Mobile und stationäre Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung außer Haus

Ihre Handwerker nutzen ihr Smartphone, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Die Bedienung der Software ist selbsterklärend, sodass die Handwerker nicht von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten werden. Die Erfassungslogik der mobilen Zeiterfassung wird an die Anforderungen Ihres Handwerksbetriebs und seine betrieblichen Abläufe angepasst, damit die Mitarbeiter genau die Daten erfassen, die Sie benötigen. Die erfassten Zeiten werden sofort auf die virtic-Server übertragen und stehen damit sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Stationäre Zeiterfassung in Büro und Werkstatt

Mitarbeiter, die ausschließlich im Büro oder in der Werkstatt arbeiten, können Terminals oder ihren PC zur Zeiterfassung nutzen. Mitarbeiter, die sowohl im Haus und beim Kunden arbeiten, können frei entscheiden, welches Erfassungsgerät sie verwenden möchten: Beim Kunden und auf der Baustelle kommt das Smartphone zum Einsatz, im Büro oder der Werkstatt steht es dem Mitarbeiter frei, sein Smartphone, das Terminal oder einen PC zu verwenden.

Teamerfassung

Wir empfehlen, jeden Handwerker, der zur Baustelle fährt, mit einem eigenen Smartphone auszustatten. So stellen Sie eine lückenlose Erfassung sicher, auch wenn kein Teamleiter oder Vorarbeiter vor Ort ist, und vermeiden umständliche Nacharbeiten im Büro. Wenn Sie die Verfügbarkeit eines Erfassungsgeräts organisatorisch gewährleisten können, bietet Ihnen virtic verschiedene Lösungen für die Teamerfassung.

Genau Ihre Prozesse

Die Buchungsmöglichkeiten werden präzise an die Abläufe und Prozesse Ihres Handwerksbetriebs angepasst. So werden genau diejenigen Informationen erfasst, die Sie benötigen, um automatisch Löhne zu berechnen, Projekte und Prozesse zu steuern, Spesen, Auslösung und Reisekosten abzurechnen. Ihre Mitarbeiter finden sich sofort zurecht, weil alle angebotenen Buchungsmöglichkeiten an ihren betrieblichen Alltag angepasst wurden. Dabei werden auch die gewohnten Bezeichnungen für bestimmte Tätigkeiten oder Objekte berücksichtigt.

Zeiterfassung mit Plausibilitätsprüfung

Bei der Zeiterfassung mit virtic werden die Arbeitszeitbuchungen der Handwerker werden online auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung können diese Daten nun live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu lenken.

Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, die aktuell besetzten Baustellen, welcher Handwerker eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an.

Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Handwerkers werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Ereignisbearbeitung

Verantwortliche Mitarbeiter wie Bauleiter können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Sie werden dabei unterstützt durch Symbole, die ihnen sofort anzeigen, wenn Buchungen unplausibel sind, beispielsweise weil der Standort des Handwerkers bei der Buchung nicht zur Adresse der gebuchten Baustelle passt. Mitarbeiter in der Verwaltung übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor.

Plausibilitätsprüfung

Durch die integrierte Plausibilitätsprüfung stellt virtic sicher, dass korrekte Daten zur Lohnabrechnung gelangen.

Kostenrechnung für die Baustelle oder das Projekt

Wenn Projektleiter für ihre Projekte verantwortlich sein sollen, dann benötigen sie aktuelle und verlässliche Informationen. Mit virtic wissen sie immer live, ob ihre Baustellen besetzt sind und ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten gearbeitet wurden.

Kontrolle und Freigabe

Projektverantwortliche können die Stempelzeiten ihrer Mitarbeiter verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit vor der Übergabe an die Lohnsoftware eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess wird so konfiguriert, wie Sie in Ihrem Handwerksbetrieb benötigen. Mit einer konfigurierbaren Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt.

Kostenrechnung

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für die Kostenrechnung aufbereitet, die Buchungssätze können tagesaktuell in die Branchen- oder ERP-Software exportiert werden, um ein tagesaktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren.

