Was ist die Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung ist die schriftliche Aufstellung, aus der hervorgeht, wie sich aus dem Bruttoentgelt eines Beschäftigten der ausgezahlte Nettobetrag ergibt. Sie weist Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Zuschläge und sonstige Bestandteile getrennt aus.
Arbeitgeber sind nach § 108 Gewerbeordnung verpflichtet, bei jeder Zahlung eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Ausnahme: Ändert sich gegenüber dem Vormonat nichts, kann sie entfallen.
Lohn, Gehalt, Entgelt
Drei Begriffe für dieselbe Sache mit unterschiedlicher Berechnungsgrundlage:
| Begriff | Grundlage |
|---|---|
| Lohn | geleistete Stunden × Stundensatz – schwankt monatlich |
| Gehalt | fester Monatsbetrag, unabhängig von den Arbeitstagen |
| Entgelt | Oberbegriff, im Sozialversicherungsrecht üblich |
Für Handwerks- und Baubetriebe ist die erste Zeile der Regelfall bei gewerblichen Beschäftigten – und genau deshalb hängt dort die gesamte Abrechnung an den erfassten Stunden.
Lohnbuchhaltung: die Funktion dahinter
Die Lohnbuchhaltung ist nicht das Dokument, sondern der Bereich, der es erstellt: Stammdatenpflege, Berechnung, Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt, Buchung im Rechnungswesen und Archivierung.
Sie kann intern geführt oder an einen Steuerberater oder Lohnbüro ausgelagert werden. Verantwortlich bleibt in beiden Fällen der Arbeitgeber – Haftung lässt sich nicht auslagern.
Was auf der Abrechnung stehen muss
Vorgeschrieben sind unter anderem:
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Beschäftigtem
- Versicherungsnummer, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer
- Abrechnungszeitraum und Zahl der Arbeitstage
- Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession
- Bruttoentgelt, aufgeschlüsselt nach Bestandteilen
- gesetzliche Abzüge, getrennt nach Steuern und Sozialabgaben
- steuer- und beitragsfreie Bezüge
- Auszahlungsbetrag
Der hervorgehobene Punkt ist der, an dem sich Zeitdaten und Abrechnung berühren: Grundlohn, Überstunden, Zeitzuschläge und Verpflegungsmehraufwand müssen getrennt ausgewiesen werden – nicht als eine Summe.
Vom Brutto zum Netto
Der Rechenweg ist immer gleich:
- Bruttoentgelt – Grundlohn plus Zuschläge, Prämien, Sachbezüge
- abzüglich steuer- und beitragsfreier Bestandteile – etwa SFN-Zuschläge im Rahmen des § 3b EStG
- abzüglich Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, gegebenenfalls Kirchensteuer
- abzüglich Arbeitnehmeranteil an der Sozialversicherung
- zuzüglich steuerfreier Erstattungen – etwa Verpflegungspauschalen
- = Auszahlungsbetrag
Schritt 2 wird häufig unterschätzt. Eine falsch behandelte Zuschlagszahlung verändert nicht nur die Steuer, sondern auch die Beitragsbemessung – und wirkt sich rückwirkend auf alle betroffenen Monate aus.
Was der Arbeitgeber zusätzlich zahlt
Der Bruttolohn ist nicht die Belastung des Betriebs. Hinzu kommen die Arbeitgeberanteile.
Beitragssätze 2026
| Zweig | Gesamt | Arbeitgeberanteil |
|---|---|---|
| Rentenversicherung | 18,6 % | 9,30 % |
| Krankenversicherung | 14,6 % | 7,30 % |
| Zusatzbeitrag GKV (Durchschnitt) | 2,9 % | 1,45 % |
| Pflegeversicherung | 3,6 % | 1,80 % |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6 % | 1,30 % |
| Summe | rund 21,15 % |
Der Zusatzbeitrag ist kassenabhängig und weicht vom Durchschnitt ab. Kinderlose ab 23 Jahren zahlen in der Pflegeversicherung einen Zuschlag, den sie allein tragen. In Sachsen gilt eine abweichende Verteilung.
Beiträge werden nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze erhoben: 2026 liegt sie bei 8.450 Euro monatlich für Renten- und Arbeitslosenversicherung und bei 5.812,50 Euro für Kranken- und Pflegeversicherung.
Umlagen und Unfallversicherung
Zusätzlich, und allein vom Arbeitgeber getragen:
- U1 – Erstattung bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, für Betriebe bis 30 Beschäftigte
- U2 – Erstattung bei Mutterschaft, für alle Betriebe
- Insolvenzgeldumlage
- Unfallversicherung – Beitrag an die Berufsgenossenschaft, abhängig von Gefahrklasse und Entgeltsumme
- Winterbeschäftigungsumlage – im Baugewerbe, finanziert Saison-Kug und Wintergeld
Für Baubetriebe fallen die letzten beiden Punkte deutlich stärker ins Gewicht als in Bürobranchen. Die tatsächliche Belastung liegt dort spürbar über den 21 Prozent aus der Tabelle.
Wer daraus einen belastbaren Stundensatz ableiten will, braucht neben den Kosten die produktiven Stunden – siehe Projektzeiterfassung.
Fristen und Aufbewahrung
- Beitragsnachweis an die Krankenkassen: spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit
- Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge: drittletzter Bankarbeitstag des Monats
- Lohnsteuer-Anmeldung: bis zum 10. des Folgemonats, je nach Vorjahresbetrag monatlich, vierteljährlich oder jährlich
- Lohnkonto: bis zum Ende des sechsten Jahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren
- Arbeitszeitnachweise: mindestens zwei Jahre
Die zweite Zeile führt regelmäßig zu Problemen: Die Beiträge sind fällig, bevor der Monat vorbei ist. Wer die Stunden erst am Monatsende einsammelt, muss schätzen und im Folgemonat korrigieren.
