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Zeiterfassung für das Elektrohandwerk

Mobile und stationäre Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: Smartphone

Ihre Elektriker, Monteure, Techniker und Ingenieure nutzen ihr Smartphone, um ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle und beim Kunden zu erfassen. Die Bedienung der Software ist selbsterklärend, sodass die Elektriker nicht von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten werden. Die erfassten Zeiten werden auf die Server übertragen und stehen damit sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: Terminal / Tablet

Auf längerdauernden Baustellen kann es sinnvoll sein, Terminals zu montieren. Elektriker, Monteure, Techniker und Ingenieure melden sich mit einem NFC-Chip (Schlüsselanhänger) an dem Terminal an und erfassen so ihre Arbeitszeiten.

Stationäre Zeiterfassung in Lager, Werkstatt, Bauhof und Büro

Mitarbeiter, die ausschließlich im Büro, im Lager, auf dem Bauhof oder in der Werkstatt arbeiten, können Terminals oder ihren PC zur Zeiterfassung nutzen. Mitarbeiter, die sowohl im Haus als auch auf der Baustelle arbeiten, können frei entscheiden, welches Erfassungsgerät sie verwenden möchten: auf der Baustelle kommt das Smartphone zum Einsatz, im Büro, dem Lager oder der Werkstatt steht es dem Mitarbeiter frei, sein Smartphone, das Terminal oder einen PC zu verwenden.

Customizing

Um eine automatisierte Berechnung der Löhne, Spesen, Reisekosten oder Auslösungen anstoßen zu können, werden verschiedene Daten benötigt. Diese Informationen lassen sich durch wenige Klicks über virtic erfassen. Ihren Mitarbeiter werden in diesem Zusammenhang nur Buchungsmöglichkeiten geboten, die sie bereits aus ihrer vorherigen Arbeit kennen. Eine Umstellung der Arbeitsweise wird nicht notwendig sein, der Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter wird bis auf wenige Punkte beibehalten. Auch an etablierten Begriffsbezeichnungen wird festgehalten. Die im Rahmen der Buchungen gesammelten Informationen können darüber hinaus genutzt werden, um in Ihrem Unternehmen Projekte und Prozesse zu steuern.

Live-Tools

Bei der Zeiterfassung mit virtic werden die Arbeitszeitbuchungen der Elektriker online auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Bauleiter oder Vorgesetzte, können diese Daten live verfolgen, um die Abläufe zu lenken.

Anwesenheitsübersicht: Cockpit

Das Cockpit zeigt die gestempelten Zeiten, die aktuell besetzten Baustellen, welcher Mitarbeiter eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht.

Liste der Zeitbuchungen: Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Buchungen prüfen und freigeben: Ereignisbearbeitung

Wenn Sie die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Mitarbeiter überprüfen möchten, steht Ihnen hierfür die Ereignisbearbeitung zur Verfügung. In der Ereignisbearbeitung werden Sie durch Symbole auf unplausible Buchungen hingewiesen. Derartige Buchungen entstehen zum Beispiel dann, wenn vor dem Arbeitsbeginn am Vortag kein Feierabend gebucht wurde. Diesen Fehler können Sie, inklusive optionalem Kommentar, in der Ereignisbearbeitung beheben.

Buchungen automatisch verifizieren: Plausibilitätsprüfung

Durch die integrierte Plausibilitätsprüfung stellt das System sicher, dass korrekte Daten zur Lohnabrechnung gelangen.

Controlling

Wenn Projektleiter für ihre Projekte verantwortlich sein sollen, dann benötigen sie aktuelle und verlässliche Informationen. Mit virtic wissen sie immer live, ob ihre Baustellen besetzt sind und ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten gearbeitet wurden.

Kontrolle und Freigabe

Projektverantwortliche können die Zeiten der Elektriker, Techniker und Ingenieure verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit eine Klärung erfolgen kann.