Termine planen in der Disposition

Disponieren Sie ohne Verzögerung

Im Dispo-Tool sind alle Termine klar nach Mitarbeiter oder wahlweise nach Baustellen und Projekten gegliedert. Auf einen Blick sehen Sie, wer wann wo eingeteilt ist und welche Baustellen mit welchem Personal ausgestattet sind. Ein Zug mit der Maus genügt, um einen neuen Termin anzulegen. Der wird dem Handwerker auf seinem Handy oder Smartphone sofort angeboten, damit er darauf buchen kann. So einfach disponieren Sie online mit dem Dispo-Tool: mit der Maus ziehen Sie Handwerker in den Kalender und ordnen sie so den Baustellen bzw. Projekten zu. Oder umgekehrt: Ziehen Sie Baustellen hinein und ordnen sie so den Handwerkern zu:

Mitarbeiter sind informiert

Jeder Handwerker kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen. Entweder über seinen Privat-PC oder auch über sein Smartphone. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.

Integrieren Sie Ihr ERP-System

Sie planen Ihre Baustellen, Projekte und Termine in einer anderen Software? Dann können Sie Ihre Planungsdaten über Webservices automatisiert und live in die virtic-Terminverwaltung, übergeben damit die Mitarbeiter immer sofort die passenden Informationen auf ihrem Smartphone haben.

Lohnabrechnung

Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können Sie die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Handwerksbetrieb zur Anwendung kommen, beispielsweise:

Karenzzeiten und Rundungen: Arbeitszeitbuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit können nach individuellen Regelungen verarbeitet werden. Arbeitszeitbuchungen können automatisch auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume korrigiert werden.

Pausenzeiten: Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Mehrarbeitszulagen: Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.

Zeitzuschläge: Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.

Zulagenregelungen: Sonstige Zulagen, z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.

Urlaubs- und Krankheitszeiten: Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.

Berufsschul- und Fortbildungszeiten: Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.

Reisekosten, Spesen und Auslösung berechnen

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung von Auswärtstätigkeiten in Ihrem Handwerksbetrieb definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Handwerker, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise

  • Abwesenheitsdauern,
  • Reiseentfernungen,
  • Entfernungszonen,
  • Nah- und Fernauslösen,
  • Regeln für Bundesländer oder das Ausland,
  • die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten,
  • Auslagen,
  • Kilometergeldregelungen,
  • Kostenträgersplitting,
  • besondere Regeln für bestimmte Baustellen oder Projekte und steuerliche Regelungen.

Export in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware (z.B. Datev, SAP HR, P&I, Bau-SU, BRZ, PDS) übernehmen.

Mitarbeiter Zeitwirtschaft Stundenzettel Arbeitszeitkonto

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er

  • seinen Stundenzettel,
  • sein Arbeitszeitkonto,
  • seine Reisekostenabrechnung,
  • seine Abwesenheitsübersicht für den Lohnsteuerjahresausgleich,
  • seine Termine und
  • und ggf. weitere Berichte und Tools, die für sein Unternehmen individuell erstellt wurden.

Über sein Mitarbeitermenü kann er Urlaub beantragen und seinen Urlaubsanspruch verfolgen.

Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten.

Arbeitsmittel verwalten

Die virtic-Arbeitsmittelverwaltung besteht aus mehreren Modulen, die Sie in Ihre virtic-Prozesse integrieren können:

  • Dispo-Tool: Sie können das Dispo-Tool so erweitern, dass nicht nur Handwerker, sondern auch Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge damit verplant werden können.
  • Zeiterfassung: Für die Erfassung der Betriebs- und Nutzungszeiten stellt virtic verschiedene Methoden bereit: manuelle Handy-Zuweisung, manuelle Zählerstandserfassung und Erfassung über GPS-Module.
  • GPS-Module: GPS-Module werden fest in Fahrzeuge oder Baumaschinen eingebaut. Sie übermitteln dann in regelmäßigen Abständen ihre Position und ausgewählte Betriebszustände an die virtic-Server.
  • Standortübersicht: In der Standortübersicht werden die aktuellen Orte aller Arbeitsmittel angezeigt. Dafür werden sowohl die GPS-Ortungen als auch die manuellen Erfassungen durch die Mitarbeiter genutzt.
  • Nutzungszeiten: Die erfassten Zeiten werden im Nutzungszeiten-Bericht ausgegeben. Die Zeiten sind auf Kostenträger gebucht.
Integration der Zeiterfassung in die Lohnsoftware und ERP-Software

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

  • Stammdaten der Baustellen, Projekte und Kunden
  • Stammdaten der Mitarbeiter
  • Stammdaten der Fahrzeuge und Baumaschinen
  • Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben.

Export

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

  • Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Zeitstempel der Mitarbeiter)
  • Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
  • Arbeitszeiten auf Baustellen und Projekten
  • kundenspezifische Daten

Erfahren Sie mehr zur Integration der virtic Zeitwirtschaft

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