Was ist Fehlzeitenmanagement?
Fehlzeitenmanagement bezeichnet die systematische Erfassung, Auswertung und Steuerung von Abwesenheiten im Betrieb. Ziel ist nicht Kontrolle, sondern Planbarkeit: Wer weiß, wann und in welchem Umfang Ausfälle auftreten, kann Einsätze realistisch planen und Ursachen erkennen.
Der Begriff wird häufig missverstanden. Fehlzeitenmanagement ist kein Instrument, um Krankmeldungen zu hinterfragen – dazu fehlt dem Arbeitgeber ohnehin die rechtliche Grundlage. Es geht um Muster, nicht um Einzelfälle.
Welche Abwesenheiten dazugehören
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Krankheit | Arbeitsunfähigkeit, Kind krank, Reha |
| Urlaub und Freistellung | Jahresurlaub, Sonderurlaub, unbezahlte Freistellung |
| Gesetzliche Abwesenheit | Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit |
| Betriebliche Abwesenheit | Fortbildung, Berufsschule, Betriebsrat |
| Unentschuldigtes Fehlen | ohne Anzeige und ohne Grund |
Für Auswertungen ist die Trennung entscheidend. Urlaub ist eine geplante Abwesenheit und gehört nicht in dieselbe Kennzahl wie Krankheit. Wer beides zusammenfasst, misst nichts Aussagekräftiges.
Auch Schlechtwetterausfälle im Bau sind keine Fehlzeit im eigentlichen Sinn – dort trägt der Arbeitgeber das Betriebsrisiko, und der Ausgleich läuft über das Arbeitszeitkonto oder das Saison-Kurzarbeitergeld.
Fehlzeiten messen
Die Fehlzeitenquote
Die gebräuchlichste Kennzahl:
Fehlzeitenquote = Fehltage ÷ Sollarbeitstage × 100Beispiel: Ein Betrieb mit 20 Beschäftigten hat bei 220 Sollarbeitstagen im Jahr insgesamt 4.400 Sollarbeitstage. Bei 264 krankheitsbedingten Fehltagen ergibt sich eine Quote von 6,0 Prozent.
Die Zahl allein sagt wenig. Sie wird erst brauchbar im Vergleich – über die Zeit, zwischen Abteilungen oder gegenüber Branchenwerten.
Kurzzeit- und Langzeitfehlzeiten
Die wichtigste Unterscheidung, und die, die in vielen Auswertungen fehlt:
| Merkmal | Was es andeutet | |
|---|---|---|
| Langzeitfehlzeiten | einzelne lange Ausfälle | schwere Erkrankung, Unfall |
| Kurzzeitfehlzeiten | viele kurze Ausfälle | Infekte – oder Belastung, Konflikte, Überlastung |
Ein einzelner Beschäftigter mit acht Wochen Ausfall und acht Beschäftigte mit je einer Woche ergeben dieselbe Quote, erfordern aber völlig unterschiedliche Reaktionen.
Häufen sich Kurzzeitfehlzeiten in einer bestimmten Abteilung oder Kolonne, lohnt der Blick auf Arbeitsbedingungen und Führung – nicht auf einzelne Personen.
Zu Bewertungssystemen mit Punktwerten, die häufige kurze Abwesenheiten stärker gewichten, ist Zurückhaltung angebracht: Sie erfassen individuelles Verhalten und sind daher datenschutz- und mitbestimmungsrechtlich heikel. Vor einem Einsatz sollten Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat einbezogen werden.
Das BEM: eine gesetzliche Pflicht
Dieser Punkt wird in kleineren Betrieben regelmäßig übersehen.
Wann es ausgelöst wird
Nach § 167 Abs. 2 SGB IX muss der Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren – ununterbrochen oder wiederholt.
Drei Punkte, die häufig falsch verstanden werden:
- Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten, nicht nur für schwerbehinderte Menschen
- Sie gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße
- Kurzerkrankungen zählen zusammen – auch bei unterschiedlichen Diagnosen
Die 42 Kalendertage sind damit eine Schwelle, die sich aus vielen kleinen Ausfällen ergeben kann, ohne dass es jemandem auffällt.
Was zu beachten ist
Das BEM ist ein ergebnisoffener Suchprozess, kein Formalakt und kein Krankenrückkehrgespräch. Ziel ist, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten.
- Die Teilnahme ist freiwillig. Eine Ablehnung darf keine Nachteile haben, sollte aber dokumentiert werden.
- Vorab ist über Ziele sowie Art und Umfang der erhobenen Daten zu belehren.
- Die betriebliche Interessenvertretung ist mit Zustimmung der betroffenen Person zu beteiligen, bei schwerbehinderten Beschäftigten zusätzlich die Schwerbehindertenvertretung.
Ein unmittelbares Bußgeld droht bei Unterlassen nicht. Die praktische Folge ist eine andere: Wird später eine krankheitsbedingte Kündigung ausgesprochen, ohne dass ein BEM angeboten wurde, trägt der Arbeitgeber die Darlegungslast dafür, dass auch ein BEM das Arbeitsverhältnis nicht hätte erhalten können. Das gelingt in der Praxis selten.
