Die Betriebsdatenerfassung konfigurieren

Einführung

Die Betriebsdatenerfassung ist eine Erweiterung der virtic Zeiterfassung. Ergänzend zu den Zeitstempeln, die die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Zeiterfassung buchen, können sie weitere Informationen sammeln. Hierzu werden vom virtic-Kundendienst Formulare gestaltet, die dem Mitarbeiter angezeigt werden, nachdem er bestimmte Zeitstempel gebucht hat.

In einfachen Fällen enthält das Formular Eingabefelder für beispielsweise Notizen, Mengen oder Messwerte. In anderen Fällen enthält das Formular Auswahllisten, aus denen der Mitarbeiter eine oder mehrere Optionen auswählen kann. Über den Webservice Betriebsdatenerfassung-Formularkonfiguration können die Inhalte (Optionen) dieser Auswahllisten gesteuert werden. Zu jeder Option kann übermittelt werden,

  • bei welcher Baustelle,
  • bei welchem Mitarbeiter und
  • innerhalb welchen Zeitraums

sie angeboten werden soll. So lassen sich die Auswahllisten individuell an die Baustellen und die Mitarbeiter anpassen.

Beispiel

Ein Unternehmen erfasst über die virtic-Zeitwirtschaft die Arbeitszeiten der Mitarbeiter je Projekt. Wenn die Mitarbeiter bei der Zeiterfassung auf Projekte buchen, berechnet virtic daraus automatisiert die vergütungsrelevanten Zeiten und Mengen sowie die Vergütungen und Erstattungen für Auswärtstätigkeiten. Das Unternehmen benötigt für die Begleitkalkulation in seinem ERP-System aber nicht nur die Zeiten je Projekt, sondern auch die Zeiten je Projektposition. Die Mitarbeiter sollen also nicht nur das Projekt erfassen, für das sie tätig sind, sondern auch die betreffende Projektposition auswählen. Damit die Mitarbeiter bei umfangreichen Projekten mit vielen Projektpositionen keine unübersichtlichen Auswahllisten in der virtic-App bedienen müssen, können die Auswahllisten konfiguriert und reduziert werden. Beispielsweise können Mitarbeiter bestimmter Gewerke nur auf die sie betreffenden Positionen buchen; oder Projektpositionen, die nur in einem begrenzten Zeitraum bearbeitet werden, werden nur innerhalb dieses Zeitraums zur Auswahl angeboten.

Export der erfassten Betriebsdaten

Nachdem der Mitarbeiter bei der Zeiterfassung die Betriebsdaten erfasst hat, können diese über den Webservice Mitarbeiterzeitstempel exportiert werden.

Schnellstart mit dem virtic-Client

Bevor Sie mit der Konfiguration starten können, stimmen Sie sich mit dem virtic-Kundendienst darüber ab, wie das betreffende Formular aussehen soll. Der Kundendienst wird Ihnen nach der Erstellung des Formulars ergänzende Konfigurationsdetails mitteilen.

Erstellen Sie eine Datei mit den Konfigurationsinformationen, installieren Sie unseren Client auf Ihrem PC oder Server und importieren Sie die Optionen der Auswahllisten nach virtic.

