Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle

Kommt mit dem neuen Mindestlohngesetz auch die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung?

Update 23.02.22

Der Gesetzentwurf der Bundesregierung, der heute vom Kabinett beschlossen wurde, sieht nun doch keine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor. Die FDP hat sich gegen die Neuregelung gestellt.


Fast drei Jahre ist es nun her, dass der Europäische Gerichtshof in seinem Urteil C-55-18 vom 14. Mai 2019 den Mitgliedsstaaten aufgetragen hat, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung in ihr Arbeitszeitrecht zu schreiben. Seitdem hat das Wirtschaftsministerium die Anstrengungen des Arbeitsministeriums blockiert, sodass bislang keine Änderungen an den betreffenden Gesetzen vorgenommen wurden. Jetzt scheint es so, dass das Arbeitsministerium, dessen neuer Minister der alte ist, Nägel mit Köpfen machen will: In seinem Entwurf für das „Zweite Gesetz zu Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigung“ findet sich auch eine Neufassung des § 17 Abs. 1 Satz 1 Mindestlohngesetz (MiLOG). In dem Entwurf heißt es:

Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, den Beginn der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jeweils unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt elektronisch aufzubewahren.

Ein Verstoß gegen diese Vorschrift soll als Ordnungswidrigkeit bußgeldbewährt sein.

Der in dem Entwurf genannte §2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes nennt eine Reihe von Branchen, sodass die Gesetzesänderung sehr viele Unternehmen verschiedenster Größe betreffen würde:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe

Erwartungsgemäß empören sich manche Arbeitgeber- und Berufsverbände, wie wir es schon nach der Verkündung des EuGH-Urteils 2019 erlebt haben. Die baden-württembergische Wirtschaftsministerin kann „nicht erkennen, weshalb die vorgesehene Verschärfung bei den schon heute bestehenden Aufzeichnungspflichten erforderlich und angemessen sein soll.“ Sie erwartet erhebliche finanzielle oder organisatorische Belastungen vor allem für kleine und mittlere Unternehmen. Der stellvertretende Hauptgeschäftsführer der Südwest-Bauwirtschaft sagt: „Da die Bauarbeiter auf wechselnden Arbeitsstellen eingesetzt werden, ist die Umsetzung einer digitalen Zeiterfassung leider nicht ganz so banal, wie beispielsweise in einem Werk oder in einem Ministerium.“ Mit – hoffentlich – gespielter Naivität verweisen sie auf angeblich unlösbare technische und juristische Probleme. Das Dachdeckerhandwerk bescheinigt dem Entwurf und seinen Autoren Praxisferne. Der Zentralverband des Deutschen Baugewerbes vermeldet stolz, die Pflicht zur Einführung einer Zeiterfassung sei abgewendet – stattdessen sei nun ein Prüfauftrag verpflichtend, „ob eine elektronische Arbeitszeiterfassung technisch möglich und umsetzbar ist“.

Die Verbände ignorieren dabei, dass viele ihrer Mitgliedsunternehmen längst die Vorzüge von digitalen mobilen Zeiterfassungslösungen erkannt haben und seit Jahren erfolgreich damit arbeiten. Diese Unternehmen haben die Digitalisierung ihrer mobilen Zeiterfassung teilweise schon vor vielen Jahren umgesetzt, weil sie Verwaltungsaufwand senken und Kosten sparen können, und sie widerlegen damit die Sorge vor dem „Sprengsatz“, wie Pascal Kober (sozialpolitischer Sprecher der FDP-Bundestagsfraktion und Obmann der FDP im Ausschuss für Arbeit und Soziales) den Gesetzentwurf auf Twitter bezeichnet:

Heute wird eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme zur Zeiterfassung an wechselnden Arbeitsorten angeboten. Darunter sind einfache Apps zur Start-Stopp-Aufzeichnung auf dem Smartphone; Systeme zum Fahrzeugeinbau, die auch anhand von Standortdaten die Arbeitszeiten auf Baustellen ermitteln wollen; Zeiterfassungssysteme zur festen Installation auf den Baustellen und viele andere Lösungen. Jedes System realisiert die Anforderungen an eine Zeiterfassung unterschiedlich: es entsteht mal mehr, mal weniger manueller Aufwand; die Systeme sind manipulationsfest oder leicht manipulierbar; sie erfüllen die Datenschutz-Anforderungen umfassend oder lückenhaft; sie lassen sich in die ERP- und Lohn-Software integrieren oder sind sogar Bestandteil dieser Software.

