Omexom GA Nord GmbH
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Praxisbericht

Mobile Arbeitszeiten für SAP HCM aufbereiten

Wie die Omexom GA Nord GmbH ihre Arbeitszeiterfassung
mit Diensthandys optimierte

Mit SAP HCM verfügen viele Unternehmen über eine leistungsfähige HR-Software, die auch Daten aus Zeiterfassungssystemen automatisch verarbeiten kann. Doch wenn der technische Außendienst seine Arbeitszeiten erfasst, müssen dessen Daten häufig noch vom Stundenzettel manuell in HCM übertragen werden. Um sich von Verwaltungsaufwand, Verzögerungen und Fehlerquellen zu befreien, implementierte die Omexom GA Nord (ehemals: GA Energieanlagen Nord) mit der Zeitwirtschaftslösung virtic ein mobiles Erfassungssystem mithilfe von Diensthandys. SAP HCM erhält seitdem vollständig berechnete Buchungssätze fast ohne manuellen Eingriff.

Dort, wo Energie vom Erzeuger zum Verbraucher gelangen soll, sind die Monteure und Techniker der Omexom GA Nord oft nicht weit. Mehrfach am Tag wechseln die 380 Außendienstmitarbeiter den Einsatzort oder gar die Tarifzone, sie überschreiten mitunter auch Landesgrenzen, um Energieinfrastrukturanlagen zu bauen oder den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Früher, als die Zeiterfassung bei der Omexom GA Nord noch auf klassischen Stundenzetteln geschah, sorgte die manuelle Übertragung der Zeitangeben in der Verwaltung für eine schleppende Verfügbarkeit relevanter Projektdaten.

Eine Weiterverarbeitung der Daten in der Verwaltung war nur mit mindestens einer Woche Verzögerung möglich. Die Zeitkonten erwiesen sich zudem als ungenau und fehleranfällig. Das lähmte die internen Betriebsabläufe und brachte großen Mehraufwand mit sich. „Unsere Bauleiter hatten viel zu spät Zugriff auf die Zeitdaten und die damit verbundenen Personalkosten ihrer Baustellen“, bilanziert Jörg Hendschke, Leiter der IT-Abteilung der Omexom GA Nord. „Das erschwerte die Begleitkalkulation laufender Projekte.“ 2011 entschied Hendschke deshalb, dass diese papiergebundene Erfassungsmethodik kein Zukunftsmodell für sein Unternehmen darstellte. Schließlich standen wichtige Jahre der Energiewende vor der Tür.

Die Omexom GA Nord begab sich auf die Suche nach einer geeigneten mobilen Softwarelösung für diese Problemstellung. Wie bei vielen Unternehmen der Energiewirtschaft sind die Außendienstmitarbeiter der Omexom GA Nord täglich bundesweit und auch im Ausland im Einsatz. Die heterogene Unternehmensstruktur mit vielen verschiedenen Einheiten machte eine hohe Flexibilität des Zeitwirtschaftssystems erforderlich. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl mobiler Lösungen am Markt. Doch die Funktionalität eines Systems hängt stark von den konkreten Bedürfnissen des Nutzers ab. Deshalb formulierte das Unternehmen einen detaillierten Anforderungskatalog, der nicht nur eine mobile Erfassungsmethodik beinhaltete: Die Datenverarbeitung sollte insgesamt beschleunigt, die Qualität der verfügbaren Informationen verbessert und der Verwaltungsaufwand verringert werden. Außerdem sollten die Arbeitszeitdaten auf Basis der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Arbeitszeit-, Vergütungs- und Reisekostenregeln automatisch berechnet und als ganze Buchungssätze in SAP HCM übergeben werden.

Die Omexom GA Nord entschied sich schließlich für das mobile Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem virtic. Nach einer halbjährigen Testphase ging dieses in den Regelbetrieb über. An den 30 betriebseigenen Standorten der Omexom GA Nord werden Arbeitszeiten seitdem über Buchungen mit dem Diensthandy erfasst. Auf diesen wurde die virtic-Software installiert, welche die Eingaben der Mitarbeiter unmittelbar auf einen Server überträgt. Durch die neue Erfassungsmethode werden Arbeitszeitdaten automatisch zur digitalen Grundlage für die Weiterverarbeitung in Lohnbuchhaltung, Disposition und Projektcontrolling.

Zweifel vor der Einführung

Trotz der vielseitigen positiven Effekte auf die internen Prozesse machen sich viele Unternehmen die Entscheidung für ein modernes Zeitwirtschaftssystem nicht leicht: „Viele Betriebe scheuen sich noch immer davor, ihren Mitarbeitern ein automatisiertes System der Arbeitszeiterfassung an die Hand zu geben“, sagt Bernd Wolff. Seit dem Gründungsjahr des Dortmunder Anbieters 2004 hat sich der Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG mit zahlreichen Geschäftsführern, IT- oder Personalleitern über deren differenzierte Problemstellungen ausgetauscht. „Durch die Zurückhaltung gegenüber mobilen Lösungen im Personalbereich gehen viele Unternehmer jedoch ein wirtschaftliches Risiko ein, denn Ungenauigkeiten bei der Arbeitszeiterfassung kosten bares Geld.“ Obwohl ein effizientes Zeitmanagement oft die einzige Stellschraube sei, an der man heutzutage im Sinne einer besseren Wirtschaftlichkeit drehen könne, seien viele Arbeitgeber noch immer sehr tolerant gegenüber Ungenauigkeiten bei der Dokumentation, sagt Wolff. Einerseits fürchteten die Entscheidungsträger eine negative Rückmeldung ihrer Belegschaft auf die verbesserten Kontrollmöglichkeiten, anderseits überschätzten sie die technischen Anforderungen, die mit der Einführung einer mobilen Lösung für ihre Mitarbeiter einhergingen.

Denn die Bedienung der mobilen Arbeitszeiterfassung über das Diensthandy mit der virtic-Software ist denkbar einfach: Die Monteure erhalten auf ihrem Display lediglich die Eingabeoptionen, die für die aktuell auszuführende Tätigkeit in Frage kommen. So bucht der Mitarbeiter beispielsweise Arbeitsbeginn, Pausen, Fahrtzeiten, Feierabend oder Rüstzeiten einfach per Knopfdruck. Weil alle Projektdaten zu einzelnen Baustellen im System hinterlegt sind, werden die Buchungen automatisch der richtigen Kostenstelle und dem richtigen Kostenträger zugeordnet, minutengenau dokumentiert und präzise nach dem jeweiligen Tarif vergütet. Auf diese Weise sind die Daten gleichzeitig manipulationssicher, weil die Serverzeit der eintreffenden Buchungen maßgeblich ist. Automatisch nimmt das System eine Vorkontierung und Berechnung von Zulagen und Zuschlägen, Auslösen oder Reisekosten vor.

Zeiterfassung GA Omexom Nord

Workflow mit Berechtigungssystem

Lohnbuchhalter, Controller, Bau- und Projektleiter und Geschäftsführung können über ihren Browser direkt auf die Daten zugreifen. Über einen Workflow, in dem auch das umfangreiche Berechtigungssystem greift, werden die Arbeitszeiten von den Vorgesetzten geprüft und freigegeben oder kommentiert, anschließend von der Personalbuchhaltung ggf. korrigiert und um Fehlzeiten ergänzt. Nach einem Buchungslauf, der alle Buchungssätze exakt auf Basis der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Arbeitszeit-, Vergütungs- und Reisekostenregeln berechnet, werden alle Arbeitszeitdaten aus virtic mit den entsprechenden Infotypen an SAP HCM bereitgestellt.

Vorteile für die Disposition

Weitere Vorteile bietet virtic für die Disponenten eines Unternehmens. Im sogenannten Cockpit hat das Backoffice immer den Überblick, welche Mitarbeiter oder Geräte gerade auf welcher Baustelle im Einsatz sind. Mit dem virtic Dispo-Tool lassen sich die Termine der Monteure verwalten: per Drag and Drop werden neue Termine angelegt und dem Mitarbeiter in dessen Online-Kalender auf dem Handy oder in seinem persönlichen Online-Konto angezeigt. Sofern gewünscht, können Mitarbeiter neue Termine annehmen bzw. ablehnen. So ist die eindeutige Benachrichtigung der Servicemitarbeiter über neue Termine sichergestellt.

Jörg Hendschke hat seine Entscheidung für die Implementierung eines mobilen Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystems daher nicht bereut: „Die von uns formulierten Ziele konnte virtic allesamt erfüllen. Die Arbeitszeitdaten unserer Außenmitarbeiter liegen uns heute schnell und präzise vor, Vergütungsregeln werden automatisch angewendet, außerdem haben Projektverantwortliche eine deutlich verbesserte Grundlage für ihre Begleitkalkulation. Unmittelbar nach Monatswechsel sind die Daten aus virtic komplett in SAP HCM übertragen. Verzögerungen und Fehler im Abrechnungsprozess konnten nahezu vollständig eliminiert werden.“