Was sind Zeitzuschläge?
Zeitzuschläge sind Lohnzuschläge, die zusätzlich zum normalen Stundenlohn gezahlt werden, wenn zu besonders belastenden Zeiten gearbeitet wird – nachts, an Sonntagen oder an Feiertagen. In der Lohnabrechnung erscheinen sie häufig als SFN-Zuschläge (Sonntag, Feiertag, Nacht).
Zwei Ebenen sind zu trennen, und ihre Vermischung verursacht die meisten Fehler:
Arbeitsrechtlich geht es um die Frage, ob überhaupt ein Anspruch auf einen Zuschlag besteht. Das richtet sich nach Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag.
Steuerrechtlich geht es darum, welcher Teil eines gezahlten Zuschlags steuer- und beitragsfrei bleibt. Das regelt § 3b Einkommensteuergesetz.
Der zweite Punkt setzt den ersten voraus: Steuerfrei sein kann nur, was auch tatsächlich gezahlt wird.
Gibt es einen gesetzlichen Anspruch?
Nur für Nachtarbeit. Nach § 6 Abs. 5 Arbeitszeitgesetz haben Nachtarbeitende Anspruch auf eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag – der Arbeitgeber hat die Wahl. Als angemessen gelten in der Rechtsprechung regelmäßig 25 Prozent, bei Dauernachtarbeit auch mehr.
Dieser Anspruch besteht allerdings nur, soweit keine tarifvertragliche Ausgleichsregelung greift.
Für Sonntags- und Feiertagsarbeit gibt es keinen gesetzlichen Zuschlagsanspruch. Wer Zuschläge zahlt, tut das aufgrund von Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder betrieblicher Übung.
Das Arbeitszeitgesetz verlangt dort etwas anderes: einen Ersatzruhetag – innerhalb von zwei Wochen bei Sonntagsarbeit, innerhalb von acht Wochen bei Feiertagsarbeit.
Steuerfreie Sätze nach § 3b EStG
| Zeitraum | Steuerfrei bis |
|---|---|
| Nachtarbeit 20–6 Uhr | 25 % |
| Nachtarbeit 0–4 Uhr, wenn vor 0 Uhr begonnen | 40 % |
| Sonntagsarbeit | 50 % |
| Gesetzliche Feiertage und 31.12. ab 14 Uhr | 125 % |
| 24.12. ab 14 Uhr, 25. und 26.12., 1. Mai | 150 % |
Alle Sätze beziehen sich auf den Grundlohn je Stunde.
Die Zeitfenster
- Nachtarbeit ist die Arbeit von 20 bis 6 Uhr
- Sonntags- und Feiertagsarbeit ist die Arbeit von 0 bis 24 Uhr des jeweiligen Tages
Die Definition der Nachtarbeit im Steuerrecht weicht damit von der im Arbeitszeitgesetz ab, wo die Nachtzeit von 23 bis 6 Uhr läuft. Für die Steuerfreiheit gilt der weitere Rahmen ab 20 Uhr.
Die Sonderregel ab 0 Uhr
Wird die Nachtarbeit vor 0 Uhr aufgenommen, gilt zweierlei:
- Der Zuschlagssatz für die Zeit von 0 bis 4 Uhr erhöht sich auf 40 Prozent.
- Die Arbeit von 0 bis 4 Uhr des Folgetags gilt weiterhin als Sonntags- beziehungsweise Feiertagsarbeit.
Der zweite Punkt wird oft übersehen. Wer am Sonntag um 22 Uhr zum Notdienst ausrückt und bis 2 Uhr montags arbeitet, erhält auch für die Montagsstunden den Sonntagszuschlag.
Voraussetzung ist, dass die Arbeit tatsächlich vor Mitternacht begonnen hat. Ein Einsatz, der erst um 1 Uhr startet, fällt nicht darunter.
Kumulation
Treffen mehrere Tatbestände zusammen, addieren sich die Sätze. Das amtliche Lohnsteuer-Handbuch nennt dazu ein Beispiel:
| Zeitraum | Zusammensetzung | Steuerfrei bis |
|---|---|---|
| 1. Mai, 22–24 Uhr | 25 % Nacht + 150 % Feiertag | 175 % |
| 2. Mai, 0–4 Uhr | 40 % Nacht + 150 % Feiertag | 190 % |
Nicht kumuliert werden Sonntags- und Feiertagszuschlag: Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, gilt der höhere Satz, nicht die Summe.
