virtic erfasst GPS-Daten – wie und wozu eigentlich?

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter* mit ihrer Zeiterfassungs-App Arbeitszeiten erfassen, senden sie ihre Anwender-ID und den betreffenden Sachverhalt verschlüsselt an die virtic-Server. Der Sachverhalt ist typischerweise der Arbeitsgang, z.B. „Arbeitsbeginn Baustelle“ oder „Pause“ sowie ergänzende Informationen wie die besuchte Baustelle oder Betriebsdaten. Die Uhrzeit des Zeitstempels wird beim Eingang des Datensatzes auf den Servern gesetzt.

Dieser Datensatz kann um Geodaten erweitert werden: dann enthält der Datensatz auch die Standort-Koordinaten des Smartphones im Moment der Arbeitszeitbuchung. Der Mitarbeiter kann in seiner Zeiterfassungs-App selbst einstellen, ob Geodaten gesendet werden, wenn er eine Buchung vornimmt – darüber sollte das Unternehmen eine Vereinbarung mit seinen Mitarbeitern bzw. dem Betriebsrat treffen.

Wozu werden die Standortdaten verwendet?

Die Geodaten werden zu drei Zwecken verwendet:

  1. Automatisierte Lohnabrechnung
  2. Automatisierte Reisekostenabrechnung
  3. Arbeitsmittelverwaltung

Automatisierte Lohnabrechnung

Mit virtic kann die Vorbereitung der Lohnabrechnung weitgehend automatisiert werden: die von den Mitarbeitern gebuchten Zeitstempel werden genutzt, um vergütungsrelevante Sachverhalte zu identifizieren und gemäß den betrieblichen Regeln zu Buchungssätzen für die Lohnsoftware aufzubereiten.

Vereinfacht gesagt: Arbeitszeitbuchungen wie „Arbeitsbeginn Baustelle“, „Pause“, „Fahrzeit“ und „Feierabend“ werden ausgewertet, um die Arbeitszeiten zu berechnen.

Die Automatisierung setzt korrekte Rohdaten voraus: Beispielsweise muss sichergestellt sein, dass jeder Mitarbeiter immer die korrekte Baustelle auswählt. Deshalb kann das System eine Arbeitszeitbuchung darauf prüfen, ob die Adresse der ausgewählten Baustelle mit den übermittelten Standortdaten des Smartphones übereinstimmt. Wenn der Abstand zwischen Adresse und Standortdaten groß ist, wird die Buchung markiert, damit Vorgesetzte den Sachverhalt mit dem Mitarbeiter klären können. Welche Toleranzen dabei gelten sollen, kann für jede Baustelle definiert werden.

Automatisierte Reisekostenabrechnung

Die virtic Zeitwirtschaft nutzt die Arbeitszeitbuchungen auch für eine automatisierte Berechnung aller Vergütungen und Erstattungen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten. Eine besondere Rolle spielen dabei Auslösungen, deren Höhe sich häufig nicht nur aus Fahrzeiten oder Abwesenheitsdauern ergibt, sondern auch von Entfernungen abhängig ist, etwa von der Reise- oder Luftlinienentfernung von der Firma zur Baustelle, von der Baustelle zum Hotel oder zu einem Sammelpunkt für Fahrgemeinschaften.

Zur Berechnung der Entfernungen sind die Start- und Zielorte erforderlich. Während die Adressen der Firma, der Niederlassungen, der Baustellen und meist auch die Wohnorte der Mitarbeiter im System hinterlegt sind, fehlen solche Angaben häufig für Unterkünfte und Sammelpunkte. Deren Adressen oder Geodaten müssen dann vom buchenden Mitarbeiter erfasst werden. Hierzu bietet das virtic-System zwei Möglichkeiten:

  • Manuelle Erfassung: Der Mitarbeiter tippt die Adresse während der Zeiterfassung in ein Eingabeformular der Zeiterfassungs-App. Die eingegebene Adresse wird auf den Servern in Geo-Koordinaten umgewandelt.
  • Automatische Erfassung: Die Standortdaten des Smartphones werden automatisch der Arbeitszeitbuchung hinzugefügt. Nur wenn bei einer Arbeitszeitbuchung der Standort für die Berechnung von Auslösung oder Reisekosten erforderlich ist, werden die Standortdaten des Smartphones verwendet.

