Zeiterfassung in Corona-Zeiten

07. April 2020 - Michael Stausberg

Während der Corona-Krise erlangen mit der Arbeit im Homeoffice und der Anordnung von Kurzarbeit zwei Aspekte besondere Bedeutung für die Zeiterfassung.

Kurzarbeit

Damit Unternehmen Ansprüche auf Kurzarbeitergeld erwerben, ist es erforderlich, die Kurzarbeitszeiten zu erfassen und der Meldung an die Agentur für Arbeit einen KUG-Monatsstundennachweis beizufügen. In diesem KUG-Monatsstundennachweis sind die Kurzarbeitszeiten der betroffenen Mitarbeiter ausgewiesen. Bei der Erfassung der Kurzarbeitszeiten müssen zwei Fälle unterschieden werden:

  • Mitarbeiter haben ganz- oder mehrtägige Kurzarbeit
  • Mitarbeiter erbringen nicht ihre volle Soll-Arbeitszeit, sondern beenden ihre Arbeit vorzeitig.

Homeoffice

Wenn Unternehmen die Arbeitsplätze der Mitarbeiter in deren Homeoffices verlegen, muss sichergestellt sein, dass auch die Arbeitszeiten am Heimarbeitsplatz erfasst werden können. Für Mitarbeiter mit Möglichkeiten der mobilen Zeiterfassung stellt dies kein Problem dar. Solche Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten bislang über stationäre Zeiterfassungssysteme (Terminals) erfasst haben, müssen dagegen andere Lösungen gefunden werden.

So passen virtic-Kunden ihre Zeiterfassung an Corona-Bedingungen an

Mitarbeiter im Außendienst, die nun auch im Homeoffice arbeiten müssen, können weiterhin ihre mobile Zeiterfassung nutzen. Falls vom Unternehmen gewünscht, kann die Buchungslogik um die Erfassung im Homeoffice angepasst werden. Neben den Buchungsmöglichkeiten wie Arbeitsbeginn Firma und Anfahrt zur Baustelle wird dann morgens ergänzend auch Arbeitsbeginn Homeoffice angeboten.

Und nach der Heimfahrt von der Baustelle oder von der Firma wird nun neben Ankunft zuhause auch die Buchungsoption Beginn Homeoffice angeboten.

Mitarbeiter, die bislang nur über die stationäre Zeiterfassung in der Firma ihre Arbeitszeiten erfasst haben, können nun über ihren PC oder ihr Smartphone ihre Arbeitszeiten am Heimarbeitsplatz erfassen.

Erfassung von Kurzarbeit

Wenn Mitarbeiter ihre tägliche Arbeitszeit früher beenden, erhalten sie die Möglichkeit, neben Feierabend auch Kurzarbeit zu buchen. Die zur Soll-Arbeitszeit fehlende Zeit wird automatisch berechnet und als Kurzarbeitszeit gebucht. Diese Option kann sowohl den Mitarbeitern im Homeoffice als auch denen auf der Baustelle angeboten werden.

Falls Kurzarbeit ganz- oder mehrtägig angeordnet wird, können diese Kurzarbeitstage in der Personalverwaltung komfortabel angelegt werden. Hierzu nutzen die Sachbearbeiter das Kug-Modul in der virtic Kurzarbeitsverwaltung.