VIRTIC - On-Premise vs. Software as a Service
On-Premise vs. SaaS

On-Premise vs. SaaS

Gelegentlich werden wir nach den Unterschieden zwischen einer webbasierten Zeiterfassung (wie virtic) gegen├╝ber einer selbst gehosteten L├Âsung gefragt. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Unterschiede und die sich daraus ergebenden Vor- und Nachteile dargestellt.

Man unterscheidet zwei Betriebsarten:

  • On-Premise: Die Zeiterfassungssoftware wird beim Unternehmen installiert und vom Unternehmen betreut.
  • Software as a Service (SaaS): Die Zeiterfassungssoftware wird vom Anbieter betrieben und gewartet.
virtic bietet ihre Zeiterfassung seit ihrer Gr├╝ndung im Jahre 2004 ausschlie├člich als SaaS an, weil deren Vorteile gegen├╝ber On-Premise-L├Âsungen uns schon damals ├╝berzeugt haben. Hier finden Sie eine ausf├╝hrliche Darstellung der Vorteile von SaaS mit virtic, beispielsweise
  • hohe Datensicherheit durch den Betrieb in einem hochsicheren Rechenzentrum, Replikation und Backup und Verschl├╝sselung,
  • Unabh├Ąngigkeit von Hardware (Erfassungsger├Ąte) durch Applikationen, die in jedem W3C-konformen Browser und auf jedem Smartphone laufen,
  • kontinuierliche Weiterentwicklung der Software entlang der Marktanforderungen,
  • Integrierbarkeit in beliebige kommunikationsf├Ąhige Software und Datenaustausch durch virtic-Webservices,
  • Kalkulierbarkeit durch klare Geb├╝hrenmodelle.
F├╝r die Entscheidung f├╝r On-Premise oder Software as a Service sind die eigene Kompetenz und die zu erwartenden Gesamtkosten des Betriebs von Bedeutung.

Kompetenz im eigenen Haus

Ob eine Zeiterfassungsl├Âsung in Eigenregie betrieben werden kann, h├Ąngt ganz wesentlich von ihrer Komplexit├Ąt und der Kompetenz im eigenen Haus ab. Relativ einfach installier- und wartbar sind L├Âsungen, bei denen Endger├Ąte (Terminals, PC) im eigenen Haus mit einem Server verbunden werden m├╝ssen. Anspruchsvoller wird die Aufgabe, wenn eine umfassende Zeiterfassung betrieben werden soll, bei der Mitarbeiter an beliebigen Arbeitsorten ihre Arbeitszeiten erfassen sollen, diese Daten aufbereitet und danach an eine Lohnsoftware abgegeben werden.

Entscheidende Fragen sind:

  • K├Ânnen wir die erforderliche Verf├╝gbarkeit der Zeiterfassung an allen Arbeitsorten (z.B. im B├╝ro, in der Produktion, am PoS, auf der Baustelle, beim Kunden vor Ort, auf Dienstreise im Fahrzeug oder Zug, im Hotel, im Homeoffice) sicherstellen?
  • Haben wir die Kompetenz zum sicheren und datenschutzkonformen Betrieb der Server?
  • Haben wir die Kompetenz zur Wartung der Software?
  • Sind unternehmensspezifische Anpassungen erforderlich und haben wir die Kompetenz dazu?
  • Sind Anpassungserfordernisse auf Grundlage rechtlicher oder fachlicher ├änderungen zu erwarten und haben wir die Kompetenz zur Umsetzung?
Nur wenn diese Kompetenzen im eigenen Haus vorhanden sind, sollte der On-Premise-Betrieb erwogen werden.