Kostenrechnung

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für die Kostenrechnung aufbereitet. Die Buchungssätze können täglich in die Branchen- oder ERP-Software exportiert werden, um ein aktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren.

Termine zuweisen: Disposition

In der Disposition sind alle Termine nach Mitarbeiter oder wahlweise nach Baustellen und Projekten gegliedert. Man sieht, wer wann wo eingeteilt ist und welche Baustellen mit welchem Personal ausgestattet sind. Neue Termine werden dem Mitarbeiter in seiner App sofort angeboten, damit er darauf buchen kann.

Mitarbeiter sind informiert

Jeder Mitarbeiter kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen, entweder über sein Mitarbeitermenü am PC oder in seiner Smartphone-App. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.

Integrieren Sie Ihr ERP-System

Sie planen Ihre Baustellen, Projekte und Termine in einer anderen Software? Dann können Sie Ihre Planungsdaten über Webservices automatisiert und live in die virtic-Terminverwaltung übergeben, damit die Mitarbeiter immer sofort die passenden Informationen auf ihrem Smartphone haben.

Automatische Lohnvorbereitung

Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können Sie die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Betrieb zur Anwendung kommen, beispielsweise:

Karenzzeiten und Rundungen: Arbeitszeitbuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit können nach individuellen Regelungen verarbeitet werden. Arbeitszeitbuchungen können automatisch auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume korrigiert werden.

Pausenzeiten: Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Mehrarbeitszulagen: Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.

Zeitzuschläge: Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.

Zulagenregelungen: Sonstige Zulagen, z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.

Urlaubs- und Krankheitszeiten: Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.

Berufsschul- und Fortbildungszeiten: Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.

Durch die automatisierte Aufbereitung der Daten werden Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt.

Export in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.

Auslösung und Spesen

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung von Auswärtstätigkeiten in Ihrem Betrieb definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Elektriker, Monteure, Techniker und Ingenieure, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise

  • Abwesenheitsdauern,
  • Reiseentfernungen,
  • Entfernungszonen,
  • Nah- und Fernauslösen,
  • Regeln für Bundesländer oder das Ausland,
  • die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten,
  • Auslagen,
  • Kilometergeldregelungen,
  • Kostenträgersplitting,
  • besondere Regeln für bestimmte Baustellen oder Projekte und steuerliche Regelungen.

Export der Reisekosten in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.

Mitarbeiterzugänge (Employee Self Service)

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er

  • seinen Stundenzettel,
  • sein Arbeitszeitkonto,
  • seine Reisekostenabrechnung,
  • seine Abwesenheitsübersicht für den Lohnsteuerjahresausgleich,
  • seine Termine und
  • ggf. weitere Berichte und Tools, die für sein Unternehmen individuell erstellt wurden.

Über sein Mitarbeitermenü kann er Urlaub beantragen und seinen Urlaubsanspruch verfolgen.

Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten.

Urlaubsverwaltung

Die virtic-Urlaubsverwaltung umfasst diese Funktionen:

Urlaub beantragen: Mitarbeiter erfassen ihren Urlaubsantrag in ihrer virtic-App, am Zeiterfassungsterminal oder am PC.

Antrag prüfen: Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese am PC.

Antrag übernehmen: Freigegebene Anträge fließen in die virtic-Fehlzeitenverwaltung ein und werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.

Urlaub verwalten: Mitarbeiter haben einen Zugang zu ihrem Urlaubskonto in ihrem Mitarbeitermenü. Lohnbuchhalter können über das virtic-Kundenmenü auf die Urlaubskonten zugreifen.

Integration in Ihre Lohn- und ERP-Software

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

  • Stammdaten der Baustellen, Projekte und Kunden
  • Stammdaten der Mitarbeiter
  • Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben.

Export

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

  • Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Zeitstempel der Mitarbeiter)
  • Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
  • Arbeitszeiten auf Baustellen und Projekten
  • kundenspezifische Daten