  1. Erstellen Sie eine Datei, die zu jeder Option die Baustelle zuweist, in deren Auswahlliste die Option erscheinen soll. Ergänzen Sie ggf. weitere Informationen wie Mitarbeiterzuordnungen oder Zeiträume. Die Textdatei hat folgende Spalten:
    SpalteNr Spaltename Beschreibung
    1 bdewFremdId Alternativer externer Schlüsselwert, kann statt bdewObjId zur Anlieferung von BD-Elementwert-Optionen verwendet werden)
    2 bdeoFremdId Mandatory. Der bdeoFremdId muss ein-eindeutig über alle BD-Element-Optionen aller BD-Elementwerte der Firma sein!
    3 bstFremdIdCreate FremdId einer Baustelle, wird - falls versorgt - nur dann verwendet, wenn eine neue BD-Elementwert-Option importiert wird.
    4 bdeoValue Schlüsselwert für den spaeteren Export (Eingabewert). Statt NULL hier empty string oder einen string wie 'nil', 'unknown', 'null'... verwenden.
    5 bdeoLabel Mandatory. Bezeichnung zu bdeoValue in der Auswahlliste im UI.
    6 BdeoBez Dient u.a. zur Anzeige bei dazugehörigen Daten, kann durchaus gleich bdeoLabel sein. Falls nicht importiert, wird bdeoBez mit dem Wert von bdeoLabel versorgt.
    7 bstGueltigAbCreate Beginn der Gültigkeit der Baustellenzuordnung, wird nur dann verwendet, wenn eine neue BD-Elementwert-Option mit einer gueltigen Baustelle angeliefert wird.
    8 bstGueltigBisCreate Ende der Gueltigkeit der Baustellenzuordnung (NULL = nach vorne offen), wird nur dann verwendet wenn eine neue BD-Elementwert-Option mit einer gueltigen Baustelle angeliefert wird.
    9 bdeoNr Dem Anwender bekannte und lesbare 'Nummer', wenn bdeoValue ein UUID oder so ist. Andernfalls wie bdeoValue versorgen.
    10 bdeoSort Sortierfolge der Optionen der Auswahlliste

    Beispiel

    PP	330406/1.1./	12345678	1.1./	Konstruktion	Konstruktion 1.1	01.01.2021	31.12.2021	1.1.	00001	true
    PP	330406/1.2./	12345678	1.3./	Projektleitung	Projektleitung 1.2	01.01.2021	31.12.2021	1.2.	00002	true
  2. Besuchen Sie die Seite https://gitlab.virtic.cloud/virtic_public/betriebsdatenerfassung-im-zuge-der-zeitstempelerfassung.
  3. Laden Sie die Datei betriebsdatenerfassung-im-zuge-der-zeitstempelerfassung-master.zip herunter und entpacken Sie sie.
  4. Öffnen Sie einen Editor und öffnen Sie die Datei start-Mitarbeiterzeitstempel.cmd.
  5. Ersetzen Sie in der Datei start-Mitarbeiterzeitstempel.cmd die Platzhalter BENUTZERNAME, KENNWORT und ID_DER_FIRMA durch Ihre Zugangsdaten. Passen Sie den Zeitraum an, dessen Daten Sie exportieren möchten.
    cd Mitarbeiterzeitstempel\
    Mitarbeiterzeitstempel.exe -u meier_gmbh -k 637823 -f 217763682 -t  -v  2021-07-19T00:00:00.000 -b 2021-07-19T23:59:59.999 1 > ausgabe.txt 2>error_log.txt
    cd..
    Speichern Sie die Datei start-Mitarbeiterzeitstempel.cmd.
  6. Wenn Sie nur die Daten eines einzelnen Mitarbeiters exportieren möchten, ergänzen Sie einen Wert für -p (Personalnummer im Fremdsystem) oder -i (ObjID des Mitarbeiters im virtic-System):
    cd Mitarbeiterzeitstempel\
    Mitarbeiterzeitstempel.exe -u meier_gmbh -k 637823 -f 217763682 -t  -v  2021-07-19T00:00:00.000 -b 2021-07-19T23:59:59.999 -p 23334 1 > ausgabe.txt 2>error_log.txt
    cd..
  7. Sie können die Dateien für die Ausgabe (ausgabe.txt) und Fehlermeldungen (error_log.txt) umbenennen.
  8. Speichern Sie die Datei start-Mitarbeiterzeitstempel.cmd.
  9. Starten Sie die Datei start-Mitarbeiterzeitstempel.cmd. Dadurch wird die Datei Mitarbeiterzeitstempel.exe gestartet, die den Export durchführt.
  10. Die erzeugten Dateien ausgabe.txt und error_log.txt befinden sich nun im Verzeichnis Mitarbeiterzeitstempel.

