Was ist eine Krankmeldung?
Die Krankmeldung ist die Mitteilung an den Arbeitgeber, dass man aufgrund einer Erkrankung nicht arbeiten kann. Rechtlich geregelt ist sie in § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz.
Der Begriff wird im Alltag für zwei verschiedene Dinge verwendet, die rechtlich streng getrennt sind:
| Anzeigepflicht | Nachweispflicht | |
|---|---|---|
| Was | Mitteilung an den Arbeitgeber | ärztliche Feststellung |
| Wann | unverzüglich | ab dem 4. Tag |
| Form | formfrei | ärztliche Bescheinigung |
| Rechtsgrundlage | § 5 Abs. 1 S. 1 EFZG | § 5 Abs. 1 S. 2 EFZG |
Diese Trennung ist wichtiger geworden, seit die elektronische Bescheinigung eingeführt wurde. Viele glauben, mit der eAU sei die Krankmeldung insgesamt automatisiert. Das stimmt nicht: Der Arbeitgeber erfährt von der Krankenkasse nichts, solange er nicht weiß, dass er nachfragen muss.
Wann muss ich mich krankmelden?
Unverzüglich – also ohne schuldhaftes Zögern. In der Praxis bedeutet das: vor dem regulären Arbeitsbeginn, spätestens zu Beginn der Arbeitszeit.
Die Anzeige ist formfrei. Anruf, SMS, Nachricht in der Mitarbeiter-App oder E-Mail sind gleichermaßen zulässig, sofern der Arbeitgeber keine bestimmte Form vorgegeben hat. Betriebliche Regelungen zur Erreichbarkeit sind aber verbindlich – etwa, dass die Meldung telefonisch beim Polier und nicht per Nachricht im Team-Chat erfolgt.
Mitzuteilen sind zwei Angaben:
- dass eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt
- ihre voraussichtliche Dauer
Die Diagnose gehört nicht dazu. Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch darauf, den Grund der Erkrankung zu erfahren – Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO.
Verlängert sich die Arbeitsunfähigkeit über die zunächst gemeldete Dauer hinaus, ist erneut anzuzeigen.
Die Anzeigepflicht besteht unabhängig davon, ob überhaupt ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht – also auch in der Probezeit und in den ersten vier Wochen der Beschäftigung.
Ab wann braucht man ein Attest?
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein – praktisch also am vierten Tag.
Gezählt werden Kalendertage, nicht Arbeitstage. Wer am Freitag erkrankt, muss die Feststellung spätestens am Montag veranlassen; Samstag und Sonntag zählen mit.
Kann der Arbeitgeber es früher verlangen?
Ja. Der Arbeitgeber darf die ärztliche Feststellung schon ab dem ersten Tag verlangen – entweder generell durch eine Regelung im Arbeitsvertrag oder im Einzelfall durch Weisung. Ein besonderer Grund ist dafür nach der Rechtsprechung nicht erforderlich, und ein Verdacht muss nicht bestehen.
Bei einer Regelung im Einzelfall ist allerdings der Gleichbehandlungsgrundsatz zu beachten: Wer die Vorlage nur von einzelnen Beschäftigten verlangt, sollte das sachlich begründen können.
Besteht ein Betriebsrat, unterliegt eine generelle Anordnung der Mitbestimmung.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Seit dem 1. Januar 2023 gilt für gesetzlich Versicherte ein geändertes Verfahren nach § 5 Abs. 1a EFZG.
Wie der Abruf funktioniert
- Der Beschäftigte meldet sich beim Arbeitgeber krank – das bleibt unverändert.
- Die Arztpraxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse.
- Der Arbeitgeber ruft die Bescheinigung selbst bei der Krankenkasse ab, über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm.
Der „gelbe Schein“ für den Arbeitgeber entfällt damit. Der Beschäftigte erhält weiterhin eine Ausfertigung für die eigenen Unterlagen.
Wichtig ist die Reihenfolge: Der Abruf ist eine Holschuld des Arbeitgebers. Er wird nicht automatisch benachrichtigt und kann auch nicht auf Verdacht abrufen. Ohne Krankmeldung des Beschäftigten weiß niemand im Betrieb, dass es etwas abzurufen gibt.
Genau deshalb bleibt die Anzeigepflicht der Dreh- und Angelpunkt des Verfahrens.
Wann die eAU nicht greift
In diesen Fällen ist weiterhin eine Bescheinigung in Papierform vorzulegen:
- Privat Krankenversicherte
- Erkrankung im Ausland
- Minijobs in Privathaushalten
- Behandlung durch Ärzte ohne Anbindung an die Telematikinfrastruktur, etwa Privatärzte
- technische Störungen, in denen das Ersatzverfahren greift
Für Baubetriebe mit Beschäftigten, die im Ausland wohnen oder dort erkranken, ist der zweite Punkt praktisch relevant.