Die Grundlohngrenzen: 50 und 25 Euro
Zwei unterschiedliche Deckel, die regelmäßig verwechselt werden:
| Grenze für den Grundlohn | |
|---|---|
| Steuerfreiheit (§ 3b EStG) | 50 € je Stunde |
| Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung | 25 € je Stunde |
Liegt der Grundlohn zwischen 25 und 50 Euro, bleibt der Zuschlag steuerfrei, wird aber beitragspflichtig. Über 50 Euro wird der übersteigende Teil auch steuerpflichtig.
Für die meisten Handwerks- und Baubetriebe ist das theoretisch – dort liegt der Grundlohn regelmäßig unter beiden Grenzen, sodass die Zuschläge vollständig steuer- und beitragsfrei bleiben.
Rechenbeispiel
Ein Monteur mit einem Grundlohn von 22 Euro je Stunde rückt am Sonntag um 22 Uhr zum Notdienst aus und arbeitet bis 2 Uhr.
| Zeitraum | Satz | Zuschlag/Stunde | Stunden | Summe |
|---|---|---|---|---|
| So 22–24 Uhr | 50 % Sonntag + 25 % Nacht = 75 % | 16,50 € | 2 | 33,00 € |
| Mo 0–2 Uhr | 50 % Sonntag + 40 % Nacht = 90 % | 19,80 € | 2 | 39,60 € |
| Steuerfreier Zuschlag gesamt | 72,60 € |
Der Grundlohn von 22 Euro liegt unter beiden Grenzen. Der gesamte Betrag bleibt steuer- und beitragsfrei – zusätzlich zur normalen Vergütung der vier Arbeitsstunden.
Ohne die Sonderregel für den Arbeitsbeginn vor Mitternacht wären es nur 25 Prozent für die Montagsstunden gewesen – ein Unterschied von 28,60 Euro bei einem einzigen Einsatz.
Warum Pauschalen die Steuerfreiheit kosten
Hier liegt das größte finanzielle Risiko dieses Themas.
§ 3b EStG begünstigt Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Der Bundesfinanzhof hat dazu entschieden, dass pauschale Zuschläge nicht steuerfrei sind, wenn sie nicht als Abschlagszahlung oder Vorschuss auf konkret geleistete Stunden gezahlt und später abgerechnet werden (Urteil vom 16. Dezember 2010, Az. VI R 27/10).
Ein monatlicher Festbetrag „für Nachtarbeit“ ohne Bezug zu tatsächlichen Stunden ist damit voll steuer- und beitragspflichtig.
Zulässig ist ein Abschlag nur, wenn er regelmäßig – üblicherweise jährlich – mit den tatsächlich geleisteten Stunden abgeglichen und die Differenz ausgeglichen wird.
Erforderlich ist deshalb ein Einzelnachweis. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass eine Lohnsteuer-Außenprüfung feststellen kann, ob die Voraussetzungen der Steuerfreiheit vorlagen – also Datum, Uhrzeiten und Person je begünstigter Stunde.
Fehlt dieser Nachweis, werden die gezahlten Zuschläge als regulärer Arbeitslohn behandelt. Steuer und Sozialversicherungsbeiträge werden nachgefordert, und zwar beim Arbeitgeber.
Zuschläge bei Urlaub und Krankheit
Ein häufiger und teurer Fehler: Zuschläge, die während Urlaub oder Krankheit weitergezahlt werden, sind nicht steuerfrei. In diesen Zeiten wurde keine Arbeit geleistet, und § 3b EStG knüpft ausschließlich an tatsächlich geleistete Arbeit an.
Wer Zuschläge pauschal fortzahlt, produziert damit steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Im Rahmen einer Betriebsprüfung führt das zu Nachforderungen – bei den Sozialversicherungsbeiträgen auch dann, wenn der Betrag nie ausgezahlt wurde, sondern nur geschuldet war.
Davon zu unterscheiden ist die Frage, ob Zuschläge in die Berechnung des Urlaubsentgelts einfließen. Das ist eine arbeitsrechtliche Frage und richtet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz und dem anwendbaren Tarifvertrag.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
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Feiertage: der Ort der Arbeitsstätte entscheidet
Welche Tage gesetzliche Feiertage sind, bestimmt sich nach den Vorschriften am Ort der Arbeitsstätte – nicht nach dem Sitz des Betriebs und nicht nach dem Wohnort des Beschäftigten.