Ich will die häufigsten und prominentesten Bedenken am Beispiel der virtic Zeitwirtschaft beantworten.

Wie setzt virtic die Anforderungen des neuen MiLoG um?

Gemäß Gesetzentwurf müssen die Arbeitszeiten unmittelbar bei Arbeitsaufnahme manipulationssicher aufgezeichnet werden. Bei virtic werden alle Buchungsvorgänge immer live vorgenommen, also bei sachgemäßer Bedienung unmittelbar mit Arbeitsbeginn. Und weil die Speicherung des Zeitstempels nicht auf dem Endgerät (z.B. Smartphone oder Terminal) stattfindet, sondern auf den virtic-Servern, sind die so erhobenen Daten vor Manipulationen auf den Endgeräten geschützt. Manipulationen durch die willkürliche Bearbeitung der gespeicherten Zeitstempel durch Vorgesetzte oder Personalsachbearbeiter werden durch das 4-Augen-Prinzip (siehe unten) verhindert. Zudem werden alle Änderungen an Zeitstempeln vom System aufgezeichnet und dem Mitarbeiter in seiner App oder seinem Mitarbeiterkonto (Employee Self Service) transparent gemacht.

„Unsere Mitarbeiter arbeiten nicht an festen Arbeitsorten, sondern fahren auf Baustellen und zu Kunden!“

Mit virtic ist die flexible Zeiterfassung an beliebigen Arbeitsorten möglich: Im Büro wird das stationäre Zeiterfassungsterminal genutzt; im Homeoffice erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten am PC; auf der Baustelle verwenden sie ihr Smartphone oder das eines Kollegen. Sie können, sofern es keine ausdrücklich andere Regelung des Unternehmens gibt, beliebig zwischen den Erfassungsgeräten wechseln.

„Ich kann doch nicht allen Mitarbeitern ein eigenes Smartphone geben!“

Zur Zeiterfassung mit virtic ist das nicht erforderlich. Es muss allerdings gewährleistet sein, dass mindestens 1 Smartphone, Terminal oder Tablet am Arbeitsort vorhanden ist. Typischerweise dient dann das Smartphone des Vorarbeiters oder Teamleiters zur Zeiterfassung für alle auf der Baustelle tätigen Kollegen. virtic kennt zwei Varianten der „Vorarbeiter-Zeiterfassung“:

  1. Mitarbeiter erhalten einen NFC-Tag (meist in Form eines Schlüsselanhängers), mit dem sie sich am Android-Smartphone des Vorarbeiters anmelden und ihre Arbeitszeit erfassen.
  2. Der Vorarbeiter erfasst die Arbeitszeiten für die auf „seiner“ Baustelle tätigen Mitarbeiter.

Bei längerdauernden Baustellen kann es auch wirtschaftlich sein, ein Zeiterfassungsterminal fest zu montieren, an dem sich die Mitarbeiter mit ihrem NFC-Tag an- und abmelden.

Viele Unternehmen geben allen Mitarbeiter ein Smartphone, weil sie die damit verbundenen Vorteile für die Zeitwirtschaft kennen. Denn damit wird eine durchgängige Erfassung aller Arbeits- und Fahrzeiten möglich, auch solchen, die nicht auf der Baustelle und im Team stattfinden, sondern Alleinarbeiten und Springertätigkeiten betreffen oder die Fahrten von und nach Zuhause oder zur Unterkunft. Mit wenigen weiteren Klicks in der Zeiterfassungs-App kann so nämlich nicht nur die Arbeitszeit ausgewertet werden, sondern auch andere Ansprüche wie Auslösung, Fahrgelder, Wegezeitentschädigung usw. können automatisch berechnet werden.

„Hier entsteht ein Bürokratiemonster!“

Wenn ich mir die Stapel von handschriftlichen Stundenzetteln ansehe, die in den Personalabteilungen vieler Unternehmen bis heute auf den Schreibtischen der Buchhalter liegen, kann jede Änderung nur eine Verbesserung sein. Unternehmen, die von der Stundenzettel-Wirtschaft zu einer mobilen Zeiterfassung wechseln wollen, berichten uns regelmäßig von unleserlichen Aufzeichnungen ihrer Mitarbeiter, vergessenen Eintragungen, verspätetem Eingang der Stunden- oder Wochenzettel und einem völlig unwirtschaftlichen Zeitwirtschaftsprozess. Und nicht zuletzt von offensichtlich falschen Angaben, die dann aufwändig korrigiert werden müssen.