Genau hier liegt der praktische Wert einer laufenden Zeiterfassung: Die Ist-Zahlen stehen fest, bevor die Frist läuft.
Vorbereitende Lohnbuchhaltung
Die eigentliche Abrechnung übernimmt in vielen Betrieben ein Steuerberater oder ein Lohnbüro. Was der Betrieb selbst liefern muss, heißt vorbereitende Lohnbuchhaltung.
Was dazugehört
- Stammdaten: Neueintritte, Austritte, Änderungen bei Steuerklasse oder Krankenkasse
- Geleistete Stunden je Beschäftigtem, getrennt nach Zeitart
- Überstunden und Salden aus dem Arbeitszeitkonto
- Zuschlagspflichtige Stunden mit Uhrzeiten
- Fehlzeiten: Urlaub, Krankheit, unbezahlte Freistellung
- Reisekosten und Verpflegungspauschalen mit Abwesenheitszeiten
- Einmalzahlungen, Prämien, Sachbezüge
Wo die meisten Fehler entstehen
Nicht in der Berechnung – die erledigt die Software zuverlässig. Sondern in den Daten, die hineingehen:
Zu spät gelieferte Stunden. Zettel, die am 3. des Folgemonats eintreffen, während die Beiträge am drittletzten Bankarbeitstag fällig waren.
Fehlende Uhrzeiten. Ohne konkrete Zeiten lassen sich weder Nachtzuschläge noch Verpflegungspauschalen steuerfrei abrechnen. „Sonntag, 8 Stunden“ reicht nicht.
Falsch gelesene Dezimalwerte. 7,45 bedeutet sieben Stunden und 27 Minuten, nicht 45 – siehe Industrieminuten.
Vermischte Zeitarten. Fahrtzeit, Arbeitszeit und Pause in einer Summe lassen sich nachträglich nicht mehr trennen, wenn unterschiedliche Sätze gelten.
Zuschläge auf Abwesenheitstage. Während Urlaub oder Krankheit fortgezahlte Zuschläge sind nicht steuerfrei und führen zu Nachforderungen.
Alle fünf Punkte haben dieselbe Ursache: Die Daten entstehen nicht dort, wo gearbeitet wird, sondern werden später rekonstruiert. Wer die Zeiten direkt am Einsatzort erfasst, übergibt sie fertig aufbereitet – siehe Lohnvorbereitung.
Besonderheiten im Baugewerbe
Der sogenannte Baulohn gilt als einer der komplexesten Bereiche der Entgeltabrechnung. Hinzu kommen gegenüber anderen Branchen:
- SOKA-BAU – Meldungen an die Sozialkassen, Beiträge für Urlaubs- und Berufsbildungsverfahren
- Branchenmindestlohn statt gesetzlichem Mindestlohn, mit eigenen Anpassungsterminen
- Auslösung und Verpflegungsmehraufwand, tariflich und steuerlich getrennt zu behandeln
- Saison-Kug und Wintergeld in der Schlechtwetterzeit, abgerechnet je Stunde
- Sofortmeldepflicht bei jeder Neueinstellung
- Erschwerniszuschläge nach Tarifvertrag
Fast alle diese Positionen werden je Stunde oder je Einsatztag berechnet. Ohne saubere Zuordnung von Stunden, Einsatzort und Zeitart lässt sich Baulohn nicht korrekt abrechnen – und Fehler fallen erst bei der Betriebsprüfung auf, dann aber rückwirkend für mehrere Jahre.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
- Ist der Arbeitgeber zur Lohnabrechnung verpflichtet?Ja, nach § 108 Gewerbeordnung bei jeder Zahlung in Textform. Sie kann entfallen, wenn sich gegenüber dem Vormonat nichts geändert hat.
- Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?Lohn wird nach geleisteten Stunden berechnet und schwankt monatlich. Gehalt ist ein fester Monatsbetrag unabhängig von den Arbeitstagen.
- Wie hoch sind die Arbeitgeberanteile 2026?Rund 21,15 Prozent des Bruttoentgelts für Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung einschließlich durchschnittlichem Zusatzbeitrag. Hinzu kommen Umlagen und Unfallversicherung.
- Was gehört zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung?Alle Daten, die der Betrieb dem Abrechner liefert: Stammdaten, geleistete Stunden nach Zeitart, Fehlzeiten, Zuschläge, Reisekosten und Einmalzahlungen.
- Wann sind die Sozialversicherungsbeiträge fällig?Am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats. Der Beitragsnachweis muss spätestens zwei Arbeitstage vorher vorliegen.
- Wie lange müssen Lohnunterlagen aufbewahrt werden?Das Lohnkonto bis zum Ende des sechsten Jahres nach der letzten Eintragung. Für Arbeitszeitnachweise gelten mindestens zwei Jahre.
- Haftet der Steuerberater für Fehler in der Abrechnung?Für Lohnsteuer und Sozialabgaben haftet der Arbeitgeber. Eine Auslagerung der Abrechnung ändert daran nichts.
- Warum ist Baulohn komplizierter?Wegen SOKA-BAU-Meldungen, Branchenmindestlöhnen, Auslösung, Saison-Kug und Wintergeld. Fast alle Positionen werden je Stunde oder Einsatztag berechnet.