Erwartungsgemäß empören sich manche Arbeitgeber- und Berufsverbände, wie wir es schon nach der Verkündung des EuGH-Urteils 2019 erlebt haben. Die baden-württembergische Wirtschaftsministerin kann „nicht erkennen, weshalb die vorgesehene Verschärfung bei den schon heute bestehenden Aufzeichnungspflichten erforderlich und angemessen sein soll.“ Sie erwartet erhebliche finanzielle oder organisatorische Belastungen vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Der stellvertretende Hauptgeschäftsführer der Südwest-Bauwirtschaft sagt: „Da die Bauarbeiter auf wechselnden Arbeitsstellen eingesetzt werden, ist die Umsetzung einer digitalen Zeiterfassung leider nicht ganz so banal, wie beispielsweise in einem Werk oder in einem Ministerium.“ Mit – hoffentlich – gespielter Naivität verweisen sie auf angeblich unlösbare technische und juristische Probleme. Das Dachdeckerhandwerk bescheinigt dem Entwurf und seinen Autoren Praxisferne. Der Zentralverband des Deutschen Baugewerbes vermeldet stolz, die Pflicht zur Einführung einer Zeiterfassung sei abgewendet – stattdessen sei nun ein Prüfauftrag verpflichtend, „ob eine elektronische Arbeitszeiterfassung technisch möglich und umsetzbar ist“.

Die Verbände ignorieren dabei, dass viele ihrer Mitgliedsunternehmen längst die Vorzüge von digitalen mobilen Zeiterfassungslösungen erkannt haben und seit Jahren erfolgreich damit arbeiten. Diese Unternehmen haben die Digitalisierung ihrer mobilen Zeiterfassung teilweise schon vor vielen Jahren umgesetzt, weil sie Verwaltungsaufwand senken und Kosten sparen können, und sie widerlegen damit die Sorge vor dem „Sprengsatz“, wie Pascal Kober (sozialpolitischer Sprecher der FDP-Bundestagsfraktion und Obmann der FDP im Ausschuss für Arbeit und Soziales) den Gesetzentwurf auf Twitter bezeichnet:

Heute wird eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme zur Zeiterfassung an wechselnden Arbeitsorten angeboten. Darunter sind einfache Apps zur Start-Stopp-Aufzeichnung auf dem Smartphone; Systeme zum Fahrzeugeinbau, die auch anhand von Standortdaten die Arbeitszeiten auf Baustellen ermitteln wollen; Zeiterfassungssysteme zur festen Installation auf den Baustellen und viele andere Lösungen. Jedes System realisiert die Anforderungen an eine Zeiterfassung unterschiedlich: es entsteht mal mehr, mal weniger manueller Aufwand; die Systeme sind manipulationsfest oder leicht manipulierbar; sie erfüllen die Datenschutz-Anforderungen umfassend oder lückenhaft; sie lassen sich in die ERP- und Lohn-Software integrieren oder sind sogar Bestandteil dieser Software.

Ich will die häufigsten und prominentesten Bedenken am Beispiel der virtic Zeitwirtschaft beantworten.

„Unsere Mitarbeiter arbeiten nicht an festen Arbeitsorten, sondern fahren auf Baustellen und zu Kunden!“

Mit virtic ist die flexible Zeiterfassung an beliebigen Arbeitsorten möglich: Im Büro wird das stationäre Zeiterfassungsterminal genutzt; im Homeoffice erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten am PC; auf der Baustelle verwenden sie ihr Smartphone oder das eines Kollegen. Sie können, sofern es keine ausdrücklich andere Regelung des Unternehmens gibt, beliebig zwischen den Erfassungsgeräten wechseln.

