VIRTIC - Mobile Zeiterfassung für Eisenbahnunternehmen
Zeiterfassung für Triebfahrzeugführer, Zugbegleiter und Zugführer

Zeiterfassung für Eisenbahnunternehmen

Anforderungen

Eisenbahnunternehmen stellen hohe Anforderungen an eine mobile Zeitwirtschaftslösung. Denn zum Einen müssen Informationen zuverlässig, schnell und vollständig zwischen Fahrpersonal und Disposition ausgetauscht werden, zum Anderen müssen die komplexen Erfassungen in der Entgeltabrechnung und der Reisekostenabrechnung verarbeitet werden. Dienstleister, die ihr Fahrpersonal an Eisenbahnunternehmen verleihen, müssen zudem alle Daten für die Fakturierung sammeln und verarbeiten.

Disposition und Zeiterfassung

Disponenten benötigen eine Arbeitsoberfläche, in der sie alle Informationen übersichtlich lesen können, um ihr Fahrpersonal optimal auf die Fahraufträge verteilen zu können. Neben geplanten Fehlzeiten müssen Fortbildungszeiten und Ruhezeiten nach Schichten dargestellt werden. Die Disponenten müssen alle Informationen eingeben können, die das Fahrpersonal benötigt, um seine Dienste wie gewünscht erbringen zu können. Dazu gehören neben Start und Ziel sowie Abfahrts- und Ankunftszeit eines Fahrauftrags die Auftrags- oder Zugnummer. Auch der übergebende und der übernehmende Tf oder Mitfahrer sind zu erfassen. Falls der Tf übernachtet, sind seine Hotels zu hinterlegen.

Der Lokführer findet diese Informationen in seiner virtic-App. Er erfasst seine Arbeits- und Wartezeiten sowie die Gastfahrten und die Reisezeiten zum Arbeitsbeginn und vom Arbeitsende. Die Disponenten können die eingehenden Buchungen ihrer Lokführer live verfolgen und bei Verzögerungen und Störungen sofort reagieren. Wenn ein Tf sich nicht vor einem bestimmten Termin (z.B. Dienstbeginn) per App dienstbereit gemeldet hat, erhalten die Disponenten eine entsprechende Warnung, um den Sachverhalt zu klären und ggf. für Ersatz zu sorgen.

Automatische Lohnvorbereitung

Die Lokführer erfassen alle Reisen und Arbeitszeiten über ihre virtic-App. Diese Zeitstempel werden von Disponenten oder Vorgetzten geprüft und freigegeben. Dann kann zum Monatsende die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Unternehmen zur Anwendung kommen, beispielsweise: Regeln für Überzeiten und Zulagen.

Durch die automatisierte Aufbereitung der Daten werden Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt. Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen. Mehr erfahren...

Reisekostenabrechnung

Am Monatsende werden die Abwesenheiten, Reisezeiten und Gastfahrten sowie die Übernachtungen zu vollständigen Reisekostenabrechnungen aufbereitet. Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen. Mehr erfahren...

Rechnungswesen

Aus den Arbeitszeitbuchungen werden auf den virtic-Servern automatisiert Abrechnungen erzeugt, denen Sie entnehmen können, welcher Mitarbeiter für welchen Auftrag (Zugnummer) welche Anreisezeiten, Rüst- und Fahrzeiten, Übernachtungen etc. erfasst hat.

Mitarbeiterzugänge (Employee Self Service)

Jeder Triebfahrzeugführer hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er

  • seinen Stundenzettel,
  • sein Zeitkonto,
  • seine Reisekostenabrechnung,
  • seine Abwesenheiten für den Lohnsteuerjahresausgleich,
  • seine Termine und
  • ggf. weitere Berichte, die für sein Unternehmen individuell erstellt wurden.

Über sein Mitarbeitermenü kann er Urlaub beantragen und seinen Urlaubsanspruch verfolgen.

Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten. Mehr erfahren...

Urlaubsverwaltung

In der virtic-Urlaubsverwaltung können Lokführer ihren Urlaub beantragen. Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese. Freigegebene Anträge werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.

Andere Arbeitsbereiche in Eisenbahnunternehmen

Neben dem Fahrpersonal gibt es ein Reihe weiterer Arbeitsbereiche. Lesen Sie hier weiter: