Mobile Zeiterfassung mit GPS

Die Standortbestimmung von Smartphones bietet dem Nutzer Unterstützung in vielen Situationen. In der mobilen Zeiterfassung kann sie zu vielen Zwecken genutzt werden:

Plausibilitätsprüfung

Wenn ein Mitarbeiter sich auf einer Baustelle anmeldet, vergleicht das System den Standort des Smartphones mit der im System hinterlegten Adresse der betreffenden Baustelle. Weichen die beiden Orte erheblich voneinander ab, wird eine verantwortliche Person im Unternehmen darauf aufmerksam gemacht, um den Sachverhalt zu prüfen. Im virtic-System werden die betreffenden Arbeitszeitbuchungen markiert, damit im Freigabeprozess diese Buchung geklärt wird.

Die Plausibilitätsprüfung ist datenschutzrechtlich unbedenklich, weil die Standortdaten nur im Moment der Arbeitszeitbuchung übermittelt werden und lediglich die vom Mitarbeiter ohnehin übermittelte Adresse technisch bestätigt wird. Die Mitarbeiter sind darüber informiert, dass nur sie selbst in der Lage sind, ihre Standortdaten zu übermitteln, nämlich durch die Arbeitszeitbuchung auf der Baustelle. Im virtic-System kann zudem hinterlegt werden, bei welchen Arbeitszeitbuchungen eine Standortbestimmung vorgenommen werden soll. Bei Buchungen, die die Privatspäre berühren, wie die Buchung der Ankunft zuhause (nach einer Dienstreise), werden regelmäßig keine Standortbestimmungen vorgenommen.

Standortbestimmung

Zur automatisierten Reisekostenabrechnung kann es erforderlich sein, bestimmte Adressen zu erfassen, beispielsweise die eines Hotels. Alternativ zur manuellen Adresseingabe bietet das virtic-System die Übernahme der Standortdaten an: Der Mitarbeiter bucht die Ankunft am Hotel, und das System führt ein Reverse Geocoding durch, sodass aus den vom Smartphone ermittelten Geodaten die Hoteladresse ermittelt wird.

Navigation

Mitarbeiter können sich aus der Zeiterfassung heraus zu einer im System hinterlegten Baustelle navigieren lassen. virtic nutzt hierzu die ohnehin auf den Smartphones installierten Apps. Über einen Link in der Zeiterfassungs-App wird die entsprechende App, z.B. Google Maps, HERE WeGo oder Tomtom Mydrive gestartet.

Smartphones kennen ihren eigenen Standort recht genau, sofern man die Standortfunktion aktiviert. Deshalb liegt es nahe, die Standortbestimmung mit der mobilen Zeiterfassung zu verbinden. Grundsätzlich gibt es u.a. diese Anwendungsmöglichkeiten:

Tracking

Der Standort des Smartphones wird regelmäßig in kurzen Abständen an die Server des Betreibers übermittelt, sodass im Büro der Standort des Smartphones und damit in der Regel auch der Aufenthaltsort des Mitarbeiters verfolgt werden kann. Diese Lösung ist datenschutzrechtlich höchst bedenklich und nur in besonderen Ausnahmefällen zulässig. virtic bietet Tracking deshalb nicht an.

Geofencing

Beim Geofencing prüft die App regelmäßig, ob das Smartphone (und damit in der Regel sein Besitzer) einen definierten Bereich betritt oder verlässt. In diesem Fall übermittelt die App eine Information an den Betreiber. Diese Lösung ist datenschutzrechtlich ebenfalls höchst bedenklich und nur in besonderen Ausnahmefällen zulässig. virtic bietet Geofencing deshalb nicht an.

Automatische Bestimmung der Baustelle

Wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitsort erreicht, erkennt die App anhand der Standortdaten, auf welcher der im System hinterlegten Baustellen er sich nun befindet. Dabei sehen wir folgende Schwierigkeiten: Die Genauigkeit der Standortbestimmung ist von den Einstellungen des Smartphones abhängig, sodass die Zuordnung zur Baustelle fehlerhaft sein kann. Wenn an einem Arbeitsort oder in unmittelbarer Nachbarschaft mehrere Baustelle existieren, kann die Zuordnung ebenfalls fehlschlagen. virtic bietet deshalb die automatische Bestimmung der Baustelle anhand der Standortdaten des Smartphones nicht an.