Gesamtkosten des Betriebs

Welche Gesamtkosten sind zu erwarten beim Betrieb im eigenen Haus und beim SaaS-Betrieb? H├Ąufig werden bei einem Kostenvergleich zun├Ąchst nur die Investitionskosten f├╝r den On-Premise-Betrieb mit den laufenden Kosten (in der Regel Geb├╝hren) f├╝r den SaaS-Betrieb verglichen. Mit wachsender Laufzeit steigen die SaaS-Kosten dabei scheinbar ├╝ber die Kosten der On-Premise-L├Âsung:

W├Ąhrend die Geb├╝hren des SaaS-Betriebs in der Regel transparent sind und weitere Kosten eher die Ausnahme sind, werden die tats├Ąchlichen Kosten des On-Premise-Betriebs meist untersch├Ątzt. Beispielsweise seien die erforderlichen Mitarbeiter ohnehin im Haus, deren Aufw├Ąnde werden deshalb nicht kalkuliert.

Total Cost of Ownership

Um einen vollst├Ąndigen Kostenvergleich vornehmen zu k├Ânnen, sollte man die Total Cost of Ownership (Gesamtkosten des Betriebs) ermitteln.

Das Fraunhofer IML hat die Total Cost of Ownership in dieser Grafik zusammengefasst:

Bei einer Zeiterfassungsl├Âsung geh├Âren typischerweise die folgenden Kosten zu den TOC. Die Bewertung der einzelnen Kosten ist beispielhaft ÔÇô sie kann im Einzelfall abweichen!

On-Premise Software as a Service
Beschaffungskosten f├╝r die Hardware Server, Erfassungsger├Ąte, sonstige IT-Infrastruktur Erfassungsger├Ąte
Beschaffungskosten f├╝r die Software Ja -
Geb├╝hren - zeit- und leistungsabh├Ąngige Geb├╝hren
Installationskosten f├╝r das Einrichten, Anfahren, Testen Ja Einrichtungsgeb├╝hren des Anbieters
Eigenaufwand in der Einrichtungsphase
Finanzierungskosten Ja meist nicht erforderlich
Betriebskosten der Hardware (Server, IT-Infrastruktur) Ja In den Geb├╝hren enthalten (au├čer Betriebskosten der Erfassungsger├Ąte)
Instandhaltungs- oder Wartungskosten Ja In den Geb├╝hren enthalten
Instandsetzungs- oder Reparaturkosten, Fehlerbehebung Ja In den Geb├╝hren enthalten
Kosten f├╝r die Einweisung und die Schulung der Anwender Ja In den Geb├╝hren enthalten
Kosten des laufenden Supports Ja In den Geb├╝hren enthalten
Beratungskosten, wenn bei der Einf├╝hrung oder beim Betrieb Beratung notwendig ist Ja In den Geb├╝hren enthalten
Kosten f├╝r informelles Lernen, wenn sich die Nutzer gegenseitig bei Problemen mit dem Produkt helfen Ja Ja
Updatekosten bei Erweiterungen oder Aktualisierungen Ja In den Geb├╝hren enthalten.
Energiekosten Ja In den Geb├╝hren enthalten (au├čer Energiekosten f├╝r den Betrieb der Erfassungsger├Ąte)
Kosten der Nichtverf├╝gbarkeiten: Wiederherstellungskosten, Nacharbeitskosten Die H├Âhe der Kosten ist von der Verf├╝gbarkeit der L├Âsung abh├Ąngig.
Fazit: Kostentransparenz Geringe Transparenz, Kosten werden meist untersch├Ątzt Hohe Transparenz, da regelm├Ą├čige Geb├╝hren den Leistungsumfang sehr weitgehend umfassen und Mehrkosten ungew├Âhnlich sind

├ťblicherweise zeigt eine Betrachtung der Total Cost of Ownership einer Zeiterfassung, dass die scheinbaren Kostenvorteile von On-Premise-L├Âsungen bei vollst├Ąndiger Kostenerfassung verschwinden.

Bei unklaren Kostenunterschieden erlangt deshalb f├╝r die Entscheidung f├╝r On-Premise oder SaaS die eigene Kompetenz zum Betrieb einer Zeiterfassungsl├Âsung hohe Bedeutung.