Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein steuerlicher Pauschbetrag für die zusätzlichen Kosten, die Beschäftigten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten für Essen und Trinken entstehen. Geregelt ist er in § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz.
Arbeitgeber dürfen ihn steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Wird nichts erstattet, können Beschäftigte ihn in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Zwei Merkmale sind wichtig:
Es zählt nicht, was tatsächlich ausgegeben wurde. Belege für Essen sind nicht erforderlich und ändern nichts an der Höhe. Maßgeblich ist allein die Abwesenheitsdauer.
Voraussetzung ist eine Auswärtstätigkeit. Der Beschäftigte muss außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte arbeiten. Homeoffice-Tage erfüllen diese Voraussetzung nicht.
Auslösung, Spesen oder Verpflegungsmehraufwand?
Im Handwerk und am Bau wird meist von „Auslöse“ oder „Spesen“ gesprochen. Das ist nicht dasselbe.
Die Auslösung ist ein tariflicher oder vertraglicher Anspruch – im Bauhauptgewerbe etwa im Bundesrahmentarifvertrag geregelt. Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerliche Regelung, die bestimmt, welcher Teil einer Zahlung steuerfrei bleibt.
Beide können nebeneinander bestehen: Der Tarifvertrag begründet den Anspruch, das Steuerrecht bestimmt die steuerfreie Höhe. Zahlt ein Betrieb mehr als die Pauschale, ist der übersteigende Teil grundsätzlich steuerpflichtig.
Wie hoch sind die Pauschalen 2026?
| Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte | Pauschale |
|---|---|
| weniger als 8 Stunden | 0 € |
| mehr als 8 Stunden | 14 € |
| 24 Stunden (voller Kalendertag) | 28 € |
| An- und Abreisetag mehrtägiger Reisen | 14 € |
Die Beträge sind seit 2020 unverändert. Die im Wachstumschancengesetz vorgesehene Erhöhung auf 16 und 32 Euro wurde nicht umgesetzt.
Wichtig beim An- und Abreisetag: Hier gelten die 14 Euro ohne Mindestabwesenheit. Wer um 22:00 Uhr zur mehrtägigen Montage aufbricht, erhält für diesen Tag die volle kleine Pauschale.
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze. Das Bundesministerium der Finanzen hat sie mit Schreiben vom 5. Dezember 2025 mit Wirkung zum 1. Januar 2026 neu festgesetzt; mehrere Ländersätze haben sich geändert.
Übernachtung
Zusätzlich zur Verpflegungspauschale können Übernachtungskosten erstattet werden – entweder nach Beleg oder pauschal mit 20 Euro je Übernachtung im Inland.
Für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, besteht ein zusätzlicher Pauschbetrag.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt:
| Mahlzeit | Kürzung | Betrag |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € |
Drei Regeln, die regelmäßig falsch angewendet werden:
Die Kürzung wird immer vom vollen Tagessatz berechnet – also von 28 Euro, auch wenn nur die 14-Euro-Pauschale angesetzt wird.
Es kommt nicht darauf an, ob die Mahlzeit gegessen wurde. Bereitgestellt genügt. Ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück kürzt auch dann, wenn der Monteur um 5:30 Uhr losfährt.
Die Pauschale wird nie negativ. Übersteigen die Kürzungen den Anspruch, bleibt der Wert bei null.
Beispiel: Zweitägige Montage, Hotel mit Frühstück.
| Tag | Pauschale | Kürzung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Anreisetag | 14,00 € | – | 14,00 € |
| Abreisetag | 14,00 € | −5,60 € Frühstück | 8,40 € |
| Summe | 22,40 € |
Die Dreimonatsfrist
Für Betriebe mit längeren Einsätzen ist das die wichtigste Regel – und die, die am häufigsten übersehen wird.
Die Verpflegungspauschale gibt es nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Danach entfällt sie. Die Begründung des Gesetzgebers: Wer über Monate am selben Ort arbeitet, kann sich auf die Verpflegungssituation einstellen, sodass kein Mehraufwand mehr unterstellt wird.
Drei Punkte zur Anwendung:
- Die Frist gilt je Einsatzort. Wechselt der Monteur auf eine andere Baustelle, beginnt dort eine eigene Dreimonatsfrist.
- Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang – unabhängig vom Grund. Urlaub, Krankheit, ein anderes Projekt oder eine witterungsbedingte Pause zählen gleichermaßen.
- Maßgeblich ist die Tätigkeit an mindestens drei Tagen pro Woche am selben Ort.
Praktische Folge für Baubetriebe: Bei einem Projekt mit sechs Monaten Laufzeit sind nur die ersten drei Monate begünstigt. Wer durchgängig weiter abrechnet, riskiert eine Nachversteuerung bei der Lohnsteuer-Außenprüfung – rückwirkend und für alle betroffenen Mitarbeitenden.
Umgekehrt wird oft Geld verschenkt: Wer nach einer vierwöchigen Unterbrechung nicht neu ansetzt, zahlt seinen Leuten weniger steuerfrei aus, als möglich wäre.
Beides lässt sich nur vermeiden, wenn die Einsatztage je Baustelle sauber erfasst werden – wie es die Baustellenzeiterfassung ohnehin leistet.
Warum ohne Zeiterfassung nichts davon funktioniert
Die Pauschale hängt an einer einzigen Größe: der Abwesenheitsdauer von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Ob 14 Euro, 28 Euro oder nichts zusteht, entscheidet sich an dieser Zahl.
Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung ist genau das der Punkt, an dem nachgefragt wird. Erforderlich sind je Reisetag:
- Anlass und Ziel der Auswärtstätigkeit
- Datum sowie Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr
- gestellte Mahlzeiten
- angesetzte Pauschbeträge und Summe der Erstattung
Wer diese Angaben nicht belegen kann, verliert die Steuerfreiheit. Die gezahlten Beträge werden dann als Arbeitslohn behandelt und samt Sozialversicherungsbeiträgen nachgefordert – beim Arbeitgeber, nicht beim Beschäftigten.
Ein handschriftlicher Stundenzettel, auf dem nur „8 Stunden Baustelle Müller“ steht, genügt dafür nicht. Es fehlen die Uhrzeiten, und ohne sie ist die Acht-Stunden-Grenze nicht nachweisbar.
Werden die Zeiten dagegen ohnehin mit Beginn, Ende und Baustellenbezug mobil erfasst, entsteht die Grundlage für die Reisekostenabrechnung nebenbei. Die Abwesenheitsdauer ergibt sich aus denselben Buchungen wie die Arbeitszeit, und die Einsatztage je Baustelle liefern die Dreimonatsfrist automatisch mit.
Wie das in der Praxis zusammenspielt, zeigt die Reisekostenabrechnung auf Basis der erfassten Zeiten.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Besonderheiten bei mobilen Teams
Keine erste Tätigkeitsstätte. Viele Monteure und Bauarbeiter haben keine erste Tätigkeitsstätte im steuerlichen Sinn, weil sie ständig an wechselnden Einsatzorten arbeiten. Für sie beginnt die Auswärtstätigkeit mit dem Verlassen der Wohnung – nicht erst am Betrieb. Das verlängert die Abwesenheitsdauer und führt häufiger über die Acht-Stunden-Schwelle.
Sammelpunkt. Ordnet der Arbeitgeber an, dass sich Beschäftigte dauerhaft an einem festen Ort einfinden, um von dort gemeinsam loszufahren, gelten für die Fahrtkosten besondere Regeln. Auf die Verpflegungspauschale wirkt sich das nicht aus – dort bleibt die Abwesenheit von der Wohnung maßgeblich.
Fahrtzeit. Ob die Fahrt zur Einsatzstelle Arbeitszeit ist, ist eine arbeitsrechtliche Frage. Für den Verpflegungsmehraufwand spielt sie keine Rolle: Hier zählt allein die Abwesenheit, unabhängig davon, ob gefahren oder gearbeitet wurde.
Erstattung über der Pauschale. Zahlt ein Betrieb mehr, als steuerfrei möglich ist, kann der übersteigende Teil bis zum doppelten Pauschbetrag nach § 40 Abs. 2 EStG mit 25 Prozent pauschal versteuert werden und bleibt damit sozialversicherungsfrei. Darüber hinaus ist der Mehrbetrag voll steuer- und beitragspflichtig.
Checkliste für die Abrechnung
- Abwesenheitsdauer je Tag mit Uhrzeiten dokumentieren
- Einsatzort je Tag festhalten – Grundlage der Dreimonatsfrist
- Unterbrechungen von vier Wochen erfassen, damit die Frist neu startet
- Gestellte Mahlzeiten je Tag kennzeichnen
- Kürzung immer vom vollen Tagessatz rechnen, nie unter null
- Auslandsreisen mit den aktuellen BMF-Sätzen abrechnen
- Tarifliche Auslösung und steuerfreie Pauschale getrennt ausweisen
Der vorletzte Punkt ist der einzige mit jährlichem Aktualisierungsbedarf: Die Inlandssätze sind seit Jahren stabil, die Ländersätze ändern sich jedes Jahr zum 1. Januar.
Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand
- Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?Im Inland 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie an An- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen, und 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden. Die Sätze sind seit 2020 unverändert.
- Ab wann besteht Anspruch?Ab mehr als acht Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bei mehrtägigen Reisen gilt für An- und Abreisetag keine Mindestabwesenheit.
- Wie wird bei gestellten Mahlzeiten gekürzt?Um 20 Prozent für Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, berechnet vom vollen Tagessatz von 28 Euro – also um 5,60 beziehungsweise 11,20 Euro.
- Was gilt, wenn ich die gestellte Mahlzeit nicht esse?Gekürzt wird trotzdem. Maßgeblich ist die Bereitstellung, nicht die Inanspruchnahme.
- Was ist die Dreimonatsfrist?Die Verpflegungspauschale gibt es nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang.
- Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch im Homeoffice?Nein. Voraussetzung ist eine Abwesenheit von der Wohnung; im Homeoffice ist die Wohnung zugleich Arbeitsort.
- Sind Belege für Essen erforderlich?Nein. Die Pauschale ist unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Nachzuweisen ist aber die Abwesenheitsdauer mit Uhrzeiten.
- Was passiert bei einer Lohnsteuerprüfung ohne dokumentierte Zeiten?Ohne Nachweis der Abwesenheitsdauer entfällt die Steuerfreiheit. Die gezahlten Beträge gelten dann als Arbeitslohn und werden samt Sozialversicherungsbeiträgen nachgefordert.