Mit der elektronischen Zeiterfassung wird die Bürokratie in diesen Unternehmen eingedämmt: Die Zeitstempel können sofort geprüft, freigegeben und verarbeitet werden. Arbeitszeiten, Zulagen, Zuschläge, Auslösung usw. werden automatisch aus den Zeitstempeln berechnet, die Arbeitszeitkonten automatisch bebucht und am Monatsende die Lohnbuchungssätze an die Lohnsoftware übergeben. Was für eine Erleichterung!

„Kleine Unternehmen werden überfordert!“

Um es kurz zu machen: wenn beispielsweise ein kleines Handwerksunternehmen die Zeiterfassung bei virtic bestellt, ist das System in wenigen Tagen auf die individuellen Anforderungen dieses Unternehmens angepasst und vollständig eingerichtet. Die Bedienung durch die Mitarbeiter auf den Baustellen ist kinderleicht, und die Bearbeitung im Büro ist jedenfalls einfacher und schneller als die manuelle Bearbeitung der handschriftlichen Stundenzettel. Die Kosten der digitalisierten Zeiterfassung sind allemal niedriger als die bisherigen Verwaltungskosten für die Bearbeitung der Stundenzettel.

Erwin Podemski, der Inhaber eines Dortmunder Elektroinstallationsbetriebs, schildert seine Erfahrungen eindrücklich:

„Könnten Betriebsräte die Zeiterfassung ablehnen?“

In der Tat treffen wir immer wieder auf Bedenken von Betriebsräten. Diese beziehen sich aber selten auf die Erfassung der Arbeitszeiten, die in der Regel sogar begrüßt wird. Sie betreffen vielmehr Aspekte des Datenschutzes und der Manipulationssicherheit: Wie können Standortdaten missbraucht werden? Können Mitarbeiter getrackt werden? Können Vorgesetzte die Zeitstempel unbemerkt manipulieren? Haben die Mitarbeiter eine Möglichkeit, ihre eigenen Daten einzusehen?

Diese Fragen sind durchweg berechtigt und wir können sie beantworten:

„Können die Standortdaten missbraucht werden?“

virtic bietet eine Plausibilitätsprüfung mit Geodaten an. Das bedeutet, dass die Arbeitszeitbuchung eines Mitarbeiters anhand des Standorts seines Smartphones verifiziert werden kann: War der Mitarbeiter im Moment seiner Buchung auf der Baustelle, die er angegeben hat? Diese Prüfung ist optional und findet nur in dem Moment statt, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitszeit stempelt – und niemals durch einen Dritten. Weder kann sein Arbeitgeber das Smartphone über das virtic-System orten, noch können wir als virtic-Mitarbeiter so etwas tun. Und ein Tracking, also die dauerhafte „Verfolgung“ des Smartphones ist ohnehin mit dem virtic-System nicht möglich. Und letztlich kann der Mitarbeiter den Versand seiner Standortdaten komplett unterbinden. Ein Missbrauch der Standortdaten ist also ausgeschlossen.

„Können Vorgesetzte die erfassten Zeiten unbemerkt verändern?“

Vorgesetzte und Personalsachbearbeiter müssen die Zeitstempel der Mitarbeiter prüfen und freigeben und ggf. korrigieren. Dabei kann das System so konfiguriert werden, dass zur Korrektur zwei Beteiligte erforderlich sind: Wenn beispielsweise ein Bauleiter eine fehlerhafte Buchung entdeckt, kann er diese nicht selbst verändern, sondern nur die Freigabe verweigern und eine Änderung anstoßen. Diese Änderung kann danach durch die Personalsachbearbeitung vorgenommen werden. Durch dieses 4-Augen-Prinzip sind willkürliche Änderungen ausgeschlossen.

Jeder Mitarbeiter kann in seinem Mitarbeiterkonto seine eigenen Zeitstempel einsehen. Falls Änderungen daran vorgenommen wurden, werden sie hier ausgewiesen: Wer hat wann welchen Zeitstempel von welchem Ursprungszustand in welchen Zustand verändert?

„Können Betriebsräte Einblick in die Zeiterfassung erhalten?“

Ja, wenn zwischen Unternehmen und Betriebsrat eine entsprechende Vereinbarung getroffen wird, kann der Betriebsrat einen eigenen Systemzugang mit ausschließlich lesenden Berechtigungen erhalten.

Weitere häufige Fragen von Betriebsräten

Hier finden Sie weitere Antworten auf häufige Fragen von Betriebs- und Personalräten.

18. Februar 2022