Was ist eine Personalakte?
Die Personalakte ist eine Sammlung aller arbeitsrelevanten Dokumente, die der Arbeitgeber über einen Beschäftigten führt. Sie beginnt mit den Bewerbungsunterlagen und endet — nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen — mit der Löschung der letzten Dokumente nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses.
Eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte gibt es in Deutschland nicht. In der Praxis ist sie aber unerlässlich: Ohne geordnete Personalunterlagen lassen sich steuerliche, sozialversicherungsrechtliche und arbeitsrechtliche Nachweispflichten kaum erfüllen. Betriebsprüfungen, Kündigungsschutzprozesse oder Rentenanfragen setzen voraus, dass die relevanten Dokumente auffindbar und vollständig sind.
Was gehört in die Personalakte?
Die Personalakte enthält typischerweise:
- Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
- Steuerliche Dokumente: Lohnsteuerbescheinigungen, ELStAM-Nachweise
- Sozialversicherung: Sozialversicherungsausweis, An- und Abmeldungen
- Lohnabrechnungen und Nachweise zu Sonderzahlungen
- Urlaubsanträge und -genehmigungen
- Krankmeldungen — aber nur die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, nicht die Diagnose
- Abmahnungen mit Gegendarstellungen
- Beurteilungen und Mitarbeitergespräche
- Arbeitszeugnisse
- Kündigungsschreiben und Aufhebungsverträge
Ob Zeiterfassungsnachweise in die Personalakte gehören, hängt vom Betrieb ab. Aus praktischen Gründen werden Arbeitszeitaufzeichnungen oft separat aufbewahrt — die Aufbewahrungspflicht nach § 17 MiLoG von mindestens zwei Jahren gilt davon unabhängig.
Was darf nicht in die Personalakte?
Der Arbeitgeber darf nur solche Daten in der Personalakte speichern, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Unzulässig sind:
- Krankheitsdiagnosen — nur die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit, nicht deren Ursache
- Politische Überzeugungen oder Parteizugehörigkeit
- Religionszugehörigkeit — außer sie ist für die Stelle relevant (z. B. kirchlicher Träger)
- Gewerkschaftsmitgliedschaft
- Privatkorrespondenz
- Aussagen von Kollegen über den Arbeitnehmer ohne dessen Wissen
Grundlage ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Danach dürfen Beschäftigtendaten nur verarbeitet werden, wenn es für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Das Bundesverfassungsgericht hat in mehreren Entscheidungen betont, dass Arbeitnehmer ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung haben — auch gegenüber ihrem Arbeitgeber.
Einsichtsrecht des Arbeitnehmers
Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Einsicht in seine eigene Personalakte zu verlangen. Das ergibt sich aus § 83 Abs. 1 BetrVG (für Betriebe mit Betriebsrat) und aus Art. 15 DSGVO (für alle Betriebe).
Das Einsichtsrecht umfasst:
- Vollständige Einsicht in alle gespeicherten Unterlagen
- Recht auf Kopien (auf eigene Kosten)
- Recht, eine Gegendarstellung zu einem Eintrag in die Akte aufnehmen zu lassen
- Recht auf Berichtigung falscher Angaben
- Recht auf Löschung nicht mehr erforderlicher Daten
Die Akte darf der Arbeitnehmer nicht mit nach Hause nehmen — die Einsicht findet im Unternehmen statt, ggf. mit einem Betriebsratsmitglied.
Das Einsichtsrecht besteht auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, solange die Akte noch aufbewahrt wird.