Telefonische Krankschreibung
Seit dem 7. Dezember 2023 ist die telefonische Krankschreibung dauerhafter Teil der Regelversorgung. Der Gemeinsame Bundesausschuss hat sie in die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie aufgenommen.
Die Voraussetzungen sind eng gefasst:
- Die Erkrankung darf keine schwere Symptomatik aufweisen
- Der Patient muss der Praxis bereits bekannt sein
- Die Bescheinigung gilt für höchstens fünf Kalendertage
- Eine Folgebescheinigung ist telefonisch nicht möglich – dafür ist persönlicher Kontakt erforderlich
Für Arbeitgeber ändert das nichts an den eigenen Abläufen. Eine telefonisch ausgestellte Bescheinigung ist rechtlich gleichwertig; sie wird ebenso über die eAU abgerufen.
Die geplante Reform: Attest ab dem ersten Tag
Am 2. Juli 2026 hat sich der Koalitionsausschuss auf ein Reformpaket verständigt, das zwei Punkte grundlegend ändern soll:
- Abschaffung der telefonischen Krankschreibung
- Nachweispflicht ab dem ersten Krankheitstag statt wie bisher ab dem vierten
Entscheidend für die Praxis ist der Stand des Verfahrens: Es handelt sich bislang um eine politische Vereinbarung, nicht um geltendes Recht. Der Bundestag muss zustimmen, die gesetzliche Ausgestaltung steht noch aus, und ein Inkrafttretensdatum gibt es nicht.
Die Bundesregierung hat ausdrücklich klargestellt, dass bis zur Umsetzung die bisherigen Regelungen bestehen bleiben. Wer heute erkrankt, kann sich also weiterhin telefonisch krankschreiben lassen, und das Attest ist weiterhin erst ab dem vierten Tag erforderlich.
Unabhängig davon können Arbeitgeber schon jetzt die Vorlage ab dem ersten Tag verlangen – diese Möglichkeit besteht seit jeher und wird von der Reform nicht berührt.
Für Betriebe empfiehlt sich, betriebliche Regelungen zur Krankmeldung so zu formulieren, dass sie ohne Anpassung weiterlaufen, wenn die Reform in Kraft tritt.
Entgeltfortzahlung: sechs Wochen
Wer unverschuldet arbeitsunfähig erkrankt, hat nach § 3 EFZG Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts für bis zu sechs Wochen. Voraussetzung ist ein Bestehen des Arbeitsverhältnisses seit mindestens vier Wochen.
Danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
Erkrankt jemand innerhalb von zwölf Monaten erneut an derselben Krankheit, entsteht der Sechs-Wochen-Anspruch nicht neu, sofern zwischen den Erkrankungen weniger als sechs Monate lagen. Bei einer neuen, anderen Erkrankung beginnt der Anspruch dagegen von vorn.
Legt der Beschäftigte trotz Aufforderung keinen Nachweis vor, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung nach § 7 EFZG zurückhalten – bis zur Vorlage.
Ein Punkt, der in der Lohnabrechnung oft übersehen wird: Während Krankheit fortgezahlte Zeitzuschläge sind nicht steuerfrei, weil in dieser Zeit keine Arbeit geleistet wurde.
Krankheit im Urlaub
Wer während des Urlaubs erkrankt, muss sich die Krankheitstage nicht auf den Urlaubsanspruch anrechnen lassen – Voraussetzung ist eine ärztliche Bescheinigung. Die Tage werden dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.
Der Urlaub verlängert sich dadurch aber nicht automatisch. Die freigewordenen Tage müssen neu beantragt werden.
Auch hier gilt die Anzeigepflicht: Die Erkrankung ist dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen, selbst wenn man ohnehin nicht gearbeitet hätte.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Was passiert bei Pflichtverletzung?
Die verspätete oder unterlassene Krankmeldung ist eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung. Sie kann abgemahnt werden und im Wiederholungsfall eine Kündigung rechtfertigen – unabhängig davon, ob die Erkrankung selbst nachgewiesen ist.
Für Betriebe heißt das aber auch: Reaktionen sollten dokumentiert und einheitlich sein. Wer jahrelang toleriert, dass Meldungen erst mittags eingehen, kann darauf später schwer eine Abmahnung stützen.
