zu den Zeiterfassungsdaten, die auf den virtic-Servern weiterverarbeitet werden, werden die erfassten Betriebsdaten unverarbeitet angezeigt oder an ein Fremdsystem übergeben. Das bedeutet, dass prinzipiell alle Arten von Betriebsdaten erfasst werden können.

Eine Erfassungsmaske für Betriebsdaten kann aus mehreren Eingabe- oder Auswahlfeldern bestehen. Jedes Auswahlfeld kann mit individuellen Auswahlmöglichkeiten befüllt werden. So ist es möglich, zu bestimmten Baustellen oder Projekten unterschiedliche Auswahllisten anzubieten. Zudem kann festgelegt werden, welche Mitarbeiter welche Erfassungsmasken sehen und welche Mitarbeiter solche Masken nicht angeboten bekommen.

Die Konfiguration der Erfassungsmasken übernimmt der virtic-Kundendienst in Absprache mit dem Kunden. Die Inhalte von Auswahllisten legt der Kunde fest, indem er über einen Webservice baustellen- bzw. mitarbeiterbezogene Auswahllisten übermittet. Nach der Erfassung durch den Mitarbeiter werden die erfassten Daten über einen anderen Webservice wieder an das Fremdsystem des Kunden ausgeleitet.

Datenfluss bei der Betriebsdatenerfassung

Anwendungsbeispiel

Die Mitarbeiter eines Anlagenbauers sollen ihre Arbeitszeiten auf die Projektpositionen eines umfangreicheren Projekts buchen. Bei der Zeiterfassung erfassen sie zunächst die Tätigkeit, z.B. „Arbeitsbeginn Baustelle“ und anschließend die Baustelle. Die bebuchte Baustelle ist im virtic-System mit einer Vielzahl von Informationen verbunden, insbesondere mit ihrer Adresse, die für die Abrechnung der Auswärtstätigkeiten oder die automatische Feiertagsermittlung von Bedeutung ist. Nachdem der Mitarbeiter die Baustelle ausgewählt hat, erhält er eine Auswahl der Projektpositionen dieser Baustelle, aus der er nun diejenige auswählt, für die er tätig ist. Diese Auswahl wurde zuvor vom ERP-System des Kunden generiert und zwar so, dass jeder Mitarbeiter in seiner virtic-App nur diejenigen Positionen sieht, für die er eingeteilt wurde.

Auswahl der Tätigkeit Auswahl der Baustelle Auswahl der Projektposition
Schritt1
Der Monteur wählt seinen Arbeitsgang aus, hier „Arbeitsbeginn Baustelle“
Schritt2
Der Monteur wählt das Projekt aus, hier „Stickstoffanlage Marl“
Schritt3
Der Monteur wählt die betreffende Projektposition aus, hier „Baustoffprüfung“

Schritt1
Der Monteur wählt seinen Arbeitsgang aus, hier „Arbeitsbeginn Baustelle“

Schritt2
Der Monteur wählt das Projekt aus, hier „Stickstoffanlage Marl“

Schritt3
Der Monteur wählt die betreffende Projektposition aus, hier „Baustoffprüfung“

Nachdem der Mitarbeiter seine Auswahl getroffen hat, liegt ein Zeitstempel-Datensatz vor, der über einen Webservice exportiert und im ERP-System des Kunden verarbeitet werden kann.

Alternativ werden zunächst die von den Mitarbeitern gebuchten Zeiten vom virtic-System aufbereitet, um nicht nur Zeitstempel, sondern Zeiten (Dauern) für die Tätigkeiten zu ermitteln. Über einen anderen Webservice können diese Dauern einschließlich der Betriebsdaten exportiert werden. Im ERP-System des Kunden liegen dann die Zeiten mit allen benötigten Informationen vor: Tätigkeit, Dauer, buchender Mitarbeiter, bebuchte Baustelle und zu bebuchende Projektposition.