VIRTIC - Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung

Die Erfassung aller erforderlichen Daten in der virtic-App ist kinderleicht: Ein Klick bei der Abfahrt zur Baustelle, ein weiterer Klick bei der Ankunft auf der Baustelle, ein Klick bei Pause und einer für die Heimfahrt genügen, um die Auslösung zu berechnen. Wenn die Mitarbeiter länger unterwegs sind, kommt noch ein Klick für die Ankunft im Hotel dazu. Das war's.

Die wenigen Klicks der Mitarbeiter genügen, um automatisch vollständige Abrechnungen der Auswärtstätigkeiten vorzunehmen. Ihre betrieblichen Regeln für Erstattungen und Vergütungen im Zusammenhang mit Reisen und Auswärtstätigkeiten werden vollständig angewandt. Auch komplexe Regeln werden vollständig automatisiert, zB. Baulohn oder Bundesmontagetarifvertrag.

Die Buchungssätze werden ins Lohnprogramm exportiert

Aus den Zeitstempeln, die die Mitarbeiter über ihre virtic-App erfasst haben, werden automatisiert vollständige Buchungssätze berechnet, die Sie nach Monatsabschluss an Ihre Lohnsoftware (z.B. BauSU, BRZ, CSSGEcko, Datev, Exact, Nevaris, PDS, SAP, VEDA etc.) exportieren können.

Merkmale der virtic Reisekostenabrechnung

Reiseentfernung

Bei der Berechnung von Auslösung wird häufig die Entfernung zum Arbeitsort berücksichtigt. Dabei kann unterschieden werden zwischen der Entfernung von der Firma und vom Wohnort. Welche Entfernung anzusetzen ist, bestimmt die Betriebsvereinbarung. Wahlweise kann entweder ein bestimmter Startort hinterlegt werden, automatisch die geringere der beiden Entfernungen oder die tatsächlich gefahrene Entfernung herangezogen werden.

Übernachtungen

Gesetzliche, tarifliche oder betrieblich vereinbarte Übernachtungspauschalen werden automatisch angewendet. Alternativ können Beträge gemäß Einzelnachweisen über das Smartphone erfasst werden.

Frühstück

Wenn im Hotel gefrühstückt wurde, ändert sich die steuerfreie Tagespauschale. Der Mitarbeiter kann bei Verlassen seines Hotels auf seinem Smartphone angeben, ob er gefrühstückt hat. Feste betriebliche Regeln hierfür können hinterlegt werden.

Abwesenheitsdauer

Grundlage der Berechnung von Reisekosten etc. ist in der Regel die Dauer der Abwesenheit gemäß der gesetzlichen Definition. Aber auch hiervon abweichende betriebliche Regeln können angewendet werden.

Organisationseinheiten

Die Regelungen können je Abteilung, Niederlassung, angefahrener Baustelle und einzelnem Mitarbeiter definiert werden.

Funktion

Regelungen können von der Funktion des Mitarbeiters abhängig gemacht werden: Beispielsweise können für Obermonteure höhere Sätze berechnet werden als für Monteure.

Entfernungszonen

Wenn Unternehmen Entfernungszonen für die Berechnung der Auslösung definiert haben, werden diese Zonen herangezogen. Die Entfernungszonen werden manuell zugewiesen oder automatisch aus der Entfernung zur Baustelle berechnet.

Auslagen

Mitarbeiter können Auslagen (z.B. ausgelegte Hotelkosten, Flug- oder Fahrscheine, Parkgebühren, Bewirtungen, Materialien) über ihr Smartphone erfassen. Diese Daten werden in der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen.

Privat-Kfz, Kilometergeld

Für die dienstliche Nutzung von Privat-Kfz können entfernungsabhängige Sätze angewendet werden. Die gefahrene Entfernung kann vom Mitarbeiter über sein Smartphone erfasst oder automatisiert anhand von Start und Ziel berechnet werden.

3-Monatsregel

Wenn ein Mitarbeiter länger als 3 Monate am gleichen Arbeitsort tätig ist, entfällt die Steuerfreiheit der Reisekostenvergütungen. virtic markiert solche Sachverhalte.

Splitting

Die anfallenden Reisekosten können automatisch den besuchten Baustellen zugebucht werden. Wenn an einem Tag mehr als eine Baustelle besucht wurde, können die Reisekosten automatisch gesplittet werden.

Fahrgemeinschaften

Wenn Mitarbeiter mit dem Dienstfahrzeug zur Baustelle fahren, einzelne Mitarbeiter aber erst später zusteigen, ergeben sich unterschiedliche Reiseentfernungen mit dem Dienstfahrzeug. virtic berücksichtigt solche Sachverhalte bei der Berechnung.

Fahrer oder Beifahrer

Auslösen können, wie auch die Lohnart, davon abhängig gemacht werden, ob ein Mitarbeiter selbst gefahren oder Beifahrer gewesen ist.

Export

Alle Berechnungen von Reisekosten, Spesen, Auslösen etc. können als Buchungssätze an Lohnprogramme übergeben werden.

Steuerliche Regelungen

Auf alle Reisekosten, Auslösen, Spesen und Verpflegungsmehraufwände können die gesetzlichen Regelungen für die Voll-Versteuerung, Pauschal-Versteuerung und Steuerfreiheit automatisch angewendet werden.