„Ich kann doch nicht allen Mitarbeitern ein eigenes Smartphone geben!“

Zur Zeiterfassung mit virtic ist das nicht erforderlich. Es muss allerdings gewährleistet sein, dass mindestens 1 Smartphone, Terminal oder Tablet am Arbeitsort vorhanden ist. Typischerweise dient dann das Smartphone des Vorarbeiters oder Teamleiters zur Zeiterfassung für alle auf der Baustelle tätigen Kollegen. virtic kennt zwei Varianten der „Vorarbeiter-Zeiterfassung“:

1. Mitarbeiter erhalten einen NFC-Tag (meist in Form eines Schlüsselanhängers), mit dem sie sich am Android-Smartphone des Vorarbeiters anmelden und ihre Arbeitszeit erfassen.
2. Der Vorarbeiter erfasst die Arbeitszeiten für die auf „seiner“ Baustelle tätigen Mitarbeiter.

Bei längerdauernden Baustellen kann es auch wirtschaftlich sein, ein Zeiterfassungsterminal fest zu montieren, an dem sich die Mitarbeiter mit ihrem NFC-Tag an- und abmelden.

Viele Unternehmen geben allen Mitarbeiter ein Smartphone, weil sie die damit verbundenen Vorteile für die Zeitwirtschaft kennen. Denn damit wird eine durchgängige Erfassung aller Arbeits- und Fahrzeiten möglich, auch solchen, die nicht auf der Baustelle und im Team stattfinden, sondern Alleinarbeiten und Springertätigkeiten betreffen oder die Fahrten von und nach Zuhause oder zur Unterkunft. Mit wenigen weiteren Klicks in der Zeiterfassungs-App kann so nämlich nicht nur die Arbeitszeit ausgewertet werden, sondern auch andere Ansprüche wie Auslösung, Fahrgelder, Wegezeitentschädigung usw. können automatisch berechnet werden.

„Hier entsteht ein Bürokratiemonster!“

Wenn ich mir die Stapel von handschriftlichen Stundenzetteln ansehe, die in den Personalabteilungen vieler Unternehmen bis heute auf den Schreibtischen der Buchhalter liegen, kann jede Änderung nur eine Verbesserung sein. Unternehmen, die von der Stundenzettel-Wirtschaft zu einer mobilen Zeiterfassung wechseln wollen, berichten uns regelmäßig von unleserlichen Aufzeichnungen ihrer Mitarbeiter, vergessenen Eintragungen, verspätetem Eingang der Stunden- oder Wochenzettel und einem völlig unwirtschaftlichen Zeitwirtschaftsprozess. Und nicht zuletzt von offensichtlich falschen Angaben, die dann aufwändig korrigiert werden müssen.

Mit der elektronischen Zeiterfassung wird die Bürokratie in diesen Unternehmen eingedämmt: Die Zeitstempel können sofort geprüft, freigegeben und verarbeitet werden. Arbeitszeiten, Zulagen, Zuschläge, Auslösung usw. werden automatisch aus den Zeitstempeln berechnet, die Arbeitszeitkonten automatisch bebucht und am Monatsende die Lohnbuchungssätze an die Lohnsoftware übergeben. Was für eine Erleichterung!

„Kleine Unternehmen werden überfordert!“

Um es kurz zu machen: wenn beispielsweise ein kleines Handwerksunternehmen die Zeiterfassung bei virtic bestellt, ist das System in wenigen Tagen auf die individuellen Anforderungen dieses Unternehmens angepasst und vollständig eingerichtet. Die Bedienung durch die Mitarbeiter auf den Baustellen ist kinderleicht, und die Bearbeitung im Büro ist jedenfalls einfacher und schneller als die manuelle Bearbeitung der handschriftlichen Stundenzettel. Die Kosten der digitalisierten Zeiterfassung sind allemal niedriger als die bisherigen Verwaltungskosten für die Bearbeitung der Stundenzettel.

Erwin Podemski, der Inhaber eines Dortmunder Elektroinstallationsbetriebs, schildert seine Erfahrungen eindrücklich:

18. Februar 2022

Weiterführende Informationen

Mobile Zeiterfassung ›

Zeiterfassung am Vorarbeiter-Smartphone ›

Vor- und Nachteile der Vorarbeiter-Zeiterfassung ›

Berechnung von Fahrgeld und Auslösung ›

Reisekostenabrechnung ›

Beispiel für die automatisierte Abrechnung ›