On-Premise vs. SaaS

Gelegentlich werden wir nach den Unterschieden zwischen einer webbasierten Zeiterfassung (wie virtic) gegenüber einer selbst gehosteten Lösung gefragt. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Unterschiede und die sich daraus ergebenden Vor- und Nachteile dargestellt.

Man unterscheidet zwei Betriebsarten:

On-Premise: Die Zeiterfassungssoftware wird beim Unternehmen installiert und vom Unternehmen betreut.
Software as a Service (SaaS): Die Zeiterfassungssoftware wird vom Anbieter betrieben und gewartet.

virtic bietet ihre Zeiterfassung seit ihrer Gründung im Jahre 2004 ausschließlich als SaaS an, weil deren Vorteile gegenüber On-Premise-Lösungen uns schon damals überzeugt haben. Hier finden Sie eine ausführliche Darstellung der Vorteile von SaaS mit virtic, beispielsweise

hohe Datensicherheit durch den Betrieb in einem hochsicheren Rechenzentrum, Replikation und Backup und Verschlüsselung,
Unabhängigkeit von Hardware (Erfassungsgeräte) durch Applikationen, die in jedem W3C-konformen Browser und auf jedem Smartphone laufen,
kontinuierliche Weiterentwicklung der Software entlang der Marktanforderungen,
Integrierbarkeit in beliebige kommunikationsfähige Software und Datenaustausch durch virtic-Webservices,
Kalkulierbarkeit durch klare Gebührenmodelle.

Für die Entscheidung für On-Premise oder Software as a Service sind die eigene Kompetenz und die zu erwartenden Gesamtkosten des Betriebs von Bedeutung.

Kompetenz im eigenen Haus

Ob eine Zeiterfassungslösung in Eigenregie betrieben werden kann, hängt ganz wesentlich von ihrer Komplexität und der Kompetenz im eigenen Haus ab. Relativ einfach installier- und wartbar sind Lösungen, bei denen Endgeräte (Terminals, PC) im eigenen Haus mit einem Server verbunden werden müssen. Anspruchsvoller wird die Aufgabe, wenn eine umfassende Zeiterfassung betrieben werden soll, bei der Mitarbeiter an beliebigen Arbeitsorten ihre Arbeitszeiten erfassen sollen, diese Daten aufbereitet und danach an eine Lohnsoftware abgegeben werden.

Entscheidende Fragen sind:

Können wir die erforderliche Verfügbarkeit der Zeiterfassung an allen Arbeitsorten (z.B. im Büro, in der Produktion, am PoS, auf der Baustelle, beim Kunden vor Ort, auf Dienstreise im Fahrzeug oder Zug, im Hotel, im Homeoffice) sicherstellen?
Haben wir die Kompetenz zum sicheren und datenschutzkonformen Betrieb der Server?
Haben wir die Kompetenz zur Wartung der Software?
Sind unternehmensspezifische Anpassungen erforderlich und haben wir die Kompetenz dazu?
Sind Anpassungserfordernisse auf Grundlage rechtlicher oder fachlicher Änderungen zu erwarten und haben wir die Kompetenz zur Umsetzung?

Nur wenn diese Kompetenzen im eigenen Haus vorhanden sind, sollte der On-Premise-Betrieb erwogen werden.

Gesamtkosten des Betriebs

Welche Gesamtkosten sind zu erwarten beim Betrieb im eigenen Haus und beim SaaS-Betrieb? Häufig werden bei einem Kostenvergleich zunächst nur die Investitionskosten für den On-Premise-Betrieb mit den laufenden Kosten (in der Regel Gebühren) für den SaaS-Betrieb verglichen. Mit wachsender Laufzeit steigen die SaaS-Kosten dabei scheinbar über die Kosten der On-Premise-Lösung:

Während die Gebühren des SaaS-Betriebs in der Regel transparent sind und weitere Kosten eher die Ausnahme sind, werden die tatsächlichen Kosten des On-Premise-Betriebs meist unterschätzt. Beispielsweise seien die erforderlichen Mitarbeiter ohnehin im Haus, deren Aufwände werden deshalb nicht kalkuliert.

Total Cost of Ownership

Um einen vollständigen Kostenvergleich vornehmen zu können, sollte man die Total Cost of Ownership (Gesamtkosten des Betriebs) ermitteln.

Das Fraunhofer IML hat die Total Cost of Ownership in dieser Grafik zusammengefasst:

Bei einer Zeiterfassungslösung gehören typischerweise die folgenden Kosten zu den TOC. Die Bewertung der einzelnen Kosten ist beispielhaft – sie kann im Einzelfall abweichen!

	On-Premise	Software as a Service
Beschaffungskosten für die Hardware	Server, Erfassungsgeräte, sonstige IT-Infrastruktur	Erfassungsgeräte
Beschaffungskosten für die Software	Ja	-
Gebühren	-	zeit- und leistungsabhängige Gebühren
Installationskosten für das Einrichten, Anfahren, Testen	Ja	Einrichtungsgebühren des Anbieters Eigenaufwand in der Einrichtungsphase
Finanzierungskosten	Ja	meist nicht erforderlich
Betriebskosten der Hardware (Server, IT-Infrastruktur)	Ja	In den Gebühren enthalten (außer Betriebskosten der Erfassungsgeräte)
Instandhaltungs- oder Wartungskosten	Ja	In den Gebühren enthalten
Instandsetzungs- oder Reparaturkosten, Fehlerbehebung	Ja	In den Gebühren enthalten
Kosten für die Einweisung und die Schulung der Anwender	Ja	In den Gebühren enthalten
Kosten des laufenden Supports	Ja	In den Gebühren enthalten
Beratungskosten, wenn bei der Einführung oder beim Betrieb Beratung notwendig ist	Ja	In den Gebühren enthalten
Kosten für informelles Lernen, wenn sich die Nutzer gegenseitig bei Problemen mit dem Produkt helfen	Ja	Ja
Updatekosten bei Erweiterungen oder Aktualisierungen	Ja	In den Gebühren enthalten.
Energiekosten	Ja	In den Gebühren enthalten (außer Energiekosten für den Betrieb der Erfassungsgeräte)
Kosten der Nichtverfügbarkeiten: Wiederherstellungskosten, Nacharbeitskosten	Die Höhe der Kosten ist von der Verfügbarkeit der Lösung abhängig.
Fazit: Kostentransparenz	Geringe Transparenz, Kosten werden meist unterschätzt	Hohe Transparenz, da regelmäßige Gebühren den Leistungsumfang sehr weitgehend umfassen und Mehrkosten ungewöhnlich sind

Üblicherweise zeigt eine Betrachtung der Total Cost of Ownership einer Zeiterfassung, dass die scheinbaren Kostenvorteile von On-Premise-Lösungen bei vollständiger Kostenerfassung verschwinden.

Bei unklaren Kostenunterschieden erlangt deshalb für die Entscheidung für On-Premise oder SaaS die eigene Kompetenz zum Betrieb einer Zeiterfassungslösung hohe Bedeutung.

20. September 2019 - Michael Stausberg