Krankmeldung im Handwerk und am Bau
Bei mobilen Teams hat eine verspätete Meldung unmittelbare betriebliche Folgen, die im Büro so nicht entstehen.
Die Kolonne steht. Fehlt um 7 Uhr eine Person, verzögert sich die Abfahrt für alle. Eine Meldung um 9 Uhr kommt zu spät, um noch umzuplanen. Eine betriebliche Regelung – etwa Meldung bis 6:30 Uhr beim Polier – ist deshalb sinnvoll und zulässig.
Der Ansprechpartner ist unklar. Büro, Bauleiter oder Vorarbeiter? Ohne feste Regel meldet sich der Mitarbeitende irgendwo, und die Information erreicht die Disposition zu spät oder gar nicht.
Der eAU-Abruf wird vergessen. Wenn die Meldung nur mündlich auf der Baustelle erfolgt, erfährt die Lohnbuchhaltung unter Umständen erst am Monatsende davon – und ruft die Bescheinigung nicht rechtzeitig ab.
Eine Meldung über die Mitarbeiter-App löst alle drei Probleme in einem Schritt: Die Abwesenheit ist sofort in der Einsatzplanung sichtbar, der Empfänger ist eindeutig, und der Vorgang ist dokumentiert.
Krankheit in der Zeiterfassung
Krankheitstage sind Fehlzeiten und müssen als eigene Zeitart geführt werden. Daraus ergeben sich vier Anforderungen:
- Sollstunden werden gutgeschrieben – Krankheit darf keine Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto erzeugen
- Keine Zuschläge auf Krankheitstage buchen
- Kein Verpflegungsmehraufwand für Tage ohne Auswärtstätigkeit
- Sechs-Wochen-Frist je Erkrankung nachvollziehbar, inklusive Vorerkrankungszeiten
Der letzte Punkt ist ohne saubere Erfassung kaum zu beherrschen. Ob eine Erkrankung eine Fortsetzung der vorherigen ist oder eine neue, entscheidet über mehrere Wochen Entgeltfortzahlung – und lässt sich nur beantworten, wenn die Fehlzeiten lückenlos dokumentiert sind.
Werden Abwesenheiten im selben System geführt wie die Arbeitszeit, entstehen diese Auswertungen ohne Zusatzaufwand. Wie Abwesenheiten und Urlaub gemeinsam verwaltet werden, zeigt die Urlaubsverwaltung.
Häufige Fragen zur Krankmeldung
- Wann muss ich mich krankmelden?Unverzüglich, in der Regel vor Beginn der Arbeitszeit. Mitzuteilen sind die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer.
- Muss ich sagen, was ich habe?Nein. Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch auf die Diagnose. Anzugeben sind nur Tatsache und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit.
- Ab wann brauche ich ein Attest?Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, spätestens am darauffolgenden Arbeitstag. Der Arbeitgeber kann die Feststellung auch früher verlangen.
- Kann der Arbeitgeber ab dem ersten Tag ein Attest verlangen?Ja, durch Regelung im Arbeitsvertrag oder Weisung im Einzelfall. Ein besonderer Grund ist dafür nicht erforderlich.
- Muss ich die Krankmeldung noch beim Arbeitgeber einreichen?Für gesetzlich Versicherte nicht mehr. Der Arbeitgeber ruft die elektronische Bescheinigung selbst bei der Krankenkasse ab. Die Pflicht, sich krankzumelden, bleibt bestehen.
- Reicht eine WhatsApp-Nachricht als Krankmeldung?Grundsätzlich ja, die Anzeige ist formfrei. Betriebliche Vorgaben zur Form oder zum Ansprechpartner sind aber verbindlich.
- Ist die telefonische Krankschreibung noch möglich?Ja. Sie ist seit Dezember 2023 dauerhaft möglich – bei leichter Symptomatik, für in der Praxis bekannte Patienten und für höchstens fünf Kalendertage. Die beschlossene Abschaffung ist noch nicht in Kraft getreten.
- Muss ich künftig ab dem ersten Tag ein Attest vorlegen?Der Koalitionsausschuss hat das im Juli 2026 beschlossen, ein Gesetz gibt es dazu bislang nicht. Bis zur Umsetzung gilt weiterhin die Frist ab dem vierten Tag – sofern der Arbeitgeber nichts anderes verlangt.
- Wie lange wird das Gehalt weitergezahlt?Bis zu sechs Wochen nach § 3 EFZG, sofern das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht. Danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
- Was gilt bei Krankheit im Urlaub?Mit ärztlicher Bescheinigung werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet. Sie müssen aber neu beantragt werden, der Urlaub verlängert sich nicht automatisch.