Was ist Projektzeiterfassung?
Projektzeiterfassung ist die Dokumentation von Arbeitszeit mit Bezug zu einem Auftrag, Projekt oder Kostenträger. Erfasst wird nicht nur, wie lange jemand gearbeitet hat, sondern auch woran.
Aus derselben Buchung entstehen damit zwei Auswertungen: eine personenbezogene für Lohnabrechnung und Arbeitszeitnachweis, und eine auftragsbezogene für Nachkalkulation, Rechnungsstellung und Controlling.
Eingesetzt wird sie überall dort, wo Leistungen auftragsbezogen erbracht und kalkuliert werden – im Handwerk, im Anlagen- und Maschinenbau, bei Elektro- und Servicebetrieben, in der Gebäudetechnik ebenso wie in Agenturen oder Kanzleien.
Abgrenzung zur reinen Arbeitszeiterfassung
| Arbeitszeiterfassung | Projektzeiterfassung | |
|---|---|---|
| Frage | Wie lange hat wer gearbeitet? | Woran wurde gearbeitet? |
| Zweck | gesetzliche Pflicht, Lohnabrechnung | Kalkulation, Abrechnung, Steuerung |
| Bezugsgröße | Person und Tag | Person, Tag und Auftrag |
| Verpflichtend | ja | nein |
Die Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben, die Projektzeiterfassung nicht. In der Praxis lohnt sich die Trennung dennoch selten: Wer ohnehin erfassen muss, gewinnt mit einem zusätzlichen Feld eine vollständige Kalkulationsgrundlage.
Die Baustellenzeiterfassung ist eine Ausprägung der Projektzeiterfassung, die zusätzlich mit den Besonderheiten des Baus umgeht: wechselnde Orte, fehlende Netzabdeckung, Kolonnenarbeit und branchenspezifische Meldepflichten.
Welche Daten werden erfasst?
Der Kern besteht aus vier Angaben je Buchung:
- Wer – Mitarbeitende Person
- Wann – Beginn, Ende, Dauer
- Wofür – Projekt, Auftrag oder Kostenträger
- Was – ausgeführte Tätigkeit
Ergänzend, je nach Betrieb:
- Kostenstelle
- Zeitart (Arbeitszeit, Fahrtzeit, Pause, Rüstzeit)
- eingesetzte Maschinen und Arbeitsmittel mit Vorhaltezeit
- verbrauchtes Material
- Abrechnungskennzeichen: pauschal oder nach Aufwand
Das letzte Feld wird häufig vergessen und ist wirtschaftlich das wichtigste. Ohne es lässt sich später nicht unterscheiden, welche Stunden im Pauschalpreis enthalten waren und welche zusätzlich abzurechnen sind.
Was Projektzeiterfassung beantwortet
Nachkalkulation
Die grundlegende Frage: Wurde der Auftrag in der kalkulierten Zeit fertig?
Beispiel: Für eine Elektroinstallation sind 120 Stunden kalkuliert, abgerechnet wird pauschal zu 65 Euro je Stunde – also 7.800 Euro.
| Stunden | Ergebnis | |
|---|---|---|
| kalkuliert | 120 | 7.800 € |
| tatsächlich | 148 | – |
| Abweichung | +28 | −1.820 € |
Der Auftrag wurde nicht mit Verlust abgeschlossen, aber die Marge ist um 28 Stunden geschrumpft. Ohne Projektbezug in den Zeitdaten hätte niemand davon erfahren – und derselbe Auftragstyp wäre beim nächsten Mal wieder mit 120 Stunden kalkuliert worden.
Der eigentliche Nutzen liegt nicht im einzelnen Auftrag, sondern im Muster über viele Aufträge hinweg.
Den eigenen Stundensatz prüfen
Ein Stundensatz deckt die Kosten nur, wenn die zugrunde gelegte Zahl produktiver Stunden stimmt. Erfasste Projektzeiten zeigen, wie hoch der produktive Anteil tatsächlich ist – also wie viel der bezahlten Arbeitszeit einem Auftrag zugeordnet werden konnte und wie viel auf Rüstzeiten, Lagerfahrten, Werkzeugpflege und Unterweisungen entfällt.
Wer diesen Anteil überschätzt, kalkuliert dauerhaft zu niedrig. Der Fehler wirkt sich auf jeden einzelnen Auftrag aus und fällt in der Buchhaltung nicht auf.
Nicht abgerechnete Leistungen
Zusatzarbeiten, die auf Zuruf ausgeführt und nie in Rechnung gestellt wurden, sind in vielen Betrieben ein fester Verlustposten. Eine Auswertung „erfasst, aber noch nicht abgerechnet“ macht sie sichtbar – vorausgesetzt, die Zeiten wurden von vornherein dem richtigen Auftrag zugeordnet und als abrechenbar gekennzeichnet.
Methoden im Vergleich
| Methode | Aufwand Erfassung | Datenqualität | Auswertbar |
|---|---|---|---|
| Notiz auf dem Stundenzettel | gering | gering | nein |
| Excel je Projekt | hoch | mittel | eingeschränkt |
| ERP-Nacherfassung im Büro | mittel | gering | ja |
| App am Einsatzort | gering | hoch | ja |
Die dritte Zeile verdient Aufmerksamkeit, weil sie in der Praxis am häufigsten vorkommt: Zeiten werden im Büro nachträglich in ein System übertragen. Formal entstehen dabei saubere Daten – inhaltlich sind es Schätzungen, denn niemand erinnert sich nach zwei Wochen, ob eine Tätigkeit zweieinhalb oder dreieinhalb Stunden gedauert hat.
Systematische Abweichungen von zehn bis zwanzig Prozent sind dabei normal, und sie fallen fast immer zulasten der Kalkulation aus, weil kurze Nebentätigkeiten vergessen werden.
Projektzeiterfassung bei mobilen Teams
Erfassung dort, wo gearbeitet wird
Für Betriebe mit Außeneinsätzen gilt dieselbe Regel wie bei der Arbeitszeit: Was nicht am Einsatzort gebucht wird, wird später rekonstruiert. Praktikabel sind daher nur Lösungen, die auf dem Smartphone laufen und auch ohne Netzverbindung funktionieren.
Ebenso wichtig ist die Zuordnung der Fahrtzeit. Fahrten auf Weisung des Arbeitgebers sind Arbeitszeit und gehören in die Nachkalkulation des Auftrags – wer sie als Gemeinkosten behandelt, verschiebt echte Auftragskosten in den Overhead und kalkuliert dadurch systematisch zu niedrig.
Die Projektstruktur nicht zu fein schneiden
Hier scheitern die meisten Einführungen. Wer 40 Tätigkeitscodes anlegt, bekommt keine besseren Daten, sondern gar keine – weil die Erfassung zu aufwendig wird und die Mitarbeitenden irgendwann immer dieselbe Position wählen.
Bewährt hat sich ein einfacher Aufbau:
- Projekt – der Auftrag, meist identisch mit der Auftragsnummer
- Teilprojekt oder Bauabschnitt – nur, wenn getrennt abgerechnet wird
- Tätigkeit – fünf bis acht Positionen, nicht mehr
Lieber mit dem Minimum starten und später verfeinern. Umgekehrt funktioniert es nicht: Eine einmal etablierte Umgehung bekommt man schwer wieder weg.
Kolonnen
Wenn mehrere Personen gemeinsam auf einer Baustelle arbeiten, ist eine Sammelbuchung durch den Vorarbeiter praktikabel. Voraussetzung ist, dass daraus im System weiterhin individuelle Datensätze entstehen – für die Lohnabrechnung, für den Arbeitszeitnachweis und für die Auswertung je Person.
Ein reiner Sammelwert genügt für die Projektkalkulation, nicht aber für den Nachweis im Streitfall.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Datenschutz und Mitbestimmung
Projektzeitdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Zulässig ist die Verarbeitung, soweit sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist – die Zuordnung zu Aufträgen dient der Abrechnung und ist damit grundsätzlich gedeckt.
Heikler ist die Auswertung. Sobald Projektzeiten zur Leistungsbewertung einzelner Personen genutzt werden, entsteht eine andere Qualität. Ein Vergleich „wer schafft mehr Quadratmeter pro Stunde“ ist etwas anderes als eine Nachkalkulation.
Besteht ein Betriebsrat, unterliegt die Einführung eines Systems, das zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung. Eine Betriebsvereinbarung sollte regeln, welche Auswertungen zulässig sind und welche nicht.
Praktisch ist das auch eine Akzeptanzfrage: Wird transparent kommuniziert, dass die Daten der Kalkulation dienen und nicht der Leistungskontrolle, sinkt der Widerstand im Team erheblich.
Einführung: worauf es ankommt
- Mit wenigen Positionen starten – Struktur später verfeinern
- Buchung am Einsatzort, offlinefähig
- Zeitarten trennen – Arbeitszeit, Fahrtzeit, Rüstzeit, Pause
- Abrechnungskennzeichen je Buchung – pauschal oder nach Aufwand
- Auswertung Soll gegen Ist je Projekt, ohne manuelle Aufbereitung
- Schnittstelle zur Lohnabrechnung – sonst verlagert sich der Aufwand nur
- Zweck erklären, bevor das System eingeführt wird
Der letzte Punkt entscheidet häufiger über Erfolg oder Scheitern als jede technische Eigenschaft.
Häufige Fragen zur Projektzeiterfassung
- Was ist der Unterschied zur Arbeitszeiterfassung?Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert, wie lange jemand gearbeitet hat, und ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Projektzeiterfassung ergänzt die Zuordnung zu einem Auftrag und ist freiwillig.
- Ist Projektzeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?Nein. Vorgeschrieben ist die Erfassung der Arbeitszeit je Person. Die Zuordnung zu Projekten ist eine betriebswirtschaftliche Entscheidung.
- Wie fein sollte die Projektstruktur sein?So grob wie möglich. Fünf bis acht Tätigkeitspositionen reichen in den meisten Betrieben aus. Zu feine Strukturen führen dazu, dass immer dieselbe Position gewählt wird.
- Gehören Fahrtzeiten in die Projektzeit?Ja, sofern sie Arbeitszeit sind und einem Auftrag zugeordnet werden können. Andernfalls erscheinen echte Auftragskosten als Gemeinkosten und die Kalkulation fällt zu niedrig aus.
- Funktioniert Projektzeiterfassung ohne Internetverbindung?Bei entsprechenden Systemen ja. Die Buchung wird lokal gespeichert und übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.
- Muss der Betriebsrat einbezogen werden?Ja, sofern ein Betriebsrat besteht. Systeme, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, unterliegen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung.
- Dürfen Projektzeiten zur Leistungsbewertung genutzt werden?Nur eingeschränkt und nicht ohne Grundlage. Die Erfassung dient der Abrechnung und Kalkulation; eine darüber hinausgehende Leistungskontrolle bedarf einer eigenen Rechtsgrundlage und der Beteiligung des Betriebsrats.