VIRTIC - Mobile Zeiterfassung für Eisenbahnunternehmen
Zeiterfassung für Triebfahrzeugführer, Zugbegleiter und Zugführer

Zeiterfassung für Eisenbahnunternehmen

Disposition

Ihre Disponenten erfassen die relevanten Daten, die Ihre Triebfahrzeugführer, die Zugführer und das Zugpersonal für die Zeiterfassung benötigen. In der Disposition weisen sie jeder Zugnummer einen TF, Zf und ZuB etc. zu. In den so angelegten Terminen können neben Start- und Zielbahnhof und planmäßigen Fahrzeiten auch die gebuchten Hotels und weitere Informationen hinterlegt werden.

Mobile und stationäre Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung im Triebfahrzeug und im Zug: Smartphone

Ihre Triebfahrzeugführer, die Zugführer und Zugbegleiter nutzen ihr Smartphone, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Die Bedienung der Software ist selbsterklärend, sodass Ihr Personal nicht von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten wird. Es findet seine Termine (Zugnummern) in der Zeiterfassung und kann nun Rüstzeiten, Abfahrten, Ankünfte etc. über seine Smartphones erfassen. Die erfassten Zeiten werden sofort auf die virtic-Server übertragen und stehen damit sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Mehr erfahren...

Stationäre Zeiterfassung in Betriebswerk, Büro und Werkstatt

Mitarbeiter, die ausschließlich im Betriebswerk, im Büro oder in der Werkstatt arbeiten, können Terminals oder ihren PC zur Zeiterfassung nutzen. Mehr erfahren...

Live-Tools

Bei der Zeiterfassung mit virtic werden die Arbeitszeitbuchungen der Triebfahrzeugführer, des Zugpersonals, der Monteure, Techniker und sonstiger Mitarbeiter online auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Vorgesetzte oder Disponenten können diese Daten nun live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe zu lenken. Mehr erfahren...

Anwesenheitsübersicht: Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, welcher Mitarbeiter unterwegs ist, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an.

Liste der Zeitbuchungen: Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Buchungen prüfen und freigeben: Ereignisbearbeitung

Vorgesetzte können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Sie werden dabei unterstützt durch Symbole, die ihnen sofort anzeigen, wenn Buchungen unplausibel sind. Mitarbeiter in der Verwaltung übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor. Mehr erfahren...

Rechnungswesen

Aus den Arbeitszeitbuchungen werden auf den virtic-Servern automatisiert Abrechnungen erzeugt, denen Sie entnehmen können, welcher Mitarbeiter für welchen Auftrag (Zugnummer) welche Anreisezeiten, Rüst- und Fahrzeiten, Übernachtungen etc. erfasst hat. Sofern erfasst, können auch betriebliche Informationen wie die Aufnahme von Betriebsmitteln oder Kraftstoffen, Kilometerstände etc. ausgegegeben werden.

Automatische Lohnvorbereitung

Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können Sie die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Unternehmen zur Anwendung kommen, beispielsweise:

Karenzzeiten und Rundungen: Arbeitszeitbuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit können nach individuellen Regelungen verarbeitet werden. Arbeitszeitbuchungen können automatisch auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume korrigiert werden.

Pausenzeiten: Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Mehrarbeitszulagen: Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.

Zeitzuschläge: Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.

Zulagenregelungen: Sonstige Zulagen, z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.

Urlaubs- und Krankheitszeiten: Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.

Berufsschul- und Fortbildungszeiten: Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.

Durch die automatisierte Aufbereitung der Daten werden Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt.

Export in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen. Mehr erfahren...

Auslösung und Spesen

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung der An- und Abreise sowie der Auswärtstätigkeiten in Ihrem Unternehmen definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Tf, Zugführer, Monteure und Techniker, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise

  • Abwesenheitsdauern,
  • Reiseentfernungen,
  • Entfernungszonen,
  • Nah- und Fernauslösen,
  • Regeln für Bundesländer oder das Ausland,
  • die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten,
  • Auslagen,
  • Kilometergeldregelungen,
  • Kostenträgersplitting,
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Export der Reisekosten in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen. Mehr erfahren...

Mitarbeiterzugänge (Employee Self Service)

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er

  • seinen Stundenzettel,
  • sein Arbeitszeitkonto,
  • seine Reisekostenabrechnung,
  • seine Abwesenheitsübersicht für den Lohnsteuerjahresausgleich,
  • seine Termine und
  • ggf. weitere Berichte und Tools, die für sein Unternehmen individuell erstellt wurden.

Über sein Mitarbeitermenü kann er Urlaub beantragen und seinen Urlaubsanspruch verfolgen.

Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten. Mehr erfahren...

Urlaubsverwaltung

Die virtic-Urlaubsverwaltung umfasst diese Funktionen:

Urlaub beantragen: Mitarbeiter erfassen ihren Urlaubsantrag in ihrer virtic-App, am Zeiterfassungsterminal oder am PC.

Antrag prüfen: Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese am PC.

Antrag übernehmen: Freigegebene Anträge fließen in die virtic-Fehlzeitenverwaltung ein und werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.

Urlaub verwalten: Mitarbeiter haben einen Zugang zu ihrem Urlaubskonto in ihrem Mitarbeitermenü. Lohnbuchhalter können über das virtic-Kundenmenü auf die Urlaubskonten zugreifen.

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Integration in Ihre Lohn- und ERP-Software

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

  • Stammdaten der Mitarbeiter
  • Stammdaten der Fahrzeuge
  • Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben. Mehr erfahren...

Export

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

  • Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Zeitstempel der Mitarbeiter)
  • Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
  • kundenspezifische Daten
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