Aufbewahrungsfristen: Was wie lange aufgehoben werden muss
Die Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen sind nicht einheitlich — sie richten sich nach dem Dokumententyp und der jeweiligen Rechtsgrundlage:
| Dokument | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Lohnabrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO |
| Lohnsteuerunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO |
| Sozialversicherungsnachweise | 10 Jahre | § 147 AO |
| Arbeitsvertrag | Bis 3 Jahre nach Ende | Verjährung § 195 BGB |
| Arbeitszeugnisse | Bis 3 Jahre nach Ende | Verjährung § 195 BGB |
| Arbeitszeitaufzeichnungen (Bau) | 2 Jahre | § 17 MiLoG |
| Unfallberichte | Bis 30 Jahre | Schadensersatzansprüche |
| Abmahnungen | Nach Tilgung zu löschen | DSGVO |
Ab 1. Januar 2027 müssen bestimmte sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen ausschließlich digital vorgehalten werden — eine frühzeitige Digitalisierung der Personalakten ist daher empfehlenswert.
Digitale Personalakte
Ob Personalakten in Papierform oder digital geführt werden, bleibt grundsätzlich dem Arbeitgeber überlassen. Digitale Personalakten bieten praktische Vorteile:
- Schneller Zugriff und bessere Suchfunktionen
- Einfachere Einhaltung von Löschpflichten
- Revisionssichere Archivierung
- Kein physischer Lageraufwand
Datenschutzrechtlich gelten für digitale Personalakten dieselben Anforderungen wie für Papierakten. Zugriffsrechte müssen klar geregelt sein — nicht jeder im Betrieb darf Einblick haben.
Personalakte und Zeiterfassung
Arbeitszeitaufzeichnungen sind kein klassischer Bestandteil der Personalakte — sie werden oft separat geführt. Trotzdem gibt es enge Verbindungen:
Mindestlohnnachweis. Die nach § 17 MiLoG vorgeschriebenen Arbeitszeitnachweise für gewerbliche Mitarbeiter im Baugewerbe müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Sie sind bei Betriebsprüfungen vorzulegen — unabhängig davon, ob sie in der Personalakte oder separat abgelegt sind.
Überstundendokumentation. Streitigkeiten über Überstunden werden oft erst nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses ausgetragen. Dann sind die Zeitaufzeichnungen aus der aktiven Beschäftigungszeit entscheidend. Lücken in der Dokumentation gehen in der Regel zulasten des Arbeitgebers.
Abmahnung wegen Arbeitszeitbetrugs. Wird eine Abmahnung wegen falscher Zeitangaben erteilt, gehört sie in die Personalakte. Die zugrundeliegenden Zeitaufzeichnungen sind das Beweismittel — und sollten entsprechend aufbewahrt werden.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zur Personalakte
- Ist die Führung einer Personalakte Pflicht?Nein — es gibt keine gesetzliche Pflicht. In der Praxis ist sie aber notwendig, um steuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Nachweispflichten zu erfüllen.
- Darf der Arbeitnehmer jederzeit Einsicht verlangen?Ja — jederzeit und ohne Begründung. Das Recht ergibt sich aus § 83 BetrVG und Art. 15 DSGVO. Die Einsicht findet im Betrieb statt; Kopien sind auf eigene Kosten möglich.
- Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?Das hängt vom Dokumententyp ab. Lohnabrechnungen: 10 Jahre. Arbeitsverträge und Zeugnisse: in der Regel bis 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Unfallberichte können bis zu 30 Jahre aufbewahrungspflichtig sein.
- Was darf nicht in die Personalakte?Krankheitsdiagnosen, politische Überzeugungen, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Religionszugehörigkeit (sofern nicht stellenrelevant) und private Korrespondenz.
- Kann ein Arbeitnehmer falsche Einträge entfernen lassen?Ja — er hat das Recht auf Berichtigung falscher Angaben und auf Löschung nicht mehr erforderlicher Daten. Außerdem kann er eine Gegendarstellung zu jedem Eintrag in die Akte aufnehmen lassen.
- Was ändert sich ab 2027 bei der Personalakte?Ab 1. Januar 2027 müssen bestimmte sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen ausschließlich digital vorgehalten werden. Betriebe sollten ihre Personalakten rechtzeitig digitalisieren.