Für Betriebe mit überregionalen Einsätzen ist das relevant. Ein Monteur eines Dortmunder Betriebs, der am 15. August in Bayern arbeitet, arbeitet dort an Mariä Himmelfahrt – einem gesetzlichen Feiertag in weiten Teilen Bayerns, nicht aber in Nordrhein-Westfalen.
Die Folge: 125 Prozent steuerfreier Zuschlag, obwohl im Heimatbundesland ein normaler Werktag war.
Umgekehrt gilt dasselbe. Wer an einem in NRW gesetzlichen Feiertag in einem Bundesland ohne diesen Feiertag arbeitet, hat keinen Anspruch auf den begünstigten Satz.
Voraussetzung, das überhaupt zu erkennen: Der Einsatzort muss je Tag erfasst sein. Genau das leistet eine Baustellenzeiterfassung ohnehin.
Was die Aufzeichnung leisten muss
- Uhrzeiten je Buchung, nicht nur Tagessummen
- Zuordnung zum Kalendertag – für die Sonderregel ab 0 Uhr entscheidend
- Einsatzort je Tag – bestimmt, welche Feiertage gelten
- Kennzeichnung des Arbeitsbeginns vor oder nach 0 Uhr
- Automatische Ermittlung der begünstigten Stunden je Satz
- Trennung von Arbeitszeit und Abwesenheit, damit keine Zuschläge auf Urlaubs- oder Krankheitstage laufen
- Exportierbarer Einzelnachweis für die Lohnsteuer-Außenprüfung
Ein handschriftlicher Stundenzettel mit dem Eintrag „Sonntag, 8 Stunden“ reicht dafür nicht aus. Es fehlen die Uhrzeiten – und ohne sie lässt sich weder der Nachtanteil noch die Kumulation belegen.
Werden die Zeiten dagegen mit Beginn, Ende und Einsatzort erfasst, entstehen die begünstigten Stunden automatisch aus denselben Daten wie die Arbeitszeit. Für die Übergabe an die Lohnabrechnung sind sie damit bereits fertig aufbereitet – siehe Lohnvorbereitung.
Dieselbe Logik gilt beim Verpflegungsmehraufwand: Auch dort hängt die Steuerfreiheit an dokumentierten Uhrzeiten.
Häufige Fragen zu Zeitzuschlägen
- Habe ich Anspruch auf einen Nachtzuschlag?Ja, nach § 6 Abs. 5 ArbZG – allerdings kann der Arbeitgeber statt eines Zuschlags auch bezahlte freie Tage gewähren. Der Anspruch entfällt, soweit ein Tarifvertrag eine Ausgleichsregelung enthält.
- Gibt es einen gesetzlichen Sonntagszuschlag?Nein. Ein Anspruch ergibt sich nur aus Tarif- oder Arbeitsvertrag. Das Arbeitszeitgesetz verlangt stattdessen einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen.
- Wie hoch sind Zuschläge steuerfrei?Bis 25 Prozent für Nachtarbeit, 40 Prozent für Nachtarbeit von 0 bis 4 Uhr bei Beginn vor Mitternacht, 50 Prozent sonntags, 125 Prozent an Feiertagen und 150 Prozent an Weihnachten und am 1. Mai.
- Können sich Zuschläge addieren?Ja. Nacht- und Feiertagszuschlag werden zusammengerechnet – am 1. Mai zwischen 22 und 24 Uhr etwa 175 Prozent. Sonntags- und Feiertagszuschlag werden dagegen nicht addiert.
- Sind pauschale Zuschläge steuerfrei?Nein, es sei denn, sie werden als Abschlag auf tatsächlich geleistete Stunden gezahlt und regelmäßig abgerechnet. Ohne Einzelnachweis entfällt die Steuerfreiheit vollständig.
- Bleiben Zuschläge bei Urlaub und Krankheit steuerfrei?Nein. § 3b EStG begünstigt ausschließlich tatsächlich geleistete Arbeit. Fortgezahlte Zuschläge sind steuer- und beitragspflichtig.
- Welcher Feiertag gilt bei auswärtigen Einsätzen?Der Feiertag am Ort der Arbeitsstätte, nicht am Betriebssitz. Ein Einsatz in einem anderen Bundesland kann daher zu einem Feiertagszuschlag führen oder ihn entfallen lassen.
- Was gilt bei einem Grundlohn über 25 Euro?Bis 50 Euro Grundlohn bleibt der Zuschlag steuerfrei, ab 25 Euro wird er jedoch sozialversicherungspflichtig. Über 50 Euro entfällt auch die Steuerfreiheit für den übersteigenden Teil.