In der Regel wird die automatisierte Ermittlung anhand der Standortdaten des Smartphones genutzt, weil die manuelle Erfassung durch den Mitarbeiter deutliche Nachteile hat:

  • Die manuelle Erfassung der Adresse wird vom Mitarbeiter als umständlich wahrgenommen und nimmt immer Zeit in Anspruch.
  • Die manuelle Erfassung der Adresse muss unbedingt fehlerfrei erfolgen, weil anderenfalls die Umwandlung zu Standortdaten fehlerhaft ist. Das würde möglicherweise zu einer fehlerhaften oder ausbleibenden Berechnung seiner Ansprüche (z.B. Auslösung, Fahrgelder) bei der Reisekostenabrechnung führen.

In der Praxis erleben wir eine hohe Fehlerhäufigkeit bei der manuellen Eingabe und daraus folgend eine hohe Reklamationsrate von Mitarbeitern, die sich wegen fehlerhafter oder ausgebliebener Reisekostenabrechnungen bei ihrer Personalabteilung beschweren. Die manuelle Erfassung wird von vielen Mitarbeitern als lästig empfunden. Deshalb empfehlen wir dringend die zuverlässigere automatische Standortermittlung mithilfe der Smartphone-Geodaten.

Arbeitsmittelverwaltung

Im virtic-System können Nutzungs- und Betriebszeiten sowie der Besitz von Arbeitsmitteln erfasst und ausgewertet werden. Bei der Übernahme oder dem Abstellen von Arbeitsmitteln wird ergänzend auch der aktuelle Standort des Arbeitsmittels erfasst, damit später nachvollzogen werden kann, an welchem Ort ein Arbeitsmittel übergeben oder abgestellt wurde. Hierzu werden die Geodaten des Smartphones verwendet.

Wann werden die Daten verwendet?

Bei welchen Arbeitszeitbuchungen die Standortdaten verwendet werden, legt das Unternehmen fest. Bei dieser Festlegung sollte es sich mit seinem Betriebsrat und mit seinem Datenschutzbeauftragten abstimmen. Typischerweise werden Geodaten erhoben

  • beim Arbeitsbeginn und Arbeitsende auf der Baustelle, um sicherzustellen, dass die besuchte Baustelle korrekt gebucht wurde,
  • bei der Ankunft oder Abfahrt von Orten, deren Geodaten für die Berechnung von Reiseentfernungen erforderlich sind und deren Adresse nicht im virtic-System hinterlegt ist (z.B. Sammelpunkte, Unterkünfte, Baustellen ohne Adresse),
  • bei Arbeitsmittelbuchungen.

Typischerweise werden Geodaten nicht erhoben

  • bei der Ankunft oder Abfahrt an privaten Adressen, also bei der Abfahrt von zuhause oder Ankunft zuhause. In diesen Fällen greifen die Abrechnungsprozesse, falls erforderlich, auf die im System hinterlegten Adressen zurück.

Kann der Mitarbeiter den Versand von Geodaten verhindern?

Jeder Mitarbeiter kann verhindern, dass Standortdaten von seinem Smartphone an die virtic-Server gesendet werden. Hierzu kann er die GPS-Funktion seines Smartphones deaktivieren. In seiner App wird deutlich angezeigt, ob sein Smartphone Geodaten empfängt, sodass er jederzeit erkennen kann, ob bei seiner Arbeitszeitbuchung Geodaten versendet werden. Er muss sich natürlich darüber klar sein, dass damit die Berechnung der ihm möglicherweise zustehenden Auslösung, Fahrgelder etc. unterbleibt, dass er also weniger Geld erhält, als ihm eigentlich zusteht.

Kann der Arbeitgeber seine Mitarbeiter orten?

Nein, Standortdaten werden immer und ausschließlich durch die Buchung des Mitarbeiters an die virtic-Server gesendet. Es ist technisch nicht möglich, mithilfe des virtic-Systems den Standort des Smartphones von außen zu bestimmen.

Kann der Mitarbeiter seine eigenen Standortdaten einsehen?

Ja, jeder Mitarbeiter kann in seinem Mitarbeitermenü seine eigenen Arbeitszeitbuchungen einsehen. Dort werden auch die übermittelten Standortdaten angegeben.

29. September 2021