Exportdatei

Der virtic-Client exportiert die Mitarbeiterzeitstempel in eine txt-Datei. In der folgenden Tabelle sind die Spalteninhalte der Exportdatei beschrieben:

Attribut Type Initial Bezeichnung und Erläuterung
firObjId LONGINT NULL Firma ObjectID
ID der Firma im virtic-System
maeObjId LONGINT NULL Mitarbeiter-Ereignis ObjectID
ID des Zeitstempels
marObjId LONGINT NULL Mitarbeiter ObjectID
ID des Mitarbeiters im virtic-System
marFremdId STRING NULL Mitarbeiter FremdID
ID des Mitarbeiters im Fremdsystem, z.B. Personalnummer
marUniqueId LONGINT NULL Benutzerkonto-ID
Falls der Mitarbeiter im virtic-System über ein Benutzerkonto verfügt, dessen ID
maeZeit DATETIME-TZ NULL Ereignis‑Aufzeichnungszeit
Zeitpunkt des Zeitstempels. Serverzeit beim Eingang der Arbeitszeitbuchung; bei nacherfassten Zeiten die manuell erfasste Zeit
bstObjId LONGINT NULL Baustellen-ObjectID
ID der bebuchten Baustelle im virtic-System
bstFremdId STRING NULL Baustellen-FremdID
ID der bebuchten Baustelle im Fremd-System
bstBez STRING NULL Baustellen‑Bezeichnung
Bezeichnung der bebuchten Baustelle
atObjId LONGINT NULL Arbeitszeitmodell ObjectID
ID des Arbeitszeitmodells im virtic-System, falls für die Schicht, in der der Zeitstempel erfasst wurde, ein bestimmtes, vom Standard abweichendes, Arbeitszeitmodell gilt
atFremdId STRING NULL Arbeitszeitmodell FremdID
ID des Arbeitszeitmodells im Fremd-System, falls für die Schicht, in der der Zeitstempel erfasst wurde, ein bestimmtes, vom Standard abweichendes, Arbeitszeitmodell gilt
atBez STRING NULL Arbeitszeitmodell Bezeichnung
Bezeichnung des Arbeitszeitmodells im Fremd-System, falls für die Schicht, in der der Zeitstempel erfasst wurde, ein bestimmtes, vom Standard abweichendes, Arbeitszeitmodell gilt
fedObjId LONGINT NULL ID der Zeitstempel-Bezeichnung
fedFremdId STRING NULL ID der Zeitstempel-Bezeichnung im Fremdsystem
fedBez STRING NULL Bezeichnung des Zeitstempels
maeFertig BOOLEAN NULL Zeitstempel ist abgeschlossen
Ist TRUE, wenn alle für diesen Zeitstempel vorgesehenen Eingaben vorgenommen wurden, z.B. die Auswahl der betreffenden Baustelle
maeGenehmigt BOOLEAN NULL Zeitstempel ist genehmigt
Ist TRUE, wenn der Zeitstempel im virtic-System genehmigt wurde
maeKommentar STRING NULL Kommentar zum Zeitstempel
Kommentar, der innerhalb der virtic-Zeitwirtschaft z.B. von Vorgesetzten oder der Personalbuchhaltung erfasst wurde
maeBelegDel STRING | (ASCII 124) Delimiter
Trennzeichen für Listeneinträge in den Spalten maeBelegVars und maeBelegVals
Standardwert ist pipe '|'.
maeBelegVars STRING NULL Belegfeld-Namen
Vom Mitarbeiter erfasste Belegeingaben oder Betriebsdaten. Liste der Feldnamen in der gleichen Reihenfolge wie Werte.
Max Länge: 30.000 Bytes.
maeBelegVals STRING NULL Belegfeld-Werte
Vom Mitarbeiter erfasste Belegeingaben oder Betriebsdaten. Liste der Werte in der gleichen Reihenfolge wie Feldnamen.
Max Länge: 30.000 Bytes.
lTransOk BOOLEAN NULL
cErr STRING Empty string

Entwickler-Ressourcen

Als Entwickler finden Sie hier Ressourcen, mit denen Sie den Webservice Mitarbeiterzeitstempel in fremde Software integrieren können.

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