Da die Ausgestaltung im Einzelfall komplex ist, empfiehlt sich eine Abstimmung mit dem Betriebsrat und gegebenenfalls rechtliche Beratung.
Was erlaubt ist und was nicht
Krankheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Daraus folgt ein enger Rahmen:
Zulässig ist, die Tatsache und Dauer der Abwesenheit zu erfassen – das ist für Lohnabrechnung und Einsatzplanung erforderlich.
Nicht zulässig ist, die Diagnose zu erfragen oder zu speichern. Der Beschäftigte muss lediglich Arbeitsunfähigkeit und voraussichtliche Dauer mitteilen; Näheres im Beitrag zur Krankmeldung.
Auswertungen sollten so weit wie möglich aggregiert erfolgen – je Abteilung, je Zeitraum, nicht je Person. Wo ein Personenbezug nicht erforderlich ist, sollte er nicht hergestellt werden.
Zugriffe gehören einem Berechtigungskonzept unterworfen: Die Führungskraft braucht die Information, dass jemand ausfällt, nicht die Krankheitshistorie. Weitere Anforderungen im Beitrag zu DSGVO und Zeiterfassung.
Fehlzeiten im Baustellenbetrieb
Bei mobilen Teams wirken Ausfälle unmittelbarer als im Büro.
Die Kolonne steht. Fehlt eine Person, verzögert sich die Abfahrt für alle. Eine Meldung um 9 Uhr kommt zu spät, um noch umzuplanen – deshalb ist eine betriebliche Regelung zur Meldezeit sinnvoll.
Ersatz ist nicht beliebig. Anders als im Büro lässt sich nicht jeder durch jeden ersetzen: Qualifikationen, Führerscheinklassen und Bedienberechtigungen begrenzen die Möglichkeiten. Die Personaleinsatzplanung muss das abbilden.
Saisonale Muster. Im Bau überlagern sich Krankheitsfehlzeiten mit witterungsbedingten Ausfällen und der Urlaubsplanung. Eine Auswertung, die alles zusammenwirft, zeigt nur Rauschen.
Was ein System leisten muss
- Getrennte Abwesenheitsarten – Krankheit, Urlaub, Freistellung, Fortbildung
- Sollarbeitstage je Person, auch bei Teilzeit und wechselnden Modellen
- Automatische Zählung der 42-Tage-Schwelle für das BEM, kumuliert über zwölf Monate
- Warnung bei Erreichen der Schwelle, damit die Pflicht nicht übersehen wird
- Aggregierte Auswertungen ohne unnötigen Personenbezug
- Berechtigungskonzept mit abgestuftem Zugriff
- Keine Diagnosefelder – auch nicht als Freitext
Der dritte Punkt ist der praktisch wertvollste. Die Sechs-Wochen-Schwelle ergibt sich aus vielen kurzen Ausfällen über ein Jahr hinweg und lässt sich manuell kaum überwachen. Werden Abwesenheiten im selben System geführt wie die Arbeitszeit, entsteht diese Auswertung ohne Zusatzaufwand – siehe Urlaubsverwaltung für Betriebe im Baugewerbe und in Industrie und Produktion.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zum Fehlzeitenmanagement
- Wie wird die Fehlzeitenquote berechnet?Fehltage geteilt durch Sollarbeitstage, multipliziert mit 100. Aussagekräftig wird der Wert erst im Vergleich über Zeiträume oder Abteilungen.
- Ab wann ist ein BEM Pflicht?Wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren – ununterbrochen oder in mehreren Phasen. Die Pflicht besteht unabhängig von der Betriebsgröße.
- Gilt das BEM nur für schwerbehinderte Beschäftigte?Nein. § 167 Abs. 2 SGB IX gilt für alle Beschäftigten. Bei schwerbehinderten Menschen ist zusätzlich die Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen.
- Muss der Beschäftigte am BEM teilnehmen?Nein, die Teilnahme ist freiwillig. Eine Ablehnung darf keine Nachteile haben; sie sollte aber dokumentiert werden.
- Was passiert, wenn kein BEM angeboten wird?Ein unmittelbares Bußgeld droht nicht. Bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung muss der Arbeitgeber jedoch darlegen, dass auch ein BEM das Arbeitsverhältnis nicht hätte erhalten können.
- Darf der Arbeitgeber die Diagnose erfahren?Nein. Mitzuteilen sind nur die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer. Gesundheitsdaten unterliegen dem besonderen Schutz des Art. 9 DSGVO.
- Sind Punktesysteme zur Bewertung von Fehlzeiten zulässig?Sie sind datenschutz- und mitbestimmungsrechtlich problematisch, weil sie individuelles Verhalten bewerten. Vor einem Einsatz sollten Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat einbezogen werden.
- Zählen Schlechtwetterausfälle als Fehlzeit?Nein. Fällt Arbeit aus betrieblichen oder witterungsbedingten Gründen aus, trägt der Arbeitgeber das Betriebsrisiko. Der Ausgleich erfolgt über Arbeitszeitguthaben oder Saison-Kurzarbeitergeld.